Guía de las funcionalidades del mejor software de gestión de gastos

¿Qué es un software de gestión de gastos?

Un software de gestión de gastos es una solución digital que automatiza y simplifica el seguimiento, la elaboración de informes, el análisis y el control de gastos de los empleados, respetando al mismo tiempo las políticas de empresa o la normativa fiscal.

Gracias a estos sistemas, las organizaciones consiguen eliminar procedimientos manuales, como la introducción manual de datos, la clasificación de recibos en papel y las largas cadenas de aprobación, sustituyéndolos por flujos de aprobación eficientes respaldados por una tecnología innovadora.

Ya sea para gestionar los reembolsos por gastos de viaje o supervisar los costes operativos, los sistemas de gestión de gastos allanan el camino hacia unos registros financieros mejor organizados y unos procesos de toma de decisiones basados en datos. Además, la herramienta elegida debe integrarse perfectamente con tu software de contabilidad o ERP para facilitar la sincronización entre los sistemas y garantizar la precisión de todas las transacciones y registros financieros.

Estas son algunas de las funcionalidades más habituales que ofrecen las soluciones de gestión de gastos:

• Panel de control
• Aplicación móvil para tener acceso desde cualquier lugar
• Flujos de aprobación automatizados
• Recogida digital de recibos
• Seguimiento del kilometraje
• Informes y análisis en tiempo real

Funcionalidades imprescindibles de un software de gestión de gastos

A la hora de elegir el mejor programa de gestión de gastos, es fundamental identificar aquellas prestaciones que se ajustan a las necesidades específicas de tu empresa. A continuación, analizaremos diez funcionalidades clave que debes tener en cuenta a la hora de comparar distintos sistemas de gestión de gastos.

1. Panel de control

Un buen software de control de gastos debe disponer de un panel de control intuitivo que facilite la navegación y la comprensión del funcionamiento. Debe ofrecer una interfaz clara con acceso rápido a los datos financieros clave, como los gatos pendientes y las tendencias de gasto. Entre las funcionalidades esenciales cabe destacar la gestión multi-entidad y el panel de control de grupo, que permite al equipo de contabilidad ver todos los gastos del grupo en un solo lugar sin necesidad de alternar entre pantallas.

2. Aplicación móvil

Una aplicación móvil también es imprescindible, ya que permite a los empleados gestionar sus gastos desde cualquier lugar. Una buena aplicación móvil agiliza procesos, como la captura y seguimiento de recibos, la presentación de reembolsos inmediatamente después de la compra, la automatización de la aprobación y mucho más. Además, los empleados pueden gestionar sus tarjetas a través de la app y solicitar fondos adicionales cuando los necesiten.

3. Proceso de aprobación automatizado

La automatización ayuda a simplificar los procesos de aprobación, a menudo complejos, habilitando flujos y controles de aprobación de gastos personalizables según las políticas de tu empresa. Por ejemplo, permite establecer límites de gasto diario o autorizar con antelación determinadas categorías de gastos o importes de aprobación.

4. Recogida digital de recibos

Gracias a la recogida digital de recibos, se evita la acumulación de documentos y se garantiza la precisión de los registros. Un software de gastos eficaz permite a los usuarios cargar recibos fácilmente a través de dispositivos móviles u ordenadores, reduciendo significativamente el tiempo de gestión administrativa.

La recopilación e introducción de datos es laboriosa y costosa si se hace manualmente. Sin embargo, con la tecnología OCR adecuada, las empresas pueden automatizar estos procesos y ahorrar un tiempo muy valioso.

5. Seguimiento del kilometraje

Si tus empleados viajan a menudo por motivos de trabajo, es fundamental que incorpores una función de seguimiento de kilometraje en tu sistema de control de gastos online. Además, los empleados deben poder registrar las distancias de manera sencilla o automatizada. En Payhawk, nuestra función de kilometraje permite a los administradores establecer diferentes tarifas de kilometraje en función de la legislación del país y de las preferencias de la empresa.

6. Informes y análisis en tiempo real

El acceso a informes detallados sobre los hábitos de gasto de los empleados y equipos y el cumplimiento presupuestario general permiten a los responsables tomar decisiones estratégicas fundamentadas. Para obtener resultados con mayor rapidez, es preciso dejar de malgastar dinero en suscripciones de empresa duplicadas y que no se utilizan.

