Baton obtient un meilleur contrôle sur ses dépenses grâce à Payhawk

Les enjeux de Baton

La société Baton est très attachée aux changements positifs et au développement constant, pourtant, leur processus de gestion des dépenses par carte et des factures fournisseurs n’était pas en accord avec leur vision, leurs valeurs et leurs besoins.

Jusqu’à récemment, les employés de Baton utilisaient des cartes bancaires traditionnelles, ce qui ne permettait pas au service comptable d'avoir une visibilité directe sur les dépenses engagées. De plus, le transfert de fonds sur les cartes prenait beaucoup de temps et l'absence de contrôles intégrés se traduisait souvent par une perte d’efficacité et entraînait des blocages de fonds.

Pour obtenir un certain degré de contrôle, l'équipe Baton a fourni à ses nouveaux chauffeurs de camion des cartes de paiement sans fonds. Ainsi, chaque fois qu'un chauffeur avait besoin d'effectuer une dépense – par exemple, des huiles et lubrifiants ou des produits consommables –, il devait appeler le bureau et expliquer la raison pour laquelle il avait besoin de ces fonds. Ce n’est qu'à ce moment-là que l'argent était enfin transféré sur la carte.

Le reporting des dépenses était également peu efficace. Nelly Dobreva, Lead of Process & Technology Center of Excellence chez Baton, se souvient :

"Lorsque les chauffeurs rentraient dans leur pays d'origine pour se reposer le temps d’un week-end ou pour y passer leurs vacances, ils devaient apporter au bureau tous les reçus qu'ils avaient collectés au cours des quatre semaines précédentes. En conséquence, de nombreux reçus se perdaient et les comptables passaient énormément de temps à faire correspondre les reçus avec les dépenses enregistrées."

Les bénéfices de Payhawk pour Baton

Pour Baton, le choix de Payhawk s’est avéré la solution idéale car elle s’inscrivait dans une stratégie plus globale de transformation digitale, pour un meilleur traitement des données.

L’entreprise de transport a notamment choisi Payhawk pour deux aspects qu’elle n’a trouvé chez aucune autre solution concurrente, à savoir les nombreuses options de personnalisation et la flexibilité de la plateforme.

Des cartes d’entreprise pour une gestion plus agile des dépenses

Ainsi, grâce à nos cartes, l'équipe Finance de Baton peut désormais définir des politiques de dépenses claires en toute simplicité. Elle peut notamment fixer des limites pour toutes les cartes de ses employés et leur permet d’obtenir des transferts de fonds supplémentaires 24 heures sur 24 – sous réserve d’une raison valable.

Par ailleurs, l’entreprise apprécie également de pouvoir contrôler les dépenses engagées par leurs employés en temps réel.

Maria Draganova, Process Specialist chez Baton, explique :

"Grâce à Payhawk, il est possible d’avoir un aperçu en temps réel des sommes dépensées par tel ou tel salarié, et chez quel commerçant, avant même que la facture ou le reçu ne soit téléchargé. C’est une fonctionnalité très rassurante !
Toutes ces fonctionnalités sont également disponibles pour les cartes virtuelles, que l'équipe de Baton peut émettre en quelques secondes pour ses employés. Ces derniers peuvent ensuite facilement les ajouter à leur portefeuille mobile, ce qui permet de réduire considérablement le temps d'attente et de rationaliser les processus."

Un autre avantage que l'équipe Finance et les employés de Baton apprécient est la possibilité de geler leurs cartes en cas de perte. Auparavant, cette opération devait être effectuée par un administrateur, ce qui présentait un potentiel risque de vol dans l'intervalle. Désormais, l'équipe est capable de geler n’importe quelle carte en quelques secondes via l'application mobile Payhawk. D'autre part, l'équipe Finance de Baton peut également geler temporairement les cartes des employés lorsqu'ils ne sont pas en déplacement professionnel et qu'ils n'en ont pas besoin, ce qui constitue une protection supplémentaire.

Selon Lewbina Ilkova, Group Excellence Specialist, Payhawk offre à Baton de nombreux autres avantages :

"L'interface est très intuitive. Lorsqu’un salarié engage une dépense, celle-ci est immédiatement enregistrée dans l'application et il est possible de télécharger facilement la facture ou le reçu associés. La simplicité de l'interface de l'application mobile est particulièrement importante pour nos chauffeurs."

Une meilleure gestion des factures

D’abord conquise par nos cartes d'entreprise et nos fonctionnalités de gestion des notes de frais, l'équipe de Baton a décidé d'ajouter un autre module de la plateforme : la gestion des factures fournisseurs.

Avant d’implémenter la solution Payhawk, les comptables de l’entreprise peinaient à suivre le cheminement des factures, car elles étaient envoyées dans des boîtes mail partagées.

Pour Nelly Dobreva, le fait de passer à Payhawk a grandement facilité les choses :

"Désormais, nous pouvons tout savoir sur une facture spécifique, par exemple combien de temps elle est restée en phase de vérification ou d'approbation. Nous avons défini des indicateurs de performance clés (KPI) à ce sujet et nous sommes capables de produire facilement nos reportings.
Par ailleurs, les factures mettaient toujours énormément de temps avant de parvenir à la bonne personne pour approbation. Désormais, grâce à la solution Payhawk, le comptable sélectionne simplement le centre de coûts correspondant dans le menu de la plateforme, ce qui déclenche automatiquement le processus d'approbation."

Grâce à toutes ces fonctionnalités, l'équipe Finance a également gagné en transparence : elle connaît précisément les sommes dépensées par chaque centre de coûts et quels salariés ont pris du retard dans le traitement des factures.

Nelly Dobreva ajoute :

"Toute personne disposant d'un accès approprié peut consulter le tableau de bord de Payhawk et voir combien de factures sont en attente à un stade donné, laquelle est la plus ancienne, qui en est le propriétaire et pourquoi il n'a encore pas terminé sa tâche."

Une équipe à l’écoute

Chez Payhawk, nous avons comme principale mission de révolutionner la gestion des dépenses des entreprises et de bâtir le succès de nos clients. Notre collaboration avec Baton s’inscrit dans cet engagement.

Nelly Dobreva décrit son expérience aux côtés de Payhawk :

"Depuis le début de notre collaboration avec Payhawk, nous avons constaté que tous nos besoins et nos remarques sont pris en considération par l’équipe. Nous savons alors que nos commentaires seront pris en compte et inclus dans le plan de développement. En outre, l'équipe n’hésite pas à nous solliciter régulièrement pour obtenir nos feedbacks, afin d’améliorer constamment leur produit. Il est même arrivé que certaines fonctionnalités spécifiques soient ajoutées sur la base de certains de nos commentaires. C’est extrêmement appréciable."

Par ailleurs, les employés de Baton, y compris les chauffeurs, utilisent activement le chat proposé par Payhawk pour poser toutes les questions qui leur viennent à l’esprit concernant l'utilisation des cartes et de la plateforme.

Enfin, l'équipe de Baton apprécie également de travailler directement avec un responsable de l'implémentation dédié, en particulier lors d’ajouts spécifiques telles que la fonctionnalité de gestion multi-entités.

En faisant le choix de Payhawk, Baton a ainsi pu obtenir une structure de centre de coûts claire, ce qui n’était pas le cas auparavant. Une fois cette structure établie et intégrée à la plateforme de gestion des dépenses Payhawk, Baton a pu disposer d’un processus de reporting et de contrôle des dépenses vraiment efficaces.

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