Javier Gorena, CFO en Rentals United, ha trabajado en varias scaleups y probado otras herramientas de gestión de gastos. Hoy nos cuenta cuál es su experiencia y por qué se ha decantado por Payhawk.
Rentals United es una plataforma para gestores de propiedades que permite distribuir anuncios en canales como Airbnb o Booking, analizar datos y tendencias y aumentar ingresos desde un solo lugar. Ayuda a tener todo centralizado, ofreciendo agilidad y control. Además, sus reportes muestran tendencias y el rendimiento según la ubicación de cada propiedad. Hemos tenido la oportunidad de hablar con Javier Gorena, CFO de Rentals United, quién nos ha contado cómo era la gestión antes de usar Payhawk y cómo es la gestión actual con la solución de gestión de gastos.
Antes de usar Payhawk los procesos de gestión de gastos en Rentals United eran manuales y lentos. No tenían visibilidad sobre el gasto de los presupuestos y todos los tickets o las facturas se enviaban directamente a administración o al departamento financiero para que comprobaran la información, la introdujeran al sistema contable manualmente y procedieran al reembolso de gastos a los empleados.
Además, era especialmente complicado gestionar las suscripciones, ya que todos los empleados utilizaban la misma tarjeta de empresa para las suscripciones y era muy difícil conocer quién las había contratado y cómo se estaba haciendo uso de las mismas.
No teníamos visibilidad ni control sobre las suscripciones. Y de esta forma, no era posible hacer un seguimiento de los presupuestos y de la rentabilidad si no existía un control interno del gasto exhaustivo, lo cual afectaba directamente a las previsiones de tesorería de la empresa y era un riesgo muy elevado. Además, el hecho de no tener visibilidad a nivel transaccional generaba fallos en el reporte, que deribaban en fallos en las previsiones de tesorería. Tener procesos financieros ineficientes impacta de forma directa en el crecimiento empresarial.
Según comenta Javier dice “tener un plan, una estrategia de crecimiento empresarial, es imprescindible”. Javier Gorena, Director Financiero de Rentals United, ha trabajado en tres startups que se han convertido en scaleups: “el número de empleados crecía constantemente, multiplicando también los gastos que estos generaban. Pasaban de 17 empleados a cientos”.
Procesos como hacer reportes de gastos manuales, insertar datos manualmente en diversos softwares o hacer reembolsos a empleados no son compatibles con un crecimiento exponencial, ya que no es un proceso escalable. Todas las empresas que quieran crecer en poco tiempo necesitan implementar herramientas de gestión de gastos para poder ceñirse a los presupuestos establecidos, tener visibilidad sobre la tesorería de la empresa y controlar los gastos que se llevan a cabo de forma diaria.
Javier Gorena, experto en finanzas y con larga trayectoria en empresas digitales e internacionales, confiesa que, antes de Payhawk hubo otras, como Spendesk o Pleo.
Fue uno de los primeros en probar Spendesk y ha seguido utilizando este tipo de herramientas toda su trayectoria profesional. Lo que le convierte en un referente con autoridad para comparar y analizar las diversas herramientas y sus funcionalidades a efectos prácticos.
Cuando le preguntamos por las diferencias entre Payhawk y estas herramientas, no titubeó al contarnos cuáles eran los valores añadidos de Payhawk y por qué nos eligió como software de gestión de gastos para Rentals United:
Decir que las demás herramientas no crean reportes de gastos sería mentir. Pero nadie lo hace como Payhawk según Javier Gorena. “A parte de ser mucho más completos, son más visuales. En comparación con las otras herramientas, con Payhawk no me siento a ciegas. Al contrario, siento que tengo el control y la visibilidad que necesito para desempeñar mis funciones y tomar las decisiones pertinentes en todo momento”.
Lo que pasa con los reportes, pasa con el resto de la herramienta. “Con Payhawk puedes hacer lo que quieras en cuestión de clics. Con las demás herramientas probablemente también, pero si tienes que estar una hora buscando dónde está el botón deja de ser ágil. En Payhawk toda la información, tanto de los gastos como de la configuración, está accesible y ordenada”.
