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Les bonnes technologies fonctionnent mieux ensemble. C’est pourquoi de nombreuses entreprises du secteur de la tech adoptent des solutions de gestion des dépenses pour fluidifier l’ensemble de leurs processus. Qu’il s’agisse d’automatiser des tâches manuelles chronophages, de simplifier les circuits d’approbation ou de fiabiliser le transfert des données, une solution bien choisie permet aux équipes financières de gagner un temps précieux et d’obtenir une vision claire.
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Votre entreprise est agile, en pleine croissance et résolument tournée vers l’innovation, mais vos processus de gestion des dépenses semblent tout droit sortis d’un autre temps ?
Si votre entreprise est tournée vers l’avenir mais que vos outils financiers ne suivent pas, il est temps de tourner la page des validations manuelles et des erreurs humaines. Optez pour une gestion des dépenses qui vous offre une visibilité en temps réel, des workflows simplifiés et une efficacité renforcée à tous les niveaux !
Quelle est la situation actuelle de votre processus de gestion des dépenses ? Subissez-vous des retards liés à des circuits de validation trop lourds ? Vos utilisateurs partagent-ils une carte de crédit d'entreprise ? À eux seuls, ces deux éléments risquent en tout cas de vous poser un problème majeur : une inefficacité globale à l'échelle de l'entreprise.
Heureusement, cela n'est pas une fatalité. Avec le bon logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez améliorer votre efficacité, contrôler entièrement vos dépenses sans rien sacrifier à l’agilité et gagner un temps précieux.
Chez Payhawk, nos clients économisent environ 55 000 heures par an sur la saisie manuelle des données, soit en moyenne deux jours par mois et par client. Au lieu d’être consacrées à la saisie manuelle des données, ces heures peuvent être utilisées pour la planification stratégique, les prévisions, l'ajustement du budget, etc.
Powens, une plateforme combinant Open Finance et Embedded Banking, gagne deux jours sur sa clôture mensuelle depuis que l’équipe Finance a adopté Payhawk :
Ce gain de temps est énorme : une à deux journées, voire plus. Quand tout est fluide et natif, on arrive à clôturer à J+1 ou J+2. Et on peut se concentrer sur autre chose. Si on a une facture urgente à valider, on peut le faire immédiatement. Tout est intégré automatiquement. Ce processus fluide et continu nous fait vraiment gagner du temps.
Les processus manuels sont très rarement adaptés à notre environnement technologique. Selon le rapport “Les DAF à la croisée des chemins numériques” (étude menée auprès de plus de 1 000 responsables financiers), seuls 36 % des entreprises de la tech et des télécommunications estiment que leur stack technique répond véritablement à leurs besoins. C’est peu. La bonne nouvelle ? Il existe des solutions de gestion des dépenses qui peuvent transformer complètement la façon dont vous gérez les dépenses de votre entreprise.
Voici neuf façons dont un logiciel adapté peut vous aider à surmonter les défis les plus courants :
Dans une entreprise, les abonnements peuvent rapidement se multiplier. Ils sont en effet faciles à souscrire… et tout aussi faciles à oublier. Vous avez probablement un nombre considérable d'abonnements SaaS répartis entre différentes équipes, ce qui implique une perte de contrôle sur les dépenses mensuelles.
Une entreprise compte en moyenne 291 abonnements SaaS. Si vous êtes dans le même cas, il y a de fortes chances que vous payiez pour des abonnements en double ou que certains soient sous-utilisés sans même le savoir.
Heureusement, grâce à nos fonctionnalités de gestion des abonnements, vous pouvez voir en un clin d'œil vos listes d’abonnements et les dépenses qui y sont associées. Il devient ensuite très facile de faire le ménage parmi tous ces abonnements pour rationaliser les coûts.
Votre équipe doit créer un nouveau bon de commande pour chaque abonnement SaaS facturé mensuellement ? Il existe une solution bien plus efficace : les bons de commande récurrents.
