Optimierte Kostenkontrolle bei Rentals United

Herausforderungen vor Payhawk

"Vor Payhawk? Die Verfahren waren manuell, und es gab wenig Transparenz in Bezug auf Ausgaben oder Budgets", erklärt Javier Gorena, CFO bei Rentals United. "Die Prozesse waren langsam und kompliziert, und die Mitarbeiter mussten alle Belege an die Finanzabteilung schicken. Von dort aus prüfte das Finanzteam die Informationen manuell, gab sie in die Systeme ein und erstattete den Mitarbeitern die Kosten."

Rentals United wurde 2015 gegründet und wuchs rasant, die vorherigen Ausgabenkontrolltools konnte dabei nicht mithalten.

"Rentals United wuchs mit einer Geschwindigkeit, die alle unsere Erwartungen übertraf. Wir wuchsen jährlich um den Faktor 20. In einem solchen Szenario ist es keine Option, sich auf gute Management-Tools zu verlassen, sondern eine Notwendigkeit", so Javier. "Mit früheren Tools hatten wir häufige Fehler und eine geringe Kartenakzeptanz – und diese Verzögerungen konnten wir uns nicht leisten."

Javier und das Team wussten, dass sie eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben brauchten und wollten ihre Ausgabenkontrolllösung und -prozesse aktualisieren, um das wachsende Unternehmen zu unterstützen.

"Eine fehlende interne Kontrolle der Ausgaben kann eine Reihe von Kettenreaktionen auslösen, die die Unternehmenszahlen gefährden. Fehlende Transparenz auf der Transaktionsebene führt zu Fehlern im Bericht“, erklärte Javier. „Wenn der Bericht Fehler enthält, werden auch die Prognosen der Finanzabteilung Fehler enthalten. Ineffiziente Finanzprozesse haben direkte Auswirkungen auf das Unternehmenswachstum. Das ist ein hohes Risiko."

Schnelle Skalierung mit dem richtigen Tools

"Ein Plan und eine Wachstumsstrategie für das Unternehmen sind unerlässlich", so Javier weiter. Und mit einer Karriere, in der er drei Scale-Ups aufgebaut hat, weiß Javier, was Prozesse und Lösungen skalierbar und – was noch wichtiger ist – eine gute Investition macht.

"Wenn man von einem Team von 17 auf Hunderte von Mitarbeitern umsteigt, ändert sich einiges. Manuelle Prozesse (manuelle Spesenabrechnungen, manuelle Eingabe von Daten in verschiedene Software, Kostenerstattung für Mitarbeiter usw.) sind nicht mit exponentiellem Wachstum vereinbar. Es ist einfach nicht skalierbar", erklärte Javier. "Unternehmen, die schnell wachsen wollen, müssen Tools für die Ausgabenkontrolle implementieren, die ihnen dabei helfen, die festgelegten Budgets einzuhalten, einen Überblick über die Finanzmittel des Unternehmens zu haben und die Ausgaben zu kontrollieren."

Mit einer langen Karriere in digitalen und internationalen Unternehmen hat Javier schon seit einiger Zeit den Finger am Puls der Finanzinnovation - insbesondere wenn es um Skalierung geht. Er erklärt, dass er einer der ersten Finanzleiter war, der Spendesk ausprobiert hat (vor sieben Jahren), und dass er diese Art von Ausgabenmanagement-Tools während seiner gesamten beruflichen Laufbahn verwendet hat, bevor er zu uns wechselte.

Globale Ausgabentransparenz

Unser Multi Entity Management und unser Gruppen-Dashboard waren für Rentals United ausschlaggebend, als es um die Wahl ihrer Ausgabenmanagementlösung ging. Als internationales Team wollte man die Ausgaben in allen Niederlassungen verfolgen, die Ausgabenkontrolle standardisieren und die saisonale Leistung je nach geografischem Standort auswerten.

"Das Multi-Entity-Management-Feature von Payhawk ist für uns entscheidend", so Javier. "Wir wachsen schnell und haben Niederlassungen in vielen verschiedenen Ländern. Für mich als CFO ist es perfekt, dass ich die Ausgaben für alle Bereiche auf einem Bildschirm verfolgen kann."

