Cómo gestionar múltiples tarifas para gastos de kilometraje

En los entornos de trabajo actuales, las empresas necesitan poder gestionar los gastos de viaje, como el kilometraje, los vuelos y demás, con rapidez y sobre la marcha.

Concretamente, la gestión de gastos de kilometraje consiste en registrar y reembolsar los gastos de kilometraje de los viajes de empresa. Al reducirse la necesidad de introducir los datos manualmente, se ahorra tiempo y se obtienen datos precisos a efectos fiscales. Los gastos de kilometraje son uno de los muchos gastos de negocio que las empresas pueden gestionar con Payhawk.

¿Qué son las tarifas por kilometraje?

El término «tarifa por kilometraje» hace referencia a una cantidad fija de dinero por kilómetro que las empresas pueden deducir o reembolsar cuando alguno de sus empleados se desplaza por motivos de trabajo. Muchas empresas ofrecen a los empleados una tarifa por kilometraje por los kilómetros recorridos para la empresa, normalmente en sus vehículos personales.

¿Cómo se calcula la tarifa por kilometraje?

Para calcular la tarifa por kilometraje, es necesario conocer el número total de kilómetros recorridos por motivos laborales y la tarifa por kilometraje aplicable. Basta con multiplicar el número total de kilómetros recorridos por la tarifa por kilometraje para calcular el importe total del reembolso. Por ejemplo, si la tarifa por kilometraje es de 0,50 € por kilómetro y has recorrido 100 kilómetros por motivos de trabajo (entra dentro de los gastos de negocio), el importe de tu reembolso será de 50,00 € (100 × 0,50 €).

Principales inconvenientes de la gestión tradicional de los gastos de viaje

Los métodos convencionales de gestión de gastos de kilometraje presentan grandes inconvenientes. Ya sea por la pérdida de recibos o la falta de visibilidad, una tecnología ineficaz puede obstaculizar la gestión del gasto y plantear distintos retos:

Cálculos manuales y datos imprecisos: calcular el kilometraje puede llevar tiempo y dar lugar a errores. Las empresas que trabajan de este modo podrán beneficiarse de las ventajas de la tecnología que les permite automatizar estos procesos para que los empleados puedan centrarse en actividades más importantes.

Pérdida de recibos: la pérdida de recibos puede dar lugar a registros incompletos, lo que dificulta o hace imposible solicitar deducciones o reembolsos.

Falta de visibilidad: la gestión convencional de gastos de viaje a veces no ofrece visibilidad, lo que dificulta a las empresas el seguimiento de los gastos en tiempo real, la creación de reportes y la toma de decisiones fundamentadas en datos.

Control limitado: la gestión tradicional de gastos de viaje puede ofrecer un control insuficiente sobre los gastos, lo que hace casi imposible que las empresas puedan ejecutar sus políticas y evitar fraudes o abusos.

Para las empresas, todos estos inconvenientes pueden traducirse en bajos rendimientos, un aumento de los costes y problemas de conformidad normativa. Con un moderno software de gestión de gastos para controlar y pagar los gastos de kilometraje, las empresas pueden afrontar estos retos y agilizar los procesos de gestión de gastos de viaje.

Tarifas múltiples para viajes de negocios

Gracias a la función de kilometraje comercial de Payhawk, los administradores pueden configurar diferentes tarifas de kilometraje, dependiendo del país donde opere la empresa y de acuerdo con la legislación aplicable. Esta funcionalidad es especialmente útil en países en los que la normativa establece varias tarifas de kilometraje, como Alemania, Austria, Estados Unidos, Francia, Irlanda, Italia, Reino Unido, Polonia, República Checa y Suiza.

Esta funcionalidad permite a los empleados seleccionar la tarifa que se aplica a su viaje. Nuestro software utiliza las diferentes tarifas de forma automática para el seguimiento y cálculo del kilometraje. De este modo, es posible calcular con mayor precisión y eficacia los gastos de kilometraje de los empleados en distintos países de acuerdo con las normativas aplicables en materia de kilometraje.

