Transport & Logistique : les meilleures façons de gérer les dépenses professionnelles

Dans le secteur du transport et de la logistique, maîtriser la gestion des dépenses est crucial. Sans un contrôle rigoureux, le budget peut rapidement être dépassé et la gestion financière devenir désorganisée. Il devient alors difficile de différencier les dépenses nécessaires de celles qui ne respectent pas la politique de l’entreprise, et dans les cas les plus graves, de détecter les fraudes.

Les sept principaux défis de la gestion des dépenses dans le secteur du transport et de la logistique

Chez Payhawk, nous avons aidé de nombreux clients à améliorer considérablement la gestion de leurs dépenses, à transformer leurs processus digitaux et à gagner du temps. Bien que ces entreprises soient très différentes en termes de taille et d'organisation, elles partageaient toutes les mêmes problèmes avant de faire appel à nous :

• Des dépenses importantes et fréquentes (frais de carburant hors itinéraire, péages et coûts d'entretien…) ;
• Un suivi complexe des dépenses des salariés, les chauffeurs et les équipes terrain ayant besoin de fonds lorsqu'ils sont en déplacement ;
• Des paiements transfrontaliers, dans plusieurs devises et environnements réglementaires différents ;
• Des exigences en matière de conformité et de fiscalité, notamment en ce qui concerne la récupération de la TVA ;
• Un manque de visibilité en temps réel sur les budgets.

Alors, comment les entreprises de transport et de logistique peuvent-elles relever ces défis particuliers ? Voici nos conseils d’expert, classés par enjeux.

1. Avances de fonds et remboursements

Les salariés en déplacement comme les chauffeurs ont souvent besoin d'accéder à des fonds pour couvrir leurs dépenses professionnelles. Cela peut inclure des frais de restauration, de stationnement, de réparation, etc.Avec un grand nombre de salariés qui circulent à travers le pays, voire à l’international, il devient rapidement compliqué de suivre précisément les dépenses.

Si vos chauffeurs utilisent leurs cartes personnelles ou des cartes carburant classiques et conservent leurs reçus papier, ils risquent de rencontrer des difficultés pour déclarer et justifier ces dépenses.

Prenons l’exemple d’un de vos livreurs qui effectue une livraison de nuit. Pour faire le plein, il ne peut pas utiliser sa carte carburant habituelle à cause de certaines restrictions géographiques. Il est donc contraint d’acheter de l’essence avec sa carte bancaire personnelle, ce qui signifie qu’il devra être remboursé ultérieurement. Cette situation est déjà désagréable pour lui, car il doit avancer l’argent. De votre côté, le remboursement ne pourra pas être immédiat : le salarié devra d’abord rassembler ses reçus, puis saisir manuellement toutes ses notes de frais avant que le service comptable puisse traiter son dossier.

Dans ce cas précis, l'utilisation d'une carte d'entreprise (préchargée avec une limite de dépenses mensuelle) serait beaucoup plus rapide et plus fiable pour le chauffeur.

2. Remboursement et cartes de paiement

Passer des remboursements traditionnels aux cartes d’entreprise peut rapidement devenir un casse-tête. Ainsi, distribuer des cartes à chaque salarié est souvent laborieux, surtout si ces cartes ne sont pas intégrées à un système de gestion des dépenses centralisé.

Avec une solution comme Payhawk, vous pouvez obtenir des cartes physiques ou virtuelles tout en gardant un contrôle total sur les dépenses. Vous pouvez définir des plafonds de dépenses pour chaque utilisateur ou équipe, appliquer des règles précises et garantir une conformité automatique, le tout sans avoir à effectuer de vérifications manuelles fastidieuses.

C'est exactement ce que les experts du transport Baton ont trouvé chez Payhawk. Nelly Dobreva, responsable du centre d'excellence en processus et technologie chez Baton, confie ainsi :

Avec les cartes bancaires traditionnelles, nous manquions de visibilité sur les dépenses des chauffeurs et leurs besoins en fonds supplémentaires. Nous devions transférer de l'argent sur les cartes de débit de nos employés, mais ce n'était pas rapide. Désormais, avec Payhawk, nous pouvons facilement leur permettre de dépenser jusqu'à une certaine limite à partir du fonds commun de notre entreprise. Avec les cartes Payhawk, nous voyons instantanément qui a dépensé quoi, quand et pourquoi, puis nous ajustons les politiques de dépenses si nécessaire.

