Des cartes d'entreprise qui s'adaptent aux besoins de vos équipes

L'émission de cartes d'entreprise adaptées aux besoins de votre entreprise est essentielle pour bien contrôler vos dépenses. Les cartes virtuelles temporaires permettent d’éviter les dépenses non autorisées, les dépassements de budget et plus généralement, la perte de temps.

Qu'est-ce qu'une carte à usage unique ?

Une carte virtuelle à usage unique est, comme son nom l’indique, une carte que vous pouvez utiliser pour une seule transaction (achat en ligne, abonnement, etc).

Ces cartes One Shot sont particulièrement utiles car elles vous permettent de mieux contrôler les dépenses de votre entreprise et de limiter les activités frauduleuses avec votre entreprise.

Avec Payhawk, vous pouvez émettre virtuellement et instantanément des cartes One Shot à des personnes qui n'ont pas de carte, comme des freelances ou des entrepreneurs, afin qu'elles puissent dépenser un montant déterminé auprès d'un commerçant spécifique. De plus, le reçu est directement lié à la transaction, ce qui rend le rapprochement facile et sans stress.

Des cartes personnalisables pour soutenir la politique de dépense

Les politiques de dépenses internes permettent de faire respecter les dépenses autorisées dans l'ensemble de l'organisation, elles vous donnent, à vous et à vos collègues, un cadre défini afin de respecter le budget et de favoriser la croissance de l'entreprise.

Mais chaque entreprise dispose d’une structure et d’une organisation différentes, il est donc essentiel de disposer d'un certain niveau de personnalisation pour vous assurer que vos politiques internes vous conviennent et que vous les appliquez de manière simple et efficace.

Les cartes d'entreprise à usage unique représentent une solution idéale pour cela : elles permettent d’approuver des achats ponctuels effectués pour les personnes ne possédant pas de carte nominative, de financer des voyages ou des dépenses spécifiques liées à un projet, ou encore de mettre en place des contrôles plus stricts en limitant une carte à un marchand spécifique par exemple.

Assurer un contrôle proactif de vos dépenses avec Payhawk

Les contrôles proactifs permettent de fixer des limites de dépenses au moment opportun, d’ajuster les budgets si nécessaire, de bloquer des cartes, d’émettre des cartes temporaires et, de manière générale, de mieux contrôler les dépenses de votre entreprise.

Sans cela, il est facile pour les détenteurs de cartes de dépenser en dehors de la politique et cela peut entraîner toute une série d'autres problèmes, tels que les dépassements de budget, les risques de fraude et une augmentation significative des tâches administratives.

Grâce à notre solution, vous pouvez équiper vos collaborateurs de cartes personnalisables et y ajouter des limites et des contrôles spécifiques à votre organisation : des cartes dédiées aux abonnements, de cartes carburant, des cartes pour un déplacement professionnel précis, etc.

Parmi nos fonctionnalités clés :

• Limites récurrentes ajustables
• Limites selon les marchands
• Limites selon le jour ou l’heure de la transaction
• Possibilité de maintenir la carte active par mois.
• Et bien plus encore !

La granularité des contrôles que nous proposons permet aux administrateurs de créer des cartes pour chacun de vos usages, sans risquer des dépenses hors politique ou des dépenses frauduleuses.

Comment émettre des cartes virtuelles à usage unique

Vous êtes déjà utilisateur de Payhawk ? En tant qu'administrateur, vous pouvez émettre des cartes One Shot dès maintenant !

Vous avez un besoin spécifique ? Un salarié qui a besoin d’acheter de la vaisselle manquante au bureau, une équipe qui souhaite s’inscrire à une nouvelle formation ? Aucun souci : la carte est éditée immédiatement, le montant de la carte est celui de ladite transaction, ce qui rend le rapprochement en temps réel encore plus simple et améliore la précision de la comptabilité. Et une fois la transaction réalisée, la carte est désactivée. Agilité et sécurité garanties !

** Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est disponible que pour les cartes virtuelles.

Cas d'usage des différents types de cartes

Les cartes Payhawk répondent à tous vos besoins : en plus de nos cartes à usage unique, nous proposons différents types de cartes et de contrôles pour répondre aux critères de votre entreprise.

Mehdi Sli, producteur exécutif et réalisateur de films au sein de l’agence Explose partage l’un de ses cas d’usage :

Les cartes virtuelles nous permettent d’être plus efficaces. Par exemple, si un membre du département artistique fait une demande de dépense pour un article avec Payhawk, il est simple de créer la carte, de la paramétrer et de l'utiliser. Il vous suffit de l'éditer, de fixer le plafond, et le tour est joué.

Voici quelques-uns des cas d’usage que nous avons pu observer chez nos clients :

• Pour les projets : Définissez la date de début et de fin de la période d'activité de la carte en fonction des dates de votre projet, puis définissez les catégories de marchands autorisées (taxis, parkings, hébergements, etc.). Vous pouvez également définir le pays, le jour et l'heure si nécessaire.
• Pour un fournisseur spécifique ou un abonnement : Définissez un marchand ou un fournisseur pertinent à partir de votre liste de fournisseurs dans Payhawk et fixez une limite par transaction ou une limite récurrente.
• Pour les voyages d'affaires : Pour un déplacement professionnel, vous pouvez définir les dates de début et de fin de la période d'activité de la carte et définir les catégories de marchands appropriés afin que la carte ne soit pas utilisée pour un achat non autorisé. Choisissez des catégories, y compris l'hébergement et les restaurants, et définissez le pays ou la région concerné(e).
• Pour tout autre cas d’usage : L'avantage des cartes à usage unique de Payhawk est que vous pouvez combiner les contrôles et les limites pour répondre à n'importe quel cas d'usage.

Découvrez tous les avantages de nos cartes sur notre page dédiée. Ou demandez une démonstration personnalisée dès aujourd'hui pour découvrir comment notre solution peut répondre aux besoins de votre entreprise.