Témoignage de Konstantin Dzhengozov, DAF de Payhawk : comment la gestion autonome des dépenses peut responsabiliser les salariés

Dans le cadre d’une étude récente, Payhawk a travaillé avec le cabinet d'études indépendant Coleman Parkes afin d'interroger 1 000 directeurs financiers issus de grandes entreprises situées au Royaume-Uni, en France, en Allemagne, aux Pays-Bas, en Bulgarie et en Espagne, sur l'importance d’opter pour une gestion plus autonome des dépenses et sur l’impact qui en découle.

Nous nous sommes entretenus avec Konstantin Dzhengozov, notre DAF, afin de discuter des résultats obtenus, connaître son point de vue sur le processus de gestion autonome des dépenses et évoquer la place de l'IA et de l'automatisation dans cette pratique.

Comment définir la « gestion autonome des dépenses » et pourquoi est-elle si importante pour les entreprises aujourd'hui ?

Aujourd’hui, le fait d’opter pour une solution qui participe à l’autonomie des équipes en matière de gestion des dépenses est devenu un impératif commercial pour les entreprises. En effet, la manière dont une entreprise aborde la gestion de ses dépenses aura une incidence directe sur ses priorités, sur la responsabilité de ses salariés et sur sa capacité à se développer.

Konstantin Dzhengozov, DAF et cofondateur de Payhawk, explique :

« La gestion autonome des dépenses concerne essentiellement la façon dont votre entreprise aborde les dépenses ; cela comprend la gestion des budgets, la prise de décisions et le partage des responsabilités au sein de votre entreprise. Notre récente étude menée auprès de 1 000 directeurs financiers a révélé que 85 % des entreprises comprennent l’importance de conférer davantage d’autonomie aux salariés en matière de gestion des dépenses, mais que seulement 31 % d'entre eux ont réellement mis cette solution en place au sein de leur entreprise. C'est regrettable, mais pas surprenant. Je dirais même que l’ensemble des entreprises ont la possibilité d’octroyer davantage d’autonomie à leurs salariés en matière de gestion des dépenses, en définissant une politique relativement libre ou alors plus stricte. Le fait est que la solution n'est pas toujours tangible – ou plutôt, que l'équipe Finance n'a pas réussi à la mettre concrètement en évidence pour les salariés. »

Chez Payhawk, nous sommes convaincus qu’opter pour une gestion plus autonome des dépenses permet de favoriser la transparence, d’améliorer la collaboration entre les équipes, mais également de gagner en contrôle et en rapidité. Par ailleurs, dans un environnement financier en constante évolution, il est nécessaire de redoubler d’efforts afin de rester compétitif. Pour ce faire, il faut notamment parvenir à :

• Définir des politiques de dépenses et des responsabilités claires et les communiquer efficacement aux salariés,
• Fournir les bons outils aux salariés pour leur permettre d’effectuer des dépenses en fonction de leurs besoins et en toute sécurité.

« Aujourd’hui, 61 % des directeurs financiers estiment qu’il faut favoriser l’autonomie des salariés en matière de gestion des dépenses pour pouvoir dynamiser la croissance d’une entreprise. »

Comment la gestion autonome des dépenses permet-elle aux salariés de gagner en responsabilité et favorise-t-elle la croissance des entreprises ?

La responsabilisation des employés doit être un élément clé de l’adoption de la gestion autonome des dépenses pour évoluer rapidement tout en gardant le contrôle et en maintenant une bonne visibilité sur les dépenses de l’entreprise. 38 % des directeurs financiers ont notamment déclaré que les entreprises qui disposent déjà de politiques de dépenses établies sont en mesure de responsabiliser davantage leurs salariés.

Konstantin Dzhengozov partage son point de vue : « Dans une entreprise, les salariés sont ceux qui créent des dépenses. De même, ce sont eux qui savent quelles dépenses ils ont engagées et à quoi elles correspondent. Il est donc logique de leur fournir tous les outils nécessaires pour pouvoir effectuer leurs dépenses en toute sécurité, tout en gardant le contrôle. Pour ce faire, il est recommandé d’adopter une solution comprenant des fonctionnalités telles que des contrôles proactifs sur les cartes d’entreprise, des workflows d'approbation personnalisables ou encore des cartes à usage unique.

