Ausgabenmanagement mit Payhawk: Ein Leitfaden zur Implementierung

Change Management kann selbst die besten Führungskräfte davon abhalten, Entscheidungen über Prozesse sowie die Wahl der richtigen Software und mehr zu treffen. In einem neuen Bericht gab fast die Hälfte der Unternehmen (41 %) an, dass sie aufgrund von "Widerstand gegen Veränderungen" ihre Ausgabenmanagementlösungen nicht gewechselt haben.

Aber Veränderungen müssen nicht kompliziert sein - mit dem richtigen Implementierungsplan und der richtigen Unterstützung kann jedes Projekt schnell umgesetzt werden.

Unsere Kunden erreichen oft schon nach zehn Monaten Ihren ROI, deutlich schneller als bei vielen Wettbewerbern (G2, 2023).

Wir haben unseren ‘Director of Implementation’, Martin Reindl, im Interview nach einer typische Implementierung mit Payhawk befragt.

Was ist der typische Zeitrahmen für die Implementierung der Payhawk Ausgabenmanagementlösung?

"Das hängt davon ab. Bei manchen Kunden dauert es 15-20 Tage, bis wir die technische Aktivierung abgeschlossen und die Lösung implementiert haben. Das bedeutet 15-20 Tage Implementierungsarbeit für uns und 2-3 Telefonate mit dem Kunden.

Bei größeren Kunden mit einer komplexeren Einrichtung kann es unter umständen länger dauern. In diesem Fall unterstützen wir den Kunden bei der schrittweisen Einführung, der Schulung seiner Teams usw. Dabei begleiten und unterstützen Kunden, bis diese bereit sind, das System abzunehmen, was in der Regel etwas mehr Zeit erfordert."

Können Sie einen detaillierten Überblick über den Implementierungsprozess geben?

"Wir bei Payhawk freuen uns, mit unseren Kunden während des gesamten Implementierungsprozesses eng zusammenzuarbeiten. Unser gemeinsames Ziel ist ihr Erfolg mit der Payhawk-Plattform, und wir wollen sicherstellen, dass Kunden das Beste aus der Lösung herausholen.

Wir beginnen mit einem Kennlerngespräch, in dem wir einen Projektplan erstellen und Schmerzpunkte und Ziele durchgehen. Das Gespräch dauert etwa eine halbe Stunde und hilft uns, uns gegenseitig kennenzulernen.

Dann planen wir ein technisches Kick-off-Gespräch (in der Regel am nächsten Tag), um die Einrichtung des Kontos zu besprechen. Hier gehen wir alles durch; von der Einrichtung der Buchhaltungs- und Finanzabteilung und der GL-Kontostruktur bis zur Anbindung der relevanten Integrationen, einschließlich des ERP. Anschließend sehen wir uns die Benutzereinrichtung an, einschließlich der Kartenrichtlinien, Genehmigungsworkflows und der Organisationsstruktur.

Schließlich gibt es ein weiteres meeting (oder so viele, wie der Kunde wünscht), in welchem wir unterschiedliche Themen durchgehen:

1. Demonstration der Produktfunktionen und Unterstützung des Kunden bei der Nutzung des vollen Potenzials des Produkts
2. Einrichtungsempfehlungen
3. Feedback zum Implementierungsplan

Auf der Grundlage der Kundenrückmeldungen testen oder überarbeiten unseren Implementierungsplan anschließend. Wir nehmen dabei die eigentliche Einrichtung bereits während des Gesprächs vor, um dem Kunden anschließend Zeit für Tests zu geben.

Sobald der Kunde der technischen Einrichtung zustimmt, führen wir die Lösung ein, laden die Benutzer ein und erstellen ggf. Unternehmenskarten. Darüber hinaus stehen wir unseren Kunden weiterhin zur Seite und bieten z.B. Live-Schulungen für Mitarbeiter an, damit diese Payhawk ohne Verzögerungen nutzen können."

Welche Ressourcen und Unterstützung benötigt das Finanzteam des Kunden während der Implementierung?

"Zu erst einmal muss das Finanzteam des Kunden die richtigen Beteiligten in die Meetings einlden. Wenn sie z. B. eine SSO einrichten wollen, brauchen wir den technischen Administrator bei einem Anruf. Und wenn der Kunde einen externen Buchhalter hat, der an einem ERP-System arbeitet, brauchen wir auch ihn bei dem Anruf.

Wir bitten den Kunden, Unterlagen über interne Regeln und Richtlinien mitzubringen, und wir gehen gemeinsam eine Checkliste mit Fragen durch, um sicherzustellen, dass wir alles haben, was wir brauchen, um die Einrichtung effektiv durchzuführen.