3. Dépenses multi-devises

Les livraisons transfrontalières sont souvent synonymes d’opérations de dépenses complexes, en raison des devises différentes, des taux de change fluctuants, des frais de change, etc.

Au lieu de jongler avec différents systèmes pour chaque région, le géant européen du transport Discordia utilise notre solution pour créer des cartes d'entreprise multidevises et minimiser les frais de conversion, bénéficier de paiements internationaux instantanés sans frais bancaires cachés et consolider les rapports financiers de plusieurs entités.

Avec une flotte de 1 500 camions, plus de 2 000 chauffeurs, des clients dans plus de 70 pays et un effectif de 2 400 salariés, l'entreprise peut ainsi dépenser en toute confiance au-delà de ses frontières.

4. Retards dans la clôture des comptes et complexité fiscale

Si vous faites partie de l’équipe finance au sein d’une entreprise de transport, vous savez à quel point la gestion de la TVA peut devenir complexe.

C’est là que notre système entre en jeu. En effet, grâce à la catégorisation automatique des dépenses et à notre intégration avec 60Dias, la gestion de la TVA devient beaucoup plus simple et précise.

Concrètement, notre technologie d’extraction automatique lit et enregistre toutes les données pertinentes des justificatifs. Ensuite, 60Dias transforme ces données en factures conformes à la réglementation fiscale locale. L’ensemble du processus est automatisé, de la validation des reçus numériques à la création de documents comptables complets. Ces factures sont ensuite automatiquement synchronisées avec votre compte Payhawk, ce qui rend la récupération de la TVA plus rapide, plus fiable et plus fluide.

5. Approbations des dépenses

Imaginez : un camion tombe en panne, mais le chauffeur n’a pas accès aux fonds nécessaires pour effectuer les réparations. Il doit demander une avance au back-office, attendre l’approbation, puis le transfert. Résultat : deux jours d’immobilisation coûteuse.

Ce type de situation se répète aussi en cas d’amendes à payer en espèces ou de cartes bancaires limitées, rendant le quotidien des chauffeurs encore plus compliqué. Avec une solution de gestion des dépenses comme Payhawk, ce genre de blocage est terminé ! Les chauffeurs accèdent instantanément aux fonds via une carte d’entreprise rechargée en quelques secondes. Vous pouvez autoriser les retraits aux distributeurs en un clic, suivre les dépenses en temps réel et configurer des règles précises pour chaque carte.

Plus de retard, plus de stress : vos équipes restent mobiles et opérationnelles, et vous gardez un contrôle complet sur les dépenses.

6. Perte de documents

La gestion manuelle des reçus repose entièrement sur la rigueur des salariés à conserver et transmettre chaque justificatif. Un oubli, et c’est toute l’équipe financière qui doit partir à la chasse aux transactions, au lieu de se concentrer sur son cœur de métier.

7. Suivi manuel des dépenses

Gérer manuellement l’ensemble du cycle des dépenses, de la collecte des reçus à la saisie dans les notes de frais, en passant par l’approbation et le remboursement, mobilise énormément de temps et de ressources. Chaque étape gérée sans automatisation augmente le risque d’erreurs et surcharge inutilement les équipes financières.

Mais cela n'est pas une fatalité. Tsvetomir Uzunov, directeur financier de Discordia, évoque les changements survenus depuis le passage à la solution Payhawk :
Nous avons multiplié par plus de quatre la productivité de nos employés et nous nous attendons à un impact encore plus important à mesure que notre flotte s'agrandit. L'automatisation de Payhawk a considérablement réduit le temps de traitement et les erreurs liées au traitement manuel des dépenses.

Quelles sont les meilleures techniques pour rationaliser la gestion des dépenses ?

Comment rationaliser la gestion des dépenses dans une entreprise de logistique ? Voici quelques approches concrètes pour optimiser les processus, réduire les erreurs et gagner en efficacité opérationnelle.

L’automatisation du suivi des dépenses

Quand vos équipes sont en déplacement, il est indispensable d’avoir des processus d’approbation fluides et rapides. Sans cela, les dépenses s'accumulent, les validations traînent, et les équipes financières un temps précieux à tout régulariser.