"Bei anderen Tools muss man verschiedene Konten eröffnen und in jedes einzelne Detail eingeben; das ist weder einfach noch flexibel", so Javier weiter. "Mit Payhawk sehen Sie alles auf demselben Bildschirm und mit sehr klaren Grafiken."

“„Das Multi-Entity-Management-Feature von Payhawk ist für uns entscheidend. Wir wachsen schnell, und wir haben Niederlassungen in vielen verschiedenen Ländern. Für mich als CFO ist es perfekt, dass ich die Ausgaben für alle Bereiche auf einem Bildschirm verfolgen kann.”

Mit unseren Multi-Entity-Management-Funktionen können Javier und das Team von Rentals United:

• Einführung global einheitlicher Ausgabenprozesse und -richtlinien
• Optimierung der Arbeitsabläufe über verschiedene Gesellschaften hinweg
• Konsolidierung der Kreditorenbuchhaltung im gesamten Unternehmen
• Beschleunigung des monatlichen Abschlussprozesses
• Unterstützung der Buchhaltung über mehrere Einheiten hinweg
• Schnelles und sicheres Onboarding von Teams in verschiedenen Einrichtungen

Co-Pilot für das Unternehmenswachstum

Individuelle Arbeitsabläufe, Kategorien und Regeln waren dem Team von Rentals United ebenfalls wichtig. Sie wollten eine Lösung für die Ausgabenverwaltung, die sich an ihre Bedürfnisse anpasst und dazu beiträgt, die manuelle Verwaltung und die unklare Kategorisierung von Ausgaben und Aufwendungen zu beseitigen.

“Wir lieben Payhawk, weil es sich an unsere Regeln und Bedürfnisse anpasst.Wir können Abteilungen oder Teams einrichten und ein personalisiertes Genehmigungsverfahren für Ausgaben mit verschiedenen Genehmigungsstufen einführen, je nachdem, wie viel wir ausgeben wollen Wir können Abteilungen oder Teams einrichten und ein personalisiertes Genehmigungsverfahren für Ausgaben mit verschiedenen Genehmigungsstufen einführen, je nachdem, wie viel wir ausgeben wollen“, erklärt Javier.”

"Auch das Costumer Support Team ist erstklassig", so Javier weiter. "Wenn wir jemals Hilfe brauchten, wurde das Problem in weniger als 24 Stunden gelöst. Es gibt nur wenige Unternehmen, die einen so außergewöhnlichen Kundenservice bieten.“

Empowerment der Mitarbeiter mit Firmenkarten, Ausgabekontrollen und Dienstreisen

Finanzvorstände haben manchmal Bedenken, wenn sie ihren Mitarbeitern über Firmenkarten Geld zur Verfügung stellen. Sie befürchten, dass die Mitarbeiter diese Freiheit ausnutzen und zu viel Geld ausgeben werden.
Mit den Karten und Kontrollen von Payhawk können wir sicherstellen, dass die Mitarbeiter nicht nur die Vorschriften einhalten, sondern sich auch sicher fühlen, da alle Regeln und Kontrollen in dieselbe Karte und App integriert sind, mit der sie bezahlen.

"Bei Rentals United haben wir Budgets festgelegt und Kartennutzung mit vordefinierten Limits eingeführt, um die Einhaltung unserer Ausgabenpolitik zu gewährleisten. Wenn jemand das Budget überschreiten möchte, muss er über die App einen Antrag stellen und den Grund dafür angeben", so Javier. "Dank personalisierter Genehmigungsabläufe können die benannten Personen diese außerordentlichen Mittel dann entweder annehmen oder ablehnen (und sie werden daran erinnert)."

"Das Gleiche gilt für das Reisen. Wenn ein Angestellter eine Karte nur für eine Dienstreise hat, können wir die Karte bis zur nächsten Reise sperren, sobald die Reise beendet ist", erklärt Javier. "Das ist das Schöne an Payhawk. Wir haben alles unter Kontrolle und können per Mausklick Entscheidungen treffen, um Mittel anzufordern oder Karten schnell zu sperren."

Großartige Benutzerfreundlichkeit

Mit einer internationalen Belegschaft und mehreren Niederlassungen musste Rentals United sicherstellen, dass die von ihnen gewählte Lösung für viel beschäftigte Karteninhaber und das Finanzteam benutzerfreundlich sein würde.

