Optimaliseer uitgaven: Stem zakelijke betaalkaarten af op de behoeften van afdelingen en teams

Het uitgeven van betaalkaarten die passen bij de behoeften van je bedrijf is van cruciaal belang om je uitgaven onder controle te houden. Zonder tijdelijke virtuele kaarten kunnen ongeautoriseerde uitgaven binnensluipen, wat leidt tot budgetoverschrijdingen.

Wat zijn kaarten voor eenmalig gebruik?

Geïnteresseerd in het idee van eenmalige kaarten, maar nog niet helder wat dit inhoudt? Een virtuele kaart voor eenmalig gebruik is een kaart die je kunt gebruiken voor één enkele transactie, zoals online aankopen of abonnementen.

Kaarten voor eenmalig gebruik zijn erg handig, omdat ze je een superieure controle geven over bedrijfsuitgaven en eventuele frauduleuze activiteiten in je bedrijf beperken.

En hoe kun je deze binnen het Payhawk platform aanbieden? Je kunt de kaarten direct virtueel uitgeven aan niet-kaarthouders, zoals freelancers of aannemers, zodat ze een bepaald bedrag kunnen uitgeven. Bovendien zijn de uitgaven gebonden aan de transactie, waardoor reconciliatie eenvoudig en stressvol is.

De behoefte aan aanpasbare kaarten om intern beleid te ondersteunen

Interne beleidsregels voor uitgaven bestaan niet voor niets. Beleidsregels geven jou en je collega's een kader om binnen uit te geven, zodat je binnen het budget blijft en op schema blijft om je bedrijf te laten groeien.

Je weet dat je verantwoord uitgeven niet aan het toeval kunt overlaten, vooral niet in een grote of groeiende organisatie met veel budgethouders en kaarthouders. Daarom bepaalt je interne beleid de norm voor wat medewerkers wel en niet mogen uitgeven.

Elk bedrijf is anders en je hebt een bepaalde mate van maatwerk nodig om ervoor te zorgen dat je interne beleidsregels voor jou werken en dat je ze eenvoudig en effectief handhaaft. Deze aanpassing omvat [aangepaste zakelijke betaalkaarten] (https://payhawk.com/nl/visa-bedrijfskaarten), omdat financiële teams zonder deze kaarten geen eenmalige aankopen door niet-kaarthouders kunnen goedkeuren, tijdelijke kaarten kunnen uitgeven om reizen of specifieke project gerelateerde uitgaven te ondersteunen of strengere controles kunnen instellen, zoals het wijzigen van uitgavenlimieten.

Financiële teams missen proactief toezicht

Proactieve controle over de financiën betekent dat je uitgavenlimieten kunt instellen wanneer dat nodig is, budgetten kunt aanpassen wanneer dat nodig is, kaarten kunt blokkeren en deblokkeren, tijdelijke kaarten kunt uitgeven en in het algemeen meer controle hebt over de uitgaven van je bedrijf.

Als je geen toegang hebt tot dit soort proactieve kaartcontroles, is het gemakkelijk voor kaarthouders om uitgaven te doen die buiten het beleid vallen, omdat je uitgaven beslissingen niet effectief kunt blokkeren. Zoals je kunt begrijpen, veroorzaakt dit een heleboel andere problemen, zoals overschrijding van budgetten, frauduleuze risico's en een aanzienlijke toename van admins.

De oplossing van Payhawk

De oplossing is om reactieve kaartcontroles in te ruilen voor proactieve geavanceerde controles. Deze ruil omvat het implementeren van kaarten voor eenmalig gebruik, extra limieten en controles waarmee beheerders kaarten kunnen uitgeven die veel meer gebruiksmomenten dekken, zoals abonnementskaarten, tankkaarten, reis- en entertainment kaarten en nog veel meer. In principe heb je de mogelijkheid om een kaart te maken voor elk doel en elke behoefte die je in je bedrijf hebt, bijvoorbeeld:

• Flexibele, terugkerende limieten instellen
• Volledige controle over toegestane verkooppunten
• Beheer van data en -tijden voor kaartgebruik
• Mogelijkheid om de kaart per transactie te activeren
• En meer

Dit niveau van kaartcontrole geeft beheerders de kans om elke kaart uit te geven die ze maar willen om zo elk scenario te dekken, zonder risico op uitgaven buiten het beleid of frauduleuze uitgaven. Deze kaarten verbeteren de zichtbaarheid van uitgaven door soorten uitgaven te scheiden op speciale kaarten. Dit maakt het controleren van uitgaven nog veiliger.