7. Compatibilidad con cualquier software de contabilidad

Asegúrate de que el software de gestión de gastos que elijas pueda integrarse a la perfección con tus sistemas financieros actuales. La compatibilidad facilita el flujo de datos de una plataforma a otra, agilizando los procesos y reduciendo la introducción manual de datos. Con Payhawk, puedes agilizar los procesos de conciliación y garantizar un flujo de datos fluido entre nuestra solución de gestión de gastos y tu ERP o software de contabilidad.

8. Funcionalidad multidivisa

Si tu empresa opera en varios países o trabaja con clientes internacionales, la función multidivisa es imprescindible para llevar un control de los gastos. El software debe ser capaz de convertir automáticamente las transacciones en moneda extranjera a tu divisa de referencia, para simplificar la generación de informes de gastos y garantizar que los registros financieros resulten fáciles de entender, independientemente de dónde provengan los gastos.

9. Categorización automática de los gastos y asignación de los datos a los centros de costes

Es de vital importancia clasificar y organizar meticulosamente los gastos de empresa. Una solución de gestión de gastos potente incluirá categorías personalizables y facilitará la categorización automática al introducir los datos. Gracias a la automatización, podrás asignar eficazmente los costes a los centros pertinentes y adaptarlos sin esfuerzo a la estructura de tu empresa.

10. Cálculo automatizado de impuestos (IVA/impuestos sobre bienes y servicios)

Una solución fiable de gestión de gastos debe ser capaz de calcular con precisión el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios de los gastos elegibles para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y simplificar las transacciones transfronterizas. Se trata de un aspecto especialmente importante para las organizaciones modernas que pretenden automatizar sus procesos contables y financieros y, al mismo tiempo, ampliar su presencia en el extranjero.

Software de gestión de gastos: independiente vs. todo en uno

Para encontrar las funcionalidades del mejor software de gestión de gastos, primero hay que entender la diferencia entre las plataformas independientes y las plataformas todo en uno.

Software de gestión de gastos independiente

Los softwares de gestión de gastos independientes se centran únicamente en agilizar los procesos de gastos de una empresa, cómo realizar el seguimiento de los recibos, automatizar las aprobaciones, generar informes y otras funcionalidades similares.

Elegir un sistema independiente ofrece algunas ventajas:

1. Especialización: como están diseñados específicamente para la gestión de gastos, tienden a ofrecer funcionalidades más adaptadas y una funcionalidad mejorada en general.
2. Implementación eficaz: integrar una solución independiente con un sistema existente puede resultar más rápido debido a su finalidad específica.
3. Necesidades de las pequeñas empresas: si tu empresa es pequeña y carece de herramientas de contabilidad o funcionalidades de recursos humanos, utilizar sistemas especializados de gestión de gastos puede ser una opción rentable.

Sin embargo, también presentan algunos inconvenientes:

• Mayor complejidad: es posible que debas gestionar varias plataformas de software si tus necesidades van más allá del simple seguimiento de los gastos.
• Limitado potencial de integración: la integración con otras plataformas (por ejemplo, de contabilidad o ERP) dentro de una empresa podría ser más bien complicada.

Software de gestión de gastos todo en uno

Por otro lado, las soluciones «todo en uno» ofrecen un enfoque holístico que combina todo un conjunto de herramientas financieras, como tarjetas de empresa, gestión multi-entidad, gestión de facturas, etc., con funciones de control de gastos, y todo ello en un mismo software.

Estas son algunas de las razones por las que las empresas prefieren optar por una plataforma todo en uno:

1. Integración fácil: una de las principales ventajas es que la interacción entre las aplicaciones es fácil y natural, pues todo se desarrolla en un mismo sistema.
2. Ahorro de costes: consolidar varios procesos en una única interfaz puede reducir los costes de suscripción y agilizar la formación del personal.
3. Visión de futuro: una plataforma todo en uno te permite ampliar el software a medida que tu empresa va creciendo, reduciendo así la necesidad de usar varias soluciones independientes a la vez. También facilita la integración con otras plataformas.

En definitiva, la decisión entre un software de control de gastos independiente o uno todo en uno depende de las necesidades de tu empresa, del presupuesto y del nivel de automatización deseado. Antes de elegir, debes analizar a conciencia cada una de las opciones y evaluar su compatibilidad con las plataformas existentes.

