CFO Talks: Konstantin Dzengozov over het opbouwen van financiële verantwoordelijkheid door een sterke uitgavencultuur

Onlangs hebben we in samenwerking met het onafhankelijke onderzoeksbureau Coleman Parkes 1.000 financieel managers van grote organisaties in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Nederland, Bulgarije en Spanje ondervraagd over het belang en de impact van een gedefinieerde uitgavencultuur.

We spraken met onze CFO Konstantin Dzhengozov over de resultaten, zijn kijk op het creëren van een uitgavencultuur en de plaats van AI en automatisering als het gaat om cultuurondersteunende uitgavenmechanismen.

Hoe zou je “uitgavencultuur” definiëren en waarom is het tegenwoordig zo belangrijk voor bedrijven?

Het definiëren en koesteren van een gezonde uitgavencultuur is niet langer een “nice-to-have” - het is een zakelijke noodzaak. Waarom? Omdat de manier waarop een bedrijf uitgaven benadert een enorme invloed heeft op de prioriteiten, de verantwoordelijkheid en het vermogen om te schalen.

Konstantin Dzhengozov, CFO en co-founder van Payhawk, zegt:

"In de kern gaat uitgavencultuur over hoe je bedrijf uitgaven benadert. Het omvat de manier waarop je budgetten beheert, beslissingen neemt en verantwoordelijkheid deelt binnen je bedrijf.

Uit ons recente CFO-onderzoek blijkt dat 85% van de bedrijven inzicht heeft in de uitgavencultuur, maar dat slechts 31% daadwerkelijk een gedefinieerde cultuur heeft. Dat is jammer, maar niet verrassend. En ik zou zeggen dat vrijwel elk bedrijf wel een uitgavencultuur heeft, of die nu gericht is op het geven van vrijheid of juist heel streng is. Het is alleen niet altijd tastbaar - of beter gezegd, het financiële team heeft het niet tot leven kunnen brengen voor medewerkers."

Bij Payhawk zien we een gezonde uitgavencultuur als iets dat transparantie, controle, samenwerking en snelheid bevordert. En we erkennen dat je in de snelle omgeving van vandaag de dag veel moet doen om concurrerend te blijven, waaronder twee grote dingen:

• Je team op één lijn brengen met duidelijke uitgavenregels en verantwoordelijkheid
• Ze de juiste tools geven om uit te geven wat ze nodig hebben, zonder risico's.

61% van de CFO's zegt dat een goed gedefinieerde uitgavencultuur belangrijk is voor bedrijfsgroei.

Waarom is verantwoording zo belangrijk voor groeiende bedrijven en hoe kan de uitgavencultuur dit ondersteunen?

Verantwoordelijkheid van medewerkers zou een belangrijk onderdeel moeten zijn van elke goede uitgavencultuur om snel te kunnen groeien en controle en zichtbaarheid te behouden. 38% van de CFO's zegt dat een gedefinieerde uitgavencultuur de verantwoording in hun organisatie verbetert.

"Het zijn je medewerkers die uitgaven creëren. Zij zijn ook degenen die weten wat en waarom ze uitgeven, “ legt Konstantin uit.

"Het is zinvol om hen de juiste tools te geven om uitgaven te doen terwijl jij de controle behoudt; functies zoals kaartcontroles, goedkeuringsworkflows en kaarten voor eenmalig gebruik zijn een goed begin.

Het is ook zinvol om het categoriseren van uitgaven direct in hun handen te leggen. Het is 2025, financiële teams zouden geen uren moeten verspillen aan het ontcijferen van bonnetjes en het classificeren van uitgaven. Met een oplossing als Payhawk kunnen ze in plaats daarvan hun werknemers dit laten doen met kaarten en de gebruiksvriendelijke app, met categorieën en aangepaste velden die vooraf zijn ingesteld door financiën en het management.

Plus, met realtime reconciliatie, native ERP-integraties (denk aan NetSuite, Exact, AFAS) en categorie-aanbevelingen ondersteund door automatisering en machine learning, is directe zichtbaarheid naadloos.

Dit alles helpt je medewerkers er ook aan te herinneren dat elke cent wordt bijgehouden. Ja, ik weet dat dit voor sommige mensen in je bedrijf een beetje “big brother” zal klinken, maar het is echt een non-negotiable iets voor financiële teams. Alle uitgaven bijhouden en volledig inzicht krijgen kan het verschil maken tussen te veel uitgeven of afglijden naar frauderisico's."

Onze klant in de gezondheidszorg, Wellpointe Inc. deelt het sentiment van Konstantin. George Kutnerian, CEO en medeoprichter van Wellpointe, zegt:

We hebben onze spenders in staat gesteld om hun eigen transacties te coderen met Payhawk. En als ik zeg coderen, bedoel ik niet dat ze er alleen maar een notitie naast zetten; ons rekeningstelsel leeft echt in Payhawk... Ik heb het team een hulpmiddel gegeven om onze verwachtingen te versterken en ons te helpen een transparante uitgavencultuur op te bouwen.

Hoe kunnen financiële leiders medewerkers meer verantwoordelijkheid geven voor hun uitgaven?

