Оптимизация на разходите: Настройте корпоративните ви карти спрямо нуждите на вашия екип

Корпоративните карти с вградени функции за контрол са ключови за управлението на разходите в една компания. Временните карти, създадени за еднократни поръчки, дават още едно ниво на сигурност и не оставят шанс за неразрешени разходи, превишаване на бюджета и финансов хаос.

Какво представляват еднократните карти?

Идеята за еднократни карти ви звучи интересно, но не сте сигурни какво точно представляват? Тук сме, за да ви разкажем точно това. Еднократната виртуална карта е корпоративна карта, която може да се използва само за една транзакция, като например онлайн покупка.

Еднократните карти дават допълнителен контрол върху разходите на компанията и намаляват риска от измами с корпоративните средства.

Като клиент на Payhawk, вие ще можете да издавате карти на служителите ви за секунди, за да могат да правят разходи за предварително определени суми при конкретни търговци. Освен това, разходът ще е свързан с конкретната транзакция, което прави осчетоводяването му бързо и лесно.

Спазването на фирмената политика за разходи е лесно с персонализираните карти

Вътрешните правила за разходи съществуват с причина - за да наложат допустими нива на разходи в цялата организация. Политиката за разходи ви помага да останете в рамките на бюджета и да насочите бизнеса към растеж.

Знаете, че не можете да оставите отговорното управление на разходите на случайността, особено в голяма или растяща организация с множество различни бюджетни отговорници и притежатели на карти. Следователно, вашите вътрешни политики задават стандарта за това, какво могат и какво не могат да харчат колегите ви с отпуснатите им средства.

Всеки бизнес е различен, но с възможностите за персонализация ще можете да сте сигурни, че вашите фирмени политики за разходите работят правилно и че ги прилагате лесно и ефективно. Това включва и възможността за издаване на персонализирани корпоративни карти, които позволяват на финансовия екип да контролира по-добре покупките на служителите. Например с помощта на карта, издадена специално за определена покупка, карта за бизнес пътуване или карта за софтуерен абонамент.

Дайте на финансовия ви екип повече възможности за контрол

Проактивният контрол върху финансите се състои в няколко различни възможности: установяване на лимити за разходи при необходимост, коригиране на бюджети, блокиране на карти, издаване на временни карти и други. Всичко това ви дава по-добър контрол върху начина, по който вашата компания харчи пари.

Ако нямате достъп до този вид проактивен контрол на картите, то техните притежатели ще могат да харчат извън фирмените правила, без вие да може да действате превантивно. Както знаете, това води до множество други проблеми, като превишаване на бюджета, рискове от измами и значително увеличаване на административната работа.

Решението на Payhawk

Решението на тези проблеми е в проактивните възможности за контрол чрез използване на карти за еднократна употреба, въвеждане на допълнителни лимити и функции, които ще позволят на финансовия екип да издава карти, които покриват най-различни случаи на използване - карти за софтуерни абонаменти, карти за гориво, карти за командировки, представителни и много други. Ще имате карти за всяка цел, като използвате следните функции:

• Установяване на периодични лимити
• Ограничение на позволените търговци
• Ограничение за използване по дата и час
• Персонализиране на активния период на картата
• И други

Тази детайлна степен на контрол над картите дава на финансовия отдел възможност да издават точно картите, от които имат нужда, за да покрият всеки сценарий на употреба, без риск от разходи извън правилата или от измами. Тези карти подобряват видимостта, като разделят различните видове разходи по отделни карти и увеличават сигурността.

Издаване на еднократни виртуални карти

Вече сте потребител на Payhawk? Като администратор в платформата, сега можете да издавате еднократни виртуални карти, което ви дава пълен контрол върху конкретни сценарии на използване. След една транзакция, виртуалната карта се деактивира, което прави още по-лесно контролирането на това къде и кога притежателите на карти могат да извършват плащания.

Еднократните карти подобряват финансовата сигурност по простата причина, че след като конкретната транзакция е завършена, картата вече не съществува и не може да бъде използвана отново. Тези карти се издават за специфични нужди, например на служител, който трябва да направи еднократна покупки, като записване за обучение.

Можете незабавно да издадете и настроите виртуална еднократна карта, което означава, че получателят може да започне да харчи веднага след издаването. Екипите могат да харчат свободно и толкова бързо, колкото проектите го изискват, като поддържат бизнес операциите да вървят гладко.

Примери за използване на различни видове карти

Еднократните карти са само част от пъзела. В Payhawk предлагаме множество видове карти и функции, за да гарантираме, че ще имате пълен контрол над разходите, които трябва да направите.

Както казва Мехди Сли, изпълнителен продуцент и филмов режисьор в Explose Digital Agency:

Виртуалните карти могат да ви помогнат да бъдете по-ефективни. Например, когато някой колега иска да направи определена покупка, вие можете просто да създадете нужната карта, да зададете лимита и готово.

Както споменахме по-горе, еднократната карта се деактивира след една транзакция. За други цели имаме и карти с възможност за настройване на период на активност и други аналогични опции.

Различните видове настройки на карти имат различни предимства - ето няколко примера за използване:

• За проекти. Задайте начална и крайна дата за активния период на картата, както и съответните категории търговци, при които е позволена да се използва като например таксита, паркинги или хотели. Можете също да зададете разрешена държава, ден и час, ако е необходимо.
• За доставчици или абонаменти. Изберете съответен търговец или доставчик от вашия списък с доставчици в Payhawk и задайте лимит на транзакция или пък периодичен лимит.
• За бизнес пътувания. За да използвате картата си за бизнес пътувания, можете да зададете начална и крайна дата на активност и съответните категории търговци, така че картата да не се използва за неразрешени разходи. Разрешете използването ѝ за хотели и ресторанти и определете съответната държава или регион на командировката.
• За всяка цел. Най-хубавото при картите с персонализирани настройки на Payhawk е, че можете да комбинирате различни функции за контрол и лимити, които да отговарят на всякакъв случай на използване. Просто създайте картата, от която имате нужда.

Искате ли да се възползвате от възможността да контролирате разходите в невиждан досега детайл? Разгледайте нашите корпоративни карти или заявете демо днес, за да научите как картите за еднократна употреба могат да подобрят контрола и ефективността във вашата организация.