5 façons de soutenir la responsabilisation des employés, à commencer par la gestion des notes de frais

Les managers doivent prendre soin de leurs équipes et leur faire sentir qu'ils peuvent atteindre n'importe quel objectif, avoir une communication ouverte et se sentir à l'aise lorsque des échecs surviennent. Permettre aux membres d'une équipe de penser par eux-mêmes et de collaborer avec d'autres équipes permet également aux employés d'être plus créatifs et de proposer de nouvelles idées. Des études montrent que lorsque les employés se sentent plus autonomes dans leur travail, l'entreprise a tendance à être 21 % plus rentable.

En outre, les employés non engagés peuvent coûter des millions aux entreprises. Au Royaume-Uni, on estime que les employés désengagés coûtent 340 milliards de livres sterling à l'économie nationale chaque année. Les pertes comprennent les coûts de recrutement, les congés maladie, la productivité et la créativité.

Toutes ces pertes peuvent être évitées, voici comment :

1. Communiquer avec votre équipe et faites en sorte qu'elle ait le sentiment de faire partie de l'entreprise

La communication est essentielle pour renforcer l'autonomie des employés. Les employés doivent se sentir encouragés et faire partie de l'équipe lorsqu'ils accomplissent leurs tâches. Les équipes doivent collaborer au lieu de travailler en vase clos.

En outre, les informations relatives à l'entreprise, telles que la stratégie, les objectifs et les priorités, doivent être accessibles à tous et faire l'objet de discussions régulières. Il est également essentiel de prévoir des temps où les employés se sentent en confiance afin de leur offrir des retours sur leurs réussites et échecs.

Chez Payhawk, nous organisons chaque trimestre une réunion avec l'ensemble de l'équipe au cours de laquelle nous discutons de la stratégie globale et des OKR de chacune des équipes. Nous analysons également les résultats du trimestre précédent et les principaux obstacles et réalisations.

En tant qu'organisation centrée sur le client, nous pensons que toute l'équipe doit être au courant de l'expérience produit des clients, ce qui est possible grâce à notre équipe de réussite client et à un canal slack régulièrement mis à jour. Nous utilisons ce canal pour publier des informations sur les besoins et les demandes des clients en temps réel, afin que chacun puisse voir comment nous travaillons avec les clients et nous assurer que notre équipe contribue à leur offrir une expérience positive.

En ce qui concerne les talents, lorsqu'un nouveau membre de l'équipe nous rejoint, nous partageons la nouvelle avec toute l'entreprise via notre logiciel de gestion des ressources humaines. Nous recueillons aussi régulièrement des commentaires lors de l'accueil des employés et nous effectuons des évaluations à 360°.

2. Féliciter l'effort et apprendre des échecs

Les entreprises ont l'habitude de célébrer les réussites telles que l’atteinte des objectifs de vente, les nouveaux cycles de financement ou leur entrée sur un nouveau marché. Mais je pense qu'il est plus important de célébrer les efforts fournis pour parvenir à ce résultat positif.

Les membres de l'équipe et la direction ne devraient jamais se blâmer ou s'humilier mutuellement pour les échecs. Au contraire, ils doivent trouver des moyens d'apprendre de leurs erreurs. En tant qu'entreprise croissante, où les tests sont dans notre ADN, apprendre des échecs et des erreurs est vital.

La reconnaissance, de la part des membres de l'équipe, des clients et de la direction, augmente également la motivation. Chez Payhawk, nous avons un système pour reconnaître les efforts exceptionnels et nous les partageons régulièrement avec toute l'équipe.

3. Éliminer les tâches rébarbatives

En permettant à votre équipe d'exceller, vous créerez plus de valeur dans l'entreprise. Une chose que j'ai vue et qui fonctionne étonnamment bien est d'éliminer ces tâches banales et encombrantes que personne n'aime faire, par exemple, les rapports de dépenses, les remboursements et l’entrée de données.

Grâce aux cartes d'entreprise Payhawk et à notre logiciel de gestion des notes de frais, votre équipe peut accéder aux fonds de l'entreprise en toute sécurité, en un rien de temps et facilement. Les cartes d'entreprise sont un excellent moyen de responsabiliser votre équipe ; ils se sentiront indépendants et feront partie de l'entreprise car ils auront la liberté d'utiliser les fonds de l'entreprise pour accomplir leurs tâches.

En général, beaucoup de nos clients ont des processus de gestion des dépenses et de remboursement des employés difficiles et peu efficaces. Ces processus maladroits diminuent la satisfaction des employés car ils doivent faire crédit à l'entreprise soit avec leurs fonds personnels, soit avec une avance sur salaire.

Chez Payhawk, tout le monde a une carte d'entreprise. Peu importe l'ancienneté ou le titre du poste. Chaque carte dispose d'un budget que les gestionnaires peuvent contrôler et grâce à des flux d’approbation personnalisés qui s'adaptent à chaque structure d'entreprise, le niveau des contrôles est ajustable. Les intégrations de Payhawk permettent également aux équipes comptables et financières de réduire le travail administratif pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la planification budgétaire et les prévisions.

4. Offrir des possibilités d'apprentissage et d'auto-développement

Ajouter des compétences à la main-d'œuvre signifie ajouter de la valeur à l'entreprise. L'apprentissage peut prendre la forme de formations, de cours, de conférences, de webinaires et même de programmes de mentorat.

Les recherches du MIT et de Deloitte montrent que les entreprises les plus prospères et à croissance rapide ont un point commun : la capacité d'apprentissage continu de leurs équipes. Un pourcentage remarquable de 73 % des employés de ces entreprises mettent à jour leurs compétences tous les six mois, et 44 % le font régulièrement.

En général, les entreprises sont très en retard en ce qui concerne les possibilités d'apprentissage. Une étude réalisée par Salesforce en 2021 indique que 60 % des employés pensent que les entreprises ne font pas de la formation du personnel une priorité absolue. Elle indique également que les employés ont eu moins d'occasions de se former depuis le début de la pandémie.

5. Proposer de nouveaux défis

Garder une équipe motivée est l'une des choses les plus difficiles pour un manager. Un moyen simple d'y parvenir est de toujours proposer de nouveaux défis. Il est crucial d'être capable de voir le potentiel des autres et il est encore plus important d'en parler ouvertement. Donc, si nos employés voient quelque chose d'innovant, de pionnier ou d'original, ils nous le font savoir.

Chez Payhawk, nous sommes toujours à l'écoute des nouvelles idées et si elles sont bonnes, nous les testons. Cette approche se retrouve souvent dans l'équipe produit, où les itérations sont fréquentes. Elle se produit dans les ventes et le marketing, où les membres de l'équipe proposent de nouveaux modes d'engagement des clients.

Vous cherchez à doter votre équipe de processus intelligents et efficaces qui vous débarrassent des casse-têtes administratifs ? N’hésitez pas à réserver une démo avec nos experts.