Maximale ROI: Bestedingsbeheer bij Rentals United

Het leven vóór Payhawk

"Vóór Payhawk? De procedures waren handmatig en er was weinig zicht op de uitgaven of het budget," legt Javier Gorena, CFO bij Rentals United, uit. "De processen waren traag en ingewikkeld, en werknemers moesten al hun bonnetjes naar de financiële afdeling sturen. Van daaruit controleerde het financiële team handmatig de informatie, voerde deze in de systemen in en betaalde de werknemers terug."

Rentals United werd opgericht in 2015 en maakt een snelle groei door, terwijl het pakket dat werd gebruikt voor kostenbeheer niet voldoende mee kon groeien.

"Rentals United groeide in een tempo dat al onze verwachtingen overtrof. De jaarlijkse groei was x 20. In een scenario als dit is vertrouwen op goede managementtools geen optie; het is een noodzaak," aldus Javier. "Eerdere tools zorgden vaak voor fouten en een lage kaartacceptatie – we konden ons deze vertragingen niet veroorloven."

Javier en het team wisten dat ze meer controle over uitgaven nodig hadden en wilden hun software en processen voor kostenbeheer updaten om de bedrijfsgroei te ondersteunen.

"Een gebrek aan interne controle over uitgaven kan een kettingreactie ontketenen die de cijfers van het bedrijf in gevaar brengt. Ontbrekende zichtbaarheid op transactieniveau leidt tot fouten in het rapport," vertelt Javier ons. "Als er fouten in het rapport zitten, zullen er ook fouten in de kasprognoses zitten. Inefficiënte financiële processen hebben een directe impact op de bedrijfsgroei. Het is een groot risico."

Snel opschalen met de juiste software voor uitgavenbeheer

"Het hebben van een plan en groeistrategie is essentieel," vervolgt Javier. En met een carrière waarin hij drie keer de groeifase in gang heeft gezet, begrijpt Javier welke processen en oplossingen voor schaalbaarheid zorgen en welke investering hierbij past.

"Als je van een team van 17 naar honderden werknemers gaat, verandert er veel. Handmatige processen (handmatige onkostendeclaraties maken, handmatig gegevens invoeren in verschillende software, werknemers vergoeden, etc.) zijn niet compatibel met exponentiële groei. Het is gewoon niet schaalbaar," legt Javier uit. "Bedrijven die snel willen groeien, moeten tools voor uitgavenbeheer implementeren die hen helpen om zich aan de vastgestelde budgetten te houden, zichtbaarheid te hebben op de kas van het bedrijf en controle te hebben over de uitgaven."

Met een lange carrière in digitale en internationale bedrijven houdt Javier al een tijdje vinger aan de pols van financiële innovatie – vooral als het gaat om schaalvergroting. Hij legt uit dat hij een van de eerste financiële leiders was die Spendesk uitprobeerde (zeven jaar geleden) en dat hij dit soort tools voor kostenbeheer gedurende zijn hele professionele carrière is blijven gebruiken voordat hij naar ons overstapte.

"Ja, andere tools kunnen onkostendeclaraties maken. Maar niemand doet het zoals Payhawk. Het is niet alleen uitgebreider, maar ook visueler," licht Javier toe. "Met andere tools voor kostenbeheer waren de uitgaven onduidelijk voor mij. Maar Payhawk geeft me alle controle en inzicht die ik nodig heb om mijn werk uit te voeren en de beste beslissingen te nemen."

Inzicht krijgen in de totale uitgaven

Ons multi-entity management en group dashboard waren ook cruciaal voor Rentals United bij het kiezen van hun oplossing voor kostenbeheer. Als internationaal team wilden ze de uitgaven van al hun entiteiten bijhouden, uitgavenbeheer standaardiseren en seizoensgebonden prestaties per geografische locatie controleren.

“De functionaliteit van Payhawk voor het beheer van meerdere entiteiten is voor ons van groot belang,” aldus Javier. “We groeien snel en hebben kantoren in veel verschillende landen. Voor mij als CFO is het ideaal dat ik de uitgaven van al deze bedrijven op één scherm kan volgen."

