Agente de Viajes empresarialesSometer los viajes empresariales a control financiero
El Agente de Viajes empresariales que organiza cada viaje, de la solicitud a la conciliación, en un flujo controlado, de forma que el Departamento de Finanzas aprueba el gasto antes de que se produzca.
Los viajes se reservan antes de que el Departamento de Finanzas los vean
El viaje es la única categoría de gasto que no controlas hasta que se ha terminado el dinero. Los vuelos, los hoteles y las dietas se reservan mediante diferentes herramientas, con idas y venidas a la agencia mientras tanto, por lo que el Departamento de Finanzas solo ve el coste una vez que llegan las facturas, si es que llegan.
Establece la política una vez y deja que se ejecute en cada solicitud, para que los vuelos y hoteles que no cumplan la normativa aparezcan marcados en el momento de la reserva, no a fin de mes. Los fondos del viaje se gestionan mediante tarjetas Payhawk controladas que se ajustan a tus presupuestos, por lo que el gasto se mantiene dentro de los límites.
Cada reserva se enlaza con una tarjeta, un viaje y una factura y todos los vuelos se facturan automáticamente, por lo que no hay nada que buscar. Los costes de viajes se sincronizan con tu ERP ya codificado y agrupado, de forma que el viaje se concilia con sí mismo en lugar de convertirse en la línea más desordenada al cierre.
Los viajeros describen un viaje en lenguaje sencillo y reservan una opción que cumple la normativa entre más de 300 líneas aéreas y millones de hoteles, en unos 60 segundos, por lo que la adopción no requiere un mandato. Como el agente es nativo de Payhawk, el Departamento de Finanzas asume el control sin ejecutar un proyecto de transformación independiente.
“Solía ser un miniproyecto para reservar un vuelo y un hotel. Ocupaba una hora y muchas idas y venidas con otras partes interesadas. Reservé algo ayer con el Agente de Viajes y tardé solo 4 minutos. ¡Así que la diferencia es inmensa!”
Farah Rouassi, VP de Finanzas y Alianzas Estratégicas, Paradox
Ver cómo cada viaje mantiene el control
El agente gestiona el viaje completo, desde la primera solicitud hasta una línea conciliada en tu ERP.
Crea una vez tu cadena de política y aprobación de viajes y el agente la aplica automáticamente a cada solicitud. Las opciones fuera de la política se marcan en el momento para que puedas controlar el coste en la decisión, no después del gasto.
Los viajes aprobados se pagan en una tarjeta de Payhawk en el momento de la aprobación, a partir de un saldo existente, una recarga automática o una tarjeta de un solo uso. El pago, el presupuesto y la reserva se alinean desde el principio para que no haya reclamaciones por gastos de bolsillo que reembolsar más tarde.
Todas las reservas de vuelos se facturan automáticamente y están listas para auditoría; después van directamente hacia tu ERP codificadas según los centros de coste y códigos fiscales correspondientes, en tiempo real. La conciliación da continuidad a la decisión financiera ya aprobada, en lugar de convertirse en la línea más desordenada del cierre.
Los viajeros gestionan cambios y cancelaciones mediante el mismo flujo de conversación, con soporte cuando los planes cambian a mitad de viaje. El Departamento de Finanzas mantiene un registro completo y auditable de cada cambio, por lo que nada queda fuera del sistema.
Estimaciones de la dirección basadas en típicos flujos de trabajo anteriores a Payhawk. Los resultados reales varían según el tamaño de la empresa y el proceso existente.
Volver a poner las finanzas bajo el control del viaje
Sin sustitución integral ni proyecto de viaje independiente. Observa cómo cada viaje fluye desde la solicitud al ERP en una demo en directo, según tus cifras.
Descubre la potencia de una solución para empresas sin su complejidad
Gestiona los gastos de los empleados junto con todos los demás gastos de la empresa. Con Payhawk obtienes un control completo de tus políticas, flujos de trabajo y pagos en una única plataforma.
Preguntas frecuentes
Un agente de viajes empresariales es software que gestiona el flujo de trabajo de viajes completo, mediante la solicitud, aprobación, reserva, pago y conciliación de un viaje, por medio de una experiencia de conversación única. El Agente de Viajes de Payhawk opera dentro de las reglas de tu empresa, tales como clase de cabina, tarifas de hotel y dietas diarias, para ahorrar tiempo y controlar los costes.
Un viajero describe el viaje en lenguaje sencillo y el agente indica los vuelos y hoteles que cumplen la política. Una vez aprobado, el viaje se paga con una tarjeta Payhawk, se factura automáticamente y se sincroniza con tu ERP, de forma que el Departamento de Finanzas comprueba y controla el gasto en cada paso.
Tus flujos de trabajo de política y aprobación de viajes se aplican a cada solicitud automáticamente. Los vuelos y hoteles fuera de la política se marcan en el momento de la reserva, y los viajes se financian con tarjetas controladas, de forma que se evita el sobrecoste antes de que se produzca en lugar de llegar a fin de mes.
Cada reserva se vincula a una tarjeta, un viaje y una factura. Todas las reservas de vuelos se facturan automáticamente y están listas para auditoría, y los costes del viaje se sincronizan con tu ERP codificados según los centros de coste correspondientes, por lo que el viaje se concilia automáticamente y tus libros se mantienen limpios al cierre.
Los viajeros pueden cambiar o cancelar un viaje mediante el mismo flujo de conversación, con soporte disponible cuando los planes cambian. Cada cambio se registra en un lugar, por lo que el Departamento de Finanzas mantiene un seguimiento completo y auditable.
Sí. El agente usa las integraciones de ERP nativas de Payhawk para sincronizar los gastos de viajes en tiempo real, ya codificados para conciliación.
No. El Agente de Viajes trabaja totalmente dentro de Payhawk. Nunca se conecta con las bandejas de entrada de correos electrónicos personales ni lee las comunicaciones externas. Solamente utiliza la política de viajes configurada de la empresa y las preferencias guardadas de cada viajero (tales como horas de vuelo o tipos de hotel preferidos) para mostrar las opciones pertinentes.
Sí. Los administradores y cualquier empleado con el permiso de Viajes pertinente pueden reservar vuelos y hoteles para un colega directamente desde el chat del Agente de Viajes. El agente cargará su política de viajes, aplicará su flujo de trabajo de aprobación y les atribuirá el viaje con fines de informes y centro de costes.