Jul 26, 2023
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Simplifiez l’extraction de données avec le logiciel OCR

Une image montrant comment la technologie de capture de données OCR de Payhawk fonctionne pour permettre un rapprochement automatisé des factures.
Résumé

Des hôpitaux aux sociétés d’assurance, la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) a convaincu plus d’un établissement pour automatiser le traitement des formulaires papier. En effet, en réduisant le temps passé à saisir manuellement des données, elle vous simplifie la tâche et vous aide à économiser de l’argent.

Table des matières

    Avez-vous déjà remarqué que vos yeux glissaient parfois sur les mots sans les comprendre ? Cela arrive à tout le monde : il est quasiment impossible de lire tous les mots d’une page, d’un article ou d’un blog sans en manquer un. Mais pourquoi ? Tout simplement parce que cela prendrait bien trop longtemps, sans parler de la fatigue oculaire et des efforts que nécessite la saisie de données.

    Heureusement, la technologie OCR révolutionne la numérisation et la capture des données, éliminant ainsi la lecture et la saisie manuelles des informations. Utilisée dans divers secteurs, elle est indispensable au traitement automatisé des documents papier, notamment dans le rapprochement des paiements par carte bancaire.

    Qu’est-ce que la reconnaissance optique des caractères (OCR) ?

    La technologie OCR convertit des textes imprimés ou manuscrits en formats exploitables par une machine. De nombreuses entreprises et particuliers utilisent un logiciel OCR pour convertir leurs documents papier en fichiers numériques. Cette numérisation facilite l’indexation, le stockage et la manipulation de ces documents avec des outils tels que des logiciels de traitement de texte.

    Réussir son intégration NetSuite : comment miser sur l'interopérabilité de ses outils ?

    La technologie OCR est apparue dans les années 1970 et depuis, elle ne cesse de se perfectionner. Alors que les premières versions pouvaient uniquement reconnaître des caractères isolés, les versions modernes sont désormais en mesure d’identifier des mots, voire des paragraphes.

    Cette technologie sert notamment à :

    • numériser des documents au format PDF à des fins d’archivage ;
    • créer des bases de données consultables à partir de pages de livres ;
    • convertir des notes manuscrites ou des dessins en texte dactylographié pouvant être modifié et enregistré en tant que fichier numérique.

    Comment fonctionne la technologie OCR, également appelée océrisation ?

    Un logiciel OCR décompose une image pour en faire ressortir les différentes caractéristiques telles que les lignes, les courbes et les points, puis les compare avec les caractéristiques similaires d’une base de données de caractères connus. En cas de correspondance entre la caractéristique inconnue et un caractère de la base de données, le programme devinera de quelle lettre il s’agit à cet endroit précis de la page. S’il distingue plusieurs possibilités pour un point, il choisira la lettre la plus susceptible d’être correcte à l’aide de méthodes d’analyse statistique.

    La première étape de l’océrisation est la numérisation. La suivante consiste à analyser le contenu visuel de l’image et à le convertir dans un format modifiable. Pour ce faire, des processus de segmentation, d’analyse de la disposition, d’isolation et de reconnaissance sont utilisés.

    La segmentation passe par l’identification de caractères individuels au sein de l’image numérisée et l’isolation de chacun d’entre eux à l’aide de boîtes englobantes ou d’axes de coordonnées.

    L’analyse de la disposition consiste à déterminer le placement de chaque caractère en fonction des autres, pour que le logiciel OCR puisse ensuite les reconnaître individuellement. Enfin, lors de l’isolation, le programme identifie les sections de l’image qui contiennent des caractères devant être traités séparément des autres, telles que les tâches ou les éléments photosensibles comme les filigranes.

    Quels sont les avantages de la technologie OCR ?

    Efficacité

    La numérisation des documents est plus rapide et plus précise. Lorsque vous utilisez la technologie OCR pour le traitement des documents papier, les tâches sont moins chronophages puisque vous n’avez pas à saisir chaque information manuellement. Il vous suffit de numériser les pages et le logiciel se charge du reste. Vous pouvez ainsi convertir une pile de documents papier où il est impossible de chercher le moindre mot en un fichier numérique consultable, simple à stocker et à partager.

