Rentals United a choisi Payhawk pour mieux contrôler ses dépenses et maximiser son ROI

Les enjeux de Rentals United

"Avant Payhawk ? Les processus étaient effectués manuellement et il y avait peu de visibilité en matière de dépenses ou de budget", explique Javier Gorena, CFO de Rentals United. "Les procédures étaient lentes et compliquées : les salariés devaient faire parvenir tous leurs reçus à l’équipe Finance, qui vérifiait par la suite manuellement les informations, puis les saisissait dans les systèmes, pour ensuite effectuer les remboursements."

Fondée en 2015, Rentals United a connu une croissance rapide, mais les outils de gestion des dépenses utilisés ne pouvait tout simplement pas suivre.

"Rentals United a évolué à un rythme qui dépassait toutes nos attentes. Nous avons multiplié par 20 notre croissance. Avec un tel scénario, s'appuyer sur de bons outils de gestion n'était plus une option, mais une nécessité", explique Javier Gorena. "Avec les outils précédents, nous faisions face à des erreurs fréquentes et à un faible taux d'acceptation de nos cartes. Nous ne pouvions donc pas nous permettre ces retards."

Javier Gorena et son équipe étaient conscients qu'ils avaient besoin de mieux contrôler leurs dépenses et souhaitaient mettre à jour leur solution de gestion des dépenses afin de soutenir la croissance de l'entreprise.

"Un défaut de contrôle interne des dépenses peut déclencher une série d'événements qui mettent en péril les chiffres de l'entreprise. Le manque de visibilité du point de vue transactionnel peut causer des erreurs lors du reporting", explique Javier Gorena. "Si les rapports contiennent des erreurs, les prévisions de trésorerie en contiendront également. L'inefficacité des processus financiers a un impact direct sur la croissance de l'entreprise. C'est un risque élevé."

Évoluer rapidement avec la bonne solution de gestion des notes de frais

" Il est essentiel de disposer d'un plan et d'une stratégie de croissance pour l'entreprise." poursuit Javier Gorena, CFO de Rentals United. Ayant déjà accompagné trois scale-ups au cours de sa carrière, il est bien placé pour comprendre qu’il est nécessaire d’investir dans des solutions évolutives.

"Passer d'une équipe de 17 personnes à des centaines de collaborateurs, ça change la donne. Les processus manuels (rapports de notes de frais manuels, introduction manuelle de données dans divers logiciels, remboursement des salariés, etc.) ne sont pas compatibles avec une croissance exponentielle. Les entreprises qui veulent croître rapidement doivent mettre en place des outils de gestion des dépenses afin de respecter les budgets établis, d’avoir une visibilité sur la trésorerie de l'entreprise et de contrôler les dépenses."

Fort d'une longue carrière dans des entreprises numériques et internationales, Javier Gorena a été l'un des premiers responsables financiers à essayer Spendesk (il y a sept ans), il a continué à utiliser ce type d'outils de gestion des dépenses tout au long de sa carrière professionnelle avant de choisir Payhawk : "Oui, d'autres outils peuvent créer des rapports de notes de frais. Mais aucun ne le fait comme Payhawk. En plus d'être plus complet, il est aussi plus visuel. Je n’avais pas le contrôle de mes notes de frais avec d'autres outils de gestion des dépenses. Payhawk me donne tout le contrôle et la visibilité dont j'ai besoin pour mener à bien mon travail et prendre les meilleures décisions."

Obtenir une visibilité globale des dépenses

Notre gestion multi-entités et notre Dashboard de Groupe ont également été déterminants pour Rentals United. En tant qu'équipe internationale, elle souhaitait suivre les dépenses de toutes ses entités, standardiser la gestion des notes de frais et vérifier les performances saisonnières en fonction de la situation géographique.

“La fonctionnalité de gestion multi-entités de Payhawk est essentielle pour nous”, déclare Javier Gorena, CFO de Rentals United. “Nous nous développons rapidement et avons des bureaux dans de nombreux pays. Pouvoir suivre les dépenses de chacun d'entre eux sur un seul écran est idéal pour moi, en tant que CFO. Avec d'autres outils, vous devez ouvrir différents comptes et entrer des détails dans chacun d'entre eux ; ce n'est jamais très intuitif. Avec Payhawk, vous contrôlez tout sur une même plateforme avec des graphiques très clairs.”

