Gestion des frais de déplacements professionnels : comment lutter contre les problèmes coûteux engendrés par la perte de reçus ?

Le saviez-vous ? Les entreprises doivent consacrer un jour de plus chaque mois au traitement des dépenses lorsqu'elles utilisent des reçus et des notes de frais au format papier. Cette journée supplémentaire coûte aux entreprises près de 3 600 euros par an, soit 3,3 milliards d’euros !

Mais ce ne doit pas être une fatalité pour autant.

Mauvaise gestion des frais de déplacement : quel manque à gagner pour votre entreprise ?

S’il vous manque trop de reçus, l’addition peut rapidement devenir salée. Les pertes qui peuvent en résulter sont les suivantes :

• Des remboursements de frais non réclamés : En cas d’absence de reçus, votre entreprise ou vos employés ne peuvent pas récupérer les frais qu’ils ont avancés sur leurs fonds personnels. En conséquence, les budgets alloués aux déplacements professionnels finissent par être sous-utilisés.
• Des impôts plus élevés : Entre la non-récupération de la TVA et la perte des avantages relatifs aux dépenses des employés, pour les entreprises, l’égarement de reçus peut être synonyme de surpaiement d’impôts. Ce problème peut entraîner des pertes financières importantes au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
• Une augmentation des frais administratifs et des coûts associés : La chasse aux reçus et le traitement des écarts font non seulement perdre du temps, mais aussi de l'argent. Il faut savoir que la correction d'une erreur dans une note de frais coûte 58 dollars et prend 18 minutes. Vous aurez donc besoin d'argent et de bras supplémentaires pour compenser ces pertes d’efficacité, ce qui entraînera fatalement une augmentation des coûts opérationnels.
• Une augmentation des risques de non-conformité : Lorsqu’il s’agit de dépenses telles que les indemnités journalières et les frais kilométriques dans des pays où les exigences réglementaires sont strictes, la perte de reçus peut entraîner des problèmes de non-conformité. Il est alors nécessaire de compléter toute une série de tâches administratives pour rectifier le tir, ce qui détourne votre équipe de ses tâches principales.
• Des rapports financiers erronés : Le fait de regrouper les données de notes de frais et les relevés de cartes de crédit, et de les coupler à des chiffres approximatifs peut donner lieu à des rapports financiers erronés. Ce problème peut affecter la capacité de votre entreprise à suivre et à gérer efficacement ses dépenses, ainsi que le processus de planification financière et la prise de décision.

Quelques chiffres sur les déplacements professionnels à travers le monde

Payhawk a passé en revue plusieurs données sur les indemnités de déplacement, les aides publiques aux frais de déplacement, et les déplacements professionnels en général. Nous avons ainsi obtenu les conclusions suivantes :

Royaume-Uni

Indemnités de déplacement et aides publiques aux frais de déplacements professionnels

Le HMRC a fixé des taux kilométriques et des barèmes de frais de carburant, ainsi que des indemnités pour les personnes qui utilisent leur véhicule pour des déplacements professionnels. Les remboursements effectués dans le cadre de ces taux n'entraînent pas d'obligations fiscales supplémentaires.
Pour les voitures et les camionnettes, le taux est de 45 pence (soit 54 centimes d’euro) par kilomètre pour les 10 000 premiers kilomètres, puis de 25 pence (soit 30 centimes d’euro) pour chaque kilomètre supplémentaire.
Le Royaume-Uni a également mis en place des initiatives fiscalement avantageuses telles que le programme « Cycle to Work ». Les abonnements aux transports publics peuvent également être exonérés d'impôts dans certaines limites.

Dépenses typiques relatives aux déplacements professionnels

186 £ pour les déplacements professionnels à l'intérieur du pays et 497 £ par jour à Londres.

Salaire annuel moyen

35 828 £

Fréquence et durée des déplacements professionnels

Après la réponse « aucun », le nombre de déplacements professionnels le plus fréquent au Royaume-Uni est de deux à trois fois par an.
La durée typique d'un voyage d’affaires est de 6,6 nuits.

États-Unis

Indemnités de déplacement et aides publiques aux frais de déplacements professionnels

L'IRS accorde une exonération d'impôt sur les frais de stationnement, de transit et de transport public jusqu'à 315 $ par mois pour les employés qui effectuent l’aller-retour entre domicile et lieu de travail. Les entreprises peuvent également économiser 7,65 % sur les cotisations sociales pour chaque employé participant au programme d'avantages sur les transports quotidiens.

Dépenses typiques relatives aux déplacements professionnels

1 293 $ par déplacement professionnel avec une dépense quotidienne de 325 $.