Medewerkers zeggenschap geven gaat over het opbouwen van een uitgavencultuur waarin ze weten waar ze aan toe zijn en waarin ze de middelen krijgen om verantwoord te besteden, legt Konstantin uit.

Helaas kunnen er dingen in de weg staan voor CFO's. De resultaten van de enquête waren onthullend; we vroegen:

Welke factoren weerhouden je ervan om je medewerkers meer autonomie te geven?

• 51% angst voor fraude
• 47% gebrek aan zichtbaarheid
• 44% gebrek aan vertrouwen
• 39% gebrek aan controle over uitgaven en risico op overbesteding
• 35% risico op fouten

Met Payhawk hebben je werknemers duidelijke uitgavenlimieten en beleidsregels in het systeem ingebouwd - of ze nu een zakelijke betaalkaart gebruiken of een onkostendeclaratie indienen. Het is bijna onmogelijk voor hen om te veel uit te geven dankzij een mix van functies zoals:

1. Kaarten voor eenmalig gebruik, abonnementen, leveranciers, brandstof, inkoop (en meer!)
2. Zakelijke kaarten met ingebouwde controles waarmee je transactietijden kunt instellen en uitgaven voor specifieke winkeliers, categorieën, landen, regio's en meer kunt goedkeuren of blokkeren
3. Goedkeuringsworkflows voor fondsen en uitgaven met aangepaste stappen en automatisering (met regels en triggers op basis van teamstructuur, categorieën, aangepaste velden en ingestelde limieten)
4. Geautomatiseerde procure-to-pay (PO) functies
5. Verloren of gestolen kaarten direct blokkeren
6. Automatische blokkeren van kaarten voor ontbrekende bonnetjes
7. Per diems en eenvoudig bijhouden van kilometers
8. En nog veel meer...

"En het punt is dat je dit allemaal in de palm van de hand van je werknemer hebt. Ze hebben hun fysieke zakelijke betaalkaart, hun virtuele kaart en de app. Het is er allemaal en klaar om hen te ondersteunen om uit te geven wat ze nodig hebben voor hun werk, op een veilige maar snelle manier. Ze kunnen met een gerust hart geld uitgeven, omdat ze weten dat alle relevante veiligheidsmaatregelen aanwezig zijn,” zegt Konstantin.

Adrià Vázquez, Finance Director bij VICIO, is het hiermee eens: “Als geld eenmaal is uitgegeven, kan het niet meer worden teruggehaald. Alles wat buiten het beleid valt, kan een risico vormen voor het bedrijf. Maar door een sterk gevoel van controle te behouden, kunnen we de winstgevendheid van onze acties evalueren en voortdurend verbeteren. Ik heb er vertrouwen in dat we onze uitgaven onder controle hebben dankzij de uitgavencontroles van Payhawk en het realtime overzicht van de uitgaven..."

Het gaat niet om het controleren van ons team, want we hebben een zeer capabele groep professionals; het gaat om het controleren van de cijfers om te anticiperen, prioriteiten te stellen en te focussen op wat belangrijk is.

Hoe verandert AI de manier waarop bedrijven uitgavenbeheer en verantwoording benaderen?

"Nou, hoewel AI op dit moment het populairste onderwerp is, is het niet alleen AI dat hier hard aan het werk is. Bij Payhawk werkt onze combinatie van AI, automatisering en machine learning samen om echt zwaar werk te verrichten, “ vervolgt Konstantin.

Onze klanten bespaarden vorig jaar alleen al 55.000 uur aan handmatige gegevensinvoer dankzij automatisering. We matchen binnen enkele seconden bonnetjes met transacties zonder vervelende gegevensinvoer, keuren automatisch uitgaven goed die voldoen aan vooraf gedefinieerde regels en markeren onregelmatigheden in real-time. Dit alles samen vermindert menselijke fouten en zorgt voor compliance zonder voortdurend tijdrovend toezicht van het financiële team.

Met onze oplossing kunnen bedrijven zich richten op activiteiten die waarde toevoegen in plaats van bonnetjes na te jagen, handmatige gegevensinvoer te doen en voortdurend het uitgavenbeleid te communiceren. Ons marketingteam heeft gezegd: “Het is alsof je je uitgavencultuur op de automatische piloot zet.

Onze technologieën bieden samen ook volledig inzicht in alle uitgavengegevens. En de toekomst van die gegevens ziet er nog rooskleuriger uit met AI, met positiviteit rond nieuwe inzichten en mogelijkheden voor gegevensbeheer.

Vooral CFO's zijn hoopvol over AI, en in december 2024 bleek uit ons onderzoek, De CFO en de digitale kloof, dat:

• 87% van de CFO's is optimistisch over AI en vertrouwt erop dat het een deel van hun verantwoordelijkheden overneemt. (Velen verwachten dat AI helpt met gegevensverwerking, foutdetectie en scenariomodellering, zodat ze zich kunnen richten op strategische besluitvorming)
• 48% van de CFO's verwacht dat de omvang van teams de komende vijf jaar zal toenemen als gevolg van AI.

