Comment automatiser la récupération des justificatifs et de factures ?

Si la recherche mensuelle de justificatifs et factures fournisseurs vous donne l’impression d’un travail sans fin, il existe une alternative concrète. La nouvelle fonctionnalité Agent Fetch du Financial Controller Agent de Payhawk élimine l’un des points de friction les plus persistants en finance. Elle récupère automatiquement les documents bloqués sur les portails fournisseurs, qui ralentissent la clôture chaque mois. Résultat : des données propres, prêtes pour l’ERP, moins de tâches répétitives et des clôtures plus rapides, sans recruter davantage.

Dans la plupart des équipes, quelqu’un relance les collaborateurs pour obtenir des justificatifs, pendant qu’une autre personne cherche un PDF dans l’espace facturation d’un fournisseur. Et à mesure que l’entreprise grandit, ces frictions, retards et interruptions s’intensifient.

Le coût réel de la collecte manuelle des factures

Les équipes finance attendent en moyenne 12,6 jours pour recevoir des justificatifs ou factures en ligne après une transaction.

Le traitement manuel coûte environ 15 € par facture. L’automatisation peut réduire ce coût à 5 €, soit une économie directe d’environ 10 € par facture, avec un impact significatif sur les ressources.

Ce qui prenait trois minutes par facture est désormais réalisé en quelques secondes grâce aux agents IA.

Ce que signifie réellement la récupération automatisée

La récupération automatisée consiste à remplacer les workflows manuels par un logiciel capable de gérer tout le cycle de vie des documents :

• récupération
• extraction
• validation
• archivage

L’objectif est simple : éliminer les tâches répétitives pour permettre aux équipes finance de se concentrer sur l’analyse, la gestion des risques et la croissance.

Concrètement, comment ça fonctionne ?

Lors d’un achat, tout se passe en temps réel :

1. Le système récupère le document directement à la source (site fournisseur).
2. Les données clés sont extraites via OCR et machine learning (montants, TVA, fournisseur, échéance…).
3. Le document est rapproché des commandes ou transactions (rapprochements à 2 ou 3 facteurs).
4. Les données sont synchronisées dans l’ERP ou le logiciel comptable.

Les différentes méthodes d’automatisation

1. Agents IA

Un agent IA se connecte au site fournisseur, récupère la facture, extrait les données et les envoie dans votre système financier.
Le Financial Controller Agent de Payhawk le fait automatiquement, même sur des sites protégés.

2. Email parsing et OCR

Extraction automatique des pièces jointes reçues par email.
Limite : ne couvre pas les portails fournisseurs.

3. Intégrations API

Permettent de récupérer les données directement depuis certains fournisseurs.
Limité aux plateformes compatibles.

4. Scan mobile

Pour les dépenses terrain (repas, déplacements), via une app avec OCR.
Dans la pratique, les équipes combinent souvent plusieurs approches. Mais historiquement, les portails fournisseurs restaient le point le plus difficile à automatiser — jusqu’à aujourd’hui.

Comment la fonctionnalité Agent Fetch résout le problème des portails fournisseurs

Les portails fournisseurs ont longtemps été un angle mort de l’automatisation. Chaque fournisseur impose ses propres accès, obligeant les équipes à récupérer les documents manuellement, site par site.

Agent Fetch change cela.

Certifié via le programme Cloudflare Verified Bots, il peut se connecter aux sites après une authentification unique sécurisée.

Ensuite, tout est automatisé.

Selon Hristo Borisov, CEO et cofondateur de Payhawk :

Les collaborateurs passent environ 3 minutes par facture à chercher et télécharger des documents. Les agents IA automatisent entièrement ce processus.

À grande échelle, cela représente des années de travail manuel économisées.

Les bénéfices concrets

• Cycles d’approbation plus rapides : Les documents arrivent en quelques heures, et non plus en jours ou semaines.
• Moins d’erreurs : L’extraction automatique élimine presque totalement les erreurs de saisie.
• Conformité renforcée : Chaque document est tracé et auditable.
• Visibilité en temps réel sur la trésorerie : Plus besoin d’attendre la clôture pour comprendre les dépenses.
• Moins de friction entre équipes : La finance ne relance plus, les collaborateurs gagnent du temps.
• Plus de temps pour les tâches à valeur ajoutée : L’automatisation supprime immédiatement les tâches répétitives.

Passer à l’action en 4 étapes

1. Évaluer votre existant

Identifiez d’où proviennent vos factures et justificatifs.

2. Choisir une solution compatible

Assurez-vous qu’elle s’intègre à votre ERP et couvre vos fournisseurs.

3. Configurer et connecter

Mettez en place les intégrations et règles de catégorisation.

4. Former les équipes

Clarifiez ce qui est automatisé et ce qui reste manuel.

Des agents qui vont là où sont vos documents

La récupération automatisée ne se limite pas à l’OCR. Elle permet d’intégrer directement les documents dans votre système financier, sans intervention humaine.

Résultat :

• moins de temps de traitement
• moins d’erreurs
• moins de dépendance aux tâches manuelles

Si vos équipes se connectent encore chaque mois aux portails fournisseurs, il est temps de changer d’approche. Rejoignez la liste d'attente pour découvrir Agent Fetch.