"Wenn man 100 Mitarbeitern die Verwendung einer neuen Anwendung beibringen muss, sollte diese auch einfach zu bedienen sein. Jeder hat viel zu tun und keine Zeit für langwierige Prozesse", sagte Javier. "Die Lernkurve muss für alle einfach sein, und die Finanzprozesse müssen automatisiert werden."

"Mit Payhawk können Sie mit ein paar Klicks tun, was Sie wollen. Einige ihrer Konkurrenten sind potenziell auch gut, aber wenn man eine Stunde lang suchen muss, wo der Knopf ist, ist es nicht mehr agil", so Javier weiter. "Bei Payhawk sind alle Informationen, sowohl zu den Ausgaben als auch zur Konfiguration, zugänglich und organisiert. Es ist wirklich einfach zu bedienen."

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Abonnements

Seit der Umstellung auf Payhawk hat Rentals United tonnenweise Zeit bei den zuvor manuellen Finanzaufgaben gespart. Mit unseren Firmenkarten, der Automatisierung der Belegabrechnung, einfachen Uploads und OCR-Datenerfassung, Ausgaben-Workflows und nahtlosen Integrationen sparen sie täglich Stunden.

"Die Tatsache, dass Payhawk alles automatisiert und digitalisiert, spart viel Zeit in der Finanzabteilung. Sie müssen niemanden mehr nach Belegen fragen, Sie müssen Mitarbeiter nicht mehr manuell entschädigen, Sie müssen Daten nicht mehr manuell eingeben, und der Monatsabschluss ist viel schneller", erklärt Javier. "Jetzt widmen wir diese Zeit strategischen Aufgaben für das Unternehmen. Ohne Payhawk müsste meine Abteilung mindestens ein Drittel ihrer Zeit für diese Art von manuellen und operativen Aufgaben aufwenden."

“Ohne Payhawk müsste meine Abteilung mindestens ein Drittel ihrer Zeit mit manuellen und operativen Aufgaben verbringen."

"Was Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit angeht, ist Payhawk anderen Tools, die ich ausprobiert habe, weit voraus. Und wie bei vielen anderen Tools stellen wir fest, dass die Preise für das Tool in die Höhe schießen, wenn das Volumen der Karten und Transaktionen zunimmt. Dies kann enorme Kosten verursachen, da wir praktisch 10.000 Transaktionen pro Monat durchführen und zwischen 4 und 5 Millionen bewegen", so Javier weiter. "Mit Payhawk ist das kein Thema. Dank des Cashbacks bleibt der Preis sehr attraktiv."

Während seines raschen Wachstums hatte Rentals United auch zahlreiche Abonnements für Hilfsmittel und zur Unterstützung auf dem Weg dorthin abgeschlossen. Das Problem? Die Verwaltung dieser Abonnements wurde ohne eine einzige Quelle der Wahrheit allmählich unüberschaubar.

"Es war besonders kompliziert, die Abonnements zu verwalten. Alle unsere Mitarbeiter nutzten dieselbe Firmenkarte, sodass wir nie wussten, welchen Status eine wiederkehrende Zahlung hatte, ob das Tool noch genutzt wurde oder wer sich dafür angemeldet hatte", so Javier. "Wir hatten keine Sichtbarkeit und keine Kontrolle über unsere Abonnements."

Mit unserer Software für die Verwaltung von Abonnements und der Verwaltung von Lieferanten kann das Team von Rentals United jetzt:

• Versteckte Kosten und Duplikate erkennen, da wir alle Geschäftsabonnements nach Anbietern gruppieren, um einen vollständigen Überblick über die regelmäßigen Zahlungen pro Anbieter zu bieten
• Schleichende Kostensteigerungen eliminieren durch Transparenz der Abonnementkostenschwankungen
• Überhöhte Ausgaben vermeiden dank einer Übersicht über jeden Abonnementbesitzer (damit er die Nutzung überprüfen kann usw.)
• Doppelten oder falsche Lieferanteninformationen vermeiden
• Verwaltungsaufgaben und Eingabefehler minimieren, durch vorausgefüllte Lieferanteninformationen (und automatisieren Sie Ausgabenkategorien auf der Grundlage von Lieferanten)
• Die Compliance verbessern und das Betrugsrisiko verringern
• Die Datensegmentierung anpassen, um grenzenlose Berichtsoptionen über die Plattform hinaus zu erschließen

Work hard, Spend smart.

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