Monatlich fünf Tage Finanzverwaltung sparen – mit Undercurrent
Undercurrent ist eine dynamische Erlebnisagentur, in der Account Manager und Kreative mit voller Energie daran arbeiten, beeindruckende Kampagnen für ihre Kunden zu realisieren. Um bei häufigen Einmalzahlungen und flexiblen Finanzanforderungen den Überblick zu behalten, setzt das Team auf Payhawk – und macht das Ausgabenmanagement so einfach wie effizient.
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Payhawk-Kunde seit
Die Payhawk-Erfahrung von Undercurrent in Zahlen:
- Vollständige Echtzeit-Übersicht über Zahlungen und Ausgaben
- 100 % aller Belege erfasst, sodass keine Ausgaben mehr verloren gehen
- Fünf Tage pro Monat gespart bei der Finanzverwaltung
- Stärkere Verantwortlichkeit im Team durch klare Ausgaberichtlinien
„Wir nutzen Payhawk für sofortige Ausgaben, Reisekosten, das Erfassen und Nachverfolgen von Belegen, Ausgaben-Transparenz, die Echtzeitkontrolle über Unternehmensgelder und vieles mehr. Payhawk ist vollständig in all unsere Finanzprozesse integriert.“
Das Leben vor Payhawk
Bevor Undercurrent auf unsere Lösung umstieg, war die Verwaltung von Ausgaben zeitaufwendig und mühsam. Jedes Teammitglied nutzte eine Geschäftskreditkarte, und die Finanzabteilung musste auf die monatlichen Abrechnungen warten, um alle Ausgaben manuell abzugleichen. Eine Echtzeit-Übersicht zu erhalten, war nahezu unmöglich – und das Team wusste, dass es einen besseren Weg geben musste.
"Payhawk wurde uns wärmstens empfohlen, und wir waren sofort begeistert, wie es uns volle Kontrolle über unsere Ausgaben verschafft. Wir haben kurz einen Wettbewerber getestet, aber zuvor nutzten wir traditionelle Kreditkarten, die viele Verzögerungen verursachten, da wir auf monatliche Abrechnungen warten mussten," erklärt Stuart Bellet, Finanzcontroller bei Undercurrent.
Für ein schnell arbeitendes Team, das mehrere Projekte betreut und zahlreiche Einmalzahlungen tätigt, war das Nachverfolgen von Belegen, die Kontrolle der Ausgaben und die manuelle Prüfung aller Kosten am Monatsende ein mühsamer und gefürchteter Prozess.
Kontrolle über Ausgaben übernehmen und fünf Tage pro Monat sparen
Seit der Einführung von Payhawk hat das Team von Undercurrent die Ausgabenverwaltung deutlich vereinfacht, die Compliance gestärkt und wertvolle Zeit gespart. Die vier größten Vorteile sehen sie wie folgt:
1. Echtzeit-Kontrolle und volle Ausgabenübersicht:
Die Finanzabteilung von Undercurrent behält nun jederzeit den Überblick über alle Zahlungen, hat mehr Kontrolle über die Ausgaben des Teams und kann dank Echtzeit-Abstimmungen Engpässe am Monatsende vollständig vermeiden.
Sehen Sie unten, wie Undercurrent bei der Installation einer riesigen Payhawk-Karte in London arbeitet.
2. Vereinfachte Belegerfassung und Compliance
Mit Payhawk stellt das Team von Undercurrent sicher, dass 100 % der Belege erfasst werden. So sind Mehrwertsteuer-Rückforderungen korrekt und keine Informationen gehen verloren.
Stuart berichtet:
„Das Nachverfolgen physischer Belege war für uns eine echte Herausforderung. Etwa 25 % der Belege gingen verloren, bevor das Team die Ausgaben am Monatsende einreichte! Jetzt erfassen wir 100 % der Belege und stellen sicher, dass alle Mehrwertsteuer-Rückforderungen korrekt bearbeitet werden.“
3. Sofortige Kartenausgabe und flexible Ausgaben
Als wachsendes Unternehmen mit mehreren parallelen Projekten benötigte Undercurrent ein System, das neue Teammitglieder schnell und unkompliziert mit Karten ausstattet.
Mit Payhawk kann die Finanzabteilung Firmenkarten nun sicher in Sekundenschnelle ausgeben, sodass Mitarbeitende sofort über die nötigen Mittel verfügen.
"Die Möglichkeit, Karten sofort und unkompliziert auszugeben, ist ein riesiger Vorteil für uns. Für ein wachsendes Team entlastet das die Finanzabteilung enorm," erklärt Stuart.
4. Zeitersparnis und Automatisierung
Ein Kernziel von Payhawk ist es, unseren Kunden Zeit zu sparen – und das Team von Undercurrent berichtet von Einsparungen von ca. fünf Tagen pro Monat.
Die Automatisierung von Belegtracking, Einreichung, Abstimmung und Reporting reduziert die Arbeitsbelastung drastisch, beseitigt manuelle Aufgaben und schafft Zeit für strategische und kreative Projekte.
Stuart ergänzt:
„Wenn wir alle Verwaltungsstunden zusammenrechnen… haben wir leicht fünf Tage pro Monat eingespart! Das ist eine enorme Zeitersparnis. Weniger Verwaltung bedeutet für ein kreatives Unternehmen einen klaren Gewinn für alle.“
Veränderung der Ausgabenkultur: Mehr Verantwortlichkeit & Compliance
Dank Echtzeit-Transparenz und klaren Limits in der App hat das Team von Undercurrent nun einen klaren Überblick über Budgets. Diese Sichtbarkeit hilft, Ausgaben im Rahmen zu halten, den ROI zu verfolgen und stärkt Verantwortlichkeit sowie Compliance im gesamten Unternehmen.
Stuart beschreibt:
„Unsere Echtzeit-Übersicht hat das Team bewusster mit den Ausgaben umgehen lassen. Nichts ist klarer, als die Limits schwarz auf weiß in der App zu sehen – das macht alle verantwortlich für ihre Ausgaben und die Belegerfassung.“
Ihre nächsten Schritte
Für eine schnelllebige Kreativagentur wie Undercurrent ist Zeit das wertvollste Gut. Wir haben geholfen, manuelle Ineffizienzen zu beseitigen, Echtzeit-Finanzübersicht zu gewinnen und die Verantwortlichkeit zu steigern.
Stuart erklärt:
„Wir nutzen Payhawk für sofortige Ausgaben, Reisekosten, Belegerfassung, Ausgaben-Transparenz, die Echtzeitkontrolle über Unternehmensgelder und noch vieles mehr. Payhawk ist vollständig in all unsere Finanzprozesse integriert.“
Mit einem optimierten Ausgabenmanagement – inklusive benutzerfreundlicher App und weit akzeptierter Karten – kann sich Undercurrent nun auf das Wesentliche konzentrieren: außergewöhnliche Arbeit für seine Kunden zu liefern.
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