“Rentals United crecía a una velocidad que superaba todas nuestras expectativas. El crecimiento, para que os hagáis una idea, era de un x20 anual. En un escenario como este apoyarte en buenas herramientas de gestión no es una opción, es una obligación. Con las otras herramientas experimentamos errores con la aceptación de las tarjetas o las transferencias, por ejemplo, y no podíamos permitirnos esos errores".
En el mundo de las herramientas digitales es muy común que tengas que “adaptarte a ellas”. Es decir, que tengan una forma de funcionar y que tú adecues tus procesos a lo que la herramienta te ofrece. Con Payhawk, según Javier, pasa lo contrario: “La herramienta se adapta a nuestras reglas y necesidades: podemos crear departamentos o equipos, implementar un proceso de aprobación del gasto personalizado y con varios niveles de aprobación dependiendo de la cantidad que se desee gastar,... esto nos facilita mucho la tarea para ceñirnos a los presupuestos y llevar a cabo la estrategia empresarial”.
“Que Payhawk tuviera la funcionalidad de gestión multi-entidad también fue clave para nosotros. Como he dicho antes estamos creciendo mucho y tenemos sedes en diferentes países de la Unión Europea. El hecho de poder controlar el gasto de todas ellas en una sola pantalla es perfecto para mí como CFO. En otras herramientas tienes que abrir diferentes cuentas y tener que estar saliendo y entrando en cada una de ellas, no es cómodo ni ágil. Con Payhawk lo ves todo en una misma pantalla y con gráficos muy claros”.
“A nivel funcionalidades y usabilidad Payhawk está por encima de otras herramientas que he probado. Además, en las demás herramientas, según aumenta el volumen de tarjetas y transacciones, los precios de la herramienta se disparan. Con Payhawk no nos pasa eso. Gracias al cashback, el precio que pagamos por la herramienta es realmente atractivo. Realizamos prácticamente 10.000 transacciones al mes y movemos entre 4-5 millones”.
Javier Gorena resalta la usabilidad de la aplicación Payhawk para empleados: “Si tienes que enseñar a 100 empleados cómo utilizar la app, más vale que sea fácil de usar. Todos tienen mucho trabajo y no pueden invertir tiempo en estas cosas. La curva de aprendizaje tiene que ser realmente sencilla para que todos la usen en su día a día y el proceso financiero esté automatizado de verdad. La aplicación de Payhawk es realmente fácil”.
“También quiero aprovechar la oportunidad para felicitar el trabajo de los gestores de cuenta. Si en algún momento hemos necesitado ayuda, el tema se ha resuelto en menos de 24 horas. Pocas empresas dan un servicio al cliente tan excepcional”.
El hecho de que todo esté automatizado y digitalizado ahorra muchísimo tiempo al departamento financiero. Ya no hay que perseguir a nadie pidiendo recibos, no hay que hacer reembolsos a los empleados, los datos se introducen en el sistema de forma automática, el cierre de mes es mucho más rápido… Ese tiempo lo dedicamos a tareas más estratégicas para el negocio. Sin Payhawk mi departamento tendría que invertir mínimo un tercio de su tiempo en esta clase de tareas manuales y operativas.
A la pregunta de ¿estás tranquilo dando tarjetas a los empleados? Javier Gorena responde: “En este caso sí, totalmente. La empresa ha creado unos presupuestos y las tarjetas tienen límites de uso para respetar automáticamente esa política de gastos. Si alguien quiere salirse del presupuesto tiene que presentar una solicitud mediante la app y explicar la razón. Gracias a los flujos de aprobación personalizados las personas que tienen que aceptar o rechazar esos fondos extraordinarios recibirán un mensaje”.
“Lo mismo pasa con los viajes. Si un empleado tiene una tarjeta para hacer un viaje de trabajo, en cuanto acabe se congela la tarjeta hasta el próximo viaje. Eso es lo bonito de Payhawk, que está todo bajo control y las decisiones están a golpe de clic, tanto para solicitar fondos como para congelar tarjetas. Es muy práctica la rapidez con la que se ejecutan todos los cambios”.
Es realmente inspirador ver cómo nuestros clientes nos eligen para digitalizar los procesos financieros de sus empresas y acompañarles en el crecimiento empresarial. Si al igual que Javier Gorena y Rentals United tú también quieres tener:
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