En comparación con otras herramientas, con Payhawk no me siento a ciegas

Rentals United es una plataforma destinada a property managers o gestores de propiedades. Gracias a ella pueden distribuir anuncios en los mejores canales, analizar los datos y tendencias y aumentar los ingresos. Todo desde un único lugar. Garantiza que las propiedades estén disponibles en las mayores plataformas de viajes como pueden ser Airbnb o Booking. Tener todo bajo control y centralizado en una única herramienta brinda agilidad y control a los gestores de propiedades.

Además, gracias a sus reportes, los usuarios pueden conocer las tendencias y saber cómo está yendo la temporada dependiendo de la ubicación geográfica de las propiedades.

Hemos tenido la oportunidad de hablar con Javier Gorena, CFO de Rentals United y todo un experto en la materia. Tiene una larga trayectoria en empresas de rápido crecimiento y eso mismo le ha llevado a probar todo tipo de soluciones de gestión de gastos. Es sabido que hoy día la oferta es muy amplia y variada.

Pero…

¿Cómo era el rol de CFO sin los softwares de gestión de gastos?

“Los procedimientos eran manuales, no había mucha visibilidad en cuanto al gasto o el presupuesto. Los procesos eran lentos y complicados: todos los tickets o las facturas se enviaban directamente a administración o al departamento financiero. Y desde allí comprobaban la información, la metían en los sistemas de forma manual y después se realizaban los reembolsos a los empleados.

Era especialmente complicado gestionar las suscripciones: todos los empleados utilizaban la misma tarjeta de empresa, no conocíamos el estado, si se estaba haciendo uso de ellas o quién las había contratado,... No teníamos visibilidad, no teníamos control sobre las suscripciones” afirma Javier Gorena.

Quizás alguna persona crea que la falta de visibilidad en las suscripciones, por ejemplo, no es un problema grave. Pero como bien dice el experto en finanzas “No es posible hacer un seguimiento de los presupuestos y de la rentabilidad si no existe un exhaustivo control interno del gasto. Esto afecta directamente a las previsiones de tesorería de la empresa. Es un riesgo elevado”.

Según nos cuenta no tener un control interno sobre el gasto, desata una serie de acontecimientos en cadena que ponen en riesgo los números de la empresa: “No tener visibilidad a nivel transaccional genera fallos en el reporte. Si hay fallos en el reporte habrá fallos en las previsiones de tesorería. Tener procesos financieros ineficientes impacta de forma directa en el crecimiento empresarial”.

Potenciando el crecimiento gracias alos softwares de gestión de gastos

Según dice “tener un plan, una estrategia de crecimiento empresarial, es imprescindible”. Javier Gorena, Director Financiero de Rentals United, ha trabajado en tres startups que se han convertido en scaleups: “el número de empleados crecía constantemente, multiplicando también los gastos que estos generaban. Pasaban de 17 empleados a cientos”.

“Los procesos manuales (hacer reportes de gastos manuales, insertar datos manualmente en diversos softwares, hacer reembolsos a empleados,...) no son compatibles con un crecimiento exponencial. No es un proceso escalable. Todas las empresas que quieran crecer en poco tiempo necesitan implementar herramientas de gestión de gastos para poder ceñirse a los presupuestos establecidos, tener visibilidad sobre la tesorería de la empresa y controlar los gastos que se llevan a cabo de forma diaria”.

Apostar por el caballo ganador

Javier Gorena, experto en finanzas y con larga trayectoria en empresas digitales e internacionales, confiesa que, antes de Payhawk hubo otras, como Spendesk o Pleo.

Fue uno de los primeros en probar Spendesk (hace 7 años) y ha seguido utilizando este tipo de herramientas toda su trayectoria profesional. Lo que le convierte en un referente con autoridad para comparar y analizar las diversas herramientas y sus funcionalidades a efectos prácticos.

Cuando le preguntamos por las diferencias entre Payhawk y estas herramientas, no titubeó al contarnos cuáles eran los valores añadidos de Payhawk y por qué nos eligió como software de gestión de gastos para Rentals United:

Reportes de calidad y precisos en tiempo real.

Decir que las demás herramientas no crean reportes de gastos sería mentir. Pero nadie lo hace como Payhawk según Javier Gorena. “A parte de ser mucho más completos, son más visuales. En comparación con las otras herramientas, con Payhawk no me siento a ciegas. Al contrario, siento que tengo el control y la visibilidad que necesito para desempeñar mis funciones y tomar las decisiones pertinentes en todo momento”.

Usabilidad, un día a día más fácil

Lo que pasa con los reportes, pasa con el resto de la herramienta. “Con Payhawk puedes hacer lo que quieras en cuestión de clics. Con las demás herramientas probablemente también, pero si tienes que estar una hora buscando dónde está el botón deja de ser ágil. En Payhawk toda la información, tanto de los gastos como de la configuración, está accesible y ordenada”.