Il est également judicieux de leur permettre de créer eux-mêmes leurs propres catégories de dépenses. En 2025, les équipes Finance ne devraient plus perdre des heures à essayer de décrypter les reçus et à classer manuellement les dépenses. Grâce à une solution complète comme Payhawk, elles peuvent déléguer cette tâche aux salariés ; ces derniers disposent ainsi de cartes d’entreprise et d’une application facile à utiliser, qui comprend des catégories et des champs personnalisables prédéfinis par les services Finance et Gestion.

En outre, grâce au rapprochement des dépenses en temps réel, aux intégrations ERP natives (NetSuite, Xero ou Sage Intacct, par exemple) et à la recommandation automatisée de catégories grâce au Machine Learning, il est possible de bénéficier d’une visibilité instantanée en toute transparence.

Tout cela permet également de rappeler à vos salariés que vous avez une visibilité sur chaque dépense engagée. Même si cette situation peut prendre des airs de « Big Brother » selon certaines personnes de votre entreprise, elle est désormais non négociable pour les équipes Finance. En outre, le suivi constant et la visibilité complète sur toutes les dépenses permettent de faire rapidement la différence entre un dépassement de budget et une dérive vers des risques de fraude. »

George Kutnerian, PDG et cofondateur de Wellpointe Inc., partage le sentiment de notre DAF :
« Nous avons donné la possibilité aux salariés qui effectuent des dépenses de catégoriser leurs propres transactions grâce à Payhawk. Notre plan comptable se trouve dans Payhawk, donc chaque salarié est en mesure de l’exploiter et de coder la transaction de manière appropriée. Notre équipe dispose désormais d’un outil qui permettra de renforcer nos attentes et nous aider à responsabiliser davantage nos salariés dans la gestion de leurs dépenses. »

Comment les DAF peuvent-ils responsabiliser les salariés en matière de gestion des dépenses ?

Aujourd’hui, le fait d’octroyer davantage d'autonomie aux salariés consiste à leur fournir tous les outils nécessaires pour effectuer des dépenses et les gérer de manière responsable.

Malheureusement, les DAF peuvent parfois se retrouver confrontés à des situations difficiles. Lors de notre étude, nous leur avions notamment demandé quels obstacles pourraient les empêcher de mettre en place une solution de gestion autonome des dépenses au sein de leur entreprise, les points suivants ont été mis en avant :

• La crainte de la fraude (51 %),
• Le manque de visibilité (47 %),
• Le manque de confiance (44 %),
• Le manque de contrôle des dépenses et les éventuels risques de dépassement des budgets (39 %),
• Le risque d'erreurs (35 %).

Grâce à Payhawk, vos salariés peuvent disposer de limites personnalisables et de politiques de dépenses claires intégrées directement au système, qu'ils utilisent une carte d'entreprise ou soumettent une note de frais.

Grâce aux nombreuses fonctionnalités offertes par Payhawk, les dépassements de budget ne sont plus qu’un lointain souvenir !

En voici une liste non-exhaustive :

• L’émission de cartes pour chaque usage : des cartes One Shot (à usage unique), des cartes pour les abonnements, des cartes pour les fournisseurs, des cartes carburant, des cartes pour les frais de déplacements, etc.
• Des cartes d'entreprise disposant de contrôles avancés qui permettent de définir les heures de transaction et d'approuver ou de bloquer les dépenses en fonction des commerçants, des catégories, des pays, ou encore des régions spécifiques,
• Des workflows d'approbation avec des étapes personnalisées, des règles et des déclencheurs basés sur la structure de l'équipe, les catégories, les champs personnalisés et les limites prédéfinies,
• Des fonctionnalités automatisées de Procure-to-Pay,
• Le gel des cartes perdues ou volées,
• Le blocage automatique des cartes en cas de dépenses en retard et de reçus manquants,
• Le suivi des indemnités journalières et des frais kilométriques.

