Einblicke eines CFO: Konstantin Dzengozov über die Kraft einer Ausgabenkultur

Wir haben kürzlich mit dem unabhängigen Forschungsinstitut Coleman Parkes zusammengearbeitet, um 1.000 Finanzleiter großer Unternehmen in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Bulgarien und Spanien zur Bedeutung und den Auswirkungen einer klar definierten Ausgabenkultur zu befragen.

Anschließend haben wir uns mit unserem CFO Konstantin Dzhengozov zusammengesetzt, um die Ergebnisse zu analysieren, seine Einschätzung zur Entwicklung einer starken Ausgabenkultur einzuholen und darüber zu sprechen, welche Rolle KI und Automatisierung bei der Förderung effizienter Ausgabenmechanismen spielen.

Wie würden Sie „Ausgabenkultur“ definieren und warum ist sie für Unternehmen heute so wichtig?

Die Definition und Förderung einer gesunden Ausgabenkultur ist längst kein „Nice-to-have“ mehr – sie ist eine geschäftliche Notwendigkeit. Warum? Weil der Umgang eines Unternehmens mit Ausgaben direkten Einfluss auf seine Prioritäten, seine Verantwortlichkeit und seine Skalierbarkeit hat.

Konstantin Dzhengozov, CFO und Mitbegründer von Payhawk, sagt:

"Im Kern dreht sich die Ausgabenkultur darum, wie Ihr Unternehmen mit Ausgaben umgeht – von der Budgetverwaltung über Entscheidungsprozesse bis hin zur Verteilung von Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen.

Unsere jüngste CFO-Studie hat ergeben, dass 85 % der Unternehmen die Notwendigkeit einer Ausgabenkultur sehen, aber nur 31 % tatsächlich eine definierte Kultur haben. Das ist bedauerlich, aber nicht überraschend. Tatsächlich hat jedes Unternehmen eine Ausgabenkultur – unabhängig davon, ob es großzügige Freiheiten gewährt oder strenge Regeln setzt. Der Unterschied liegt darin, wie greifbar sie ist. Oft scheitert es daran, dass das Finanzteam sie nicht aktiv gestaltet und für die Mitarbeiter erlebbar macht.

Bei Payhawk betrachten wir eine gesunde Ausgabenkultur als einen entscheidenden Faktor für mehr Transparenz, Kontrolle, Zusammenarbeit und Effizienz. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es wichtiger denn je, wettbewerbsfähig zu bleiben – und dazu gehören insbesondere zwei entscheidende Maßnahmen:

• Ihr Team mit klaren Ausgabenrichtlinien und eindeutig definierten Verantwortlichkeiten auszustatten.
• und es mit den richtigen Tools auszustatten, damit es Ausgaben nach Bedarf und ohne Risiko tätigen kann

61 % der CFOs sagen, dass eine klar definierte Ausgabenkultur wichtig für das Unternehmenswachstum ist.

Warum ist Verantwortlichkeit für wachsende Unternehmen so wichtig und wie kann Ihre Ausgabenkultur dies unterstützen?

Die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter ist ein zentraler Bestandteil jeder starken Ausgabenkultur – sie ermöglicht schnelles Handeln, ohne dabei Kontrolle und Transparenz zu verlieren. 38 % der CFOs bestätigen, dass eine klar definierte Ausgabenkultur die Verantwortlichkeit in ihrem Unternehmen spürbar verbessert hat.

„Ihre Mitarbeiter sind es, die Ausgaben tätigen – und sie wissen am besten, wofür und warum“, erklärt Konstantin.

Es ist entscheidend, ihnen die richtigen Tools an die Hand zu geben, während Sie die Kontrolle behalten. Funktionen wie Kartenlimits, Genehmigungs-Workflows und Einmalkarten sind ein guter Anfang.

Es ist auch sinnvoll, die Kategorisierung der Ausgaben direkt in ihre Hände zu legen. Wir schreiben das Jahr 2025 – Finanzteams sollten keine wertvolle Zeit mehr damit verbringen, Belege zu entschlüsseln und Ausgaben manuell zu kategorisieren. Mit einer Lösung wie Payhawk können sie stattdessen ihre Mitarbeiter mit Firmenkarten und einer benutzerfreundlichen App ausstatten, die vordefinierte Kategorien und benutzerdefinierte Felder enthält – festgelegt von der Finanzabteilung und der Geschäftsleitung.