Unsere Implementierungsmanager und unser Projektteam sind dabei so etwas wie Payhawk-Berater; sie sind da, um bei der Einrichtung des Unternehmenskontos zu beraten und die schwere Arbeit zu erledigen, damit der Kunde auf den Erfolg vorbereitet ist.

Wir sehen uns dann den Anwendungsfall an und bieten Vorschläge und Ratschläge für die Einrichtung der Lösung an, um sicherzustellen, dass der Kunde den größten Nutzen aus seinem Investment zieht. Nehmen wir zum Beispiel einen Kunden, der davon ausging dass er unsere Abonnementmanagement-Software nicht benötigt. In diesem speziellen Fall haben wir dennoch vorgeschlagen, die Software einzurichten, da unsere Recherche ergeben hat, dass dieser Kunde einen noch größeren Nutzen durch die Software hätte.

Während der Implementierung bitten wir unsere Kunden auch, eine "Bulkimportvorlage" auszufüllen, in die sie Benutzer, Karten, Mehrwertsteuersätze, benutzerdefinierte Felder, Werte, usw. eintragen können. Wir nutzen diese Informationen, um die Integration von Anfang an mit allen wichtigen Stammdaten exakt anzupassen."

Wie handhaben Sie die Datenmigration vom aktuellen System des Kunden zur Payhawk-Plattform?

"Bei der Datenmigration achten wir auf drei Dinge:

1. Die native Integration in ERP-Systeme für Buchhaltungsinformationen. Durch die Verbindung mit dem ERP-System können wir alle Buchhaltungskategorien, benutzerdefinierte Felder und Werte, Mehrwertsteuersätze und Lieferanten direkt aus dem ERP-System synchronisieren.
2. Die oben erwähnte Vorlage unterstützt nicht-native Integrationen oder auch zusätzliche Informationen.
3. Unsere HRIS-Integrationen, die sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinformationen hinzugefügt werden und die Mitarbeiter den richtigen Zugang zum System haben, solange sie Teil der Organisation sind."

Welchen Umfang an Schulung und Unterstützung erhält das Team eines neuen Kunden während und nach der Implementierung?

"Während der Implementierung stellen wir sicher, dass alle wichtigen Benutzer (Buchhalter usw.) wissen, wie sie Payhawk bedienen können. In diesen Sitzungen geben wir auch Zeit für Fragen und Antworten, so dass wir tiefergehendes Wissen vermitteln können, und dabei kundenindividuelleBedürfnisseermitteln.

Nach der technischen Einrichtung gehen wir in eine "Hyper-Care-Phase" über, um sicherzustellen, dass die Einführung so reibungslos wie möglich verläuft. Wir bieten eine etwa halbstündige Benutzerschulung an, die Nutzer durch Payhawk führt, einschließlich der App und der Web-Plattform.

Darüber hinaus bieten wir umfangreiche Artikel im Help Center, Anleitungen für den Einstieg, einen Implementierungsleitfaden und mehr - mit Inhalten für Endnutzer, Administratoren und Buchhalter."

Welchen Herausforderungen sind andere Unternehmen bei der Implementierung begegnet, und wie wurden sie gelöst?

"Manchmal kaufen mittlere bis große Unternehmen Payhawk, um das Ausgabenmanagement zu vereinfachen und umständliche, aber sehr eingebettete bestehende Prozesse zu ersetzen.

Hier gehen wir mit unseren Kunden sehr tief in die Materie, um den aktuellen Prozess, die aktuellen Probleme und die bestehende Lösungsarchitektur zu prüfen und herauszufinden, wie wir helfen können, bestehende Prozesse anzupassen, um so viel Zeit wie möglich sparen.

Für einige Unternehmen ist dies die erste Welle der digitalen Transformation, und die Einführung von Payhawk bedeutet die Modernisierung und potenzielle Vereinfachung von Prozessen, wodurch Stunden oder sogar Tage eingespart werden können. Für Unternehmen, die eine zweite Welle der digitalen Transformation durchlaufen, geht es eher darum, einen einzigen Ort für die Verwaltung und Bewertung von Ausgaben zu schaffen (anstatt zwischen mehreren voneinander getrennten Tools zu wechseln).

In jedem Fall sind wir es gewohnt, Unternehmen mit eingebetteten Prozessen und Tools zu sehen und Unternehmen während der Implementierung alles zu geben, was sie brauchen, um sicherzustellen, dass sie Zeit sparen, die vollständige Kontrolle über die Ausgaben übernehmen und loslegen können."

