Technologieunternehmen: Bereit, Ihr Ausgabenmanagement auf das nächste Level zu heben?

Können Sie sich vorstellen, ein technologiegetriebenes Unternehmen zu führen – innovativ, disruptiv und auf Wachstumskurs – und dennoch mit Ausgabenprozessen zu arbeiten, die aus einem anderen Jahrzehnt stammen?

Ihr Unternehmen denkt in die Zukunft. Wenn Ihr Ausgabenmanagement das nicht tut, ist es Zeit, manuelle, fehleranfällige Prozesse hinter sich zu lassen – zugunsten von Echtzeit-Transparenz und höchster Effizienz.

Ihr Tech-Unternehmen braucht eine intelligente Lösung für das Ausgabenmanagement

Denken Sie an Ihre aktuellen Prozesse: Müssen Ausgaben doppelt geprüft werden? Teilen sich Mitarbeitende womöglich eine Firmenkreditkarte? Solche Abläufe führen unweigerlich zu einem: Ineffizienz im gesamten Unternehmen.

Dabei geht es auch anders. Mit der passenden Software für das Ausgabenmanagement eliminieren Sie manuelle Dateneingaben und die Jagd nach Belegen. Sie behalten jederzeit die Kontrolle – ohne dabei an Agilität zu verlieren – und sparen vor allem eines: Zeit.

Kunden von Payhawk zum Beispiel sparen jährlich rund 55.000 Stunden an manueller Arbeit – das sind im Schnitt zwei Arbeitstage pro Monat und Kunde. Diese gewonnene Zeit steht für strategische Planung, Forecasting oder Budgetanpassungen zur Verfügung.

Das oscarprämierte Visual-Tech-Unternehmen Chaos Group spart durch automatisierte Ausgabenprozesse ganze fünf Tage im Monat – und das ohne Abstriche bei Kontrolle oder Transparenz.

Ivan Slavchev, Systemadministrator bei Chaos Group, erklärt:

Einfache Genehmigungsprozesse, die Möglichkeit zur schnellen Mittelaufstockung, vollständige Kosteneinsicht sowie zentrale Belegerfassung sparen uns viele Stunden an Rückfragen und E-Mail-Verläufen – jeden Monat.

Wenn auch bei Ihnen Projektteams Ausgaben tätigen, SaaS-Abonnements verwaltet werden und die Liquidität im Blick bleiben muss, brauchen Sie eine Lösung, die flexible Ausgaben ermöglicht – bei voller Kontrolle.

Häufige Herausforderungen im Ausgabenmanagement im Tech-Bereich meistern

Als Finanzverantwortlicher in einem Softwareunternehmen wissen Sie, dass manuelle Abläufe nicht zu Ihrem technologieorientierten Umfeld passen. Und Sie sind damit nicht allein.

Laut dem Bericht The New CFO Tech Gap (basierend auf einer Umfrage unter mehr als 1.000 Finanzverantwortlichen) sind nur 36 % der Technologie- und Telekommunikationsunternehmen der Meinung, dass ihr FinTech-Stack ihren Anforderungen wirklich gerecht wird. Die gute Nachricht: Es gibt intelligente Lösungen im Ausgabenmanagement, die Ihre Verwaltung von Geschäftsausgaben grundlegend verändern können.

Hier sind neun zentrale Wege, wie die richtige Software Ihnen dabei hilft, die häufigsten Herausforderungen zu bewältigen:

Abonnementflut und Doppelungen effektiv kontrollieren

Abonnements können schnell unüberschaubar werden. Sie sind leicht abzuschließen, aber auch leicht zu übersehen. Vermutlich verfügen Sie über eine Vielzahl von SaaS-Abonnements, verteilt auf verschiedene Teams, mit wenig Kontrolle und ohne klare Genehmigung. Die Frage ist: Wissen Sie genau, wie viel Sie jeden Monat ausgeben?