« Grâce à Payhawk, tout est à portée de main. Votre salarié dispose de sa carte d'entreprise physique, de sa carte virtuelle et de l'application Payhawk, mais également de toutes les ressources nécessaires pour l’aider à effectuer des dépenses dans le cadre de son travail, rapidement et en toute sécurité. Il peut ainsi se sentir en confiance et apte à effectuer des dépenses en toute simplicité, sachant que toutes les mesures de protection nécessaires sont en place », déclare Konstantin Dzhengozov.

Adrià Vázquez, DAF de VICIO, est du même avis :
« Une fois l'argent dépensé, il ne peut plus être récupéré. Tout ce qui sort du cadre de la politique peut représenter un risque pour l'entreprise. En gardant le contrôle, nous pouvons évaluer la rentabilité de nos actions et nous améliorer continuellement. Je suis convaincu que nous gérons mieux nos dépenses grâce aux contrôles personnalisables disponibles dans Payhawk et à la visibilité en temps réel des dépenses. Il ne s'agit pas de contrôler notre équipe, car nos collaborateurs sont très compétents ; il s'agit de contrôler les chiffres afin d’anticiper, d’établir des priorités et se concentrer sur des enjeux plus importants. »

Comment l'IA transforme-t-elle la façon dont les entreprises abordent la gestion des dépenses et la responsabilisation des salariés ?

« Bien que l'intelligence artificielle soit le sujet le plus populaire du moment, elle n'est pas la seule à faire des merveilles. Chez Payhawk, nous avons choisi de combiner l'IA, l'automatisation et le Machine Learning afin d’accomplir de véritables prouesses », poursuit Konstantin Dzhengozov.

En termes de saisie manuelle de données, nos clients ont économisé 55 000 heures l'année dernière grâce à l'automatisation. Nous faisons correspondre les reçus aux transactions en quelques secondes – sans avoir besoin d’entreprendre une saisie de données chronophage et laborieuse –, nous approuvons automatiquement les dépenses qui répondent à des règles prédéfinies et nous signalons les anomalies en temps réel. Tout cela permet de réduire les erreurs humaines et de garantir le respect de la conformité, sans que l’équipe Finance n’ait à effectuer une surveillance constante et fastidieuse.

Grâce à notre solution, les entreprises peuvent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée plutôt que de courir après les reçus, de saisir manuellement les données et de rappeler constamment leurs politiques de dépenses aux salariés. Notre équipe Marketing y voit un immense avantage : « En octroyant davantage d’autonomie à vos salariés concernant la gestion de leurs dépenses professionnelles, c’est un peu comme si vous enclenchiez le pilotage automatique. »

Par ailleurs, notre technologie permet de disposer d’une visibilité complète sur toutes les données relatives aux dépenses. Et l'avenir de ces données s'annonce encore plus prometteur avec l'IA, notamment grâce aux nouvelles perspectives et aux nouvelles opportunités de gestion des données.

Les directeurs financiers sont particulièrement optimistes quant à l'IA. En décembre 2024, notre étude intitulée « Les DAF à la croisée des chemins numériques » a révélé que :

• 87 % des directeurs financiers sont optimistes à l’égard de l'IA et lui font confiance pour assumer certaines de leurs responsabilités – beaucoup s'attendent à ce que l'IA les aide dans le traitement des données, la détection des erreurs et la modélisation de scénarios, ce qui leur permettra de se concentrer sur la prise de décisions stratégiques.
• 48 % des DAF s'attendent à ce que la taille des équipes augmente en raison de l'IA au cours des cinq prochaines années.

Opter pour une gestion plus autonome des dépenses : quels sont les avantages concrets ?

Si notre étude a révélé que seuls 31 % des directeurs financiers affirment disposer d’un cadre bien défini en matière de gestion autonome des dépenses, elle a également dévoilé que 66 % d’entre eux souhaitent en faire une priorité. En outre, 41 % des DAF s’emploient actuellement à octroyer davantage d’autonomie à leurs salariés en introduisant un cadre bien défini et 25 % d’entre eux entendent en faire une priorité au cours des 12 prochains mois.