“La fonctionnalité de gestion multi-entités de Payhawk est essentielle pour nous. Nous nous développons rapidement et avons des bureaux dans de nombreux pays. Pouvoir suivre les dépenses de chacun d'entre eux sur un seul écran est idéal pour moi, en tant que CFO.”

Grâce à nos fonctionnalités de gestion multi-entités, l'équipe de Rentals United peut :

• Mettre en œuvre des processus et des politiques de dépenses uniformes dans le monde entier
• Optimiser les workflows entre les différents départements
• Consolider les factures fournisseurs pour l'ensemble de l'entreprise
• Accélérer la clôture mensuelle
• Soutenir la comptabilité dans plusieurs secteurs
• Faciliter l'adoption de l’outil par les équipes
• …

Un co-pilote pour la croissance de l'entreprise

Les workflows, les catégories et les règles personnalisés étaient également importants pour l'équipe de Rentals United. Ils désiraient une solution de gestion des dépenses qui s'adapterait à leurs besoins et qui les aiderait à éliminer les tâches manuelles et le risque d’erreur.

“Nous apprécions Payhawk, car il s'adapte à notre réglementation et à nos besoins. Nous pouvons créer des départements ou des équipes et mettre en place un workflow d'approbation des dépenses personnalisé avec différents niveaux d'approbation en fonction du montant que nous souhaitons dépenser.”

“Nous apprécions Payhawk, car il s'adapte à notre réglementation et à nos besoins. Nous pouvons créer des départements ou des équipes et mettre en place un workflow d'approbation des dépenses personnalisé avec différents niveaux d'approbation en fonction du montant que nous souhaitons dépenser", explique Javier Gorena, CFO de Rentals United. “Cela nous permet de respecter plus facilement nos budgets et de mettre en œuvre notre stratégie commerciale.”

“L'équipe Customer Success de Payhawk est également très compétente” poursuit-il. “Si un problème survient, il est aussitôt résolu en moins de 24 heures. Très peu d'entreprises offrent un service client aussi exceptionnel.”

Responsabiliser les salariés dans la gestion des dépenses

Les DAF et RAF sont parfois inquiets à l'idée de mettre l'argent de l'entreprise entre les mains des salariés par le biais de cartes d'entreprise. Ils craignent que les employés ne profitent de cette liberté et ne dépensent sans compter.
Avec Payhawk, vous pouvez mettre en place des contrôles sur vos cartes : nous pouvons vous assurer non seulement la conformité des salariés, mais aussi leur responsabilisation, car toutes les règles et les contrôles sont intégrés dans la carte et l'application qu'ils utilisent pour effectuer des paiements.

"Chez Rentals United, nous avons établi des budgets et mis en place l'utilisation de cartes avec des plafonds prédéfinis pour garantir la conformité avec notre politique de dépenses. Si quelqu'un veut dépasser le budget, il devra en faire la demande via l'application et en expliquer la raison", explique Javier Gorena. "Ensuite, grâce à des workflows personnalisés, les personnes désignées peuvent accepter ou refuser ces fonds supplémentaires (et elles reçoivent une notification pour le faire). Il en va de même pour les déplacements professionnels. Si un salarié dispose d'une carte uniquement pour effectuer un déplacement, une fois le voyage terminé, nous pouvons geler la carte jusqu'au prochain voyage," poursuit-il. "C'est là toute la valeure ajoutée de Payhawk. Tout est maintenu sous contrôle et nous pouvons prendre des décisions d'un simple clic, que ce soit pour demander des fonds ou pour geler rapidement des cartes."

Une plateforme intuitive qui simplifie le quotidien des équipes Finance

Avec une équipe internationale et plusieurs entités, Rentals United devait s'assurer que la solution choisie serait facile à utiliser pour les détenteurs de cartes comme pour l'équipe financière.

“Si vous devez déployer une nouvelle application auprès de 100 collaborateurs, il est impératif que celle-ci soit facile à utiliser. Tout le monde a beaucoup de travail et n'a pas le temps de s'attarder sur des procédures fastidieuses”, explique Javier Gorena, CFO de Rentals United. “La courbe d'apprentissage doit être facile pour tout le monde et les processus financiers doivent être automatisés.”

