Perte des justificatifs de frais de déplacements professionnels : quelles conséquences pour votre entreprise ?
La disparition de reçus n’est plus seulement un problème à résoudre pour votre équipe comptable ; elle peut aussi avoir des effets néfastes à long terme pour votre entreprise.
Des pertes financières réelles
Si vous avez de nombreux reçus manquants et que vos processus de gestion des dépenses sont obsolètes, les pertes financières associées peuvent être considérables.
Mettons ce problème en perspective : vous êtes le directeur financier d'une entreprise de MarTech employant 200 salariés. L'entreprise possède trois bureaux à Berlin, à Paris et à Amsterdam. Les équipes commerciales et marketing effectuent régulièrement des déplacements entre ces bureaux. Ils participent également à des salons professionnels, à des conférences et à des séminaires de formation dans toute l'Europe.
En raison de l'emploi du temps chargé de vos employés, les notes de frais et les reçus au format papier disparaissent fréquemment. Certains d’entre eux oublient également d'envoyer leurs notes de frais par mail ou soumettent des justificatifs incomplets. La chasse aux reçus est donc devenue la norme en matière de comptabilité.
Dans cette situation, votre entreprise pourrait être amenée à essuyer de lourdes pertes financières :
- Déplacements professionnels à l’étranger : À raison de 400 € par voyage pour 20 employés, le coût total des déplacements professionnels mensuels s'élève à 8 000 €. Si 15 % des reçus manquent à l’appel, votre entreprise ne pourra pas comptabiliser 1 200 € par mois, ce qui représente une perte annuelle de 14 400 €.
- Événements professionnels : En supposant une dépense moyenne de 1 500 € par événement, 50 employés participant à six événements par an représentent une facture annuelle de 450 000 €. Si 20 % des reçus sont égarés, cela représente un montant de 90 000 € que votre entreprise ne peut pas justifier.
- Programmes de formation : Si vos salariés participent à 100 sessions de formation par an pour un coût moyen de 800 €, la perte de seulement 10 % des reçus peut déboucher sur une facture de 8 000 € que vous ne pouvez pas justifier.
Du fait de la disparition de ces reçus, vous obtenez ainsi une facture au montant astronomique de 105 200 € à la charge de votre entreprise.
Un manque de visibilité sur les données
Rassembler les reçus, les notes de frais papier, effectuer les virements bancaires pour rembourser les salariés… Ces tâches, en plus d’être manuelles et chronophages, ne permettent pas d’avoir une vue d’ensemble sur les frais engagés au sein de votre entreprise. Ce manque de visibilité sur vos données de dépenses a forcément un impact sur votre agilité et sur la capacité de votre entreprise à faire des économies et à réaliser une planification financière correcte.
Une clôture mensuelle chronophage
Si vous avez déjà été contraint de reporter votre clôture mensuelle parce qu'un trop grand nombre d'employés vous a soumis des notes de frais incomplètes ou tardives, alors vous savez à quel point cette situation est un véritable cauchemar administratif. Ce problème, qui vous force à repousser l'ensemble de votre processus de reporting financier, peut amener votre équipe à travailler jusque tard le soir pour rattraper le retard accumulé. De tels scénarios donnent également une mauvaise image de votre équipe – qui pourtant ne ménage pas ses efforts – et peuvent amener les principales parties prenantes à se poser des questions quant à l’efficacité du processus.
Une expérience employé peu favorable
Si de nombreux employés apprécient de partir en voyage d'affaires, la gestion des dépenses qui y sont associées est loin de leur plaire ! Après tout, rien n’est plus frustrant que de devoir soumettre ses dépenses manuellement et égarer ses documents au format papier.
Vous pouvez alors être amené à retarder ou à annuler le remboursement des frais d'un employé qui a égaré ses reçus. Sachant qu'un travailleur sur trois doit avancer ses frais en payant de sa poche, la situation est délicate, en particulier lorsqu’il s’agit de dépenses importantes telles que des déplacements à travers le pays. Pire encore : les salariés peuvent être découragés et hésiter à effectuer des achats pour le compte de leur entreprise, ce qui peut avoir un effet négatif sur le moral de l'équipe.
Des coûts d'opportunité qui entravent le potentiel de votre entreprise
Le temps et l'argent que votre entreprise consacre à la chasse aux reçus constituent un énorme coût d'opportunité. En effet, vous auriez pu investir ces ressources dans des initiatives stratégiques telles que la planification financière et l'identification de nouvelles opportunités commerciales. En outre, l'évolution du secteur implique que vous devrez payer une facture plus élevée pour les erreurs commises concernant vos reçus. Si les frais relatifs aux voyages connaissent actuellement une hausse (+1,8 % pour les billets d'avion, +29,8 % pour les chambres d'hôtel et, selon les estimations, +2,1 % pour les voitures de location), les dépenses liées aux déplacements professionnels des entreprises pourraient également augmenter de 14 à 15 % chaque année.