Stephen Wilkinson, Directeur Finance & Opérations de la marque internationale de bijoux Astrid & Miyu, décrit en partie l'impact de ce changement :

« En tant que directeur financier, la capacité des autres départements à comprendre le fonctionnement des finances de l’entreprise est un élément essentiel à mes yeux. Grâce à Payhawk, nous avons été en mesure de transformer la façon dont nous gérons les dépenses pour tous nos collaborateurs, tout en offrant à chaque responsable la possibilité de gérer son propre budget de manière autonome. »

« Les résultats de cette étude confirment exactement ce que j'ai pu entendre lors de mes échanges avec des directeurs financiers du monde entier : un véritable changement est en train de s'opérer dans la façon dont les entreprises abordent la gestion autonome des dépenses », déclare Konstantin Dzhengozov. « Les directeurs financiers adoptent des outils plus intelligents pour décentraliser la responsabilité budgétaire et favoriser la collaboration au sein de leur entreprise. Il ne s'agit pas seulement d'améliorer le contrôle financier ou de gagner en efficacité ; il s'agit de créer une culture de la responsabilité qui permette aux équipes de prendre des décisions plus éclairées et d'aligner leurs dépenses sur leurs objectifs stratégiques. »

Ce changement ne consiste pas seulement à adopter un nouvel état d'esprit, mais aussi à obtenir des avantages concrets. Après avoir conféré davantage d’autonomie à leurs salariés en matière de gestion de leurs dépenses, les DAF ont notamment relevé :

• Une amélioration du contrôle financier (49 %),
• Un gain d’efficacité (47 %),
• Une réduction des coûts (45 %),
• Une meilleure rentabilité (41 %),
• Une augmentation de la responsabilité des salariés (38 %).

Découvrez ci-dessous le témoignage vidéo d'Astrid & Miyu (en anglais) :

Cinq étapes à suivre pour renforcer la responsabilité des salariés grâce à des outils plus intelligents

Le fait de conférer davantage d’autonomie aux salariés en matière de gestion des dépenses ne consiste pas seulement à établir des règles : il faut créer un environnement dans lequel les équipes se sentent plus autonomes, assument leurs responsabilités et connaissent leur rôle.

Voici les cinq étapes proposées par notre DAF pour y parvenir :

1. Rendre les politiques de dépenses claires et accessibles
Commencez par définir vos politiques de dépenses et assurez-vous que chacun connaisse son rôle. Expliquez à vos équipes pourquoi ces politiques existent et comment leurs choix peuvent exercer un impact sur l'entreprise. Lorsque les gens ont connaissance des raisons, alors la responsabilisation s'ensuit naturellement.

2. Décentraliser la propriété du budget
Le suivi et l’approbation de chaque dépense ne devraient pas être perçus comme des goulots d’étranglement. Donnez aux équipes une visibilité sur les budgets afin de permettre aux responsables de suivre les dépenses en temps réel, de définir des workflows d'approbation et de faciliter la communication (par exemple via des commentaires sur la plateforme) sur toute information manquante concernant les dépenses, tout en maintenant des garde-fous.

3. Utiliser des outils qui intègrent le contrôle dans le processus
La technologie utilisée doit être une extension de vos politiques de dépenses. Grâce à des outils comme Payhawk, vous pouvez fixer des limites de dépenses, bloquer des transactions, automatiser les approbations et mettre tout cela entre les mains des salariés chargés d’effectuer des dépenses pour l’entreprise.

4. S’appuyer sur l’automatisation pour gagner du temps et réduire les frictions
L'automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps, elle réduit également les erreurs… et le sentiment de frustration. L'automatisation de tâches telles que la catégorisation des dépenses, les workflows d'approbation et le rapprochement des dépenses permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’objectif : travailler plus intelligemment.

5. Favoriser la responsabilisation
Le fait d’opter pour une gestion plus autonome des dépenses consiste autant à responsabiliser les salariés qu'à contrôler les chiffres. Faites savoir à vos équipes en quoi consiste leur rôle et aidez-les à évoluer le plus rapidement possible en toute confiance et en leur offrant suffisamment de liberté, tout en leur fournissant un cadre sous-tendu par une technologie intelligente.

Vous souhaitez opter pour une solution de gestion plus autonome des dépenses afin de gagner en contrôle et en rentabilité ? Réservez dès à présent une démo personnalisée et discutez-en avec l’un de nos experts !