Im Durchschnitt hat ein Unternehmen beeindruckende 291 SaaS-Abonnements. Wenn das auch auf Sie zutrifft – ganz gleich, ob es sich um Marketing-Tools oder IT-Software handelt – bezahlen Sie wahrscheinlich für ungenutzte oder doppelte Abonnements, ohne es zu merken.

Mit den Funktionen zur Abonnementverwaltung behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Ausgaben, welche Abonnements tatsächlich genutzt werden und ob Preiserhöhungen das Budget rechtfertigen.

Erstellung von Bestellungen (POs) für monatliche Abonnements

Wenn Ihr Team für jedes monatlich abgerechnete SaaS-Abonnement eine neue Bestellung erstellen muss, werden Sie erfreut sein zu hören, dass es eine einfachere Lösung gibt: Wiederkehrende Bestellungen (Recurring POs).

Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr daran erinnern, Bestellungen anzulegen oder Genehmigungen manuell nachverfolgen. Stattdessen kann eine einzige Bestellung mit einem Abrechnungsplan eingerichtet werden, die für jede Monatszahlung Unterbestellungen erzeugt. So steigern Sie Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit.

Individuelle Genehmigungsworkflows für Matrixorganisationen gestalten

In Matrixorganisationen, in denen Mitarbeitende mehreren Führungskräften, beispielsweise Funktions- und Produktmanagern, berichten, kann der Genehmigungsprozess schnell zur Herausforderung werden.

Die gute Nachricht: Mit anpassbaren Workflow-Funktionen und Ausgabenkommentaren können Sie diesen Prozess deutlich beschleunigen und die Abhängigkeit vom Finanzteam reduzieren. Erstellen Sie Genehmigungswege, die genau steuern, wie Geld ausgegeben wird und wer die Ausgaben freigibt. So bleibt kein Cent unkontrolliert, und alle Kommunikationen finden systematisch im Tool statt – keine verlorenen Nachrichten oder lästiges Nachhaken mehr.

Haben Sie Probleme mit wiederkehrenden Kommunikationsschleifen, innerhalb oder außerhalb der Plattform? Unsere intelligenten Ausgabenkommentare unterstützen Sie dabei, Prozesse effizienter zu gestalten. Die KI-gestützte Funktion lernt aus früheren Ausgaben und füllt das Kommentarfeld automatisch aus – so entstehen keine Informationslücken und der Ablauf wird noch reibungsloser.

Strategischere Entscheidungen dank individueller Dimensionen

Wenn Ausgaben auf Cross-Charge-Basis abgerechnet werden, wird die Herkunft der Kosten oft unklar, was die ROI-Bewertung erschwert und strategische Entscheidungen beeinträchtigt.

Payhawk ermöglicht Ihnen, sowohl team- als auch projektbezogene Ausgaben präzise zu verfolgen und zu analysieren – und das mit unbegrenzten individuellen Dimensionen.

Individuelle Dimensionen schaffen bessere Finanzübersichten, stimmen Budgets enger auf operative Ziele ab und erlauben maßgeschneiderte Finanzberichte mit größtmöglicher Aussagekraft. Dank Payhawk-Integrationen wie QuickBooks Online, die Cross-Charging unterstützen, können Rechnungen direkt aus Ausgaben erstellt werden – einfacher geht es nicht.

Komplexität bei Wachstum mit Multi-Entity-Management meistern

Mit zunehmendem Wachstum steigen auch die Anforderungen: Mehr Mitarbeiter, neue Standorte, mehr Personen mit Ausgabenbefugnis, erweiterte Hierarchien, komplexere Steueranforderungen und eine größere Anzahl an Genehmigern.