“Bij andere tools moet je verschillende accounts openen en voor elk account apart gegevens invoeren; dat is niet eenvoudig of flexibel,” vervolgt Javier. “Met Payhawk zie je alles op hetzelfde scherm en met zeer duidelijke afbeeldingen.”

"De functionaliteit van Payhawk voor het beheer van meerdere entiteiten is voor ons van groot belang. We groeien snel en hebben kantoren in veel verschillende landen. Voor mij als CFO is het ideaal dat ik de uitgaven van al deze bedrijven op één scherm kan volgen."

Met onze beheermogelijkheden voor meerdere entiteiten kunnen Javier en het team van Rentals United:

• Wereldwijd uniforme onkostenprocessen en -beleidslijnen implementeren
• Workflows optimaliseren voor verschillende entiteiten
• Crediteurenadministratie consolideren in het hele bedrijf
• Het maandelijkse afsluitproces versnellen
• Boekhouding ondersteunen voor meerdere entiteiten
• Snelle en veilige onboarding van teams tussen entiteiten mogelijk maken

Een aanpasbare copiloot voor bedrijfsgroei

Aangepaste workflows, categorieën en regels waren ook belangrijk voor het team van Rentals United. Ze wilden een oplossing voor kostenbeheer die zich kon aanpassen aan hun behoeften en die een einde zou maken aan handmatige administratie en onduidelijkheid bij het categoriseren van uitgaven en onkosten.

“We houden van Payhawk omdat het zich aanpast aan onze regels en behoeften. We kunnen afdelingen of teams aanmaken en een gepersonaliseerd goedkeuringsproces voor uitgaven implementeren met verschillende goedkeuringsniveaus, afhankelijk van het toegewezen budget”

“We houden van Payhawk omdat het zich aanpast aan onze regels en behoeften. We kunnen afdelingen of teams aanmaken en een gepersonaliseerd goedkeuringsproces voor uitgaven implementeren met verschillende goedkeuringsniveaus, afhankelijk van het toegewezen budget,” licht Javier toe. “Dit maakt het voor ons veel gemakkelijker om ons aan budgetten te houden en onze bedrijfsstrategie uit te voeren.”

“Het customer success team is ook eersteklas,” vervolgt Javier. “Toen we hulp nodig hadden, was het probleem binnen 24 uur opgelost. Er zijn maar weinig bedrijven die zo'n snelle en goede klantenservice bieden.”

Werknemers bevoegdheid geven met betaalkaarten, controles en zakenreizen

CFO's maken zich soms zorgen over het verstrekken van bedrijfsgeld aan werknemers via betaalkaarten. Ze maken zich zorgen dat werknemers misbruik zullen maken van de vrijheid en buiten hun beleid om geld uitgeven.

Met de betaalkaarten en controles van Payhawk zorgen we ervoor dat werknemers niet alleen compliant blijven, maar ook empowered voelen omdat alle regels en controles zijn ingebouwd in dezelfde kaart en app die ze gebruiken om te betalen.

"Bij Rentals United hebben we budgetten opgesteld en kaartgebruik geïmplementeerd met vooraf gedefinieerde limieten om ervoor te zorgen dat we ons uitgavenbeleid naleven. Als iemand buiten het budget wil gaan, moeten ze een verzoek indienen via de app en de reden uitleggen," aldus Javier. *"Vervolgens kunnen de aangewezen personen, dankzij gepersonaliseerde goedkeuringsstromen, die buitengewone fondsen accepteren of weigeren (en ze krijgen een herinnering om dat te doen)." *

"Hetzelfde geldt voor reizen. Als een werknemer een kaart heeft om alleen een werkreis te maken, kunnen we, zodra de reis voorbij is, de kaart bevriezen tot de volgende reis," legt Javier uit. "Dat is het mooie van Payhawk. Alles wordt onder controle gehouden en we kunnen met één druk op de knop beslissingen nemen, zowel om geld aan te vragen als om kaarten te bevriezen."

Geweldige bruikbaarheid voor een eenvoudiger dagelijks werk

Met een internationaal personeelsbestand en meerdere entiteiten moest Rentals United ervoor zorgen dat de gekozen oplossing gebruiksvriendelijk is voor veelgebruikte kaarthouders en het financiële team.