    Précision

    Le risque d’erreur est quasi nul avec la conversion de documents en texte. La technologie OCR vous aide à éviter les erreurs et, à l’aide d’algorithmes avancés, reconnaît les caractères dans les images, même lorsqu’ils sont déformés ou partiellement dissimulés. Résultat : une représentation numérique de haute qualité de votre document, facilement partageable avec d’autres personnes.

    De plus, la capture précise des reçus peut vous faire économiser des sommes considérables en matière de gestion des dépenses. Par exemple, l’entreprise automobile allemande ATU a réussi à récupérer 2 millions d’euros de TVA en un an grâce à une capture et une catégorisation correctes de ses reçus.

    Sécurité

    Une fois les documents convertis en fichiers PDF consultables, les réseaux sécurisés ainsi que les portails en ligne peuvent les utiliser, sans risque d’accès non autorisé. Cette sécurité supplémentaire facilite la collaboration sur des projets importants et l’accès à la documentation en temps opportun.

    Génération de documents consultables

    La technologie OCR vous permet d’effectuer des recherches et d’indexer des documents normalement non consultables par les techniques traditionnelles, comme les fichiers PDF. Il s’agit d’une fonctionnalité particulièrement utile si vous souhaitez trouver toutes les occurrences d’un mot ou d’une expression spécifique dans plusieurs documents ou emplacements sur une page web.

    Génération de documents modifiables

    Les logiciels OCR vous permettent de modifier du texte (et parfois des images) numérisé après sa conversion en données numériques. Cet outil est également capable de convertir du texte imprimé en une version lisible par une machine, voire en discours oral. C’est ainsi que des livres peuvent être transformés en e-books et que d’autres types de contenu textuel sont adaptés en formats plus accessibles.

    Stockage facilité

    Un logiciel OCR vous permet de stocker du texte dans des formats numériques faciles à retrouver ultérieurement. Cette méthode de stockage de données est utile aux personnes devant accéder à de grandes quantités d’informations et qui n’ont donc plus besoin d’emporter des copies papier partout avec elles.

    Traduction de documents

    La technologie OCR peut traduire des documents dans différentes langues, sans que vous n’ayez à traduire chaque mot ou expression manuellement. La traduction automatique facilite la tâche des entreprises souhaitant se développer à l’international. En effet, il leur suffit de créer une version de leur site web en anglais, puis de l’océriser afin que les internautes de pays étrangers puissent consulter le site dans leur langue maternelle.

    Composants d’un système OCR

    Un système OCR se compose principalement :

    1. D’un scanner : il numérise le document et le convertit en image électronique que vous pouvez stocker sur un ordinateur ou une base de données.
    2. D’un composant de reconnaissance : il convertit l’image électronique en fichier textuel à l’aide de techniques de traitement de l’image telles que la correspondance de formes et l’extraction de caractéristiques.
    3. D’un logiciel OCR : il stocke la version ainsi obtenue dans un format compatible avec les autres applications installées sur votre ordinateur (p. ex. : Microsoft Word).

    Comment la technologie OCR contribue-t-elle à la gestion des dépenses des entreprises ?

    1. Accélération des rapprochements : utilisez la technologie OCR pour numériser plusieurs transactions à la fois au lieu de les saisir manuellement une par une. Vous réduirez ainsi le temps consacré au rapprochement des paiements par carte bancaire, avantage non négligeable, en particulier s’ils sont nombreux.
    2. Réduction des erreurs : la numérisation en masse étant un processus automatisé, le risque d’erreur humaine est moindre. De plus, comme les données sont déjà au format texte, la technologie OCR supprime également certaines erreurs, telles que des fautes de frappe qui pourraient autrement être introduites lors d’une saisie manuelle.
    3. Élimination des tâches manuelles : grâce à un logiciel OCR, plus besoin de saisir manuellement les informations de chaque transaction, le logiciel s’occupe de tout. Vous pouvez ainsi réduire le risque d’erreur et gagner du temps sans sacrifier la précision ni le contrôle qualité sur la saisie des données dans les rapports ou les budgets.
    4. Soutien d’une budgétisation efficace : l’océrisation participe à l’optimisation des budgets car elle vous permet de travailler plus efficacement et de passer moins de temps sur la saisie des données. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres projets tels que la formation de votre personnel ou encore la mise à jour de vos systèmes logiciels.