Preguntas frecuentes sobre los softwares de gestión de gastos

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de gastos para tu empresa?

Elegir el software de gestión de gastos adecuado para tu empresa es una decisión determinante. Para tomar una decisión acertada, plantéate los puntos siguientes:

1. Necesidades de tu empresa: empieza por evaluar las necesidades específicas de tu empresa y las dificultades asociadas a los reembolsos, el seguimiento de los gastos y el cumplimiento normativo.
2. Escalabilidad: escoge una solución capaz de crecer con tu empresa y de adaptarse a las variaciones en el tamaño y la estructura de la misma.
3. Facilidad de uso: para facilitar la adopción por parte de los empleados, elige un sistema intuitivo y fácil de usar, tanto para ordenadores de sobremesa como dispositivos móviles.
4. Integración: el software elegido debe poder integrarse sin dificultad con otras herramientas imprescindibles, como los sistemas de contabilidad, los servicios de nóminas y las plataformas de reserva de viajes de empresa.
5. Opciones de personalización: asegúrate de que el sistema de gestión de gastos ofrezca flujos de aprobacióhn personalizables adaptados a las políticas o procesos de aprobación específicos de tu empresa.
6. Los mayores estándares de seguridad: como la solución deberá almacenar datos confidenciales, da prioridad a aquellas que ofrezcan medidas de seguridad fiables, como cifrado, autenticación multifactor y protocolos de copia de seguridad de los datos.
7. Atención al cliente: busca proveedores que ofrezcan un servicio de atención al cliente las 24 horas del día a través de múltiples canales, como correo electrónico, asistencia telefónica o chat en directo, por si necesitas ayuda durante las fases de implementación o puesta en marcha.
8. Modelo de precios: analiza las diferentes opciones de precios que ofrecen los distintos proveedores para elegir una que se ajuste a tu presupuesto y que, al mismo tiempo, cumpla todos los requisitos necesarios.

Para dar con la solución que mejor se adapte a las necesidades y la estrategia de tu empresa, a la hora de buscar productos compara varios sistemas de gestión de gastos en función de estos factores y utiliza palabras clave relevantes, como «software de gastos» o «gestión de gastos online».

Resumen de las ventajas de Payhawk

• Payhawk es una solución de gestión de gastos todo en uno que te permite gestionar los gastos de los empleados, los reembolsos, las facturas, los proveedores y las tarjetas de empresa desde una única plataforma.
• Se integra directamente con tus sistemas ERP y de contabilidad, por lo que te permite exportar fácilmente información sobre gastos, pagos y depósitos en cuestión de segundos. También dispone de un sistema automático de comunicación bidireccional, que reduce en más de dos horas diarias el tiempo dedicado a los procesos manuales.
• Las potentes funcionalidades de gestión multi-entidad mejoran el control del flujo de caja y facilitan el cierre de fin de mes en todas las entidades de tu grupo.

¿Cuánto cuesta un software de gestión de gastos?

El coste de un software de gestión de gastos depende de varios factores, como el conjunto de funcionalidades básicas, el grado de personalización necesario, el número de usuarios/suscripciones/licencias necesarios de la empresa y los gastos de formación o implementación.

En Payhawk ofrecemos tres categorías de precios diferentes y puedes elegir la que mejor encaje con las necesidades de tu negocio.

«Las funcionalidades de Payhawk son mucho mejores que las de otras soluciones que he probado», afirma Javier Gorena, CFO de Rentals United. «Además, con muchas otras herramientas hemos comprobado que, a medida que aumenta el volumen de tarjetas y transacciones, los precios se disparan. Esto supone un coste elevadísimo, ya que realizamos alrededor de 10.000 transacciones al mes y manejamos entre 4 y 5 millones. Con Payhawk esto ha dejado de ser un problema: gracias al cashback, los precios siguen siendo muy atractivos».

Hemos creado un nuevo plan empresarial específicamente diseñado para las empresas multinacionales que utilizan Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central y Microsoft Dynamics 365 Finance. Sus innovadoras funcionalidades permiten a las empresas multi-entidad gestionar los gastos globales y las tarjetas de empresa con mayor eficacia, mejorar el control de gastos y ahorrar tiempo gracias a la automatización de las tareas financieras.

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