Wie [Konstantin Dzhengozov, CFO bei Payhawk sagt:

„Ohne die richtige Technologie ist Skalierung nicht möglich. Sie müssen sich immer fragen: Wie sieht meine Finanzabteilung jetzt aus? Und funktioniert diese Struktur in sechs, zwölf oder 24 Monaten noch?“

Ein Multi-Entity-Management-System gibt Finanzteams eine klare, Echtzeit-Übersicht über die Ausgaben aller Einheiten – ganz nach Wunsch gefiltert. So bleibt mehr Zeit für Strategie, Analysen und echte Wertschöpfung beim Wachstum Ihres Unternehmens.

Auf eine benutzerfreundliche App setzen für hohe Akzeptanz

Da Sie bereits im Technologiebereich tätig sind, sollte die Umstellung auf eine neue Lösung keine große Hürde darstellen. Warum Zeit in die Schulung von Mitarbeitern für veraltete, nicht integrierte Systeme investieren?

Mit einer vollständig integrierten, technologiegestützten Lösung wird der Alltag für alle einfacher. Eine intuitive mobile App macht das Erfassen von Ausgaben unkompliziert, und dank OCR-Technologie sind fehlerhafte Angaben nahezu ausgeschlossen.

Sie benötigen ein System, das von Anfang an jeder problemlos bedienen kann – genau das bietet Payhawk. Ihre Mitarbeiter benötigen kaum Schulung, Sie können benutzerfreundliche Kategorien anlegen und erzielen schnell eine hohe Rendite (Kunden sehen oft schon nach zehn Monaten ROI), deutlich schneller als bei vielen Wettbewerbern (G2).

Echtzeit-Belegerfassung mit App und Mittelanforderungen

Mitarbeiter, die oft unterwegs sind, sammeln viele Belege – für Benzin, Verpflegung, Reisen oder Unterkunft. Entweder nutzen sie die Firmenkarte oder reichen viele Auslagen zur Erstattung ein, was für Ihr Finanzteam viel Aufwand bedeutet.

Mit Payhawk entfällt die Erstattung privater Ausgaben komplett. Belege werden in Echtzeit erfasst, so behalten Sie den Überblick, ohne hinterher Papierkram nachzujagen.

Braucht ein Teammitglied mehr Geld, reicht eine einfache Mittelanforderung – ohne Verzögerungen oder umständliche Umwege. Für kleinere Beträge können Sie sogar automatische Genehmigungen einrichten, damit alles reibungslos läuft.

Das Nutzererlebnis überzeugt: Unsere Bewertungen bei G2 sind konstant hoch, mit Kommentaren wie:

„Das [Payhawk]-App-Design ist übersichtlich, und das Einreichen von Ausgaben, vor allem über die mobile App, geht unglaublich schnell. Ich schätze, nicht mehr mit komplizierten Oberflächen kämpfen zu müssen. Es ist benutzerfreundlich, effizient und spart wertvolle Zeit. Für eine stressfreie Ausgabenlösung ist Payhawk definitiv empfehlenswert.“

Firmenkarten ausgeben, um unstrukturierte Ausgaben zu steuern

Manchen CFOs erscheint es riskant, Reisekarten für Mitarbeiter auszugeben, aus Sorge, dass die Ausgaben außer Kontrolle geraten.

Doch mit klar definierten Ausgabenkontrollen und Limits steuern Sie genau, wie viel Geld jeder Mitarbeiter für welchen Zweck nutzen darf. Beispielsweise können Einmalkarten für bestimmte Projekte erstellt werden, die nach einer Frist automatisch deaktivieren. Oder Sie blockieren Ausgaben zu bestimmten Zeiten oder für bestimmte Waren.

Es gibt hunderte Möglichkeiten, Richtlinien und Kontrollen individuell auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.

Zudem vergleichen Sie alle Ausgaben mit Budgets und Projekten, um sicherzustellen, dass alles den Unternehmensrichtlinien entspricht und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Manuelle ERP-Übertragungen mit nativen Integrationen vermeiden

Manuelle Dateneingabe ist veraltet und fehleranfällig. Sie kostet Zeit, verursacht Duplikate und erhöht das Fehlerrisiko.

