Por qué deberías optimizar la gestión de los gastos de viaje y dietas y cómo conseguirlo

Gastos de viaje y dietas: brevemente nos ponemos en situación

Gastos de viaje y dietas es una expresión que se suele utilizar para hacer referencia a los gastos en los que incurre la empresa como consecuencia del desplazamiento necesario de sus empleados a un lugar diferente al de la sede de la entidad.

Pero técnicamente ese enunciado no es del todo correcto porque las dietas ya están englobadas dentro del concepto de gastos de viaje. Es decir, en puridad, las dietas son los importes con los que se sufragan los gastos de estancia y manutención y los gastos de viaje son todos los que se ocasionan por los desplazamientos y que pueden ser por transporte, por kilometraje, también por estancia y manutención, etc.

Nosotros la vamos a utilizar tal cual por ser de uso muy extendido pero dejando constancia de lo anterior.

En este post nos vamos a centrar en la problemática que la gestión de este tipo de gastos puede suponer para la empresa y las enormes ventajas de su optimización, pero ya tenemos otras publicaciones en las que tratamos este tema desde otras perspectivas que tal vez te interesen:

• Qué importes están exentos de tributación en IRPF y de cotización en la seguridad social, cómo se contabilizan los gastos de viaje o algunas precisiones terminológicas bastantes interesantes puedes verlos haciendo clic aquí.
• Cuando el trabajador realiza sus traslados en un vehículo de su propiedad se generan los gastos de kilometraje.
• Los reembolsos suelen ser un punto de fricción al que puedes ponerle fin así.

El principal problema que se ocasiona con los gastos de viajes y las dietas

El principal problema que se genera con los gastos de viaje y las dietas es a consecuencia de que el trabajador tiene que realizar una serie de pagos por cuenta de la empresa, lo que significa que no es alguien del área de finanzas quien realiza el desembolso sino que lo hace un empleado que nada tiene que ver con dicho departamento. Y se puede dar el caso de que lo haga con su propio dinero o con el de la empresa.

En cualquier caso, la dificultad está en que hay que poner los fondos a su disposición ya sea antes, durante o después del viaje. Y la forma de afrontar este punto puede incidir de manera notable en distintos ámbitos de la empresa entre los que destacan el resultado del ejercicio o su capacidad para retener el talento.

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Qué hay detrás de su gestión con el método tradicional

El método tradicional implica que el movimiento de dinero tiene lugar:

• Antes de iniciar el viaje, con la entrega material de los fondos al trabajador. Este irá pagando con la cantidad proporcionada y a la vuelta, o con la frecuencia que se haya establecido, deberá presentar la relación de los gastos y todos los justificantes para poder liquidar la diferencia y entregar el sobrante o cobrar lo que ha tenido que adelantar en su caso.

• O bien, una vez finalizado el viaje, en cuyo caso la empresa abonará los gastos en los que ha incurrido y tras aportar el comprobante de los mismos.

En ambos casos se generan dos tipos de problemas, principalmente:

Por un lado está la obligación que pesa sobre el trabajador de pedir y guardar todos los justificantes y elaborar una nota de gastos por el sistema que sea.

A su vez, también existe la obligación del departamento financiero de recibir toda esa información, comprobarla y liquidarla como corresponda.

Y, por otro lado, está el hecho de que a veces faltan justificantes o parte de ellos no cumplen los requisitos necesarios.

Incidencia práctica de todo esto

En la práctica, todo esto supone un coste económico para la empresa como consecuencia de:

1.- El tiempo que tiene que emplear el personal de finanzas en comprobar toda la documentación y realizar la liquidación correspondiente. Además del que, en muchos casos, tiene que dedicar a recopilar justificantes que faltan o solicitarlos una y otra vez…

2.- El sobrecoste en impuestos que se produce como consecuencia de la falta de justificantes o de no reunir estos los requisitos que señala la ley: menos gastos a desgravar del Impuesto de Sociedades y menor IVA deducible.

3.- También tiene una incidencia notable en la percepción de bienestar por parte de los empleados que se desplazan por motivos de trabajo: viajar con dinero de la empresa supone una gran responsabilidad porque se puede perder o ser objeto de robo, adelantar fondos propios a expensas de su posterior devolución tampoco es agradable cuando un alto número de trabajadores llegan justos a fin de mes y tener que preparar la notas de gastos para hacer las liquidaciones supone una carga de trabajo que muchos no consideran suficientemente remunerada.