L’automatisation des workflows permet d’éliminer ces échanges manuels. Plus besoin de chercher la bonne personne pour valider une dépense : le système l’identifie et la notifie automatiquement. Vous pouvez créer des règles adaptées à votre organisation, aussi complexes soient-elles : par exemple, une validation requise pour toute dépense supérieure à 500 €, ou une approbation par service selon le budget alloué.

Avec un Designer de workflows simple à utiliser, vous restez maître du processus tout en accélérant les validations.

La visibilité en temps réel

Sans données en temps réel, il devient difficile de prendre des décisions éclairées.

Avec une solution qui offre une visibilité instantanée, vous pouvez consulter à tout moment qui a dépensé, combien, où et quand. Chaque paiement est visible dès qu’il est effectué. Cela vous permet :

• D’analyser les dépenses par service ou par projet ;
• De repérer rapidement les anomalies ;
• D’ajuster les budgets ou les plafonds en fonction de la réalité du terrain.

Les données ne sont plus réservées à la direction financière. Chefs de projet, managers ou responsables budgétaires peuvent aussi suivre les dépenses en temps réel et prendre les décisions qui s’imposent, sans dépendre d’un reporting mensuel.

La mise en place d’un contrôle intelligent des coûts

Dans le secteur du transport et de la logistique, les dépenses peuvent vite devenir difficiles à contrôler : chauffeurs dispersés partout sur le territoire, besoins imprévus, achats urgents... Pour garder la main sans freiner l’activité, des contrôles intelligents sont essentiels.

• Avec des cartes professionnelles dotées de règles personnalisables, vous pouvez :
• Fixer des plafonds de dépenses par équipe ou par collaborateur ;
• Restreindre les paiements à certaines catégories (carburant, hôtels, etc.) ;
• Limiter l’usage à certaines plages horaires ou zones géographiques.

Vous gardez ainsi une maîtrise totale des dépenses sans alourdir les processus.

La simplification du rapprochement comptable avec des intégrations automatiques

Le rapprochement manuel des transactions avec les systèmes comptables est une tâche fastidieuse, source d’erreurs et de pertes de temps. En connectant directement votre outil de gestion des dépenses à votre ERP ou logiciel comptable, vous automatisez ce processus.

Chaque dépense validée est synchronisée avec vos comptes, garantissant une traçabilité parfaite et une clôture mensuelle simplifiée. Le reporting devient plus précis, sans surcharge administrative.

Les fonctionnalités clés pour les acteurs du transport et de la logistique

Pour maximiser l’efficacité, il est essentiel de choisir une solution conçue pour la réalité du terrain. Voici donc les fonctionnalités à privilégier :

• Application mobile intuitive : indispensable pour les collaborateurs en déplacement, elle permet de gérer les dépenses et soumettre les reçus en quelques clics.
• Reconnaissance OCR : l’intelligence artificielle extrait automatiquement les données clés d’un reçu (montant, date, fournisseur), ce qui accélère la saisie.
• Numérisation des reçus : plus besoin de conserver les justificatifs papier, tout est capturé et transmis en temps réel.
• Contrôles avancés sur les cartes : vous pouvez définir des règles précises pour sécuriser les dépenses tout au long de la chaîne logistique.
• Catégorisation automatique : chaque dépense est classée selon vos besoins (frais de route, entretien, péages…), ce qui en facilite l’analyse.
• Rapprochement automatique : les dépenses sont immédiatement alignées avec vos comptes, ce qui réduit le risque d’erreur.
• Suivi des budgets par projet ou entité : l’analyse en temps réel vous permet d’anticiper les dérapages et à procéder à des ajustements.
• Personnalisation complète : chaque entreprise étant différente, choisissez une solution qui s’adapte à vos structures, sites, flux et règles internes.
• Intégration TVA avec 60Dias : les reçus sont convertis en factures conformes à la réglementation, ce qui vous permet de récupérer automatiquement la TVA, y compris à l’international.

Visez l’excellence dans la gestion financière de vos projets

Dans un secteur où chaque minute et chaque centime comptent, il est indispensable de s’appuyer sur une solution agile et évolutive.

Avec une plateforme comme Payhawk, vous pouvez automatiser les processus, améliorer le confort de vos équipes terrain et gagner en efficacité. C’est un investissement stratégique pour maîtriser vos coûts, anticiper les besoins et rester compétitif.

Prêt à transformer vos opérations financières ? Demandez une démonstration personnalisée et découvrez comment Payhawk peut s’adapter à votre entreprise !