Außerdem sorgen Echtzeit-Abgleich, native ERP-Integrationen (z. B. NetSuite, Xero) und durch Automatisierung und maschinelles Lernen unterstützte Kategorieempfehlungen für eine nahtlose und sofortige Transparenz.

All das hilft zudem, Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, dass jeder Cent nachverfolgt wird. Ja, für einige mag das nach „Big Brother“ klingen – doch für Finanzteams ist dies unerlässlich. Die lückenlose Nachverfolgung aller Ausgaben und vollständige Transparenz können den entscheidenden Unterschied ausmachen: zwischen Budgettreue und Budgetüberschreitung oder sogar zwischen finanzieller Sicherheit und Betrugsrisiken.

Unser Kunde, das Unternehmen für stationäre Gesundheitsversorgung Wellpointe Inc., teilt Konstantins Meinung. George Kutnerian, CEO und Mitbegründer von Wellpointe, sagt:

Wir haben unsere Ausgabenverantwortlichen dazu befähigt, ihre eigenen Transaktionen direkt in Payhawk zu kodieren. Und wenn ich von Kodierung spreche, meine ich nicht einfach eine Notiz neben der Ausgabe – unser vollständiger Kontenplan ist in Payhawk integriert. So habe ich dem Team ein leistungsstarkes Tool an die Hand gegeben, das unsere Erwartungen klar definiert und uns dabei unterstützt, eine transparente und nachhaltige Ausgabenkultur aufzubauen.

Wie können Finanzleiter die Ausgaben und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter stärken?

Mitarbeiter zu befähigen bedeutet, eine Ausgabenkultur zu schaffen, die ihnen Klarheit darüber gibt, wo sie stehen, und ihnen gleichzeitig die richtigen Werkzeuge an die Hand gibt, um verantwortungsbewusst mit Geld umzugehen“, erklärt Konstantin.

Leider können CFOs dabei auf Hindernisse stoßen. Die Umfrageergebnisse waren aufschlussreich:

Welche Faktoren, wenn überhaupt, könnten Sie davon abhalten, Ihren Mitarbeitern mehr Autonomie zu geben?

• 51 % Angst vor Betrug
• 47 % mangelnde Transparenz
• 44 % mangelndes Vertrauen
• 39 % mangelnde Ausgabenkontrolle und Risiko von Mehrausgaben
• 35 % Fehlerrisiko

Mit Payhawk haben Ihre Mitarbeiter klare Ausgabenlimits und Richtlinien im System integriert – egal, ob sie eine Firmenkreditkarte verwenden oder eine Spesenabrechnung einreichen. Dank einer Reihe von Funktionen wie:

1. Einweg-, Abonnement-, Lieferanten-, Kraftstoff-, Reise- und Spesenabrechnungen-, Zusatzleistungen- und Beschaffungskarten (und mehr!)
2. Firmenkreditkarten mit integrierten Steuerelementen, mit denen Sie Transaktionszeiten festlegen und Ausgaben für bestimmte Händler, Kategorien, Länder, Regionen usw. genehmigen oder blockieren können
3. Workflows für die Genehmigung von Zahlungen und Ausgaben mit benutzerdefinierten Schritten und Automatisierung (mit Regeln und Auslösern, die auf Teamstruktur, Kategorien, benutzerdefinierten Feldern und festgelegten Limits basieren)
4. Automatisierte Funktionen für Beschaffung und Bezahlung (PO)
5. Kartensperrung bei Verlust und Diebstahl
6. Automatische Sperrung bei verspäteten Ausgaben und fehlenden Belegen
7. Tagespauschalen und einfache Kilometererfassung
8. und vieles mehr

„Und das Beste daran: All das liegt direkt in den Händen Ihrer Mitarbeiter. Sie haben ihre physische Firmenkarte, ihre virtuelle Karte und die App – alles ist bereit, um sie dabei zu unterstützen, ihre geschäftlichen Ausgaben sicher und schnell zu tätigen. So können sie sich sicher und befähigt fühlen, weil sie wissen, dass alle relevanten Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden“, sagt Konstantin.