Wat zijn de tastbare voordelen van een robuuste uitgavencultuur?

Hoewel uit ons onderzoek bleek dat slechts 31% van de CFO's een gedefinieerde uitgavencultuur heeft, bleek ook dat 66% dit hoog op de agenda heeft staan.

1. 41% van de CFO's is bezig met de invoering van een robuuste uitgavencultuur
2. 25% is van plan er de komende 12 maanden aandacht aan te besteden

Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bij het internationale sieradenmerk Astrid & Miyu, beschrijft de impact van de verschuiving gedeeltelijk en legt uit:

Als financieel directeur is financiële kennis buiten de financiële functie superbelangrijk. Met Payhawk zijn we in staat geweest om de uitgavencultuur intern te veranderen en iedereen autonoom te maken voor zijn eigen budget.

"De bevindingen van dit onderzoek versterken precies wat ik heb gehoord in gesprekken met CFO's wereldwijd - er vindt een echte verschuiving plaats in de manier waarop bedrijven de uitgavencultuur benaderen, ” zegt Konstantin. "CFO's omarmen slimmere tools om budgeteigendom te decentraliseren en samenwerking binnen hun organisaties te bevorderen. Het gaat niet alleen om het verbeteren van financiële controle of efficiëntie; het gaat om het creëren van een cultuur van verantwoordelijkheid die teams in staat stelt om slimmere beslissingen te nemen en hun uitgaven af te stemmen op strategische doelen."

Deze verschuiving gaat niet alleen over het aannemen van een nieuwe denkwijze; het gaat over het ontsluiten van tastbare voordelen. Dit is wat CFO's hebben bereikt door een robuuste uitgavencultuur te omarmen:

• 49% verbeterde financiële controle
• 47% verhoogde efficiëntie
• 45% lagere kosten
• 41% verbeterde winstgevendheid
• 38% meer verantwoordelijkheid

Bekijk het volledige verhaal van Astrid & Miyu in de volgende video (in het Engels)

Uitgavencultuur tot leven brengen: Vijf stappen om verantwoording op te bouwen met slimmere tools

Het opbouwen van een sterke uitgavencultuur gaat niet alleen over het opstellen van regels - het gaat over het creëren van een omgeving waarin teams zich gesterkt voelen, verantwoording nemen en weten waar ze aan toe zijn.

Hier zijn Konstantins vijf stappen om dit te bereiken:

1. Maak het uitgavenbeleid duidelijk en toegankelijk
“Begin met het definiëren van je uitgavenbeleid en zorg ervoor dat iedereen weet wat er wordt verwacht. Leer je teams waarom dit beleid er is en hoe hun keuzes van invloed zijn op het bedrijf. Als mensen het 'waarom' begrijpen, volgt verantwoording vanzelf.”

2. Decentraliseer budget ownership
“Financiën moeten niet een knelpunt zijn voor elke bestedingsbeslissing. Geef teams zichtbaarheid over budgetten zodat budgeteigenaren uitgaven in realtime kunnen volgen, goedkeuringsworkflows kunnen instellen en eenvoudige communicatie mogelijk kunnen maken (zoals opmerkingen/comments in het platform) over ontbrekende informatie over uitgaven - en dat alles terwijl de vangrails op hun plaats blijven."

3. Gebruik tools die controle in het proces inbouwen
“Technologie moet werken als een verlengstuk van je beleid. Met tools als Payhawk kun je uitgavenlimieten instellen, transacties blokkeren, goedkeuringen automatiseren en nog veel meer... en dit alles in de handen leggen van je zakelijke spenders.”

4. Automatiseren om tijd te besparen en frustratie te verminderen
"Automatiseren is niet alleen tijd besparen - het vermindert ook fouten en frustratie. Door zaken als onkostencodering, goedkeuringsworkflows en reconciliatie te automatiseren, kunnen je teams zich richten op waardevoller werk. Het gaat om slimmer werken, niet harder."

5. Verantwoordelijkheid ondersteunen
"Bij een uitgavencultuur gaat het net zo goed om het ‘versterken’ van mensen als om het controleren van cijfers. Laat je teams precies weten waar ze aan toe zijn en help ze met vertrouwen zo snel mogelijk te bewegen door ze vrijheid te bieden binnen een kader dat wordt ondersteund door slimme technologie."

Je volgende stappen

Wil je controle nemen en winstgevendheid stimuleren met een slimmere uitgavencultuur? Boek vandaag nog een persoonlijke demo om met een van onze interne experts te praten.

Waarom een demo?

Je krijgt een persoonlijke, op maat gemaakte rondleiding door ons platform met één van onze deskundige collega’s, of je nu prioriteit geeft aan uitgavenbeheer, zichtbaarheid over al je entiteiten, inkooporders, al het bovenstaande - en veel meer. Ons team geeft je diepgaand advies, beantwoordt al je vragen en zorgt ervoor dat je goed begrijpt hoe alles werkt. Je krijgt de inzichten en het platformoverzicht dat je nodig hebt, plus een diepgaande Q&A sessie maar er zijn geen verplichting, alleen deskundige ondersteuning om je te helpen de juiste beslissing te nemen.