15. Juni 2023
5 Min. Lesezeit

Guide: Welche Funktionen sollte eine ausgabenmanagement lösung abdecken?

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Welche Funktionen sollte eine ausgabenmanagement lösung abdecken? Ein Arbeitnehmer erstellt eine Liste, um diese Frage zu beantworten
Zusammenfassung

Im Zuge des Wachstums eines Unternehmens kann die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben mühsam, unübersichtlich und zeitaufwendig werden. Die Lösung? Eine intelligente Ausgabenmanagement-Software, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. In diesem kurzen Leitfaden stellen wir Ihnen die Vorteile von Ausgabenmanagement-Software vor und verraten Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

    Welche Funktionen umfasst eine Software zur Ausgabenverwaltung?

    Ausgabenverwaltungs-Software bezeichnet eine digitale Lösung, die verschiedene Aspekte der Nachverfolgung, Berichterstattung, Analyse und Kontrolle von Mitarbeiterausgaben automatisiert und vereinfacht und gleichzeitig die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sowie Steuervorschriften gewährleistet. Mit solchen Systemen können Unternehmen manuelle Verfahren wie die Dateneingabe, das Sortieren von Papierbelegen und lange Genehmigungsverfahren abschaffen und durch effiziente Arbeitsabläufe auf der Grundlage innovativer Technologien ersetzen.

    Ob bei der Abwicklung von Reisekostenrückerstattungen oder bei der Überwachung der Betriebskosten: Kostenmanagementsysteme ermöglichen eine bessere Organisation der Finanzdaten und datengesteuerte Entscheidungsprozesse. Zudem sollte Ihr gewähltes Tool sich nahtlos in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software integrieren lassen, um die Synchronisation zwischen den Systemen zu erleichtern und fehlerfreie finanzielle Transaktionen und Aufzeichnungen zu gewährleisten.

    Zu den beliebten Komponenten von Ausgabenmanagementlösungen gehören:

    • Dashboards
    • Mobile Apps für Zugriff von unterwegs
    • Automatisierte Genehmigungsworkflows
    • Digitale Belegerfassung
    • Nachverfolgung von Kilometerpauschalen
    • Berichterstattungen und Analysen in Echtzeit

    Funktionen der besten Ausgabenmanagement-Software

    Bei der Suche nach der besten Ausgabenmanagement-Software müssen Sie unbedingt ermitteln, welche Funktionen Sie für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens benötigen. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen zehn wichtige Funktionen vor, die Sie bei der Bewertung verschiedener Kostenmanagementsysteme berücksichtigen sollten.

    Dashboards
    Eine gute Ausgabenmanagement-Software sollte über ein intuitives Dashboard verfügen und Ihnen einen guten Überblick über Ihre Geschäftsausgaben geben. Die Software sollte zudem eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit schnellem Zugriff auf wichtige Finanzdaten wie ausstehende Ausgaben und Ausgabentrends bieten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Verwaltung mehrerer Gesellschaften und ein Gruppen-Dashboard, über welches das Finanzteam sämtliche Gruppenausgaben an einem Ort einsehen kann, ohne zwischen verschiedenen Bildschirmen oder Anwendungen wechseln zu müssen.

    Mobile App
    Eine mobile App ist ebenfalls unerlässlich, da die Mitarbeiter auf diese Weise ihre Ausgaben auch unterwegs verwalten können. Mit einer guten mobilen App lassen sich Prozesse wie die Belegerfassung, das Einholen von Belegen, die sofortige Rückerstattung von Ausgaben nach dem Kauf und die Automatisierung von Genehmigungen optimieren. Mitarbeiter können ihre Karten ebenfalls über die App verwalten und bei Bedarf zusätzliche Mittel anfordern.

    Automatisierter Genehmigungsprozess
    Durch Automatisierungen können Sie den oftmals komplizierten Genehmigungsprozess vereinfachen, indem Sie anpassbare Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Ausgaben und Kontrollen auf Basis der Richtlinien Ihres Unternehmens einrichten. Dabei können Sie beispielsweise Limits für tägliche Ausgaben festlegen oder bestimmte Ausgabenkategorien oder Genehmigungsbeträge vorab autorisieren.