“Avec Payhawk, vous pouvez faire tout ce que vous voulez en quelques clics. Certains de leurs concurrents sont également potentiellement bons, mais si vous devez chercher un bouton pendant une heure, ça complique la tâche", poursuit Javier. "Chez Payhawk, toutes les informations, qu'il s'agisse des dépenses ou de la configuration, sont accessibles et organisées. C'est vraiment facile à utiliser.”

Gagner du temps, économiser et prendre le contrôle des abonnements

Depuis qu'elle s’est tournée vers Payhawk, l'équipe Rentals United a gagné un temps considérable sur ses processus financiers. Grâce aux cartes d'entreprise, à la simplification du reporting, à la capture des données via la technologie OCR, aux workflows et aux intégrations natives, l’équipe a pu récupérer plusieurs heures par jour, qu’elle aurait passé à des tâches manuelles et chronophages.

"Le fait que Payhawk automatise et numérise tout fait gagner beaucoup de temps à notre équipe Finance. Vous n'avez plus à courir après les reçus, vous n'avez plus à rembourser les salariés, ni à saisir manuellement les données, et la clôture mensuelle est beaucoup plus rapide", explique Javier Gorena. "Nous consacrons désormais ce temps à des tâches plus stratégiques pour l'entreprise. Sans Payhawk, mon service aurait dû passer au moins un tiers de son temps à effectuer ce type de tâches manuelles et opérationnelles."

“Sans Payhawk, mon service aurait dû passer au moins un tiers de son temps à effectuer ce type de tâches manuelles et opérationnelles."

Pour Javier Gorena : "En ce qui concerne la fonctionnalité et la facilité d'utilisation, Payhawk est bien plus performant que les autres outils que j'ai essayés. Et, avec beaucoup d'autres outils, nous constations que lorsque le volume de cartes et de transactions augmentait, le prix de l'outil montait en flèche. Cela pouvait engendrer des coûts énormes, car nous effectuons pratiquement 10 000 transactions par mois, ce qui représente entre 4 et 5 millions d'euros. Avec Payhawk, ce n'est pas un problème. Grâce au cashback, le prix reste très attractif."

Au cours de sa croissance, Rentals United a également souscrit de nombreux abonnements à des outils et à des services d'assistance : "La gestion des abonnements était particulièrement compliquée. Tous nos salariés utilisaient la même carte d'entreprise, si bien que nous ne savions jamais où en était un paiement récurrent, si l'outil était toujours utilisé ou qui l'avait souscrit. Nous n'avions aucune visibilité ni aucun contrôle sur nos abonnements."

Grâce à nos fonctionnalités de gestion des abonnements et de gestion des fournisseurs, l'équipe de Rentals United peut désormais :

• Identifier les coûts cachés et les doublons en regroupant tous les abonnements par fournisseur afin d'offrir une vue d'ensemble complète des paiements réguliers par fournisseur
• Supprimer l’accumulation des coûts grâce à la visibilité sur les fluctuations des coûts d'abonnement - le tout sur une seule et même plateforme
• Éviter les dépenses excessives grâce à une vue sur chaque détenteur d'abonnement (afin qu'il puisse vérifier l'utilisation, etc.)
• Empêcher la duplication des informations sur les fournisseurs et les données incorrectes ou frauduleuses
• Minimiser les tâches administratives et les erreurs de saisie grâce aux informations préremplies sur les fournisseurs (et automatiser les catégories de dépenses en fonction des fournisseurs)
• Améliorer la conformité, réduire le risque de fraude et gérer facilement les changements grâce à un journal d'audit des données fournisseurs
• Adapter la segmentation de vos données afin de débloquer des options de notification illimitées au-delà de la plateforme, et bien plus encore

Prêts à maximiser votre ROI ?

Êtes-vous une scale-up qui cherche à surmonter les défis liés aux dépenses d’entreprise et à mieux les contrôler ? Réservez une démonstration pour découvrir comment Payhawk peut vous accompagner sur le chemin de la croissance.