De beste functies voor uitgavenbeheersoftware: een complete gids

Wat is uitgavenbeheersoftware?

Uitgavenbeheersoftware verwijst naar een digitale oplossing die verschillende aspecten van het bijhouden, rapporteren, analyseren en controleren van de uitgaven van medewerkers automatiseert en vereenvoudigt, waarbij tegelijkertijd aan het bedrijfsbeleid of de belastingregels wordt voldaan. Met deze systemen kunnen organisaties tijdrovende procedures elimineren, zoals handmatige gegevensinvoer, het klasseren van papieren bonnetjes en veel te lange goedkeuringsstructuren, om deze te vervangen door efficiënte workflows op basis van innovatieve technologie.

Of het nu gaat om het beheer van reiskostendeclaraties of de bewaking van de operationele kosten, met uitgavenbeheersystemen kun je financiële gegevens beter organiseren en besluiten nemen op basis van gegevens. De juiste tool moet ook probleemloos geïntegreerd kunnen worden in je boekhoud- of ERP-software, synchronisatie tussen verschillende systemen ondersteunen en garanderen dat alle financiële transacties en gegevens kloppen.

Een aantal veelvoorkomende onderdelen van uitgavenbeheeroplossingen zijn:

• Dashboards
• Mobiele apps voor toegang onderweg
• Geautomatiseerde workflows voor goedkeuringen
• Digitaal vastleggen van bonnetjes
• Kilometers bijhouden
• Rapportage en analyse in real time

Belangrijke functies voor uitgavenbeheersoftware

Wanneer je op zoek gaat naar de beste uitgavenbeheersoftware, is het essentieel om te bepalen welke functies noodzakelijk zijn voor de specifieke behoeften van je bedrijf. In dit gedeelte bespreken we tien uiterst belangrijke functies waar je op moet letten bij het beoordelen van verschillende uitgavenbeheersystemen.

1. Dashboards
Goede uitgavenbeheersoftware moet een intuïtief dashboard hebben dat gemakkelijk te gebruiken en begrijpen is. Het zou een duidelijke interface moeten hebben die snelle toegang biedt tot de belangrijkste financiële gegevens, zoals de te verwachte uitgaven en trends in uitgaven. Essentiële functies zijn onder andere multi-entity management en een groepsdashboard, waarmee het financiële team alle groepsuitgaven op één plek kan zien zonder dat ze van scherm hoeven te wisselen.

2. Mobiele app
Een mobiele applicatie is ook van vitaal belang, omdat werknemers hiermee hun uitgaven onderweg kunnen beheren. Met een goede mobiele app worden bepaalde processen gestroomlijnd, zoals het vastleggen en opsporen van bonnetjes, het indienen van declaraties direct na de aankoop, het automatiseren van goedkeuringen en meer. Werknemers kunnen daarnaast met de app hun kaarten beheren en om extra financiële middelen vragen wanneer ze die nodig hebben.

3. Geautomatiseerd goedkeuringsproces
Met automatisering kunnen complexe goedkeuringsprocessen vereenvoudigd worden, dankzij aanpasbare goedkeuringsworkflows en -controles op basis van de beleidsregels van je bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn het instellen van dagelijkse uitgavenlimieten of het vooraf autoriseren van bepaalde uitgavencategorieën of goedgekeurde bedragen.

4. Digitaal vastleggen van bonnetjes
Door bonnetjes digitaal vast te leggen voorkom je papieren stapels en wordt de financiële administratie nauwkeurig bijgehouden. Dankzij robuuste uitgavensoftware kunnen gebruikers bonnetjes heel eenvoudig uploaden via hun mobiele apparaten of computers, waardoor de administratie veel minder tijd kost. Het vastleggen en invoeren van gegevens is tijdrovend en duur als het handmatig gedaan wordt. Maar met de juiste OCR-technologie kunnen bedrijven dit automatiseren en waardevolle tijd besparen.

5. Kilometers bijhouden
Als je werknemers vaak voor werk moeten reizen, is het essentieel dat je online uitgavenbeheersysteem beschikt over een functie voor het bijhouden van kilometers. Ook moet het bijhouden van afstanden geautomatiseerd of voor werknemers makkelijk te registreren zijn. Bij Payhawk maakt onze functie voor het bijhouden van kilometers het voor beheerders mogelijk om verschillende tarieven voor kilometers in te stellen, afhankelijk van de wetten van het land en de voorkeuren van het bedrijf.

6. Rapportage en analyse in real time
Met inzichtelijke rapporten over de uitgavenpatronen van werknemers en teams en de algemene naleving van het budget, kunnen besluitvormers goed geïnformeerde strategische keuzes maken. Een van de snelste manieren om geld te besparen, is door ongebruikte en dubbele zakelijke abonnementen te vinden en op te zeggen.