Salaire annuel moyen

59 436 $ environ (sans tenir compte des variations saisonnières){target=_blank}.

Fréquence et durée des déplacements professionnels

77% des voyageurs d'affaires américains effectuent entre un et cinq voyages d’affaires par an. 15 % en effectuent entre six et dix, et 7 % plus de dix par an.
Les déplacements professionnels durent souvent 4,1 jours.

Pays-Bas

Indemnités de déplacement et aides publiques aux frais de déplacements professionnels

L'administration fiscale néerlandaise ou « de Belastingdienst », permet aux employeurs d'accorder une indemnité de déplacement domicile-travail exonérée d'impôt. Le montant de cette indemnité est de 0,23 € par kilomètre pour les employés qui utilisent leur véhicule ou les transports publics à des fins professionnelles. En outre, les frais de déplacement réels pour les trajets en transports publics effectués pour le compte de votre entreprise peuvent également être remboursés.

Dépenses typiques relatives aux déplacements professionnels internationaux

1 035 € par voyage d’affaires.

Salaire annuel moyen

44 000 €, avec l’indemnité de congés payés incluse.

Fréquence des déplacements professionnels

• En 2019, 0,9 millions de Néerlandais ont effectué un total de 3,7 millions de déplacements professionnels par avion.
• Environ 5 % de la population néerlandaise voyage pour des raisons professionnelles.
• La majorité d'entre eux (70 %) prennent l'avion une à deux fois par an à des fins professionnelles.
• Entre zéro et trois déplacements par an (soit 3,6 en moyenne).

Espagne

Indemnités de déplacement et aides publiques aux frais de déplacements professionnels

L'Espagne autorise les entreprises à rembourser les frais kilométriques en franchise d'impôt. Le taux actuel est de 0,26 € par kilomètre. Les frais de péage et de parking sont également exonérés d'impôts.

Dépenses typiques relatives aux déplacements professionnels

630 € par voyage en moyenne.

Salaire annuel moyen

30 655 €

Fréquence et durée des déplacements professionnels

Entre deux et trois par an. En 2023, les résidents espagnols ont effectué 17,8 millions de déplacements professionnels.
Les voyages d’affaires durent généralement deux à trois jours.

Allemagne

Indemnités de déplacement et aides publiques aux frais de déplacements professionnels

Le gouvernement allemand offre une indemnité de transport pour les frais de déplacements professionnels, appelée « Entfernungspauschale ». Les employés bénéficient d'un remboursement de frais exonéré d'impôt pour la distance « aller simple » entre leur domicile et leur lieu de travail. Par exemple, l'indemnité est de 0,30 € par kilomètre pour les 20 premiers kilomètres en voiture, puis de 0,38 € par kilomètre.

Dépenses typiques relatives aux déplacements professionnels

154 € par jour.

Salaire annuel moyen

45 457 €

Fréquence et durée des déplacements professionnels

Entre quatre et six voyages d’affaires par an pour 2,4 jours en moyenne.

France

Indemnités de déplacement et aides publiques aux frais de déplacements professionnels

• Les employeurs ont l'obligation légale de prendre en charge 50 % des frais de transport public de leurs employés, qui prend la forme d’une « prime de transport ». Les entreprises peuvent combiner cette indemnité avec l’indemnité de mobilité durable dans la limite de 500 euros par an et par salarié.
• Les employés peuvent bénéficier d'une indemnité kilométrique forfaitaire et non imposable pour l'utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles.
• Les entreprises peuvent également proposer une prise en charge totale ou partielle des frais de transport personnel de leurs employés. Cette indemnité de déplacement peut prendre trois formes : une prime de transport, une indemnité kilométrique ou un forfait de mobilité durable.

Dépenses typiques relatives aux déplacements professionnels

485 € (pour Paris, France)

Salaire annuel moyen

41 706 €

Fréquence et durée des déplacements professionnels

Entre trois et cinq voyages d’affaires par an, qui durent entre trois à cinq jours en moyenne.

Quelques chiffres sur les déplacements professionnels

• 12 % des passagers des compagnies aériennes sont des voyageurs d'affaires.
• Le montant global des déplacements professionnels pourrait atteindre 449,9 milliards de dollars en 2027.
• La fréquence des déplacements professionnels augmente : 77 % des voyageurs d'affaires ont effectué entre un et cinq déplacements, 15 % entre six et dix et 7 % plus de dix déplacements professionnels par an.
• En Europe, les voyageurs d'affaires ont dépensé en moyenne 844 € par personne et par déplacement professionnel, d'une durée moyenne de 3,51 jours. Ces dépenses sont supérieures à celles des États-Unis (1 293 $ soit 1 230 €) et de la région Asie-Pacifique (1 038 $ soit 987 €).