Plus besoin de courir après vos salariés pour qu'ils créent les bons de commande ou de suivre manuellement les approbations ! Vous pouvez désormais créer une seule commande avec un calendrier de facturation et générer des sous-commandes pour chaque paiement mensuel, ce qui améliore l'efficacité, la précision et la rapidité.
Si vous travaillez dans une organisation matricielle (c'est-à-dire une organisation dans laquelle les salariés rendent compte à plusieurs responsables), le processus d'approbation peut constituer un obstacle majeur dans la gestion des dépenses.
Heureusement, il est possible d’accélérer les processus et de supprimer la dépendance vis-à-vis de l'équipe financière grâce aux fonctionnalités de workflows personnalisables. Pour donner plus d'autonomie aux titulaires de cartes et aux responsables budgétaires, créez des workflows d'approbation qui contrôlent la manière dont les utilisateurs gèrent leurs dépenses. Finies les relances interminables !
Dans la plateforme Payhawk, vous pouvez ajouter des notes à vos dépenses. Ces notes générées par l'IA apprennent des dépenses précédentes pour remplir le champ de la note à votre place, ce qui vous permet de bénéficier d'un processus encore plus rationalisé.
Chez Payhawk, nous vous aidons à suivre et à analyser avec précision les dépenses de votre équipe et de vos projets, grâce à une entière personnalisation de l’outil.
Les dimensions personnalisées vous permettent d'obtenir une transparence financière accrue, de mieux aligner votre budget sur vos objectifs opérationnels et d'adapter vos rapports financiers. Et grâce à certaines intégrations Payhawk telles qu’Oracle NetSuite, il n'a jamais été aussi facile de créer des factures directement à partir de vos dépenses.
Plus votre entreprise se développe, plus vos processus internes gagnent en complexité. Vous recrutez de nouveaux talents, ouvrez des bureaux dans plusieurs régions, élargissez votre structure organisationnelle, et le nombre de personnes impliquées dans l’approbation des dépenses ne cesse d’augmenter ? La gestion peut rapidement devenir tentaculaire. Une solution pensée pour la gestion multi-entités vous permet donc de garder le contrôle, de rationaliser vos opérations et d’accompagner sereinement votre croissance.
Konstantin Dzhengozov, directeur financier chez Payhawk, explique :
Impossible d’évoluer sans la technologie adéquate. Il faut toujours se demander : à quoi ressemble ma fonction financière aujourd'hui ? Et cette configuration fonctionnera-t-elle encore dans 6 mois, 12 mois ou 24 mois ?
Grâce à un système de gestion multi-entités, les équipes financières bénéficient d'une vue claire et en temps réel des dépenses de chaque entité, ventilées comme elles le souhaitent. Elles passent ainsi moins de temps à rechercher des données et peuvent se concentrer davantage sur la stratégie et la création de valeur à mesure que l'entreprise se développe.
Adopter une nouvelle solution ne devrait jamais être un frein pour vos équipes. Alors pourquoi perdre du temps à former vos collaborateurs à des outils obsolètes, complexes et mal intégrés ?
Une solution de gestion des dépenses pensée pour les usages d’aujourd’hui simplifie la vie de tout le monde. Avec une application mobile intuitive et des fonctionnalités intelligentes comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), la saisie devient rapide, fiable, et les erreurs quasi impossibles.
Un outil que chacun peut prendre en main dès le premier jour, sans formation préalable ni processus rigide : c’est ce que nous proposons chez Payhawk. Expérience utilisateur fluide, catégories de dépenses personnalisables et claires, et mise en route rapide pour un retour sur investissement visible en quelques mois. À ce titre, de nombreux clients constatent un retour sur investissement dès 10 mois, bien plus rapide que la moyenne du secteur !
