CFO Talks: Константин Дженгозов обяснява как да изградим финансова отчетност чрез култура на управление на разходите

Наскоро си партнирахме с независимата изследователска компания Coleman Parkes, за да анкетираме 1000 финансови лидери от големи организации в България, Обединеното кралство, Франция, Германия, Холандия и Испания относно значението на и ефектите от добре дефинираната култура на управление на разходите.

Срещнахме се с нашия финансов директор Константин Дженгозов, за да обсъдим резултатите и да поговорим за ролята на изкуствения интелект и автоматизацията, и как те могат да помогнат за създаването на фирмена култура за управление на разходи.

Как бихте дефинирали културата на управление на разходите и защо е толкова важна за бизнеса днес?

Създаване и поддържане на здравословна култура на управление на разходите вече не е просто "предимство" — то е бизнес императив. Начинът, по който една компания подхожда към разходите има огромно влияние върху нейните приоритети, отчетност и способност за растеж.

Константин Дженгозов, финансов директор и съосновател на Payhawk, споделя:

"В основата си културата на управление на разходите е свързана с начина, по който вашата компания подхожда към изразходването на средства. Културата включва как управлявате бюджети, вземате решения и разпределяте отговорности в цялата компания.

Нашето скорошно проучване сред финансови директори установи, че 85% от фирмите разбират културата на управление на разходите, но само 31% всъщност имат дефинирана култура. Това е жалко, но не е изненадващо. И бих казал, че почти всяка компания всъщност има разходна култура, независимо дали е много стриктна или е свързана с предоставяне на повече свобода. Просто тя невинаги е осезаема — или по-скоро финансовият екип не е успял да я съживи за служителите."

В Payhawk ние разглеждаме здравословната разходна култура като нещо, което насърчава прозрачността, контрола, сътрудничеството и бързината. Също така осъзнаваме, че в днешната бързо променяща се среда, трябва да направите много, за да останете конкурентоспособни, включително две важни неща:

• Да установите ясни правила за харчене и отчетност в екипа ви
• Да им дадете повече автономност чрез правилните инструменти, за да харчат, когато имат нужда, без риск от злоупотреби

61% от финансовите директори казват, че добре дефинираната култура на управление на разходите е важна за растежа на бизнеса.

Защо отчетността е толкова важна за развиващите се фирми и как вашата култура на управление на разходите може да помогне за нея?

Отчетността на служителите трябва да бъде ключова част от всяка добра култура на управление на разходите, за да се действа бързо и да се поддържа контрол и видимост. 38% от финансовите директори заявиха, че дефинираната култура на управление на разходите повишава отчетността в тяхната организация.

"Вашите служители са тези, които правят разходи. По същия начин те са тези, които знаят какво и защо харчат," обяснява Константин.

"Има смисъл да им се дадат правилните инструменти за харчене, докато вие запазвате контрола; функции като контрол на картите, работни процеси на одобрение и карти за еднократна употреба са добро начало.

Също така има смисъл да се постави категоризирането на разходите директно в техни ръце. 2025 година е, финансовите екипи не трябва да губят часове в разгадаване на касови бележки и класифициране на разходи. С решение като Payhawk те могат вместо това да позволят на служителите си да го правят с карти и лесното за използване приложение, включващо категории и персонализирани полета, предварително зададени от финансите и мениджмънта.

Освен това, с незабавно равняване на разходи и плащания, интегрирането с ERP (например NetSuite, Xero, Sage Intacct), и препоръките за категории, подкрепени от автоматизация и машинно обучение, пълната видимост е безпроблемна.

Всичко това също така помага да се напомни на служителите ви, че всяка стотинка се проследява. Да, знам, че това ще прозвучи малко като "големия брат" на някои хора във вашия бизнес, но това наистина е задължително условие за финансовите екипи. Проследяването на всички разходи и възможността за пълна видимост могат да предотвратят преразходи и риск от измами."

Нашият клиент, компанията за жилищни здравни грижи Wellpointe Inc., споделя мнението на Константин. Джордж Кутнериан, главен изпълнителен директор и съосновател на Wellpointe, казва:

Ние сме дали възможност на нашите разходващи служители да кодират свои собствени транзакции с Payhawk. И когато казвам кодиране, нямам предвид, че те просто слагат бележка до разхода; нашият сметкоплан всъщност живее в Payhawk... Дал съм на екипа инструмент, който да ни помогне да изградим прозрачна разходна култура.

Как финансовите лидери могат да помогнат на служителите да бъдат по-автономни, но и по-отговорни?