Perte des justificatifs de frais de déplacements professionnels : quelles conséquences pour votre entreprise ?

La disparition de reçus n’est plus seulement un problème à résoudre pour votre équipe comptable ; elle peut aussi avoir des effets néfastes à long terme pour votre entreprise.

Des pertes financières réelles

Si vous avez de nombreux reçus manquants et que vos processus de gestion des dépenses sont obsolètes, les pertes financières associées peuvent être considérables.

Mettons ce problème en perspective : vous êtes le directeur financier d'une entreprise de MarTech employant 200 salariés. L'entreprise possède trois bureaux à Berlin, à Paris et à Amsterdam. Les équipes commerciales et marketing effectuent régulièrement des déplacements entre ces bureaux. Ils participent également à des salons professionnels, à des conférences et à des séminaires de formation dans toute l'Europe.

En raison de l'emploi du temps chargé de vos employés, les notes de frais et les reçus au format papier disparaissent fréquemment. Certains d’entre eux oublient également d'envoyer leurs notes de frais par mail ou soumettent des justificatifs incomplets. La chasse aux reçus est donc devenue la norme en matière de comptabilité.

Dans cette situation, votre entreprise pourrait être amenée à essuyer de lourdes pertes financières :

• Déplacements professionnels à l’étranger : À raison de 400 € par voyage pour 20 employés, le coût total des déplacements professionnels mensuels s'élève à 8 000 €. Si 15 % des reçus manquent à l’appel, votre entreprise ne pourra pas comptabiliser 1 200 € par mois, ce qui représente une perte annuelle de 14 400 €.
• Événements professionnels : En supposant une dépense moyenne de 1 500 € par événement, 50 employés participant à six événements par an représentent une facture annuelle de 450 000 €. Si 20 % des reçus sont égarés, cela représente un montant de 90 000 € que votre entreprise ne peut pas justifier.
• Programmes de formation : Si vos salariés participent à 100 sessions de formation par an pour un coût moyen de 800 €, la perte de seulement 10 % des reçus peut déboucher sur une facture de 8 000 € que vous ne pouvez pas justifier.

Du fait de la disparition de ces reçus, vous obtenez ainsi une facture au montant astronomique de 105 200 € à la charge de votre entreprise.

Un manque de visibilité sur les données

Rassembler les reçus, les notes de frais papier, effectuer les virements bancaires pour rembourser les salariés… Ces tâches, en plus d’être manuelles et chronophages, ne permettent pas d’avoir une vue d’ensemble sur les frais engagés au sein de votre entreprise. Ce manque de visibilité sur vos données de dépenses a forcément un impact sur votre agilité et sur la capacité de votre entreprise à faire des économies et à réaliser une planification financière correcte.

Une clôture mensuelle chronophage

Si vous avez déjà été contraint de reporter votre clôture mensuelle parce qu'un trop grand nombre d'employés vous a soumis des notes de frais incomplètes ou tardives, alors vous savez à quel point cette situation est un véritable cauchemar administratif. Ce problème, qui vous force à repousser l'ensemble de votre processus de reporting financier, peut amener votre équipe à travailler jusque tard le soir pour rattraper le retard accumulé. De tels scénarios donnent également une mauvaise image de votre équipe – qui pourtant ne ménage pas ses efforts – et peuvent amener les principales parties prenantes à se poser des questions quant à l’efficacité du processus.

Une expérience employé peu favorable

Si de nombreux employés apprécient de partir en voyage d'affaires, la gestion des dépenses qui y sont associées est loin de leur plaire ! Après tout, rien n’est plus frustrant que de devoir soumettre ses dépenses manuellement et égarer ses documents au format papier.
Vous pouvez alors être amené à retarder ou à annuler le remboursement des frais d'un employé qui a égaré ses reçus. Sachant qu'un travailleur sur trois doit avancer ses frais en payant de sa poche, la situation est délicate, en particulier lorsqu’il s’agit de dépenses importantes telles que des déplacements à travers le pays. Pire encore : les salariés peuvent être découragés et hésiter à effectuer des achats pour le compte de leur entreprise, ce qui peut avoir un effet négatif sur le moral de l'équipe.