Si vos salariés voyagent fréquemment, ils génèrent sans doute une montagne de reçus. Frais de repas et de déplacement, hébergement… Tout cela occasionne beaucoup de travail pour les équipes financières.
Avec Payhawk, les reçus sont capturés en temps réel : vous gardez ainsi le contrôle sans avoir à courir après les documents papier. Si un salarié a besoin de fonds supplémentaires, il lui suffit d'envoyer une demande, sans délai ni circuit de validation fastidieux. Vous pouvez même configurer des approbations automatiques pour les petits montants afin de garantir le bon déroulement des opérations.
Gratifier les salariés en déplacement de leur propre carte peut sembler une mauvaise idée à certains directeurs financiers, qui craignent une spirale de dépenses incontrôlables.
Pourtant, grâce aux contrôles et aux limites de dépenses, le processus est parfaitement sécurisé. Vous pouvez par exemple décider de générer une carte à usage unique pour un projet particulier, qui sera désactivée après un certain délai. Vous pouvez également bloquer les dépenses à certains moments, dans certaines régions, ou auprès de certains marchands.
Il existe des centaines de façons de mettre en place les politiques et les contrôles qui conviennent à votre entreprise.
La saisie manuelle des données est non seulement obsolète, elle est aussi risquée car source d'erreurs, de doublons et de perte de temps. De meilleures solutions existent.
Chez Payhawk, nous intégrons nativement de nombreux ERP leaders du marché (Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Sage Intacct et bien d'autres). L’objectif : réduire le risque d'erreurs humaines et, par conséquent, améliorer la qualité des données financières.
Pour garder le contrôle sur les dépenses, il est essentiel d’éliminer toute ambiguïté sur ce qui peut être remboursé ou réglé avec les fonds de l’entreprise. Établir des règles claires doit donc être une priorité.
Avec Payhawk, vous pouvez créer des politiques de dépenses numériques qui garantissent automatiquement la conformité. Définissez des listes de commerçants autorisés ou interdits, fixez des plafonds de dépense, déterminez si les utilisateurs peuvent demander des fonds supplémentaires, mettez en place des circuits d’approbation adaptés à votre organisation, et bien plus encore.
Une solution, aussi puissante soit-elle, ne sera efficace que si elle est bien adoptée. C’est pourquoi nous proposons des sessions de formation en direct dès la phase de déploiement, pour garantir une prise en main fluide et rapide par vos équipes. Choisissez une solution de gestion des dépenses qui investit dans la formation et l’accompagnement : c’est la clé d’un taux d’adoption élevé et durable.
La dernière chose dont vous avez besoin, c’est d’un outil isolé qui alourdit vos processus et fragmente vos données.
Privilégiez une solution conçue pour s’intégrer facilement avec votre ERP ou votre logiciel comptable. Payhawk offre aussi la possibilité de développer des API sur mesure pour s’adapter à votre environnement existant, quel qu’il soit.
C'est une période passionnante pour la Fintech. L’intelligence artificielle réinvente le rôle des équipes finance, en automatisant des tâches fastidieuses comme la gestion des notes de frais ou les réponses aux questions des collaborateurs.
Chez Payhawk, l’IA alimente plusieurs fonctionnalités clés, comme notre Financial Controller Agent et notre technologie OCR. Résultat : des données plus fiables, des suggestions pertinentes, et une prise de décision plus rapide et éclairée.
Quand on développe un SaaS, adopter des outils technologiques performants n’est pas un choix, c’est une nécessité. Ils permettent en effet de fluidifier les processus, de gagner en productivité, de mieux contrôler les dépenses, et d’obtenir une visibilité financière complète à l’échelle de toutes vos entités.
En fixant un cadre clair tout en laissant à vos collaborateurs la liberté d’agir, vous faites des dépenses un levier stratégique, au service de la performance et de la croissance.
Prêt à expérimenter la solution Payhawk ? Demandez dès maintenant votre démonstration personnalisée !
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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