English (EN-UK)
English (EN-US)
Deutsch (DE)
Français (FR)
English (Rest of Europe)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Nerissa Goedhart
Standaard kaartcontroles schieten tekort zodra je organisatie groeit. Met honderden medewerkers die uitgaven doen in verschillende teams, markten en kostenplaatsen zijn simpele limieten niet genoeg. Je hebt echte, op maat gemaakte controle nodig. Niet alleen over wie uitgeeft, maar ook over hoe, waar en waarom. Ontdek hoe je met geavanceerde kaartcontroles een beter uitgavenkader opzet zonder de wendbaarheid van je bedrijf te beperken.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Stel je dit voor: een collega buiten het finance-team boekt een first class vlucht met de zakelijke betaalkaart en deze trip valt niet binnen het beleid.. Een ander sluit een software-abonnement af zonder dat dit is goedgekeurd. Ondertussen probeer jij de maand af te sluiten met de helft van de data en dubbele stress.
Je hebt strakkere controle nodig op uitgaven, zonder constant handmatig te controleren, na te jagen of beleid te herhalen. Dat is precies waar functies zoals geavanceerde kaartcontroles met de juiste technologie het verschil maken.
Of het nu gaat om het automatisch deactiveren van kaarten, het instellen van tankkaarten of iets anders, een oplossing met geavanceerde kaartcontroles is geen luxe maar een must. Zo blijven finance-teams die snel willen werken volledig in controle over hun uitgaven, zonder zelf de bottleneck te worden.
Geef direct een virtuele kaart uit voor een eenmalige aankoop (die automatisch wordt gedeactiveerd na gebruik) met single-use virtual cards. Gebruik ze bijvoorbeeld voor een conferentieticket of softwarelicentie, of wijs ze toe aan freelancers of contractors om bedrijfsfondsen veilig te houden.
Beheer je terugkerende betalingen? Wijs hier een kaart voor toe, markeer de betaling als terugkerend (als je oplossing dit toestaat) en centraliseer al je abonnementen. Zo maak je betalingen inzichtelijker, voorkom je dubbele uitgaven en houd je overzicht van wat er daadwerkelijk gebruikt wordt.
De markt voor terugkerende betalingen groeit naar verwachting tot bijna $8 miljard in 2025. Abonnementskosten zijn daarmee de nieuwe norm. Nu meer dan ooit heb je de juiste kaartcontroles en automatisering nodig om grip te houden zonder elke transactie handmatig te hoeven controleren.
Door betalingen te beperken tot vooraf goedgekeurde leveranciers weet je zeker dat medewerkers alleen bij jouw voorkeursleveranciers kunnen uitgeven. Zo voorkom je uitgaven buiten contract en zorg je automatisch voor naleving van uitgavenbeleid.
Met leveranciersspecifieke kaarten kun je bijvoorbeeld instellen dat medewerkers alleen IT-apparatuur bij een specifieke leverancier mogen kopen, zoals Dell, en nergens anders.
Werk je in de logistieke sector of heb je een buitendienst team?
Beperk kaarten tot tankbeurten en geef chauffeurs en sales medewerkers de zekerheid dat hun kaart altijd werkt onderweg.
Geavanceerde kaartcontroles en breed geaccepteerde kaarten (zoals Payhawk-kaarten met Visa) voorkomen problemen zoals geweigerde transacties of fraude. Stel regels in, beperk risico’s en zorg dat elke transactie veilig en in lijn met beleid verloopt.
Het beheren van travel- en entertainment-uitgaven is altijd een uitdaging geweest. Reizen veel medewerkers voor hun werk, dan wil je meer grip op die uitgaven.
Met geavanceerde kaartcontroles kun je aankopen beperken tot specifieke leveranciers, zoals hotels of luchtvaartmaatschappijen, en betalingen alleen toestaan tijdens zakenreizen.
Maak je je zorgen over verloren fysieke kaarten? Virtuele kaarten verkleinen de kans op veiligheidslekken. Bevries de kaart direct en blokkeer het saldo om het geld van je bedrijf veilig te houden.
Beheer je meerdere projecten tegelijk, zoals een marketingcampagne? Maak dan project specifieke kaarten aan. Zo houd je overzicht per project en beperk je de uitgaven tot het vooraf ingestelde budget.
Dit voorkomt overschrijdingen en maakt het eenvoudiger om uitgaven te monitoren en verantwoord te houden.
Voordelen voor medewerkers vergroten vertrouwen en loyaliteit en ondersteunen het behoud van talent.
Veel organisaties gebruiken flexibele zakelijke kaarten als kaarten voor extra toelagen. Geef medewerkers budget voor professionele ontwikkeling, een sportschoolabonnement of een teambudget voor gezamenlijke lunches.
Inkoop is in vrijwel elke sector een grote kostenpost en vertegenwoordigt vaak 50-70% van de totale bedrijfsuitgaven.
Met een inkoopkaart kun je routinematige aankopen eenvoudiger en veiliger maken. Stel limieten in of keur automatisch kleine bedragen goed. Dit versnelt processen en vergroot de controle.
Verschillende functieniveaus hebben verschillende budgetten nodig. Afdelingshoofden krijgen vaak meer ruimte, terwijl junior medewerkers beperkt blijven tot kleinere bedragen.
Gebruik een oplossing waarmee je uitgavenregels op maat kunt instellen, per individu of per team.
Problemen met te laat ingediende declaraties? Gebruik een auto-blocking functie.
Als medewerkers hun bonnetjes niet op tijd uploaden, wordt hun kaart automatisch geblokkeerd. Bijvoorbeeld: staan er nog drie bonnetjes open, dan kan er geen nieuwe uitgave gedaan worden totdat alles is aangeleverd. Dit stimuleert beter declaratiegedrag en een gezonde uitgavencultuur.