“Als je 100 werknemers moet leren hoe ze een nieuwe app moeten gebruiken, dan kan die maar beter gebruiksvriendelijk zijn. Iedereen heeft het druk en er is geen tijd voor lange processen,” stelt Javier. “De leercurve moet voor iedereen gemakkelijk zijn en de financiële processen geautomatiseerd.”

“Met Payhawk kun je in een paar klikken doen wat je wilt. Sommige van hun concurrenten zijn in potentie ook goed, maar als je een uur moet zoeken naar waar de knop zit, is het niet meer wendbaar,” vervolgt Javier. “Bij Payhawk is alle informatie, zowel over uitgaven als configuratie, toegankelijk en georganiseerd. Het is echt makkelijk te gebruiken.”

Bespaar tijd, geld en krijg controle over abonnementen

Sinds de overstap naar Payhawk heeft Rentals United veel tijd bespaard op hun voorheen handmatige financiële taken. De automatisering van onze betaalkaarten en van ontvangstbewijzen, eenvoudige uploads, en OCR-gegevensvastlegging, uitgavenworkflows en naadloze integraties zorgen ervoor dat ze elke dag uren besparen.

"Het feit dat Payhawk alles automatiseert en digitaliseert bespaart veel tijd op de financiële afdeling. Je hoeft niemand na te jagen voor bonnetjes, je hoeft medewerkers niet handmatig te vergoeden, je hoeft gegevens niet handmatig in te voeren en de maand kan veel sneller worden afgesloten," legt Javier uit. "Nu besteden we die tijd aan meer strategische taken voor het bedrijf. Zonder Payhawk zou mijn afdeling minstens een derde van hun tijd moeten besteden aan dit soort handmatige en operationele taken."

“Zonder Payhawk zou mijn afdeling minstens een derde van hun tijd moeten besteden aan handmatige en operationele taken."

"Wat betreft functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid is Payhawk veel beter dan andere tools die ik heb geprobeerd. En met veel andere tools merken we dat de prijzen van de tool omhoog schieten naarmate het aantal kaarten en transacties toeneemt. Dit kan enorme kosten met zich meebrengen, aangezien we bijna 10.000 transacties per maand uitvoeren en tussen de 4 en 5 miljoen verplaatsen," gaat Javier door. "Met Payhawk is dit geen probleem. Dankzij cashback blijft de prijs erg aantrekkelijk."

Tijdens de enorme groei sloot Rentals United meerdere abonnementen af voor ondersteunende tools. Hierdoor zag je door de bomen het bos niet meer - het werd te ingewikkeld om alles te beheren en het overzicht ontbrak.

"Het was vooral ingewikkeld om de abonnementen te beheren. Al onze medewerkers gebruikten dezelfde bedrijfskaart, dus we wisten nooit wat de status van een terugkerende betaling was, of de tool nog werd gebruikt en wie zich ervoor had aangemeld," aldus Javier. "We hadden geen inzicht en geen controle over onze abonnementen."

Met onze software voor abonnementenbeheer en leveranciersbeheerfuncties kan het team van Rentals United nu:

• Verborgen kosten en duplicaten ontdekken omdat we alle bedrijfsabonnementen groeperen per provider en zo een compleet overzicht hebben van regelmatige betalingen per leverancier
• Stijgende kosten voorkomen door inzicht in schommelingen in abonnementskosten - alles op één plek
• Overschrijding van budget voorkomen met zicht op elke eigenaar van een abonnement (zodat zij het gebruik etc. kunnen controleren)
• Dubbele leveranciersinformatie en onjuiste of frauduleuze gegevens voorkomen
• Administratieve taken en invoerfouten minimaliseren met vooraf ingevulde leveranciersinformatie (plus, automatiseer uitgavencategorieën op basis van leveranciers)
• Naleving verbeteren, frauderisico's beperken en wijzigingen eenvoudig beheren met een auditlogboek voor leveranciersgegevens
• Gegevenssegmentatie aanpassen om grenzeloze rapportagemogelijkheden buiten het platform te ontsluiten, en meer

Conclusie

Zit jij ook in een groeifase en zoek je naar een manier om de uitdagingen op het gebied van uitgaven te overwinnen en uitgaven beter onder controle te krijgen? Boek een demo voor meer informatie over onze voordelen en ontdek hoe slim kostenbeheer de groei kan stimuleren.