7. Compatibel met elke boekhoudsoftware
Controleer of de uitgavenbeheersoftware die je uitkiest, probleemloos in je bestaande financiële systemen kan worden geïntegreerd. Compatibiliteit zorgt voor een soepele gegevensstroom van een platform naar een ander, waardoor processen worden gestroomlijnd en minder gegevens handmatig moeten worden ingevoerd. Met Payhawk kun je je reconciliatieprocessen stroomlijnen en een naadloze gegevensstroom opzetten tussen onze uitgavenbeheeroplossing en je bestaande ERP- of boekhoudsoftware.

8. Functionaliteit voor meerdere valuta
Als je bedrijf in meerdere landen actief is of zaken doet met internationale klanten, is functionaliteit voor verschillende valuta onontbeerlijk voor het bijhouden van de uitgaven. De software moet buitenlandse transacties automatisch naar je eigen munteenheid omrekenen. Hiermee worden uitgavenrapporten eenvoudiger en zijn financiële gegevens gemakkelijker te begrijpen, ongeacht de locatie waar de kosten zijn gemaakt.

9. Uitgaven automatisch categoriseren en kostenplaats automatisch toewijzen
Bij het beheer van zakelijke uitgaven is het cruciaal om alles uiterst nauwkeurig te organiseren. Een zeer geschikte uitgavenbeheeroplossing biedt aanpasbare categorieën en de mogelijkheid om bij de invoer automatisch een categorie toe te wijzen. Dankzij deze automatisering worden uitgaven vervolgens efficiënt aan de juiste kostenplaatsen toegewezen en komen ze moeiteloos overeen met je bedrijfsstructuur.

10. Geautomatiseerde belastingberekening (btw)
Een effectieve uitgavenbeheeroplossing moet nauwkeurig de btw van de daarvoor in aanmerking komende uitgaven berekenen. Hierdoor wordt de belastingwetgeving nageleefd en worden transacties over landsgrenzen heen vereenvoudigd. Dit is met name van belang voor moderne organisaties die hun boekhouding en financiële processen willen automatiseren terwijl ze ook hun activiteiten in het buitenland uitbreiden.

Rapportagesoftware: standalone vs. all-in-one

Als je de beste functies voor uitgavenbeheersoftware zoekt, is het essentieel om te weten wat het verschil is tussen een standalone- en een all-in-oneplatform.

Standalone-uitgavenbeheersoftware
Standalone-uitgavenbeheersoftware is alleen gericht op het stroomlijnen van je zakelijke uitgavenprocessen: bonnetjes bijhouden, goedkeuringen automatiseren, rapporten genereren en andere vergelijkbare functies.

De keuze voor een standalone-systeem heeft een aantal voordelen:

• Gespecialiseerd: Deze systemen zijn expliciet ontworpen voor het afhandelen van uitgaven. Daarom bieden ze vaak beter afgestemde functies en in het algemeen een betere functionaliteit.
• Efficiënte implementatie: Doordat het systeem een specifieke focus heeft, is een standalone-oplossing mogelijk makkelijker in je bestaande structuur te integreren.
• Afgestemd op de behoeften van een kleiner bedrijf: Als je een kleinere organisatie leidt zonder uitgebreide boekhoudkundige tools of functionaliteiten op het gebied van human resources, is het gebruik van gespecialiseerde uitgavenbeheersystemen mogelijk een kosteneffectieve optie.

Er zijn echter een paar nadelen:

• Extra complexiteit: Als je behoeften het eenvoudig bijhouden van de uitgaven zijn ontgroeid, moet je wellicht meerdere softwareplatforms beheren.
• Beperkte integratiemogelijkheid: De connectiviteit met andere platforms (zoals boekhouding of ERP) binnen je organisatie kan onhandig in plaats van probleemloos verlopen.

All-in-onesoftware met uitgavenbeheer
Daarentegen bieden all-in-oneoplossingen een holistische aanpak, waarbij een volledig pakket aan financiële tools onder één noemer is gebundeld, zoals zakelijke kaarten, multi-entity management, factuurbeheer en meer, naast rapportagemogelijkheden voor uitgaven.

Enkele redenen waarom bedrijven kiezen voor een all-in-oneplatform zijn:

• Naadloze integratie: Een belangrijk voordeel? De interconnectiviteit tussen de applicaties voelt soepel en natuurlijk aan, aangezien alles in één systeem werkt.
• Kostenbesparingen: Door meerdere processen in één interface samen te voegen, kunnen de abonnementskosten worden verlaagd en moeten medewerkers niet meer zoveel verschillende toepassingen leren gebruiken.
• Toekomstbestendig: Met een all-in-one platform kun je je software opschalen wanneer je bedrijf groeit, waardoor er minder behoefte is aan meerdere standalone-oplossingen. Ook wordt de integratie met andere platforms er gemakkelijker door.