Deja que los empleados tomen las riendas con el seguimiento de kilometraje

Gracias a la app de Payhawk, realizar el seguimiento del kilometraje de los empleados es más fácil que nunca. Funciona de la siguiente manera:

1. Los administradores pueden configurar la tarifa por kilometraje (o varias tarifas, como veremos a continuación) y definir un flujo de aprobación que se ajuste a la política de gastos de la empresa.
2. Los empleados introducen los detalles del desplazamiento (punto de partida, destino) en la app y nosotros calculamos los gastos automáticamente.
3. La distancia del trayecto se determina automáticamente con Google Maps en función del punto de partida y llegada. Y si la longitud del trayecto del empleado difiere considerablemente de la recomendada por Google Maps, es posible modificarla manualmente. Además, se pueden incluir paradas cuando se trata de recorridos complejos.
4. Tras la verificación, los jefes de equipo pueden reembolsar los gastos con un solo clic.

Configuración de tarifas múltiples con Payhawk para los gastos de negocio

Ahora los administradores que utilizan Payhawk pueden configurar varias tarifas de kilometraje. Los empleados pueden seleccionar la tarifa para su viaje y, si es necesario, también aplicar automáticamente umbrales al cálculo del kilometraje.

Gestionar los gastos de kilometraje puede ser una tarea abrumadora para muchas empresas. Sin embargo, gracias a nuestra nueva funcionalidad de tarifas múltiples para la gestión de gastos de kilometraje, es más fácil que nunca usar varias reglas para determinar el reembolso por kilometraje. A continuación explicamos algunas de las ventajas de esta nueva funcionalidad:

Tarifas de kilometraje completamente personalizables

Con esta nueva funcionalidad, ahora puedes personalizar por completo tus tarifas de kilometraje definiendo diferentes tarifas en función de la clasificación que prefieras. Por ejemplo, puedes determinar las tarifas en función del tipo de vehículo, la finalidad del viaje o cualquier otra clasificación que te permita cumplir los requisitos legales. Esto facilita la gestión y el seguimiento de los gastos de distintos tipos de viajes.

Tarifas basadas en la distancia que se recorra en el viaje

Otra ventaja de las nuevas tarifas múltiples para la gestión de gastos por kilometraje es la posibilidad de configurar diferentes tarifas dependiendo de la distancia de los viajes de negocio. Esto significa que puedes definir diferentes tarifas en función de la distancia recorrida.

Tarifas dependiendo de los kms recorridos en un año

Además de tener en cuenta la distancia de un único viaje, también puedes tener en consideración el total de kilómetros recorridos por un empleado a lo largo de un año. No es lo mismo que un empleado tenga que viajar una vez al mes que que esté realizando viajes de forma semanal. Nuestra nueva funcionalidad te permite aplicar diferentes tarifas en función de la distancia total que recorra un empleado en un año. Por ejemplo, puedes establecer una tarifa determinada para los empleados que superen una determinada distancia en los desplazamientos al año y otra distinta para los que viajen menos.

Subimos una marcha más

Las nuevas tarifas múltiples para la gestión de gastos de kilometraje ponen a las empresas al mando, permitiéndoles gestionar los gastos de forma eficaz. Con las tarifas totalmente personalizables, que incluyen tarifas para un solo viaje y tarifas por kms anuales acumulados, ahora es más fácil que nunca gestionar y controlar los gastos de los distintos tipos de desplazamiento. Además de llevar una contabilidad más justa, obtener información más precisa y reducir la posibilidad de errores.

Gracias a la nueva funcionalidad de tarifas múltiples para la gestión de gastos de kilometraje, las empresas pueden configurar fácilmente diferentes tarifas de viaje. Esto garantiza el cumplimiento de la normativa, ya que a partir de ahora es posible calcular el kilometraje de forma eficaz según la normativa del país.

Además, con la funcionalidad de tarifas completamente personalizables ahora los empleados pueden hacerlo por sí solos. Así, los gestores financieros ya no tendrán que editar los nuevos gastos a medida que se vayan produciendo. En definitiva, la gestión del kilometraje y los gastos es más fácil que nunca, por lo que podrás conseguir más con menos.

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