    Digitale Belegerfassung
    Schluss mit Papierstapeln – die digitale Belegerfassung ermöglicht eine fehlerfreie Buchhaltung. Mit einer zuverlässigen Ausgaben-Software können Benutzer Belege ganz einfach über ihre Mobilgeräte oder Computer hochladen – so sparen Sie viel Zeit bei der Verwaltung. Die Datenerfassung und -eingabe sind zeitaufwendige und kostspielige Angelegenheiten – sofern sie manuell durchgeführt werden. Mit der richtigen OCR-Technologie können Unternehmen diese Vorgänge jedoch automatisieren und wertvolle Zeit sparen.

    Nachverfolgung von Kilometerpauschalen
    Wenn Ihre Mitarbeiter häufig beruflich unterwegs sind, brauchen Sie eine Funktion zur Nachverfolgung von Kilometerpauschalen in Ihrem Online-Kostenmanagementsystem. Dabei sollte die Nachverfolgung von Distanzen automatisch erfolgen oder für die Mitarbeiter einfach zu dokumentieren sein. Mit der Funktion für die Erfassung von Kilometern können Administratoren in Payhawk unterschiedliche Kilometerpauschalen festlegen, je nach länderspezifischen Gesetzen und Unternehmenspräferenzen.

    Berichterstattungen und Analysen in Echtzeit
    Aufschlussreiche Berichte über die Ausgabengewohnheiten von Mitarbeitern und Teams und die Einhaltung des Gesamtbudgets unterstützen Entscheidungsträger dabei, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. Außerdem können Sie mit dieser Funktion schnell Geld sparen, indem Sie doppelte oder nicht genutzte Geschäftsabonnements identifizieren.

    Kompatibilität mit jeder Buchhaltungssoftware
    Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Kostenmanagement-Software nahtlos in Ihre bestehenden Finanzsysteme integriert werden kann. Diese Kompatibilität ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Plattformen, optimierte Prozesse und weniger manuelle Dateneingaben. Mit Payhawk können Sie Ihren Abstimmungsprozess verbessern und einen nahtlosen Datenfluss zwischen unserer Ausgabenmanagementlösung und der ERP- oder Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl erzielen.

    Unterstützung mehrerer Währungen
    Wenn Ihr Unternehmen an verschiedenen Standorten tätig ist oder mit internationalen Kunden arbeitet, brauchen Sie unbedingt eine Möglichkeit, Ausgaben in mehreren Währungen abzuwickeln und nachzuverfolgen. Die Software sollte Transaktionen aus dem Ausland automatisch in Ihre Hauptwährung umrechnen. Dadurch wird die Ausgabenberichterstattung vereinfacht und die Finanzdaten bleiben gut nachvollziehbar, unabhängig vom Land, in dem die Kosten entstanden sind.

    Automatische Kategorisierung von Ausgaben und Zuordnung von Kostenstellendaten
    Bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben spielen sorgfältige Sortierung und Organisation eine entscheidende Rolle. Eine leistungsstarke Lösung für das Ausgabenmanagement umfasst anpassbare Kategorien und ermöglicht eine automatische Kategorisierung bei der Eingabe. Diese Automatisierung ermöglicht anschließend eine effiziente Zuordnung zu den entsprechenden Kostenstellen und fügt sich mühelos in Ihre Unternehmensstruktur ein.

    Automatisierte Steuerberechnung (MwSt.)
    Eine erfolgreiche Lösung für das Kostenmanagement sollte die Mehrwertsteuer für erstattungsfähige Ausgaben genau berechnen, um die Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten und grenzüberschreitende Transaktionen zu vereinfachen. Dies ist besonders für moderne Unternehmen wichtig, die ihre Buchhaltungs- und Finanzprozesse automatisieren und gleichzeitig ins Ausland expandieren möchten.

    Mit unserer RFI-Vorlage wählen Sie die richtige Lösung für Ihr Ausgabenmanagement

    Separate Software vs. All-in-one-Software für die Reisekostenabrechnung

    Bei Ihrer Suche nach der besten Ausgabenmanagement-Software müssen Sie den Unterschied zwischen separaten und All-in-one Plattformen kennen.