Des coûts d'opportunité qui entravent le potentiel de votre entreprise

Le temps et l'argent que votre entreprise consacre à la chasse aux reçus constituent un énorme coût d'opportunité. En effet, vous auriez pu investir ces ressources dans des initiatives stratégiques telles que la planification financière et l'identification de nouvelles opportunités commerciales. En outre, l'évolution du secteur implique que vous devrez payer une facture plus élevée pour les erreurs commises concernant vos reçus. Si les frais relatifs aux voyages connaissent actuellement une hausse (+1,8 % pour les billets d'avion, +29,8 % pour les chambres d'hôtel et, selon les estimations, +2,1 % pour les voitures de location), les dépenses liées aux déplacements professionnels des entreprises pourraient également augmenter de 14 à 15 % chaque année.

Des risques liées à l’absence de mise en conformité

Les reçus manquants peuvent fausser vos chiffres et causer des problèmes juridiques. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de gérer des indemnités journalières dans des pays où les règles sont complexes. Aux Pays-Bas, par exemple, les indemnités journalières varient en fonction du type de dépenses et des restrictions temporelles. Les frais de repas (ici de dîner) sont valables pendant le voyage d'affaires entre 18 heures et 21 heures. Au Royaume-Uni, les indemnités journalières internationales dépendent du pays et de la durée du voyage, ce qui peut être difficile à gérer manuellement. Viennent ensuite les enquêtes et les contrôles fiscaux, assortis de lourdes sanctions et amendes. Ces répercussions peuvent nuire à la réputation et aux finances de votre entreprise, voire la faire régresser.

Comment Payhawk optimise la gestion des frais de déplacements professionnels

La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez désormais être épaulé dans la gestion de vos dépenses en faisant appel à des professionnels. Grâce à notre solution, gérer vos frais de déplacements professionnels devient un jeu d'enfant.

Rationaliser et automatiser votre gestion des frais de déplacements professionnels

• Grâce à notre plateforme, vos salariés sont capables d’envoyer des notes de frais même au cours de leur voyage d’affaires :
• Les employés peuvent régler leurs déplacements par téléphone ou par carte, puis prendre une photo de leur reçu et l’envoyer via notre application mobile de suivi des dépenses. Nos technologies d'IA et d'OCR se chargent ensuite d'extraire et de classer toutes les données clés afin de mettre de l’ordre dans vos frais de déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail.
• Grâce à notre solution de gestion des frais de déplacements professionnels, c’est désormais la technologie qui est chargée de chasser les reçus. Elle pourra même bloquer les cartes des employés au bout de cinq jours si ceux-ci n’envoient pas leurs reçus dans les temps.
• Votre équipe peut désormais gérer plusieurs taux kilométriques à la fois et garantir des remboursements rapides.

Prenons l'exemple de la société Porsche e-Bikes. L'équipe Finance disposait d'un système de gestion des frais de déplacement peu pratique. Par conséquent, la saisie et les approbations de dépenses étaient lentes et complexes.

Gabriela Leovac, comptable chez Porsche e-Bikes, explique :

Avant Payhawk, nous disposions d’un système qui empêchait les employés de soumettre facilement leurs notes de frais de déplacements professionnels. Nous voulions trouver une solution qui permette aux employés d'utiliser des cartes d'entreprise, de faire des demandes d’indemnités journalières, de télécharger tous leurs frais de déplacements et toutes leurs notes de frais, et d'obtenir des approbations rapides.

Grâce à Payhawk, l'équipe a pu s’équiper de cartes virtuelles, et utiliser notre technologie OCR, notre fonctionnalité dédiée aux indemnités journalières, ainsi que notre plateforme de gestion des dépenses. Elle a également intégré la plateforme TravelPerk.
Aujourd’hui, l’équipe Finance de Porsche e-Bikes peut désormais s’occuper de la gestion de toutes les dépenses, effectuer le suivi des frais kilométriques des employés et réserver des voyages d’affaires en toute simplicité. Elle dispose également d’une visibilité sur les dépenses en temps réel, d’un processus comptable efficace et de contrôles internes solides. L'équipe a gagné du temps, de l’argent et de l’énergie en éliminant les outils et les processus manuels, ce qui lui a permis de se consacrer à des tâches essentielles telles que l'analyse.

Faire appliquer votre politique de dépenses

Votre équipe doit constamment jongler entre la surveillance des feuilles de calcul, des relevés de carte de crédit et du suivi budgétaire ? Ce temps-là est révolu : grâce à nos cartes Visa d'entreprise et à notre logiciel de gestion des dépenses, vous bénéficiez d'une visibilité sur vos dépenses et disposez de moyens pour les contrôler et les gérer.