Uiteindelijk hangt de keuze tussen standalone- of all-in-one-uitgavenbeheersoftware af van de behoeften, het budget en de gewenste mate van automatisering van je organisatie. Voordat je de knoop doorhakt, is het aan te raden om elke optie grondig te analyseren en de compatibiliteit met je bestaande platforms te beoordelen.

Veelgestelde vragen met betrekking tot uitgavenbeheersoftware

Hoe kies je de juiste uitgavenbeheersoftware voor je bedrijf?

De keuze voor de gepaste uitgavenbeheersoftware voor je bedrijf is een essentieel besluit. Neem bij het maken van een weloverwogen keuze de volgende punten in overweging:

1. Weet wat je behoeften zijn: Begin door te bepalen wat de specifieke behoeften en uitdagingen van je bedrijf zijn met betrekking tot declaraties, het bijhouden van uitgaven en naleving.
2. Houd rekening met de schaalbaarheid: Kies voor een oplossing die met je bedrijf kan meegroeien en aan de veranderende grootte en structuur van je organisatie aan te passen is.
3. Gebruiksgemak: Kies een gebruiksvriendelijk systeem met een intuïtieve interface op zowel een desktop-pc als op mobiele apparaten, zodat werknemers er graag mee werken.
4. Integratiemogelijkheden: Controleer of de gekozen software zonder problemen te integreren is in andere essentiële tools, zoals boekhoudsystemen, salarisdiensten en reserveringssystemen voor zakelijke reizen.
5. Aanpasbare mogelijkheden: Controleer ook of het uitgavenbeheersysteem aanpasbare workflows heeft die af te stemmen zijn op de unieke beleidsregels of goedkeuringsstructuren van je bedrijf.
6. Beveiligingsfuncties: Geef de voorkeur aan oplossingen met robuuste beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie, multi-factorauthenticatie en protocollen voor het back-uppen van gegevens, aangezien er gevoelige gegevens in worden opgeslagen.
7. Klantondersteuning: Zoek naar leveranciers die doorlopend klantondersteuning bieden via verschillende kanalen, zoals per e-mail, telefoon of live chat, mocht je tijdens de implementatie- of operationele fase ondersteuning nodig hebben.
8. Prijsmodel: Beoordeel verschillende prijsopties van meerdere leveranciers om te kiezen wat het beste bij je budget past en te zorgen dat je over alle noodzakelijke functies beschikt.

Door verschillende uitgavenbeheersystemen te vergelijken op basis van deze factoren en tijdens het productonderzoek relevante zoektermen te gebruiken, zoals uitgavensoftware of online uitgavenbeheer, kun je de meest geschikte oplossing selecteren die is afgestemd op de behoeften en de strategie van je bedrijf.

De voordelen van Payhawk in een notendop

• Payhawk is een all-in-one-uitgavenbeheeroplossing waarmee je uitgaven van medewerkers, vergoedingen, facturen, leveranciers en zakelijke kaarten op één platform beheert.
• Het is direct in je ERP- of boekhoudsystemen te integreren, waardoor je uitgaven, betalingen en stortingen probleemloos in enkele seconden exporteert. Het biedt ook automatische communicatie in twee richtingen, waardoor meer dan twee uur per dag aan handmatige processen wordt bespaard.
• De krachtige functies voor multi-entity management bieden je meer controle over je kasstromen en helpen bij je maandafsluiting voor alle entiteiten in je groep.

Hoeveel kost uitgavenbeheersoftware?

De kosten van uitgavenbeheersoftware hangen van verschillende factoren af, zoals de belangrijkste functies, in welke mate wat aanpasbaar moet zijn, het aantal gebruikers/abonnementen/licenties dat in je organisatie nodig is en de trainings- of implementatiekosten.

Bij Payhawk bieden we drie verschillende plannen aan en kun jij kiezen welke optie het best bij je bedrijfsbehoeften past.

"De functionaliteit van Payhawk ligt ver voor op die van de andere oplossingen die we hebben uitgeprobeerd", aldus Javier Gorena, CFO bij Rentals United. "En bij veel andere tools hebben we gezien dat wanneer het aantal kaarten en transacties toeneemt, de prijzen van de tool omhoogschieten. Dit kan al snel enorm veel gaan kosten, omdat we nagenoeg 10.000 transacties per maand uitvoeren en we tussen de 4 en 5 miljoen overmaken. Met Payhawk is dit geen probleem, dankzij cashback blijft de prijs zeer aantrekkelijk."

We hebben ons nieuwe Enterprise Plan specifiek ontworpen voor multinationale ondernemingen die gebruikmaken van Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central en Microsoft Dynamics 365 Finance. Dankzij de innovatieve functies van het nieuwe plan kunnen multi-entity bedrijven effectiever toezicht houden op de wereldwijde uitgaven en zakelijke kaarten, de uitgavencontroles verbeteren en tijd besparen met geautomatiseerde financiële taken.

Boek een demo en kom meer te weten over onze uitgebreide wereldwijde oplossing en krijg meer controle over zakelijke uitgaven.