    Comment utiliser la technologie OCR pour la capture de données dans votre entreprise ?

    Lorsque l’on dirige une entreprise, il est primordial de s’assurer que l’ensemble des données sont correctement saisies dans le système. L’exactitude des données constitue en effet un vrai casse-tête chronophage pour les équipes financières. Heureusement, il existe une solution. En mettant en place les systèmes adaptés, ce processus peut se résumer à la prise d’une photo ou l’importation d’un reçu.

    Chez Payhawk, nous créons nos propres algorithmes d’apprentissage automatique en interne, associés à la technologie OCR de Google. Grâce à l’apprentissage basé sur des dizaines de milliers de factures, ce système peut retrouver et extraire les informations pertinentes à vos yeux. De même, vous pouvez lui apprendre où chercher les données selon le modèle de document, comme une facture.

    Comment fonctionne la technologie OCR pour les titulaires de cartes dans l’entreprise ?

    Notre solution logicielle comprend un outil OCR qui extrait automatiquement les données de n’importe quelle image ou document PDF et les convertit dans un format numérique, pour ensuite les transférer vers votre logiciel comptable. Vos employés n’ont donc pas besoin de passer des heures à saisir leurs données de transaction : il leur suffit de régler leurs dépenses avec leur carte de débit ou de crédit Payhawk dans n’importe quel commerce physique ou en ligne et de prendre une photo de leur reçu ou d’importer une facture.

    Ensuite, nous extrayons automatiquement toutes les informations pertinentes, telles que le nom de la personne, l’adresse le montant de la transaction et bien plus encore, pour qu’aucune capture de données fastidieuse ne soit nécessaire pour vous et votre équipe financière.

    Rapprochement des paiements par carte, assisté par la technologie OCR en temps réel

    La plupart des entreprises effectuent toujours leurs rapprochements et leurs rapports manuellement ou à l’aide de processus automatisés médiocres, qui ne leur apportent pas la visibilité nécessaire sur les indicateurs de comptes clients. Elles doivent toujours attendre la fin du mois pour rapprocher l’ensemble de leurs transactions et s’assurer qu’elles correspondent aux données fournies par la banque. Ce manque de visibilité s’accompagne de plusieurs risques, notamment une perte d’argent et un manque de visibilité sur les flux de trésorerie, car les entreprises ne savent pas si leurs transactions sont complètes.

    Le meilleur moment pour effectuer des rapprochements est en temps réel. Grâce à notre système de rapprochement des paiements par carte de débit et de crédit assisté par la technologie OCR, consultez instantanément l’ensemble de vos transactions et obtenez une vue d’ensemble de l’état de votre entreprise à tout moment. Rapprochez vos transactions en temps réel à mesure qu’elles sont effectuées, tout en ayant l’assurance qu’aucune erreur n’a été commise dans la saisie des chiffres.

    Simplifiez l’extraction des données avec un logiciel OCR de pointe

    Votre entreprise se déploie à l’international ? Vos finances et systèmes comptables ne doivent pas être en reste. À mesure que les entreprises remarquent les avantages de la technologie OCR, la demande ne cesse de croître. La capacité à extraire des données issues de plusieurs sources, à les convertir dans un format exploitable et à les importer ensuite dans un système financier et comptable est essentielle pour évoluer sur le marché international actuel.

    Le processus de capture et de saisie manuelle des données est chronophage et onéreux. Cependant, grâce à un logiciel OCR adaptée à votre entreprise, il est possible d’automatiser ce processus et ainsi d’optimiser votre productivité pour gagner un temps précieux.

    La solution de gestion des dépenses de Payhawk, dotée de la technologie OCR, permet aux entreprises de booster leur productivité, d’améliorer leur précision et d’accélérer le processus de rapprochement, tout en réduisant le risque d’erreur. Simple d’utilisation, elle dispose d’intégrations de pointe avec de nombreux logiciels comptables et ERP, dont NetSuite, Xero et Microsoft Dynamics.

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    Trish Toovey - Directrice du contenu chez Payhawk - Le système financier de demain
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey crée du contenu pour les marchés britannique et américain. Couvrant tous les domaines, du texte publicitaire au script vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée en matière de création de contenus pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.

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