Mano derecha en el crecimiento empresarial

“Rentals United crecía a una velocidad que superaba todas nuestras expectativas. El crecimiento, para que os hagáis una idea, era de un x20 anual. En un escenario como este apoyarte en buenas herramientas de gestión no es una opción, es una obligación. Con las otras herramientas experimentamos errores con la aceptación de las tarjetas o las transferencias, por ejemplo, y no podíamos permitirnos esos errores".

Payhawk es una herramienta a medida

En el mundo de las herramientas digitales es muy común que tengas que “adaptarte a ellas”. Es decir, que tengan una forma de funcionar y que tú adecues tus procesos a lo que la herramienta te ofrece. Con Payhawk, según Javier, pasa lo contrario: “La herramienta se adapta a nuestras reglas y necesidades: podemos crear departamentos o equipos, implementar un proceso de aprobación del gasto personalizado y con varios niveles de aprobación dependiendo de la cantidad que se desee gastar,... esto nos facilita mucho la tarea para ceñirnos a los presupuestos y llevar a cabo la estrategia empresarial”.

Visión global del gasto en todas las entidades

“Que Payhawk tuviera la funcionalidad de gestión multi-entidad también fue clave para nosotros. Como he dicho antes estamos creciendo mucho y tenemos sedes en diferentes países de la Unión Europea. El hecho de poder controlar el gasto de todas ellas en una sola pantalla es perfecto para mí como CFO. En otras herramientas tienes que abrir diferentes cuentas y tener que estar saliendo y entrando en cada una de ellas, no es cómodo ni ágil. Con Payhawk lo ves todo en una misma pantalla y con gráficos muy claros”.

Mayor calidad, más funcionalidades y un precio más competitivo

“A nivel funcionalidades y usabilidad Payhawk está por encima de otras herramientas que he probado. Además, en las demás herramientas, según aumenta el volumen de tarjetas y transacciones, los precios de la herramienta se disparan. Con Payhawk no nos pasa eso. Gracias al cashback, el precio que pagamos por la herramienta es realmente atractivo. Realizamos prácticamente 10.000 transacciones al mes y movemos entre 4-5 millones”.

Una app apta para todos los públicos

Javier Gorena resalta la usabilidad de la aplicación Payhawk para empleados: “Si tienes que enseñar a 100 empleados cómo utilizar la app, más vale que sea fácil de usar. Todos tienen mucho trabajo y no pueden invertir tiempo en estas cosas. La curva de aprendizaje tiene que ser realmente sencilla para que todos la usen en su día a día y el proceso financiero esté automatizado de verdad. La aplicación de Payhawk es realmente fácil”.

Gestores de cuenta

“También quiero aprovechar la oportunidad para felicitar el trabajo de los gestores de cuenta. Si en algún momento hemos necesitado ayuda, el tema se ha resuelto en menos de 24 horas. Pocas empresas dan un servicio al cliente tan excepcional”.

Payhawk te devuelve tu tiempo, inviértelo estratégicamente

Durante la charla con el director financiero de Rentals United salió un tema que siempre sale en las conversaciones con clientes: “El hecho de que todo esté automatizado y digitalizado ahorra muchísimo tiempo al departamento financiero. Ya no hay que perseguir a nadie pidiendo recibos, no hay que hacer reembolsos a los empleados, los datos se introducen en el sistema de forma automática, el cierre de mes es mucho más rápido… Ese tiempo lo dedicamos a tareas más estratégicas para el negocio. Sin Payhawk mi departamento tendría que invertir mínimo un tercio de su tiempo en esta clase de tareas manuales y operativas".

Tarjetas de empresa que se ciñen a los presupuestos

A la pregunta de ¿estás tranquilo dando tarjetas a los empleados? Javier Gorena responde: “En este caso sí, totalmente. La empresa ha creado unos presupuestos y las tarjetas tienen límites de uso para respetar automáticamente esa política de gastos. Si alguien quiere salirse del presupuesto tiene que presentar una solicitud mediante la app y explicar la razón. Gracias a los flujos de aprobación personalizados las personas que tienen que aceptar o rechazar esos fondos extraordinarios recibirán un mensaje”.

“Lo mismo pasa con los viajes. Si un empleado tiene una tarjeta para hacer un viaje de trabajo, en cuanto acabe se congela la tarjeta hasta el próximo viaje. Eso es lo bonito de Payhawk, que está todo bajo control y las decisiones están a golpe de clic, tanto para solicitar fondos como para congelar tarjetas. Es muy práctica la rapidez con la que se ejecutan todos los cambios”.

Es realmente inspirador ver cómo nuestros clientes nos eligen para digitalizar los procesos financieros de sus empresas y acompañarles en el crecimiento empresarial. Si al igual que Javier Gorena y Rentals United tú también quieres tener:

• Más visibilidad y control sobre el gasto para tomar mejores decisiones.
• Tarjetas de empresa con límites personalizados y flujos de aprobación.
• Un gestor de suscripciones empresariales para evitar el fraude y descubrir nuevas oportunidades de ahorro.
• Un panel de control para ver el gasto categorizado de todas las entidades del grupo.

Solo tienes que solicitar tu demo con nuestro equipo y ellos resolverán las dudas que tengas.