Осигуряването на повече на автономност на служителите е свързано с изграждането на култура на управление на разходите, която им позволява да се ориентират във финансовата обстановка и им дава инструментите да изразходват фирмени средства отговорно, обяснява Константин.

За съжаление, има неща, които могат да попречат на финансовите директори. Резултатите от проучването бяха показателни. Ето какво попитахме.

Какви фактори, ако има такива, биха могли да ви спрат да дадете повече автономност на служителите си?

• 51% страх от измама
• 47% липса на видимост
• 44% липса на доверие
• 39% липса на контрол върху разходите и риск от преразход
• 35% риск от грешки

С Payhawk служителите ви ще имат ясни лимити на разходите и правила, вградени в системата - независимо дали използват корпоративна карта или подават разход. Почти невъзможно е да надхвърлят лимита си благодарение на комбинация от функции като:

1. Карти за специфични цели: еднократна употреба, абонаменти, определен доставчик, гориво, представително разходи, карти за снабдяване и поръчки и много други
2. Корпоративни карти с вградени функции за контрол, които ви позволяват да задавате позволен времеви период за транзакции и да одобрявате или блокирате използване при конкретни търговци, категории, държави, региони и др.
3. Процеси на одобрение на разходи с персонализирани стъпки и автоматизация (с правила, базирани на структурата на екипа, категории, персонализирани полета и зададени лимити)
4. Автоматизирани функции за процеса по снабдяване (PO)
5. Замразяване на карта при загуба и кражба
6. Автоматично блокиране при закъсняване на отчитане на разходи и липсващи касови бележки
7. Дневни надбавки и лесно проследяване на пробег
   И още много други.

"И въпросът е, че всичко това е точно в ръката на вашия служител. Те имат своята физическа корпоративна карта, своята виртуална карта и мобилното приложение на Payhawk. Всичко е там и е готово да ги подкрепи да харчат толкова, колкото им е необходимо за работа, по безопасен, но бърз начин. Те могат да се чувстват уверени и автономни да харчат, знаейки, че всички съответни предпазни мерки са налице," казва Константин.

Адриа Васкес, финансов директор във VICIO, се съгласява, казвайки: "След като парите бъдат похарчени, те не могат да бъдат възстановени. Всичко, което се изплъзне от политиката, може да представлява риск за компанията. Но поддържайки силно чувство за контрол, можем да оценим рентабилността на нашите действия и непрекъснато да се усъвършенстваме. Уверен съм, че имаме контрол върху разходите си, благодарение на контрола върху разходите на Payhawk и прегледа на разходите в реално време…"

Не става въпрос за контрол върху нашия екип, тъй като имаме висококвалифицирана група професионалисти; става въпрос за контрол на числата, за да можем да предвиждаме, приоритизираме и се фокусираме върху това, което има значение.

Как AI трансформира начина, по който бизнесът подхожда към управлението на разходите и отчетността?

"Въпреки че изкуственият интелект е най-горещата тема в момента, не само той има значение тук. В Payhawk нашата комбинация от AI, автоматизация и машинно обучение работят заедно, за да свършат наистина тежката работа", продължава Константин.

Миналата година нашите клиенти спестиха 55 000 часа само от ръчно въвеждане на данни благодарение на автоматизацията. Нашето решение равнява разходи с транзакции за секунди без досадно въвеждане на данни, автоматично одобрява разходи, които отговарят на предварително зададени правила, и маркира аномалии в реално време. Всичко това взето заедно намалява човешките грешки и осигурява съответствие с правилата без постоянен надзор от финансовия екип.

С нашето решение фирмите могат да се съсредоточат върху дейности, които добавят стойност, вместо да гонят служители за касови бележки, да въвеждат ръчно данни и постоянно да напомнят правилата за разходите. Както казва нашият маркетингов екип: „все едно слагате вашата култура за управление на разходите на автопилот“.

Комбинацията от нашите технологии предлага пълна видимост върху всички данни за разходите. А бъдещето на тези данни изглежда още по-добро с AI, с повече възможности за анализ и управление на данни.

Финансовите директори са особено обнадеждени относно изкуственият интелект и през декември 2024 г. нашето изследване, Технологичните проблеми пред финансовите директори установи, че:

• 87% от финансовите директори са оптимистично настроени относно AI, доверявайки му се да поеме част от техните отговорности. (Много от тях очакват AI да помогне с обработката на данни, откриването на грешки и моделирането на сценарии, което им позволява да се съсредоточат върху стратегическото вземане на решения)
• 48% от финансовите директори очакват екипите да се увеличат в резултат на AI през следващите пет години

Какви са конкретните ползи от една добра култура на управление на разходите?