Das Übertragen von Daten zwischen Systemen bindet Ressourcen und verlangsamt Prozesse. Es geht besser.

Bei Payhawk legen wir großen Wert auf native ERP-Integrationen. Wir integrieren nahtlos mit führenden ERPs wie QuickBooks Online, DATEV oder NetSuite. So reduzieren Sie Fehlerquellen und verbessern die Qualität Ihrer Finanzdaten.

Die drei wichtigsten Schritte zur Einführung eines Ausgabenmanagementsystems

1. Klare Ausgabenrichtlinien erstellen

Klare Regeln, welche Ausgaben erstattet werden und wofür Unternehmensgelder verwendet werden dürfen, sind unerlässlich für eine wirksame Kostenkontrolle. Die Erstellung eindeutiger Ausgabenrichtlinien hat deshalb höchste Priorität.

Mit Payhawk können Sie digitale Ausgabenrichtlinien erstellen, die automatische Einhaltung sicherstellen. Legen Sie Händler-Whitelists und -Blacklists an, setzen Sie Ausgabelimits, entscheiden Sie, ob Nutzer weitere Mittel anfordern können, erstellen Sie komplexe Genehmigungsworkflows passend zu Ihrer Organisation und vieles mehr.

2. Teamakzeptanz durch Schulungen sicherstellen

Im Rahmen unseres Onboardings und der Implementierung schulen wir Ihr Team in Live-Sessions, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten. Wir möchten, dass Sie so effizient und effektiv wie möglich starten.

Martin Reindl, Director of Implementation bei Payhawk, sagt:

„Unsere Implementierungsmanager agieren als Berater — sie begleiten die Einrichtung, übernehmen den Großteil der Arbeit und passen alles individuell an Ihre Bedürfnisse an. Wir importieren wichtige Daten, verbinden Ihre ERP- und HRIS-Systeme und empfehlen wertsteigernde Funktionen. Anschließend schulen wir Ihr Team und unterstützen beim Rollout für einen erfolgreichen Start.“

Wählen Sie eine Ausgabenmanagementlösung, die in Schulungen investiert, um eine hohe Teamakzeptanz sicherzustellen.

3. Auf perfekte technische Integration achten

Das Letzte, was Sie brauchen, ist eine weitere Insellösung, die fragmentierte und unzuverlässige Ausgabendaten verursacht.

Setzen Sie auf eine Lösung, die nicht nur marktführende ERP- und Buchhaltungssysteme integriert, sondern auch die Möglichkeit bietet, individuelle APIs für jede Software zu entwickeln.

Was erwartet das Ausgabenmanagement in der Tech-Branche?

Die FinTech-Branche befindet sich in einer spannenden Phase. Künstliche Intelligenz automatisiert zeitintensive Aufgaben wie die Beantwortung von Mitarbeiterfragen und die Verwaltung von Ausgaben.

Bei Payhawk treiben KI-Funktionen wie der Financial Controller Agent und die OCR-Technologie Genauigkeit und Effizienz voran. So erhalten Sie verlässliche Daten und hilfreiche Vorschläge, um schneller und fundierter Entscheidungen zu treffen.

Der Weg zu effektivem Ausgabenmanagement

Als Tech-Unternehmen sollten Sie Technologie in allen Bereichen nutzen. Sie hilft, Prozesse zu optimieren, Produktivität und Effizienz zu steigern, Zeit und Geld zu sparen und eine unvergleichliche Finanztransparenz über alle Einheiten zu schaffen.

Indem Sie Ausgaben eng kontrollieren und zugleich Mitarbeitenden erlauben, innerhalb festgelegter Grenzen zu agieren, stellen Sie sicher, dass jede Ausgabe nachvollziehbar und sinnvoll ist. Das bringt Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs und öffnet neue Perspektiven.

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