Geef virtuele kaarten voor eenmalig gebruik uit

Ben je al een Payhawk gebruiker? Als beheerder kun je nu virtuele kaarten voor eenmalig gebruik uitgeven, waarmee je ultieme controle hebt over specifieke gebruiksscenario's. Na één transactie wordt de virtuele kaart gedeactiveerd, waardoor het nog eenvoudiger wordt om te bepalen waar en wanneer kaarthouders kunnen betalen.

Kaarten voor eenmalig gebruik verbeteren de financiële veiligheid, want zodra de specifieke transactie is voltooid, bestaat de kaart niet meer en kan deze niet meer opnieuw worden gebruikt.

De kaart voor eenmalig gebruik wordt gemaakt voor een specifieke behoefte, bijvoorbeeld voor een werknemer die eenmalig sporadisch aankopen doet. Het feit dat de transactie gebonden is aan het bedrag en de specifieke kaart, maakt reconciliatie in realtime nog eenvoudiger. Hierdoor wordt de nauwkeurigheid van de boekhouding verbeterd.

En het beste is: Je kunt direct een virtuele kaart voor eenmalig gebruik aanmaken, wat betekent dat de ontvanger direct na uitgifte kan uitgeven. Geen vertragingen bij de uitgaven betekent dat teams vrij kunnen besteden wanneer projecten dat vereisen, zodat de bedrijfsvoering soepel blijft verlopen.

Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor virtuele kaarten

Use cases voor verschillende typen kaarten

Kaarten voor eenmalig gebruik zijn slechts één stukje van de puzzel, en bij Payhawk bieden we meerdere kaarten en besturingselementen om ervoor te zorgen dat je elke vorm van uitgavenbeheer in je zak hebt die je nodig hebt.

Zoals Mehdi Sli, uitvoerend producent en filmregisseur bij Explose Digital Agency, zei:

Virtuele kaarten kunnen je helpen om efficiënter te werken. Als iemand op een bepaalde afdeling een uitgaven doet voor een artikel met Payhawk, is het heel eenvoudig om een virtuele kaart aan te maken. Je kunt gewoon de kaart aanmaken, de limiet instellen en klaar is Kees.

Zoals we hierboven al zeiden, wordt een kaart voor eenmalig gebruik na één transactie gedeactiveerd. Hoewel het dus niet mogelijk is om het te combineren met aangepaste actieve periodes en te bepalen hoe lang het actief zal zijn, zijn er genoeg andere opties voor dat soort kaarten.

Verschillende soorten kaart configuraties hebben verschillende voordelen - Hieronder staan een aantal voorbeelden:

• Voor een project. Een speciale kaart kan handig zijn voor specifieke projecten. Stel de begin- en einddatum in voor de periode waarin de kaart actief moet zijn en stel relevante categorieën in, zoals taxi's, parkeren of accommodatie. Je kunt ook het land, de dag en de tijd instellen, mocht dat nodig zijn.
• Voor zakelijk reizen. Om je kaart als kaart voor zakenreizen te gebruiken, kun je de begin- en einddatum voor de actieve periode van de kaart instellen en relevante categorieën instellen, zodat de kaart niet voor ongeautoriseerde transacties wordt gebruikt. Kies categorieën, waaronder accommodatie en restaurants, en stel het relevante land of regio in.
• Voor elk soort gebruik. Het mooie van de kaarten voor eenmalig gebruik van Payhawk is dat je de controles en limieten kunt combineren en aanpassen aan elk gebruik. Dus als jouw use case niet van toepassing is op bovengenoemde situaties, dan is dat niet erg; maak je eigen kaart.

Klaar om kaart uitgaven te beheren met meer nuance en maatwerk dan ooit tevoren? Ontdek meer voordelen op onze speciale zakelijke betaalkaarten. Of vraag vandaag nog een persoonlijke demo aan om te ontdekken hoe onze kaarten voor eenmalig gebruik de controle en efficiëntie binnen jouw organisatie kunnen verbeteren.