    Separate Kostenmanagement-Software
    Separate Ausgabenmanagement-Software dient ausschließlich der Optimierung Ihrer Geschäftsausgabenprozesse – Nachverfolgung von Belegen, Automatisierung von Genehmigungen, Erstellung von Berichten und weitere vergleichbare Funktionen.

    Separate Systeme haben einige Vorteile:

    1. Spezialisierung: Diese Systeme wurden speziell für die Verwaltung von Ausgaben entwickelt und bieten deshalb in der Regel mehr maßgeschneiderte Funktionen und eine bessere allgemeine Funktionalität.
    2. Effiziente Implementierung: Eine separate Lösung kann aufgrund der speziellen Ausrichtung möglicherweise schneller in Ihr bestehendes System integriert werden.
    3. Weniger komplexe Unternehmensanforderungen: Für kleinere Unternehmen, die nicht über umfangreiche Buchhaltungs- oder Personalverwaltungsfunktionen verfügen, können spezielle Kostenmanagementsysteme eine kostengünstige Option darstellen.

    Es gibt jedoch auch einige Nachteile:

    1. Zusätzliche Komplexität: Sollten Ihre Anforderungen irgendwann über die einfache Kostenerfassung hinausgehen, müssen Sie möglicherweise mehrere Softwareplattformen verwalten.
    2. Begrenzte Integrationsmöglichkeiten: Die Konnektivität mit anderen Plattformen (z. B. Buchhaltung oder ERP) innerhalb Ihres Unternehmens ist oft nicht besonders effektiv.

    All-in-one-Software mit Ausgabenverwaltung

    All-in-one-Lösungen hingegen bieten einen ganzheitlichen Ansatz: Sie vereinen eine ganze Reihe von Finanztools wie Firmenkarten, Multi-Entity-Management, Rechnungsverwaltung usw., und bieten zudem Funktionen für die Spesenabrechnung in einer einzigen Software.

    Hier einige Gründe, warum sich Unternehmen für eine All-in-one-Plattform entscheiden:

    1. Nahtlose Integration: ein bedeutender Vorteil. Die Verbindung zwischen den verschiedenen Anwendungen ist unkompliziert und natürlich, weil alle Prozesse in einem einzigen System abgewickelt werden.
    2. Kosteneinsparungen: Indem Sie mehrere Prozesse in einer einzigen Schnittstelle konsolidieren, können Sie die Abonnementkosten senken und die Mitarbeiterschulungen optimieren.
    3. Zukunftsorientierte Systeme: Mit einer All-in-one-Plattform können Sie Ihre Software entsprechend dem Unternehmenswachstum skalieren und müssen nicht länger mehrere Einzellösungen einsetzen. Auch die Integration mit anderen Plattformen ist so einfacher möglich.

    Ob Sie sich für eine separate oder eine All-in-one-Software für die Ausgabenverwaltung entscheiden sollten, hängt letztendlich von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, Ihrem Budget und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Bevor Sie eine Wahl treffen, sollten Sie die einzelnen Optionen sorgfältig analysieren und die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Plattformen prüfen.

    Häufig gestellte Fragen zum Thema Kostenmanagement-Software

    Wie wählen Sie die richtige Kostenmanagement-Software für das eigene Unternehmen?

    Die Suche nach der richtigen Kostenmanagement-Software für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Aufgabe. Beachten Sie die folgenden Punkte genau, um eine fundierte Entscheidung zu treffen:

