DECATHLON Bulgarie économise du temps et optimise ses dépenses grâce à Payhawk

Cet article est une republication de l’interview de Nikolay Dimitrov, Responsable Finance & Comptabilité chez DECATHLON Bulgarie, parue initialement dans Manager.bg.

Nikolay Dimitrov, Responsable Finance & Comptabilité chez DECATHLON Bulgarie, a joué un rôle essentiel dans l’optimisation des opérations financières au sein de l’entreprise. Il explique comment la mise en place d’une stratégie de transformation digitale a permis de repenser les processus financiers et pourquoi l’adoption de Payhawk a véritablement contribué à changer la donne.

Depuis l’adoption de la plateforme, il a pu constater les résultats suivants :

• deux jours de moins par mois passés à retracer les notes de frais ;
• une réduction du nombre de demandes de paiements d’urgence ;
• un gain d’efficacité pour l’équipe Comptabilité.

Grâce à Payhawk, notre équipe Comptabilité passe désormais deux jours de moins par mois à retracer, à envoyer et à analyser les notes de frais.

Nikolay, en tant que Responsable Finance & Comptabilité chez DECATHLON Bulgarie, quelles sont vos prévisions de croissance pour cette année ?

J’ai rejoint l’équipe DECATHLON en 2015 et, au fil des ans, j’ai pu suivre de près la dynamique de croissance de l’entreprise.

Après un an au poste de Responsable Finance & Comptabilité, je suis plus convaincu que jamais que nos atouts fondamentaux – des produits de sport abordables et de qualité, une approche centrée sur les clients et une innovation constante – sont les moteurs qui expliquent notre réussite sur le marché bulgare.

Cette année, nous avons l’intention d’étendre notre présence en nous concentrant sur la transformation digitale, la durabilité et l’optimisation des processus métiers.

Quel impact la technologie et la transformation digitale ont-elles sur les processus financiers de DECATHLON Bulgarie ?

La technologie et la transformation digitale jouent un rôle essentiel dans l’optimisation des opérations financières de DECATHLON Bulgarie. Elles nous permettent d’automatiser la gestion des notes de frais, de renforcer le contrôle des dépenses et de prendre des décisions plus éclairées.

Payhawk occupe un rôle central pour notre transformation numérique. En effet, la plateforme de gestion des dépenses s’intègre parfaitement avec nos systèmes existants. De plus, l’automatisation nous a permis d’éliminer les tâches liées à la saisie de données et d’obtenir une vue d’ensemble claire et en temps réel des dépenses de l’entreprise.

Entre 2013 et aujourd’hui, vous êtes passés d’un magasin en Bulgarie à douze. Quels sont les défis générés par une telle croissance ?

L’extension de notre réseau de magasins a débouché sur une hausse du volume de transactions liées aux frais professionnels, les rendant plus complexes à gérer. Payhawk nous aide à surmonter ces défis en automatisant la collecte de données, le traitement des factures et des reçus et la création de rapports. Ce degré d’automatisation nous permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire considérablement la charge de travail administratif et le risque d’erreur humaine.

Les cartes d’entreprise dotées de plafonds de dépenses individuels et les workflows d’approbation nous aident à monitorer et à gérer efficacement les notes de frais soumises par les collaborateurs.

Un autre avantage majeur réside dans la capacité à suivre les dépenses en fonction des magasins et des entités administratives en temps réel, ce qui nous permet d’optimiser efficacement nos budgets.

Quels sont les principaux critères qui vous ont poussé à choisir Payhawk ?

Nous avions besoin d’une solution qui facilitait la gestion des cartes d’entreprise, qui offrait une visibilité et un contrôle renforcé sur les notes de frais. Nous cherchions également comment minimiser les processus manuels pour la gestion des documents comptables. Payhawk répondait à toutes ces exigences.

Par ailleurs, l’intégration parfaite de la plateforme avec nos systèmes existants, ainsi que sa capacité à traiter le reporting des notes de frais, en faisaient le candidat idéal. Le degré d’automatisation offert par Payhawk a contribué à réduire considérablement le temps et les efforts consacrés par nos équipes aux tâches administratives, leur permettant de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.

Depuis l’adoption de Payhawk, qu’est-ce qui a changé ? Avez-vous enregistré des résultats mesurables ?

Depuis l’adoption de Payhawk, DECATHLON Bulgarie a réduit le temps de traitement des documents liés aux dépenses professionnelles de quatre heures par semaine. Cela se répercute sur notre service Comptabilité et lui permet d’économiser deux journées de travail entières chaque mois, auparavant consacrées au retraçage, à l’envoi et à l’analyse des notes de frais.

Nous avons également constaté une baisse des demandes de paiements d’urgence émanant des collaborateurs, ce qui nous permet d’économiser encore du temps et des efforts. Désormais, chaque responsable dispose désormais d’une carte d’entreprise dotée d’un plafond mensuel prédéfini afin d’effectuer les achats nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. De plus, si les collaborateurs ont besoin de fonds supplémentaires, il leur suffit de soumettre une demande via l’application Payhawk et le montant est disponible immédiatement, une fois la requête approuvée. Ce processus est à la fois rapide, simple et efficace.

L’automatisation de ces tâches a permis de réduire la charge de travail de notre équipe Finance, afin qu’elle puisse se consacrer à des projets plus stratégiques. À mes yeux, Payhawk est un outil précieux pour toute entreprise qui souhaite optimiser ses processus financiers et améliorer la gestion des dépenses.

Transformez vos opérations financières dans le domaine du retail avec Payhawk

La gestion des notes de frais sur de multiples sites et magasins peut se révéler complexe. Mais grâce à Payhawk, vous pouvez automatiser vos processus financiers, bénéficier d’une visibilité en temps réel sur vos dépenses et donner à vos équipes les moyens de mettre en place des contrôles plus efficaces.

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