Al final, poco a poco se va generando un descontento en el trabajador que provoca, en un buen número de casos, el salto hacia otra compañía con el consiguiente problema que supone para la empresa la pérdida de talento.

La solución que nos brinda la tecnología

Afortunadamente, la tecnología nos proporciona hoy día las herramientas necesarias para no tener que afrontar los problemas que hemos comentado y son los programas de gestión de gastos.

En este sentido, la herramienta de Payhawk presenta una serie de ventajas sobre las demás que existen en el mercado y un poco más adelante las explicaremos, pero en este punto queremos hacer mención de la diferencia que supone, en general, emplear una de estas soluciones.

Y es que no hay color entre trabajar de la forma tradicional a la que hemos hecho mención y utilizar un programa específico que se puede instalar en el teléfono móvil y que supone la automatización de procesos, de forma que:

• El trabajador no tiene que guardar, archivar y relacionar los justificantes de gastos porque estos se suben a la plataforma de manera inmediata.
• El departamento financiero dispone de los documentos a tiempo real, sin necesidad de realizar una labor de comprobación o recopilación a posteriori.
• La información forma parte del sistema y, en función del alcance de la aplicación, podrá enviarse a otros departamentos (contabilidad, por ejemplo) con un solo clic.
• Y la joya de la corona, con la que no cuentan todas las soluciones pero Payhawk sí: la posibilidad de entregar a los empleados tarjetas de la empresa con la que realizar los pagos y que veremos en el siguiente apartado con más detalle.

Todo esto se traduce en una serie de ventajas que podemos resumir de la siguiente forma:

1.- Ahorro de horas de trabajo, tanto para los empleados que viajan como para el departamento de finanzas.
2.- Reducción considerable de la comisión de errores al automatizar las actuaciones.
3.- Facilidad y ahorro de tiempo en el trabajo contable y de elaboración de informes gracias al hecho de que los justificantes de los gastos se integren en el sistema de forma inmediata.
4.- Mayor control del gasto y mejor cumplimiento de las políticas de la empresa que redundará en una disminución de las salidas de fondos innecesarias y de posibles fraudes.

En definitiva, una mayor eficiencia en la gestión y un ahorro económico que tendrá impacto en la cuenta de resultados como consecuencia de:

• El aumento en la productividad que se produce al minorar las horas de trabajo de diferentes departamentos y puestos y al reducir la comisión de errores.
• El mayor y mejor control del gasto.
• El aumento en el bienestar de los empleados que facilita la retención del talento.

La tarjeta de empresa para empleados: la gran ventaja y el principal inconveniente

No ocurre en todo los programas de gestión de gastos (en Payhawk, por ejemplo, sí) pero algunos ofrecen la posibilidad de que la empresa emita tarjetas que entrega a sus empleados para que estos puedan pagar con ellas los gastos que se consideren oportunos.

Al utilizar este medio la empresa pone a disposición del empleado los fondos a medida que se van realizando los gastos y no antes ni después. La gran ventaja (además de no tener que manejar dinero efectivo, obviamente) reside en que como las tarjetas están integradas en la herramienta, los pagos quedan reflejados en el sistema de manera que la información es accesible en todo momento y desde cualquier punto, lo que permite su manejo de forma automatizada.

Con las tarjetas de Payhawk, en concreto, el trabajador solo tendrá que hacer una foto con su móvil a la factura y realizar el pago, y de esta forma no solo el justificante del gasto ya estará dentro de la plataforma y listo para que se pueda acceder a él o ser enviado a donde sea necesario (contabilidad, por ejemplo) como ya hemos comentado antes, si no que además:

1.- El pago se realiza en el acto con dinero de la empresa, sin que haya necesidad de entregar los fondos al trabajador antes de que se inicie el viaje o de que este tenga que ponerlos de su bolsillo.

2.- No hay que trabajar con las notas de gasto necesarias para realizar la liquidación con el trabajador.

3.- No hay que esperar a que el trabajador regrese del viaje y presente los datos para tener conocimiento de los gastos en los que se ha incurrido.

Y todo esto, nuevamente, tiene un impacto más que favorable en la cuenta de resultados de la empresa gracias:

• Al ahorro de tiempo que se produce.
• A la disminución de los errores que se comenten.
• Al mayor control de los gastos y al aumento de la eficiencia en su gestión.