    1. Ermittlung Ihrer Bedürfnisse: Ermitteln Sie zunächst die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und die Herausforderungen im Hinblick auf Erstattungen, Ausgabenverfolgung und Compliance.
    2. Skalierbarkeit: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich an Änderungen in der Größe und Struktur des Unternehmens anpassen kann.
    3. Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie ein benutzerfreundliches System mit einer intuitiven Oberfläche für Desktop- und Mobilgeräte, um eine hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern zu erzielen.
    4. Integrationsmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass die gewählte Software nahtlos mit anderen wichtigen Tools wie Buchhaltungssystemen, Gehaltsabrechnungen und Buchungsplattformen für Geschäftsreisen integriert werden kann.
    5. Anpassungsmöglichkeiten: Prüfen Sie, ob das Kostenmanagementsystem anpassbare Workflows bietet, die auf die speziellen Richtlinien oder Genehmigungsketten Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können.
    6. Sicherheitsfunktionen: Da sensible Daten im System gespeichert werden müssen, sollten Sie sich für eine Lösung mit zuverlässigen Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Mehrfaktor-Authentifizierung und Datensicherungsprotokollen entscheiden.
    7. Kundenservice: Suchen Sie nach Anbietern, die über mehrere Kanäle wie E-Mail, Telefonsupport oder Live-Chat rund um die Uhr einen Kundendienst anbieten, falls Sie bei der Implementierung oder in der Betriebsphase Unterstützung benötigen.
    8. Preisgestaltung: Vergleichen Sie die verschiedenen Preismodelle der Anbieter, um eine Lösung zu finden, die in Ihr Budget passt und alle erforderlichen Funktionen bietet.

    Indem Sie verschiedene Spesenverwaltungssysteme anhand dieser Faktoren vergleichen und bei der Produktrecherche relevante Schlagwörter wie Spesensoftware oder Online-Spesenmanagement verwenden, können Sie die passendste Lösung für die Anforderungen und die Strategie Ihres Unternehmens auswählen.

    Die Vorteile von Payhawk im Überblick

    • Payhawk ist eine All-in-one-Lösung für das Ausgabenmanagement, mit der Sie Ausgaben Ihrer Mitarbeiter, Rückerstattungen, Rechnungen, Lieferanten und Firmenkarten auf einer einzigen Plattform verwalten können.
    • Die Software integriert sich direkt in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme und ermöglicht Ihnen einen nahtlosen Export von Ausgaben, Zahlungen und Einzahlungen in Sekundenschnelle. Darüber hinaus profitieren Sie von einer automatischen Zwei-Wege-Kommunikation, mit der Sie täglich mehr als zwei Stunden Arbeit bei manuellen Prozessen sparen.
    • Die leistungsstarken Verwaltungsfunktionen für mehrere Einheiten verbessern die Kontrolle des Cashflows und unterstützen Ihren Monatsabschluss über alle Einheiten Ihrer Gruppe hinweg.

    Wie viel kostet eine Ausgabenverwaltungs-Software?
    Die Kosten für eine Ausgabenverwaltungs-Software hängen von mehreren Faktoren ab, beispielsweise von den Kernfunktionen, dem gewünschten Anpassungsgrad, der Anzahl der in Ihrem Unternehmen benötigten Benutzer/Abonnements/Lizenzen und den Schulungs- oder Implementierungskosten.

    Payhawk bietet drei verschiedene Preiskategorien – Sie können also diejenige auswählen, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.

    „Payhawk bietet weitaus mehr Funktionen als andere Lösungen, die ich ausprobiert habe”, so Javier Gorena, CFO bei Rentals United. „Zudem stellten wir bei vielen anderen Tools fest, dass mit zunehmendem Karten- und Transaktionsvolumen die Kosten für das Tool in die Höhe schießen. Angesichts der Tatsache, dass wir monatlich fast 10.000 Transaktionen durchführen und zwischen 4 und 5 Millionen € Umsatz erzielen, entstehen durch diese Preisänderungen enorme Kosten. Bei Payhawk ist das kein Problem – dank Cashback bleibt die Lösung kostengünstig.”

    Wir haben unseren neuen Unternehmensplan speziell für multinationale Unternehmen, die mit Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Dynamics 365 Finance arbeiten, entwickelt. Dank der innovativen Funktionen können Unternehmen mit mehreren Einheiten ihre globalen Ausgaben und Firmenkarten effektiver verwalten, eine bessere Ausgabenkontrolle gewährleisten und durch die Automatisierung der Buchhaltung Zeit sparen.

    Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie mehr über unsere globale Lösung zur Kontrolle Ihrer Geschäftsausgaben.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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