Cómo Paradox gestiona reservas de viaje un 93 % más rápido y elimina la persecución de recibos a fin de mes

El reto: equipos que avanzan rápido, ralentizados por tareas financieras manuales

Paradox se mueve rápido y apunta alto, pero la administración manual y los sistemas desconectados hacían que su equipo financiero no pudiera seguir el ritmo. Gestionaban múltiples tarjetas corporativas en diferentes divisas, procesaban un gran volumen de suscripciones y manejaban facturas de forma manual. Cada área generaba fricciones: las diferencias de divisa ralentizaban la conciliación de tarjetas, el seguimiento de suscripciones estaba disperso y las facturas requerían idas y vueltas entre equipos. Todo esto se traducía en retrasos que frenaban el negocio.

Las reservas de viajes eran otro obstáculo. Algo aparentemente sencillo se convertía en un pequeño proyecto. Como explica Farah Rouassi, VP de Finanzas y Alianzas Estratégicas:

“Estaba acostumbrada a que reservar un vuelo y un hotel fuera un mini proyecto. Tomaba más de una hora y requería mucho intercambio con otros stakeholders.”

El seguimiento de recibos consumía aún más tiempo. Farah dedicaba días cada mes recordando a los empleados.

“A veces eran dos días de mensajes repetitivos en Slack para que la gente enviara los recibos.”

Farah sabía que debía haber una manera mejor. Paradox necesitaba una solución que integrara tarjetas multi-divisa, facturas y suscripciones en un solo lugar, permitiendo a los empleados gastar de forma segura y sin obstáculos, y liberando al equipo financiero de la carga administrativa.

La solución: una plataforma única, agentes IA nativos y control financiero real

Paradox eligió Payhawk para unir tarjetas corporativas, facturas, suscripciones y pagos en un solo lugar. Con todo en una plataforma, finanzas tiene finalmente una visión clara del gasto en todas las divisas, equipos y herramientas. La gestión de suscripciones permite controlar los costes recurrentes, mientras que la automatización de facturas elimina los pasos manuales que ralentizaban la contabilidad.

Un cambio aún mayor ha llegado con los Agentes IA nativos. El Agente IA de Viajes ha transformado el proceso de reservas dentro de política, reduciéndolo de más de una hora de idas y vueltas a una conversación rápida. El agente recopila los detalles, comprueba la política y completa la reserva sin que el equipo de Paradox tenga que cambiar de herramienta.

“Ayer reservé algo con el agente de viajes IA y me llevó solo cuatro minutos. ¡Un cambio enorme!”

Mientras tanto, el AI Financial Controller Agent gestiona la recogida de recibos de toda la empresa, enviando recordatorios automáticamente y escalando solo cuando es necesario.

“Mi agente de control financiero envía todos los recordatorios durante el mes… así que al final del mes no tengo que enviar ningún mensaje. ¡Sin estrés, sin paciencia necesaria!”

Y, más allá de la velocidad, lo más tranquilizador es que la IA nativa funciona dentro del entorno gobernado de Payhawk, por lo que cada transacción con tarjeta, suscripción, factura y aprobación sigue las normas definidas por el equipo financiero de Paradox. La gestión de tarjetas multi-divisa es ahora sencilla, las suscripciones son fácilmente controlables y las facturas fluyen de manera ordenada, ofreciendo una supervisión completa que permite una mejor toma de decisiones.

Nos encontramos con Farah en un evento exclusivo de finanzas en París para conocer cómo estos agentes impactan su día a día. Nos mostró en persona cómo el Agente IA de Viajes y el Agente IA de Control Financiero han acelerado el ritmo de su equipo, tanto dentro como fuera de finanzas. Mira sus vídeos para conocer su experiencia de primera mano.

Resultados: trabajo más rápido, contabilidad más sencilla y tiempo recuperado para finanzas

Con Payhawk, Paradox reduce horas de trabajo manual y ofrece a los compañeros que no forman parte del área financiera una forma más ágil y sencilla de gestionar gastos, viajes y compras.

Las mejoras más destacadas en sus principales puntos de fricción incluyen:

• Las tarjetas corporativas multi-divisa son ahora fáciles de controlar y conciliar en un solo lugar.
• La gestión de facturas ha pasado de procesos manuales a flujos de trabajo automatizados y rápidos.
• La gestión de suscripciones está estructurada, permitiendo al equipo controlar el gasto recurrente y evitar sorpresas.
• Las reservas de viaje son un 93 % más rápidas, pasando de más de una hora a solo cuatro minutos.
• El seguimiento de recibos ha pasado de dos días de recordatorios manuales a cero.
• Los empleados gastan con confianza, respaldados por controles en tiempo real.
• La contabilidad es más sencilla, con datos más limpios y menos errores entre divisas y equipos.
• Finanzas ha recuperado tiempo y puede centrarse en tareas de mayor impacto en lugar de en la administración.

Paradox existe para ayudar a personas ambiciosas a desafiar el status quo. Con Payhawk, sus operaciones financieras finalmente apoyan esa ambición: se mueven más rápido, mantienen el control y ofrecen a sus equipos una forma más sencilla de trabajar.

¿Quieres ver cómo Payhawk podría funcionar para tu equipo como lo hace para Paradox? Reserva una demo y descubre cómo los agentes IA nativos, los controles de gasto unificados y los flujos de trabajo automatizados pueden ayudar a tu negocio a moverse más rápido sin perder supervisión financiera.