Por qué hay empresas reacias a utilizarlas y cuál es la solución

El motivo por el que muchos Directores Financieros no se deciden a entregar a los empleados este tipo de tarjetas es la falta de confianza: no se quedan tranquilos al proporcionar un medio de pago con el que se puede hacer un mal uso y poner en riesgo la adecuada gestión del dinero de la entidad.

¿Cómo hemos solucionado en Payhawk este tema?

Creando tarjetas que permiten el establecimiento de diferentes tipos de límites avanzados y que cuentan con flujos de aprobación personalizables de múltiples niveles.

Las tarjetas de Payhawk pueden vincularse a políticas de empresa muy exhaustivas. Permitiendo:

• Bloquear o habilitar países o regiones
• Bloquear o habilitar comerciantes o categorías de comerciantes
• Bloquear o habilitar las compras online
• Bloquear o habilitar retirada en cajeros automáticos
• Establecer flujos de aprobación de múltiples niveles dependiendo de la cantidad del gasto.
• Y mucho más.

De esta manera el trabajador solo podrá gastar en los importes y conceptos permitidos y no podrá hacerlo sin la aprobación necesaria cuando así se haya establecido.

Todo este tipo de parámetros son personalizables y se pueden establecer para individuos, para equipos o para proyectos, con lo cual el riesgo que se teme desaparece.

Payhawk te será útil en cualquiera de las alternativas

Tanto si se opta por entregar tarjetas a los empleados como si se prefiere no hacerlo, Payhawk se presenta hoy día como la mejor opción del mercado en cuanto a herramientas de gestión de gastos.

Los motivos son variados pero, como en este artículo nos estamos refiriendo a los gastos de viaje y dietas merece la pena destacar, por ejemplo que:

• Cuenta con funcionalidades específicas para los gastos de kilometraje, dietas y reembolsos generales. Respecto a los primeros, puedes establecer la tarifa que corresponda y una vez señales el punto de salida y de destino del empleado y si se trata de un viaje de ida y vuelta la aplicación hará el resto. El seguimiento del kilometraje resulta muy sencillo y el cálculo de los gastos se realiza de manera automática.
• El trabajador puede pedir fondos extra si se presenta cualquier eventualidad.
• Cuando son los empleados los que adelantan los fondos el reembolso es muy rápido, independientemente del lugar donde estén. En el 97% de los casos llega en menos de 24 horas.
• Nuestras tarjetas son VISA con aceptación mundial, se pueden configurar con los límites y flujos de aprobación que se desee y también activar y desactivar (para viajes concretos, por ejemplo).
• Contamos con una integración nativa con Travelperk que, una vez habilitada, los empleados podrán reservar alojamiento de una forma sencilla a través de la plataforma. Además, desparece la necesidad de introducir individualmente los billetes de vuelo, hotel, alquiler de automóvil, etc. que se hayan gestionado a través de Travelperk porque todas las facturas se transferirán automáticamente y la herramienta conciliará todos estos gastos con los pagos realizados con la tarjeta Payhawk.

Nuestros clientes están encantados con las ventajas que les ofrece nuestro programa y no dudan en ponerlo de manifiesto. Por ejemplo, Sonia de The Power Business Sochool afirma que “gracias a TavelPerk y a Payhawk, The Power Business School tiene la capacidad de gestionar los viajes y los gastos correspondientes de una manera más sencilla. Antes era mucho más complicado: cada empleado se hacía responsable de sus viajes y tenía la obligación de recolectar todos los recibos generados durante el viaje para el departamento financiero.”

Sin embargo, nos comenta que “tener integrado Payhawk con TravelPerk es una pasada, los viajes se reservan desde su plataforma y todo el itinerario está en el mismo lugar. Además, en lugar de tener mil recibos, tenemos una única factura por viaje, nos hace la vida más fácil a todo el departamento financiero”.

Heura Foods también saca partido a esta opción: “recientemente, utilizamos una integración con Travelperk. Es una forma muy interesante de generar sinergias dentro de la cadena de un viaje. Sin duda destaca la funcionalidad: el ahorro de tiempo y la integridad al meterlo todo junto es relevante”.

En el sector logístico, empresas como Discordia que cuenta con más de 2.400 trabajadores de los que una gran parte están viajando continuamente, utilizan las tarjetas de Payhawk. Sin duda merece la pena conocer los beneficios que tu empresa puede conseguir con nuestra solución de la mano de nuestro personal experto que te atenderá sin compromiso.