Въпреки че нашето изследване разкри, че само 31% от финансовите директори имат дефинирана разходна култура, то също така установи, че 66% я поставят на дневен ред.

• 41% от финансовите директори са в процес на въвеждане на стабилна разходна култура
• 25% възнамеряват да я превърнат във фокус през следващите 12 месеца

Стивън Уилкинсън, финансов и оперативен директор в международната марка за бижута Astrid & Miyu обяснява:

Финансовата грамотност извън финансовата функция е изключително важна. С Payhawk успяхме да променим културата на управление на разходите вътрешно и да дадем автономност на всички за собствения им бюджет.

"Данните от това изследване подсилват точно това, което чувам в разговори с финансови директори по целия свят - има реална промяна в начина, по който бизнесът подхожда към разходната култура", казва Константин.

"Финансовите директори започват да използват по-интелигентни инструменти за децентрализиране на отговорността върху бюджета и насърчаване на сътрудничеството в своите организации. Не става въпрос само за подобряване на финансовия контрол или ефективност; става въпрос за създаване на култура на отчетност, която дава възможност на екипите да вземат по-интелигентни решения и да приведат разходите си в съответствие със стратегическите цели."

Тази промяна e свързана с възприемането на нов начин на мислене, но в заманя отключва напълно осезаеми ползи. Ето какво са постигнали финансовите директори, като са възприели стабилна култура на управление на разходите:

• 49% са подобрили финансовия контрол
• 47% са повишили ефективността
• 45% са намалили разходите
• 41% са подобрили рентабилността на бизнеса
• 38% са подобрили отчетността

Превръщане на културата на управление на разходите в практика: Пет стъпки за изграждане на отчетност

Изграждането на силна култура на управление на разходите не е свързано само с установяването на правила, а със създаването на среда, в която екипите се чувстват автономни, поемат отговорност и знаят къде се намират във финансовата обстановка.

Ето петте стъпки на Константин за осъществяване на тази цел:

1. Направете политиките за разходите ясни и достъпни
   "Започнете, като определите политиките си за разходите и се уверете, че всеки знае какви са очакванията. Информирайте екипите си защо съществуват тези политики и как техният избор влияе на бизнеса. Когато хората разбират „защо“, отговорността следва естествено."

2. Децентрализирайте отговорността за бюджета
   “Финансовият отдел не трябва да забавя всеки разход. Осигурете на екипите си видимост върху бюджетите, за да могат отговорниците на бюджети да проследяват разходите в реално време, да създават процеси на одобрение и да дават възможност за лесна комуникация (например чрез коментари в самата платформа за управление на разходите) относно всяка липсваща информация за разходите - и всичко това, като същевременно запазват предпазните мерки."

3. Използвайте инструменти, които осигуряват контрол
   "Технологията трябва да работи като продължение на вашите фирмени политики. С инструменти като Payhawk можете да задавате лимити на разходите, да блокирате транзакции, да автоматизирате одобренията и много други. И да поставите всичко това в ръцете на вашите потребители."

4. Използвайте автоматизация, за да спестите време и да намалите пречките
   "Автоматизацията не е само за спестяване на време - тя намалява и грешките, и разочарованието. Автоматизирането на неща като кодиране на разходи, процеси на одобрение и равняване позволява на екипите ви да се съсредоточат върху по-ценна работа. Идеята е да се работи не повече, а по-интелигентно.”

5. Дайте повече автономия
   "Културата на разходите е свързана с даването на автономност на хората в същата степен, както и с контрола на числата. Нека вашите екипи знаят точно къде се намират и им помогнете да се движат възможно най-бързо и уверено, като им предложите свобода в определени рамки, подкрепена от интелигентни технологии.”

Какво може да направите

Искате ли да увеличите контрола над разходите и да стимулирате печалбата с по-интелигентна култура на управление на разходите? Запазете безплатна демонстрация, за да разговаряте с някой от нашите експерти още днес.

Ето защо да заявите демонстрация
Наш служител ще ви покаже нашата платформа, ще ви даде експертни насоки, които са съобразени точно с вашите нужди, независимо дали става въпрос за контрол на разходите, за повече видимост при група от дружества, за бюджети или за нещо друго. Нашият екип ще предостави задълбочени консултации, ще отговори на всичките ви въпроси и ще се увери, че ясно разбирате как работи нашето решение. И всичко това без ангажимент от ваша страна, само експертна подкрепа, която да ви помогне да вземете правилното решение за вашия бизнес.