Adrià Vázquez, Finanzdirektor bei VICIO, stimmt dem zu und sagt: „Sobald Geld ausgegeben wurde, kann es nicht mehr zurückgeholt werden. Jede Ausgabe, die außerhalb der Richtlinien liegt, kann ein potenzielles Risiko für das Unternehmen darstellen. Doch wenn wir ein starkes Gefühl der Kontrolle bewahren, können wir die Rentabilität unserer Maßnahmen besser bewerten und uns kontinuierlich verbessern. Ich bin zuversichtlich, dass wir unsere Ausgaben dank Payhawks Ausgabenkontrolle und Echtzeit-Überblick über die Ausgaben im Griff haben ...“

Es geht nicht darum, unser Team zu kontrollieren – wir arbeiten mit einer hochqualifizierten Gruppe von Fachleuten. Vielmehr geht es darum, die Zahlen im Blick zu behalten, um vorausschauend zu handeln, Prioritäten zu setzen und uns auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wie verändert KI die Art und Weise, wie Unternehmen mit Ausgabenverwaltung und Rechenschaftspflicht umgehen?

„KI ist zwar das Trendthema schlechthin, aber sie allein ist nicht die treibende Kraft. Bei Payhawk setzen wir auf eine Kombination aus KI, Automatisierung und maschinellem Lernen, um wirklich Großes zu erreichen“, erklärt Konstantin.

Unsere Kunden haben im vergangenen Jahr allein durch Automatisierung beeindruckende 55.000 Stunden bei der manuellen Dateneingabe eingespart. Belege werden in Sekundenschnelle den entsprechenden Transaktionen zugeordnet – ganz ohne mühsame manuelle Eingabe. Gleichzeitig genehmigen wir automatisch Ausgaben, die vordefinierten Regeln entsprechen, und erkennen Anomalien in Echtzeit. All das reduziert menschliche Fehler und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher, ohne dass das Finanzteam ständig zeitaufwendig eingreifen muss.

Mit unserer Lösung können sich Unternehmen auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren – statt Belege zu suchen, Daten manuell einzugeben oder immer wieder Ausgabenrichtlinien zu erklären. Unser Marketingteam bringt es auf den Punkt: „Es ist, als würde man seine Ausgabenkultur auf Autopilot stellen.“
Unsere Technologien sorgen gemeinsam für vollständige Transparenz über alle Ausgabendaten. Und mit KI wird die Zukunft dieser Daten noch vielversprechender – mit neuen Erkenntnissen und optimierten Möglichkeiten im Datenmanagement.

Finanzvorstände sind besonders hoffnungsvoll, was KI angeht. Im Dezember 2024 ergab unsere Studie „The new CFO tech gap report“:

• 87 % der Finanzvorstände blicken optimistisch auf KI und vertrauen darauf, dass sie einen Teil ihrer Aufgaben übernimmt. Viele CFOs erwarten, dass KI insbesondere bei der Datenverarbeitung, Fehlererkennung und Szenariomodellierung unterstützt – sodass sie sich stärker auf strategische Entscheidungen konzentrieren können.
• Interessanterweise gehen 48 % der CFOs davon aus, dass die Teamgröße in den nächsten fünf Jahren durch den Einsatz von KI sogar wachsen wird.

Was sind die konkreten Vorteile einer soliden Ausgabenkultur?

Unsere Studie zeigt zwar, dass aktuell nur 31 % der CFOs über eine klar definierte Ausgabenkultur verfügen – doch 66 % haben sie bereits ganz oben auf ihrer Prioritätenliste.

1. 41 % der CFOs sind dabei, eine solide Ausgabenkultur einzuführen
2. 25 % beabsichtigen, sie in den nächsten 12 Monaten zu einem Schwerpunkt zu machen

Stephen Wilkinson, Finanz- und Betriebsleiter der internationalen Schmuckmarke Astrid & Miyu, beschreibt die Auswirkungen des Wandels teilweise und erklärt:

Als Finanzdirektor weiß ich, wie wichtig Finanzkompetenz über die Finanzabteilung hinaus ist. Mit Payhawk konnten wir unsere Ausgabenkultur intern transformieren und jedem Mitarbeiter die Autonomie geben, sein eigenes Budget verantwortungsvoll zu verwalten.