Des risques liées à l’absence de mise en conformité
Les reçus manquants peuvent fausser vos chiffres et causer des problèmes juridiques. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de gérer des indemnités journalières dans des pays où les règles sont complexes. Aux Pays-Bas, par exemple, les indemnités journalières varient en fonction du type de dépenses et des restrictions temporelles. Les frais de repas (ici de dîner) sont valables pendant le voyage d'affaires entre 18 heures et 21 heures. Au Royaume-Uni, les indemnités journalières internationales dépendent du pays et de la durée du voyage, ce qui peut être difficile à gérer manuellement. Viennent ensuite les enquêtes et les contrôles fiscaux, assortis de lourdes sanctions et amendes. Ces répercussions peuvent nuire à la réputation et aux finances de votre entreprise, voire la faire régresser.
Comment Payhawk optimise la gestion des frais de déplacements professionnels
La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez désormais être épaulé dans la gestion de vos dépenses en faisant appel à des professionnels. Grâce à notre solution, gérer vos frais de déplacements professionnels devient un jeu d'enfant.
Rationaliser et automatiser votre gestion des frais de déplacements professionnels
- Grâce à notre plateforme, vos salariés sont capables d’envoyer des notes de frais même au cours de leur voyage d’affaires :
- Les employés peuvent régler leurs déplacements par téléphone ou par carte, puis prendre une photo de leur reçu et l’envoyer via notre application mobile de suivi des dépenses. Nos technologies d'IA et d'OCR se chargent ensuite d'extraire et de classer toutes les données clés afin de mettre de l’ordre dans vos frais de déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail.
- Grâce à notre solution de gestion des frais de déplacements professionnels, c’est désormais la technologie qui est chargée de chasser les reçus. Elle pourra même bloquer les cartes des employés au bout de cinq jours si ceux-ci n’envoient pas leurs reçus dans les temps.
- Votre équipe peut désormais gérer plusieurs taux kilométriques à la fois et garantir des remboursements rapides.
Prenons l'exemple de la société Porsche e-Bikes. L'équipe Finance disposait d'un système de gestion des frais de déplacement peu pratique. Par conséquent, la saisie et les approbations de dépenses étaient lentes et complexes.
Gabriela Leovac, comptable chez Porsche e-Bikes, explique :
Avant Payhawk, nous disposions d’un système qui empêchait les employés de soumettre facilement leurs notes de frais de déplacements professionnels. Nous voulions trouver une solution qui permette aux employés d'utiliser des cartes d'entreprise, de faire des demandes d’indemnités journalières, de télécharger tous leurs frais de déplacements et toutes leurs notes de frais, et d'obtenir des approbations rapides.
Grâce à Payhawk, l'équipe a pu s’équiper de cartes virtuelles, et utiliser notre technologie OCR, notre fonctionnalité dédiée aux indemnités journalières, ainsi que notre plateforme de gestion des dépenses. Elle a également intégré la plateforme TravelPerk.
Aujourd’hui, l’équipe Finance de Porsche e-Bikes peut désormais s’occuper de la gestion de toutes les dépenses, effectuer le suivi des frais kilométriques des employés et réserver des voyages d’affaires en toute simplicité. Elle dispose également d’une visibilité sur les dépenses en temps réel, d’un processus comptable efficace et de contrôles internes solides. L'équipe a gagné du temps, de l’argent et de l’énergie en éliminant les outils et les processus manuels, ce qui lui a permis de se consacrer à des tâches essentielles telles que l'analyse.
Faire appliquer votre politique de dépenses
Votre équipe doit constamment jongler entre la surveillance des feuilles de calcul, des relevés de carte de crédit et du suivi budgétaire ? Ce temps-là est révolu : grâce à nos cartes Visa d'entreprise et à notre logiciel de gestion des dépenses, vous bénéficiez d'une visibilité sur vos dépenses et disposez de moyens pour les contrôler et les gérer.
Grâce à nos solutions, vous pouvez notamment :
- Mettre en place des alertes sur les transactions et bloquer les cartes automatiquement grâce à nos contrôles avancés.
- Utiliser nos cartes d'entreprise pour couvrir des frais professionnels (tels que des activités ou des dîners), de sorte que personne ne soit obligé de payer de sa poche.
