Mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben - bei Baton

Das Leben vor Payhawk

Baton versteht sich als innovatives Transportunternehmen, das auf kontinuierliche Verbesserung und positive Veränderungen setzt. Doch ausgerechnet beim Management von Kartenausgaben und Lieferantenrechnungen klaffte eine Lücke zu dieser Vision.

Das Unternehmen ahnte, dass es einen effizienteren Weg geben musste. Die Realität sah anders aus: Mitarbeitende verwendeten herkömmliche Bankkarten, was der Buchhaltung jede Transparenz über laufende Ausgaben nahm. Das Aufladen der Karten verschlang wertvolle Zeit, während fehlende Kontrollmechanismen regelmäßig zu Ineffizienzen und blockierten Zahlungen führten.

Als Notlösung händigte das Baton-Team den Lkw-Fahrern Karten ohne Guthaben aus. Brauchte ein Fahrer Geld – sei es für Kraftstoff oder Verpflegung – musste er erst die Finanzabteilung kontaktieren, den Verwendungszweck erläutern und auf die Überweisung warten.

Auch die Spesenabrechnung verlief ineffizient. Nelly Dobreva, Leiterin des Process & Technology Center of Excellence bei Baton, berichtet:

Die Belegverwaltung erwies sich als weiteres Hindernis: Kehrten die Fahrer für ihre wöchentliche Ruhezeit oder den Urlaub ins Heimatland zurück, brachten sie stapelweise Belege aus vier Wochen mit. Viele Quittungen verschwanden unterwegs, während die Buchhalter unzählige Stunden damit verbrachten, die verbliebenen Belege mit den entsprechenden Zahlungen in Einklang zu bringen.

„Alle unsere Mitarbeitenden nutzen jetzt Payhawk-Karten“

Als modernes, daten- und digital ausgerichtetes Unternehmen fand Baton in Payhawk die ideale Lösung. Die Hauptgründe für die Entscheidung waren 1.) die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten und 2.) die Flexibilität der Plattform – beides suchte das Transportunternehmen vergeblich anderswo.

Mit unseren Payhawk-Karten kann das Finanzteam von Baton das Kartenmanagement mühelos steuern. Für alle Mitarbeitenden werden individuelle Limits festgelegt, und bei Bedarf lässt sich rund um die Uhr zusätzliches Budget beantragen – natürlich nur mit berechtigtem Grund.

Eine weitere Sicherheit bietet die Möglichkeit, Zahlungen in Echtzeit zu überwachen.

Maria Draganova, Process Specialist bei Baton, erklärt:

„In Echtzeit sieht man, wer was wo ausgegeben hat – sogar noch bevor der Beleg hochgeladen wurde.“

Alle diese Funktionen stehen auch bei den virtuellen Payhawk-Karten zur Verfügung, die das Baton-Team in Sekundenschnelle an Mitarbeitende ausgeben kann. Diese Karten lassen sich einfach in die mobile Wallet integrieren, wodurch Wartezeiten entfallen und der Ablauf für alle deutlich schneller wird.

Ein weiterer Vorteil, den sowohl das Finanzteam als auch die Mitarbeitenden sehr schätzen, ist die Möglichkeit, Karten bei Verlust sofort zu sperren. Früher musste dies über die Bank erfolgen, was ein Risiko für Diebstahl darstellte. Jetzt kann das Team Karten binnen Sekunden über die App sperren. Zudem kann das Finanzteam Karten temporär deaktivieren, wenn Mitarbeitende nicht unterwegs sind und die Karten nicht benötigen – eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme.

Doch die Vorteile für Baton gehen noch weiter:

Lewbina Ilkova, Group Excellence Specialist, sagt:

„Die Benutzeroberfläche ist sehr benutzerfreundlich. Zahlungen werden sofort in der App erfasst, und Belege oder Rechnungen lassen sich einfach hochladen. Die einfache Bedienung der mobilen App ist besonders wichtig für unsere Fahrer.“

Verbesserte Rechnungsverwaltung

Beeindruckt von unseren Zahlungskarten und den Funktionen für das Ausgabenmanagement entschied sich das Baton-Team, ein weiteres Modul der Plattform hinzuzufügen: das Kreditorenmanagement.

Vor der Einführung von Payhawk hatten die Buchhalter Schwierigkeiten, den Fortschritt der Rechnungen nachzuverfolgen, da diese an gemeinsame Postfächer gesendet wurden.

Nelly Dobreva erklärt:

„Jetzt können wir alles zu einer bestimmten Rechnung einsehen: wie viele Tage sie sich in der Prüfungsphase befand und wie viele Tage in der Freigabephase. Dafür haben wir KPIs eingerichtet und können die Daten einfach berichten.“

Früher dauerte es bei Baton lange, bis eine Rechnung die richtige Person zur Freigabe erreichte. Mit unserer Lösung wählt der Buchhalter jetzt einfach die passende Kostenstelle aus, woraufhin der Freigabeprozess automatisch gestartet wird.

Das Team gewinnt dadurch auch an Transparenz: Es ist klar ersichtlich, wie viel jede Kostenstelle ausgegeben hat und wer bei der Rechnungsverarbeitung Verzögerungen verursacht.

„Jeder mit den entsprechenden Zugriffsrechten kann das Payhawk-Dashboard einsehen und sehen, wie viele Rechnungen gerade bearbeitet werden, welche die älteste ist, wer verantwortlich ist und warum die Aufgabe noch nicht abgeschlossen wurde.“

„Wir schätzen das Payhawk-Team stets als sehr verständnisvoll“

Eine der wichtigsten Säulen unserer Unternehmenskultur bei Payhawk ist: Jeder im Payhawk-Team gehört zum Customer Success Team. Und die Zusammenarbeit mit Baton bestätigt dies erneut.

Nelly Dobreva berichtet weiter:

„Was uns von Anfang an bei Payhawk auffiel, ist, dass wir bei Feedback stets auf Hilfe und Verständnis stoßen. Wir sind sicher, dass unser Feedback ernst genommen und in die Roadmap aufgenommen wird. Zudem wird aktiv nach unserer Meinung gefragt, um das Produkt zu verbessern. Es gab sogar Fälle, in denen Funktionen aufgrund unseres Feedbacks hinzugefügt wurden.“

Die Mitarbeitenden von Baton, einschließlich der Fahrer, nutzen aktiv die Payhawk-Chat-Funktion, um Fragen zur Nutzung der Karten und der Plattform zu klären.

Das Baton-Team profitiert zudem von der Unterstützung durch einen Implementierungsmanager, besonders beim Hinzufügen der Multi-Entity-Management-Funktion. Regelmäßige Meetings mit ihrem Customer Success Manager runden den Service ab.

Batons wichtigste Erkenntnisse aus der Zusammenarbeit mit Payhawk

Die wichtigste Lektion, die Baton durch Payhawk gelernt hat? Eine klare Kostenstellenstruktur. Vor der Einführung von Payhawk war diese nicht vorhanden, doch nach Einrichtung und Integration entwickelte das Unternehmen einen sehr effizienten Berichtsprozess.

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