„Die Ergebnisse dieser Studie bestätigen genau das, was ich in Gesprächen mit CFOs weltweit immer wieder höre – Unternehmen verändern grundlegend ihre Herangehensweise an die Ausgabenkultur“, sagt Konstantin. „CFOs setzen zunehmend auf intelligente Tools, um die Budgetverantwortung zu dezentralisieren und die Zusammenarbeit innerhalb ihrer Organisationen zu stärken. Dabei geht es nicht nur um mehr Finanzkontrolle oder Effizienz, sondern vor allem darum, eine Kultur der Verantwortlichkeit zu etablieren. So können Teams smartere Entscheidungen treffen und ihre Ausgaben gezielt an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten.“

Bei diesem Wandel geht es nicht nur um eine neue Denkweise, sondern auch um die Erschließung messbarer Vorteile. CFOs berichteten, dass sie durch die Einführung einer soliden Ausgabenkultur folgende Erfolge erzielt haben:

• 49 % verbesserte Finanzkontrolle
• 47 % erhöhte Effizienz
• 45 % reduzierte Kosten
• 41 % verbesserte Unternehmensrentabilität
• 38 % verbesserte Rechenschaftspflicht

Sehen Sie sich unten die vollständige Geschichte von Astrid & Miyu an.

Ausgabenkultur zum Leben erwecken: Fünf Schritte zum Aufbau von Rechenschaftspflicht mit intelligenteren Tools

Beim Aufbau einer starken Ausgabenkultur geht es nicht nur darum, Regeln aufzustellen – es geht darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Teams befähigt fühlen, Verantwortung zu übernehmen und wissen, woran sie sind.

Hier sind Konstantins fünf Schritte, um dies zu erreichen:

1. Ausgabenrichtlinien klar und zugänglich machen
„Starten Sie damit, klare Ausgabenrichtlinien zu definieren und sicherzustellen, dass jeder im Team genau weiß, was von ihm erwartet wird. Erklären Sie, warum diese Richtlinien existieren und welchen Einfluss ihre Entscheidungen auf das Unternehmen haben. Wenn Ihre Mitarbeiter das ‚Warum‘ verstehen, entsteht Verantwortlichkeit ganz von selbst.“

2. Dezentralisieren Sie die Budgetverantwortung
“Die Finanzen sollten nicht bei jeder Ausgabenentscheidung ein Engpass sein. Geben Sie den Teams Einblick in die Budgets, damit die Budgetverantwortlichen die Ausgaben in Echtzeit verfolgen, Genehmigungsabläufe festlegen und eine einfache Kommunikation (wie plattforminterne Kommentare) über fehlende Ausgabeninformationen ermöglichen können – und das alles unter Einhaltung der Sicherheitsvorkehrungen."

3. Verwenden Sie Tools, die Kontrolle in den Prozess integrieren
„Technologie sollte Ihre Richtlinien nicht ersetzen, sondern sie erweitern. Mit Tools wie Payhawk können Sie Ausgabenlimits festlegen, Transaktionen blockieren, Genehmigungen automatisieren und vieles mehr – und das alles direkt dort, wo die Geschäftsausgaben entstehen.“

4. Automatisierung, um Zeit zu sparen und Reibungsverluste zu reduzieren
„Automatisierung bedeutet nicht nur Zeitersparnis – sie minimiert auch Fehler und Frustration. Indem Prozesse wie Spesenabrechnungen, Genehmigungsabläufe und Abgleiche automatisiert werden, können sich Ihre Teams auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Es geht darum, smarter zu arbeiten, nicht härter.“

5. Unterstützung der Verantwortlichkeit
„Eine starke Ausgabenkultur bedeutet nicht nur Kontrolle über Zahlen, sondern auch die Befähigung Ihrer Mitarbeiter. Geben Sie Ihren Teams Klarheit und Sicherheit, indem Sie ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand geben. Mit einem durch intelligente Technologie unterstützten Rahmen können sie selbstständig und effizient handeln – ohne unnötige Hürden.“

Ihre nächsten Schritte

Möchten Sie die Kontrolle übernehmen und die Rentabilität mit einer intelligenteren Ausgabenkultur steigern? Buchen Sie eine persönliche Demo, um noch heute mit einem unserer internen Experten zu sprechen. Warum eine Demo?

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Unser Team steht Ihnen mit einer ausführlichen Beratung zur Seite, beantwortet all Ihre Fragen und sorgt dafür, dass Sie die Plattform und ihre Funktionen vollständig verstehen. Sie erhalten wertvolle Einblicke und maximale Transparenz – inklusive einer umfassenden Fragerunde. Ganz ohne Verpflichtungen, aber mit der fachkundigen Unterstützung, die Sie brauchen, um die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.