Optimieren Sie Ihre Ausgaben: Firmenkarten auf die Bedürfnisse von Abteilungen und Teams zuschneiden

Die Ausgabe von Firmenkarten, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen, ist für die Ausgabenkontrolle von entscheidender Bedeutung. Ohne temporäre virtuelle Karten können sich unautorisierte Ausgaben einschleichen, was zu Budgetüberschreitungen und Chaos führt

Was sind Einmalkarten?

Sie sind an der Idee von Einmalkarten interessiert, wissen aber nicht genau, was das ist? Eine virtuelle Einmalkarte ist eine Karte, die Sie für eine einzige Transaktion verwenden können, z. B. für Online-Einkäufe oder Abonnements.

Einwegkarten sind besonders nützlich, da sie Ihnen eine bessere Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens ermöglichen und betrügerische Aktivitäten mit Ihren Unternehmensgeldern eindämmen.

Und wie können Sie sie als Payhawk-Kunde nutzen? Wir ermöglichen es Ihnen, die Karten sofort virtuell an Nicht-Karteninhaber, wie Freiberufler oder Auftragnehmer, auszugeben, damit diese einen bestimmten Geldbetrag bei einem bestimmten Händler ausgeben können. Außerdem sind die Ausgaben an die Transaktion gebunden, was die Abstimmung einfach und stressfrei macht.

Der Bedarf an individualisierbaren Karten zur Unterstützung interner Richtlinien

Interne Ausgaben-Richtlinien existieren aus einem bestimmten Grund – um zulässige Ausgaben im gesamten Unternehmen durchzusetzen. Richtlinien geben Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen Rahmen für Ausgaben vor, der dafür sorgt, dass Sie Ihr Budget einhalten und das Unternehmenswachstum vorantreiben.

Sie wissen, dass Sie verantwortungsvolle Ausgaben nicht dem Zufall überlassen dürfen, insbesondere in einer großen oder wachsenden Organisation mit vielen Budgetverantwortlichen und Karteninhabern. Daher legen Ihre internen Richtlinien fest, wofür Mitarbeiter zugewiesene Mittel ausgeben dürfen und wofür nicht.

Jedes Unternehmen ist anders, und Sie müssen ein gewisses Maß an Anpassung vornehmen, um sicherzustellen, dass Ihre internen Richtlinien für Sie funktionieren und dass Sie sie einfach und effektiv durchsetzen können. Zu dieser Anpassung gehören benutzerdefinierte Unternehmenskarten, denn ohne sie können Finanzteams keine einmaligen Einkäufe von Nicht-Karteninhabern genehmigen, keine temporären Karten zur Unterstützung von Reisen oder bestimmten projektbezogenen Ausgaben ausstellen oder strengere Kontrollen einführen, wie z. B. die Änderung von Ausgabenlimits.

Finanzzteams fehlt es an proaktiven Kontrollen

Proaktive Finanzkontrollen bedeuten, dass Sie Ausgaben-Obergrenzen festlegen können, wann immer dies angemessen ist, Budgets bei Bedarf anpassen, Karten sperren, temporäre Karten ausstellen und generell eine bessere Kontrolle darüber haben, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt.

Wenn Sie keinen Zugriff auf diese Art von proaktiven Kartenkontrollen haben, ist es für Karteninhaber einfach, Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu tätigen, da Sie Ausgaben-Entscheidungen nicht effektiv blockieren können. Wie Sie wissen, führt dies zu einer ganzen Reihe weiterer Probleme, wie z. B. Budgetüberschreitungen, Betrugsrisiken und einem erheblichen Anstieg des Verwaltungsaufwands.

Die Payhawk-Lösung

Die Lösung besteht darin, reaktive Kartenkontrollen durch proaktive, fortschrittliche zu ersetzen. Dieser Austausch umfasst die Einführung von Einmalkarten, zusätzlichen Limits und Kontrollen, die es Administratoren ermöglichen, Karten auszustellen, die viele weitere Anwendungsfälle abdecken, darunter Abonnementkarten, Tankkarten, Reise- und Unterhaltungskarten und vieles mehr. Im Grunde haben Sie die Möglichkeit, eine Karte für jeden Zweck und Bedarf in Ihrem Unternehmen zu erstellen, zum Beispiel:

• Anpassbare wiederkehrende Limits
• Händlerkontrollen
• Datums- und Zeitkontrollen
• Möglichkeit, den aktiven Zeitraum der Karte anzupassen
• Und vieles mehr

Diese granulare Ebene der Kartenkontrolle gibt Administratoren die Möglichkeit, jede beliebige Karte auszustellen, um jedes Szenario abzudecken, ohne das Risiko von Ausgaben außerhalb der Richtlinien oder betrügerischen Ausgaben einzugehen. Diese Karten verbessern die Sichtbarkeit der Ausgaben, indem sie die Arten von Ausgaben auf dedizierte Karten aufteilen und die Ausgabenkontrolle noch sicherer machen.