Wie flexibel ist das Payhawk-System bei der Anpassung an spezifische Finanzrichtlinien und Arbeitsabläufe?

"Das System unterstützt hohe Flexibilität. Wir erlauben Anpassungen und sind dennoch benutzerfreundlich. Dabei verbessern wir ständig unsere Funktionen zur Erstellung von Arbeitsabläufen, um mehr Anpassungen zu ermöglichen, und wir unterstützen individuelle Anforderungen mit erweiterten Kartensteuerungen, Automatisierung und mehr. Wir können Genehmigungen auf der Grundlage von Teamstrukturen, Kostenstellen, Rollen usw. ermöglichen.

Es handelt sich daher bei Payhawk nicht um eine "maßgeschneiderte" Lösung, sondern wir haben hart daran gearbeitet, viele starre und/oder manuelle Prozesse zu verbessern und zu automatisieren. Wir helfen unseren Kunden bei der Einrichtung, damit sie Unternehmensrichtlinien und Arbeitsabläufe auf effiziente und digitalisierte Weise mit anpassbaren Kontrollen, Arbeitsabläufen, Ausgabekategorien und mehr unterstützen können."

Welchen laufenden Support und welche Kommunikation können Kunden nach der Implementierung erwarten?

"Unser Support-Team hilft, eine saubere Einführung zu gewährleisten. Das Team ist hervorragend, wenn es um technische Fragen oder Anleitungen geht. Es bietet mehrsprachige Beratung und Unterstützung in weniger als einer Minute (und ist für alle Tarife verfügbar). Auch unser Online-Hilfezentrum ist voll von wirklich hilfreichen Artikeln.

Außerdem haben unsere Kunden engagierte Kundenbetreuer, die immer da sind, um auf Feedback zu reagieren (einschließlich Eingaben und Ideen, Wunschlisten für neue Funktionen und mehr) und sicherzustellen, dass die Kunden neue Funktionen verstehen und über alle spannenden Möglichkeiten oder technischen Aktualisierungen informiert sind."

Was zeichnet die Implementierung der Payhawk-ERP- und Buchhaltungsintegrationen als überlegen aus?

"Zunächst einmal ist es die Art und Weise, wie die Integrationen aufgebaut sind. Unsere Integrationen und die Art und Weise, wie wir unsere APIs aufgebaut haben, gewährleisten in vielerlei Hinsicht einen ganzheitlichen Datentransfer in die jeweiligen Systeme, von der Einrichtung bis zum Monatsende. Wir automatisieren zum Beispiel die Stammdatensynchronisation zwischen beiden Systemen und ermöglichen Kunden so eine globale, einheitliche Buchhaltung, ohne dassjedes GL-Konto einzeln importiert werden muss.

Außerdem ist es wirklich der Automatisierungsfaktor. Das gesamte Pre-Accounting findet in Payhawk statt, wobei unsere produktinternen Intelligenzfunktionen und OCR die schwere Arbeit übernehmen und die Genehmigungen und Überprüfungen den jeweiligen Rollen und Benutzern überlassen. Um Echtzeitabstimmungen und einen reibungsloseren Monatsabschluss zu ermöglichen, synchronisiert Payhawk Transaktionen, sobald sie abgerechnet sind, und die entsprechenden Ausgaben, sobald sie im Portal überprüft wurden.

Und noch etwas: Auch für Kunden ohne Integrationen bieten wir eine API mit der entsprechenden Dokumentation an, damit sie ihre eigene erstellen können. Wir bieten auch Buchhaltungsvorlagen für Dutzende von ERPs und Buchhaltungssystemen an, die eine ähnliche Erfahrung ermöglichen und zu einem Export aller Transaktionen, Ausgaben und Zahlungsbelege führen, die für ihr Buchhaltungssystem formatiert sind und die die Kunden einfach herunterladen können."

Welche Art von Unternehmenssoftware ist am einfachsten einzurichten?

"Payhawk ist sehr einfach einzurichten, dank:

a) unserem erfahrenen Team
b) Massenimportverfahren

Wir sorgen dafür, dass keine Zeit für die manuelle Dateneingabe verschwendet wird! Wir haben eine Checkliste, aber es ist wichtig, dass wir uns an den spezifischen Herausforderungen und Zielen des Kunden orientieren. Wir wollen, dass der Kunde den Nutzen, den er hervorgehoben hat, schnell und effektiv spürt, deshalb hat dies für uns höchste Priorität.

Und es funktioniert: Im Jahr 2023 zeigte G2, dass wir im Durchschnitt zehn Monate bis zum ROI benötigten, was viel schneller ist als der Branchendurchschnitt."

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