- Faire en sorte que les cartes soient à usage unique avec un montant fixe.
- Définir des workflows d’approbation personnalisés, automatiques et à plusieurs niveaux pour des types et des montants de dépenses spécifiques grâce à notre Designer de workflows.
Hannah Dobson, VP Commercial chez GDS Group, déclare :
Payhawk m'a fait gagner du temps, et surtout, a fait gagner du temps à mon équipe. C'est super car je peux désormais demander à mon équipe d’effectuer leurs propres dépenses et je peux les approuver à distance rapidement. L’application offre une excellente expérience aux utilisateurs et leur permet ainsi de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Simplifier la gestion des indemnités journalières
Plus besoin de croiser les feuilles de calcul, les politiques de dépenses et les sites web des différents gouvernements, et espérer que vous utilisez les indemnités journalières adéquates. Grâce à notre fonctionnalité dédiée aux indemnités journalières, vous pouvez désormais automatiser leur calcul et le remboursement des frais de déplacements professionnels. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur des processus plus fluides et dématérialisés.
Le processus de notre fonctionnalité est à la fois simple et rapide :
- Vos employés créent une dépense d'indemnité journalière en saisissant les détails de leur déplacement professionnel sur l'application mobile.
- Notre solution calcule l'indemnité journalière exacte.
- Les managers de vos équipes peuvent approuver ou refuser la demande via l'application.
- L’équipe Finance peut ensuite rembourser rapidement les dépenses approuvées.
- Par ailleurs, vous pouvez définir des taux d'indemnités journalières personnalisés et des workflows d'approbation automatisés.
Gérer et effectuer le suivi de vos frais de déplacements professionnels en toute simplicité
Nos fonctionnalités de gestion des dépenses vous permettent de contrôler vos dépenses à chaque déplacement, pour chaque entité et chaque territoire. Par exemple, vous pourrez obtenir automatiquement des calculs de coûts pour des dépenses telles que l'hébergement, les événements d'entreprise ou la participation à des salons professionnels. Vous pourrez également ajuster les limites de dépenses et les workflows en fonction de votre politique de voyage d’entreprise.
Diana Ruseva, directrice financière chez Eleven Ventures, déclare :
L'une de mes fonctionnalités préférées est le rappel des documents manquants. Elle m'évite de courir après mes coéquipiers pour qu'ils téléchargent les factures de leurs voyages. Ma fonctionnalité préférée est l'alerte concernant le manque de fonds, qui m'aide à ne pas laisser certains de mes coéquipiers sans fonds en plein milieu d'un voyage d'affaires à l'étranger.
Avec Payhawk, vous pourrez créer un écosystème de gestion des frais de déplacements professionnels grâce à notre intégration native avec TravelPerk. Votre équipe n'aura plus à télécharger individuellement les reçus des billets d'avion, des hôtels, des locations de voiture ou des billets de train vers Payhawk : toutes les réservations effectuées via TravelPerk seront automatiquement transférées vers notre solution. Enfin, fini les rapprochements manuels fastidieux pour votre équipe ! Grâce au rapprochement automatique de toutes les dépenses TravelPerk effectuées avec nos cartes d’entreprise, les chiffres s’additionnent de manière efficace.
Récupérer la TVA sans aucun stress
Plus besoin de chercher des notes de frais et autres documents manquants, ou de procéder à des rapprochements manuels pour pouvoir récupérer la TVA. Grâce à notre système automatisé de rapprochement des reçus et des factures, mais aussi de catégorisation et de gestion des dépenses, la récupération de la TVA est très simple. Vous pourrez ensuite récupérer automatiquement vos fonds et réduire les coûts administratifs associés grâce à notre intégration native avec 60dias, une solution de récupération automatique de la TVA.
Gérez vos frais de déplacements professionnels en toute sérénité
Pour des personnes mal équipées, la gestion des frais de déplacements professionnels demande un effort colossal. C’est une situation également propice à la disparition de reçus, aux pertes financières et aux opportunités manquées. Mais la gestion des frais de déplacements professionnels ne doit plus être perçue comme un casse-tête : grâce à notre solution complète de gestion des dépenses et à nos intégrations natives, la dématérialisation et l’application de vos politiques de dépenses vous permettront de réduire les erreurs. Il est donc judicieux de s'occuper des reçus manquants le plus tôt possible !
Ne laissez pas la gestion des dépenses vous mener la vie dure ! Avec Payhawk, prenez le contrôle de la gestion de vos frais de déplacements professionnels.
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