Behoud grip door bepaalde categorieën te blokkeren, zodat medewerkers niet kunnen uitgeven aan bijvoorbeeld entertainment, gaming of alcohol.
Dit draait niet om vertrouwen, maar om vrijheid geven zonder onnodig risico.
Geef je virtuele kaarten uit aan contractors of tijdelijke krachten? Dan wil je misschien uitgaven alleen toestaan voor een beperkte periode. Of wil je betalingen van niet-reizende medewerkers beperken tot kantoortijden.
Met tijdsrestricties houd je uitgaven overzichtelijk en onder controle.
Stel regionale beperkingen in om internationale uitgaven te voorkomen bij medewerkers die niet reizen. Bij Payhawk kun je deze regels bijvoorbeeld toepassen op individuele of teamkaarten binnen onze oplossing voor uitgavenbeheer.
Door een maximumbedrag per transactie in te stellen, voorkom je ongeautoriseerde grote aankopen of kun je ze in elk geval via een goedkeuringsflow laten lopen.
Moet iemand bijvoorbeeld €2.000 uitgeven voor een nieuwe laptop, dan moet dit via de vooraf ingestelde workflow worden goedgekeurd. Zo beperk je fraude en houd je iedereen verantwoordelijk voor grote aankopen.
Met een maximum per dag houd je grip op reis- of maaltijdvergoedingen. Dit vereenvoudigt budgetbeheer, vergroot compliance en vermindert fraude, terwijl je realtime inzicht behoudt in de uitgaven.
Wil je geen losse cashstromen die het overzicht verstoren?
Blokkeer geldopnames bij pinautomaten. Zo voorkom je dat medewerkers contant geld opnemen en houd je grip op de cashflow.
Wil je dat een kaart alleen in fysieke winkels gebruikt wordt? Dan kun je online betalingen uitschakelen. Zo voorkom je ongewenste webaankopen en wijs je specifieke kaarten toe aan specifieke uitgaven.
Met een oplossing als Payhawk kun je naast de bovenstaande kaartcontroles ook fondsen snel en eenvoudig aanvragen.
Een medewerker kan via de app of het webportaal een aanvraag doen, waarna de goedkeuringsflow automatisch start en de verantwoordelijke wordt gevraagd om goed te keuren. Wordt de aanvraag goedgekeurd, dan staat het bedrag direct op de kaart van de medewerker.
Wil je dat kleine bedragen automatisch worden goedgekeurd? Dan stel je gewoon een bedrag in en lopen de goedkeuringen zonder extra werk door.
Twijfel je of je zakelijke betaalkaarten moet invoeren of medewerkers moet blijven terugbetalen om zogenaamd de bedrijfsfondsen te beschermen? Hier lees je waarom overstappen op zakelijke betaalkaarten de betere keuze is.
Bij declaraties schiet je medewerkers tijdelijk geld voor, en dat kan voor veel problemen zorgen. Denk aan stress of zorgen omdat iemand zelf rekeningen moet betalen terwijl de terugbetaling nog niet is verwerkt.
Bovendien zie je de uitgaven pas zodra declaraties zijn ingediend, wat weken kan duren. Dat laat je in het ongewisse over de cashflow van je bedrijf.
Het schrappen van declaraties verkleint ook het risico op fraude. Bij declaraties kunnen makkelijk onnauwkeurige of zelfs vervalste kosten meekomen, zoals opgeblazen kilometervergoedingen, niet-zakelijke aankopen of dubbele bonnetjes. Met zakelijke betaalkaarten worden transacties realtime gevolgd, aan de juiste medewerker gekoppeld en automatisch gecategoriseerd. Dit zorgt voor een duidelijk digitaal auditspoor en maakt frauduleuze claims veel moeilijker.
Voor medewerkers is het vrijwel plug-and-play. Beheerders maken fysieke of virtuele kaarten aan via het Payhawk-dashboard.
Het uitdelen van kaarten is nog maar het begin. De echte waarde zit in hoe Payhawk naadloos aansluit op je bestaande tools en workflows.
David Watson, Group Financial Controller bij State of Play Hospitality, zegt over de overstap naar Payhawk:
Het verplaatsen van creditcardtransacties weg van traditionele banken naar een product dat direct integreert met NetSuite was een gamechanger. Nu besparen we tijd en nemen we betere beslissingen dankzij volledig inzicht in onze multi-entity uitgaven.
Zoals David hierboven uitlegt, integreert Payhawk moeiteloos met je bestaande tech stack. Denk aan ERP’s zoals NetSuite en Microsoft Dynamics 365 Finance, boekhoudpakketten zoals AFAS, Visma Net en DATEV, en HR-systemen zoals ADP en Workday.
Daarnaast biedt Payhawk krachtige developer-API’s om zelf geavanceerde integraties te bouwen. Onze software werkt altijd met je huidige tools, waardoor processen een stuk eenvoudiger worden.
Data wordt automatisch gesynchroniseerd tussen platforms, waardoor Payhawk het centrale punt wordt voor betrouwbare en nauwkeurige financiële gegevens. Dat is essentieel voor schaalbaarheid bij meerdere entiteiten.
Klaar om onze geavanceerde kaartcontroles in actie te zien? Vraag een persoonlijke productdemo aan.
Als Senior Content Manager helpt Nerissa Goedhart bedrijven in de regio vooruit met content die echt waarde toevoegt. Ze vertaalt complexe finance-thema’s naar toegankelijke, resultaatgerichte verhalen en helpt CFO’s en finance teams grip te krijgen op hun uitgavenbeheer. Haar kracht ligt in het combineren van strategisch inzicht en creatieve uitvoering, altijd afgestemd op wat er lokaal speelt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