Ausgabe von virtuellen Einwegkarten

Sie sind bereits Payhawk-Nutzer? Als Administrator können Sie jetzt virtuelle Einmalkarten ausstellen und haben so die ultimative Kontrolle über bestimmte Anwendungsfälle. Nach einer Transaktion wird die virtuelle Karte deaktiviert, sodass noch einfacher kontrolliert werden kann, wo und wann Karteninhaber Zahlungen vornehmen können.

Einwegkarten verbessern die finanzielle Sicherheit, da die Karte nach Abschluss der jeweiligen Transaktion nicht mehr existiert und nicht erneut verwendet werden kann.

Die Einwegkarte wird für einen bestimmten Bedarf eingerichtet, z. B. für einen Mitarbeiter, der einmalige, sporadische Einkäufe tätigt, wie die Anmeldung zu einer Schulung. Die Tatsache, dass die Transaktion an den Betrag und die jeweilige Karte gebunden ist, macht den Echtzeit-Abgleich noch einfacher und verbessert die Genauigkeit der Buchhaltung.

Und das Beste daran? Sie können sofort eine virtuelle Einmalkarte einrichten, sodass der Empfänger sofort nach der Ausstellung Geld ausgeben kann. Keine Verzögerungen bei den Ausgaben bedeuten, dass Teams frei Geld ausgeben können, wenn es für Projekte erforderlich ist, und so einen reibungslosen Geschäftsbetrieb gewährleisten.

** Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für virtuelle Karten verfügbar ist.

Anwendungsfälle für verschiedene Kartentypen

Einwegkarten sind nur ein Teil des Puzzles, und bei Payhawk bieten wir mehrere Karten und Steuerungsmöglichkeiten an, um sicherzustellen, dass Sie jede Art von Ausgabenkontrolle haben, die Sie benötigen.
Wie Mehdi Sli, Executive Producer und Filmregisseur bei Explose Digital Agency, sagt:

Virtuelle Karten können Ihnen helfen, effizienter zu sein. Wenn zum Beispiel jemand in der Grafikabteilung eine Spesenanfrage für einen Artikel mit Payhawk stellt, ist das ganz einfach. Sie können einfach die Karte erstellen, das Limit festlegen und fertig.

Wie bereits erwähnt, deaktiviert sich eine Einmalkarte nach einer Transaktion selbst. Es ist zwar nicht möglich, sie mit benutzerdefinierten aktiven Zeiträumen zu kombinieren und festzulegen, wie lange sie aktiv sein soll, aber es gibt viele weitere Optionen für diese Art von Bedarf.

Verschiedene Arten von Kartenkonfigurationen haben unterschiedliche Vorteile – und hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle:

• Für den Projekteinsatz. Eine dedizierte Karte kann für bestimmte Projekte nützlich sein. Legen Sie das Start- und Enddatum für den aktiven Zeitraum der Karte fest und legen Sie relevante Händlerkategorien fest, wie z. B. Taxis, Parkplätze oder Unterkünfte. Bei Bedarf können Sie auch das entsprechende Land, den Tag und die Uhrzeit festlegen.
• Für den Einsatz bei Verkäufern oder Abonnements. Legen Sie einen relevanten Händler oder Lieferanten aus Ihrer Lieferantenliste in Payhawk fest und legen Sie ein Limit pro Transaktion oder ein wiederkehrendes Limit fest.
• Für Geschäftsreisen. Um Ihre Karte als Reisekarte für Geschäftsreisen zu verwenden, können Sie das Start- und Enddatum für den aktiven Zeitraum der Karte festlegen und relevante Händlerkategorien festlegen, damit die Karte nicht für nicht autorisierte Zwecke verwendet wird. Wählen Sie Kategorien aus, einschließlich Unterkunft und Restaurants, und legen Sie das entsprechende Land oder die entsprechende Region fest.
• Für jede Art von Anwendungsfall. Das Tolle an den Einmalkarten von Payhawk ist, dass Sie Kontrollen und Limits kombinieren und anpassen können, um jeden Anwendungsfall abzudecken. Wenn Ihr Anwendungsfall also nicht genau in die oben genannten Optionen passt, ist das in Ordnung; erstellen Sie Ihre eigenen.

Sind Sie bereit, die Ausgaben für Karten mit mehr Nuancen und Anpassungsmöglichkeiten als je zuvor zu kontrollieren? Erkunden Sie weitere Kartenvorteile auf unserer speziellen Seite für Firmenkarten. Oder fordern Sie noch heute eine personalisierte Demo an, um zu erfahren, wie unsere Einmalkarten die Kontrolle und Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können.