Meer inzicht en controle op de uitgaven bij Baton

Het leven voor Payhawk

Baton, een vooruitstrevend transportbedrijf, staat volledig in het teken van positieve verandering en constante ontwikkeling. Echter bleef tot voor kort het managen van kaartuitgaven en facturen van leveranciers achter bij de visie van Baton. Ze wisten dat er een betere manier moest zijn.

Medewerkers gebruikten traditionele bankkaarten, waardoor de boekhoudafdeling geen directe zichtbaarheid had over de gemaakte uitgaven. Bovendien kostte het veel tijd om geld op de kaarten te zetten en het gebrek aan ingebouwde controles leidde vaak tot inefficiënties en geblokkeerde betalingen.

Om enige controle te vestigen, gaf het Baton-team nieuwe kaarten uit aan vrachtwagenchauffeurs zonder geld erop. Wanneer een chauffeur een uitgave moest doen, zoals voor brandstof en consumptie, moest hij iemand van de financiële afdeling bellen, uitleggen waarom hij het bedrag nodig had en pas daarna werd het geld overgemaakt.

Ook de rapportage van onkosten was inefficiënt. Nelly Dobreva, Lead van het Process & Technology Center of Excellence bij Baton, vertelt:

Wanneer chauffeurs terugkeerden naar hun thuisland voor een wekelijkse rust of vakantie, moesten ze alle bonnetjes die ze in de afgelopen vier weken hadden verzameld naar het kantoor brengen. Hierdoor gingen veel bonnetjes verloren en besteedden accountants veel tijd aan het matchen van bonnetjes met de betalingen.

“Alle onze medewerkers hebben nu Payhawk-kaarten”

Als een modern bedrijf dat gericht is op data en digitale processen, vond Baton de perfecte oplossing in Payhawk. De belangrijkste redenen om voor ons te kiezen waren 1) de mogelijkheden voor maatwerk en 2) de flexibiliteit van het platform, iets wat het transportbedrijf nergens anders kon vinden.

Met onze Payhawk-kaarten kan het financiële team van Baton gemakkelijk het kaartbeleid instellen. Ze stellen limieten in op alle kaarten voor hun medewerkers en gebruiken de optie om 24/7 extra budget aan te vragen, mits er een geldige reden is.

Een andere geruststelling is de mogelijkheid om betalingen op het moment zelf te monitoren.

Maria Draganova, Process Specialist bij Baton, zegt:

In real-time kun je zien wie wat heeft uitgegeven en bij welke winkel, zelfs voordat de bon is geüpload.

Al deze functies zijn ook beschikbaar bij de virtuele kaarten van Payhawk, die het Baton-team in enkele seconden kan uitgeven aan hun medewerkers. Medewerkers kunnen deze kaarten eenvoudig aan hun mobiele wallet toevoegen, waardoor de wachttijd wordt geëlimineerd en het proces voor iedereen wordt gestroomlijnd.

Een ander voordeel waar het financiële team van Baton en de medewerkers blij mee zijn, is de mogelijkheid om kaarten te bevriezen in geval van verlies. Voorheen moest dit via de bank gebeuren, wat een potentieel risico op diefstal met zich meebracht. Nu kan het team kaarten binnen enkele seconden bevriezen via de mobiele app. Daarnaast kan het financiële team van Baton ook tijdelijk de kaarten van medewerkers bevriezen. Dit is handig wanneer zij niet onderweg zijn en de kaarten niet nodig hebben. Dit is een vorm van extra beveiliging.

Maar de voordelen voor Baton eindigen daar niet:

Lewbina Ilkova, Group Excellence Specialist, zegt:

“De interface is zeer gebruiksvriendelijk. Wanneer je iets betaalt, wordt de uitgave onmiddellijk in de app geregistreerd en je kunt eenvoudig de factuur of het bonnetje uploaden. De eenvoudige interface van de mobiele app is vooral belangrijk voor onze chauffeurs.”

Verbeterd factuurbeheer

Onder de indruk van onze betaalkaarten en functies voor uitgavenbeheer, besloot het Baton-team een ander module van het platform toe te voegen: crediteurenbeheer.

Voor dat Baton startte met Payhawk hadden accountants moeite om de voortgang van facturen te volgen. Dit kwam doordat deze naar gedeelde mailboxen werden gestuurd.

Nelly Dobreva legt uit:

Nu kunnen we alles over een specifieke factuur zien: hoeveel dagen deze in de beoordelingsfase heeft gestaan en hoeveel dagen in de goedkeuringsfase. We hebben hier nu KPI's voor ingesteld en kunnen dit eenvoudig rapporteren.

Het kostte Baton voorheen veel tijd voordat de factuur de juiste persoon voor goedkeuring bereikte. Nu, met onze oplossing, selecteert de accountant eenvoudig de bijbehorende kostenplaats, waardoor de goedkeuringsworkflow in gang wordt gezet.

Hierdoor heeft het team ook de transparantie vergroot: het is duidelijk hoeveel elke kostenplaats heeft uitgegeven en wie vertraging heeft opgelopen bij het verwerken van de facturen.

“Iedereen met de juiste bevoegdheid kan het Payhawk-dashboard raadplegen en zien hoeveel facturen er op een bepaald moment in behandeling zijn, welke de oudste is, wie de eigenaar is en waarom zij hun taak niet hebben afgerond.”

"Wij vinden het Payhawk-team altijd zeer begripvol."

Eén van de belangrijkste pijlers van onze cultuur bij Payhawk is: Iedereen binnen het Payhawk team is onderdeel van het Customer Succes team. En onze samenwerking met Baton bevestigt dit opnieuw.

Nelly Dobreva gaat verder:

Wat we vanaf het begin met Payhawk hebben opgemerkt, is dat wanneer we feedback aan het team geven, we altijd hulp en begrip ervaren. We hebben er vertrouwen in dat onze feedback serieus wordt genomen en wordt opgenomen in de roadmap. Bovendien zoeken ze actief naar onze feedback om het product te verbeteren. We hebben zelfs gevallen waarin functies zijn toegevoegd op basis hiervan.

De medewerkers van Baton, inclusief de chauffeurs van het bedrijf, gebruiken actief onze Payhawk Chat-functie om vragen te stellen over het gebruik van de kaarten en het platform.

Het team van Baton geniet ook van de voordelen van het werken met een implementatiemanager, vooral bij het toevoegen van de multi-entity managementfunctie. Daarnaast hebben ze regelmatig waardevolle meetings met hun Customer Success Manager.

Baton's geleerde lessen uit de samenwerking met Payhawk

De belangrijkste les die Baton heeft geleerd door het gebruik van Payhawk? Een duidelijke kostenplaatsstructuur. Voor de implementatie van Payhawk hadden ze die niet, maar na het opzetten en integreren hebben ze een zeer efficiënt rapportageproces ontwikkeld.

Denk je dat jouw bedrijf, net als Baton, ook de controle op uitgaven, rapportage en factuurbeheerprocessen kan verbeteren? Ontdek hoe ons team jou kan helpen door vandaag nog een afspraak te maken met een van onze experts!