Grâce à nos solutions, vous pouvez notamment :

• Mettre en place des alertes sur les transactions et bloquer les cartes automatiquement grâce à nos contrôles avancés.
• Utiliser nos cartes d'entreprise pour couvrir des frais professionnels (tels que des activités ou des dîners), de sorte que personne ne soit obligé de payer de sa poche.
• Faire en sorte que les cartes soient à usage unique avec un montant fixe.
• Définir des workflows d’approbation personnalisés, automatiques et à plusieurs niveaux pour des types et des montants de dépenses spécifiques grâce à notre Designer de workflows.

Hannah Dobson, VP Commercial chez GDS Group, déclare :

Payhawk m'a fait gagner du temps, et surtout, a fait gagner du temps à mon équipe. C'est super car je peux désormais demander à mon équipe d’effectuer leurs propres dépenses et je peux les approuver à distance rapidement. L’application offre une excellente expérience aux utilisateurs et leur permet ainsi de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Simplifier la gestion des indemnités journalières

Plus besoin de croiser les feuilles de calcul, les politiques de dépenses et les sites web des différents gouvernements, et espérer que vous utilisez les indemnités journalières adéquates. Grâce à notre fonctionnalité dédiée aux indemnités journalières, vous pouvez désormais automatiser leur calcul et le remboursement des frais de déplacements professionnels. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur des processus plus fluides et dématérialisés.
Le processus de notre fonctionnalité est à la fois simple et rapide :

• Vos employés créent une dépense d'indemnité journalière en saisissant les détails de leur déplacement professionnel sur l'application mobile.
• Notre solution calcule l'indemnité journalière exacte.
• Les managers de vos équipes peuvent approuver ou refuser la demande via l'application.
• L’équipe Finance peut ensuite rembourser rapidement les dépenses approuvées.
• Par ailleurs, vous pouvez définir des taux d'indemnités journalières personnalisés et des workflows d'approbation automatisés.

Gérer et effectuer le suivi de vos frais de déplacements professionnels en toute simplicité

Nos fonctionnalités de gestion des dépenses vous permettent de contrôler vos dépenses à chaque déplacement, pour chaque entité et chaque territoire. Par exemple, vous pourrez obtenir automatiquement des calculs de coûts pour des dépenses telles que l'hébergement, les événements d'entreprise ou la participation à des salons professionnels. Vous pourrez également ajuster les limites de dépenses et les workflows en fonction de votre politique de voyage d’entreprise.

Diana Ruseva, directrice financière chez Eleven Ventures, déclare :

L'une de mes fonctionnalités préférées est le rappel des documents manquants. Elle m'évite de courir après mes coéquipiers pour qu'ils téléchargent les factures de leurs voyages. Ma fonctionnalité préférée est l'alerte concernant le manque de fonds, qui m'aide à ne pas laisser certains de mes coéquipiers sans fonds en plein milieu d'un voyage d'affaires à l'étranger.

Avec Payhawk, vous pourrez créer un écosystème de gestion des frais de déplacements professionnels grâce à notre intégration native avec TravelPerk. Votre équipe n'aura plus à télécharger individuellement les reçus des billets d'avion, des hôtels, des locations de voiture ou des billets de train vers Payhawk : toutes les réservations effectuées via TravelPerk seront automatiquement transférées vers notre solution. Enfin, fini les rapprochements manuels fastidieux pour votre équipe ! Grâce au rapprochement automatique de toutes les dépenses TravelPerk effectuées avec nos cartes d’entreprise, les chiffres s’additionnent de manière efficace.

Récupérer la TVA sans aucun stress

Plus besoin de chercher des notes de frais et autres documents manquants, ou de procéder à des rapprochements manuels pour pouvoir récupérer la TVA. Grâce à notre système automatisé de rapprochement des reçus et des factures, mais aussi de catégorisation et de gestion des dépenses, la récupération de la TVA est très simple. Vous pourrez ensuite récupérer automatiquement vos fonds et réduire les coûts administratifs associés grâce à notre intégration native avec 60dias, une solution de récupération automatique de la TVA.

Gérez vos frais de déplacements professionnels en toute sérénité

Pour des personnes mal équipées, la gestion des frais de déplacements professionnels demande un effort colossal. C’est une situation également propice à la disparition de reçus, aux pertes financières et aux opportunités manquées. Mais la gestion des frais de déplacements professionnels ne doit plus être perçue comme un casse-tête : grâce à notre solution complète de gestion des dépenses et à nos intégrations natives, la dématérialisation et l’application de vos politiques de dépenses vous permettront de réduire les erreurs. Il est donc judicieux de s'occuper des reçus manquants le plus tôt possible !

Ne laissez pas la gestion des dépenses vous mener la vie dure ! Avec Payhawk, prenez le contrôle de la gestion de vos frais de déplacements professionnels.