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Todo lo relativo a los gastos de viaje y dietas puede ser un verdadero quebradero de cabeza para la empresa y, en concreto, para el departamento de finanzas y contabilidad. Es un tema que plantea una serie de dificultades que se pueden resolver con mayor o menor acierto, así que en este artículo te explicamos por qué puede ser tan beneficioso implementar un sistema lo más eficiente posible y cómo puedes conseguirlo.
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Gastos de viaje y dietas es una expresión que se suele utilizar para hacer referencia a los gastos en los que incurre la empresa como consecuencia del desplazamiento necesario de sus empleados a un lugar diferente al de la sede de la entidad.
Pero técnicamente ese enunciado no es del todo correcto porque las dietas ya están englobadas dentro del concepto de gastos de viaje. Es decir, en puridad, las dietas son los importes con los que se sufragan los gastos de estancia y manutención y los gastos de viaje son todos los que se ocasionan por los desplazamientos y que pueden ser por transporte, por kilometraje, también por estancia y manutención, etc.
Nosotros la vamos a utilizar tal cual por ser de uso muy extendido pero dejando constancia de lo anterior.
En este post nos vamos a centrar en la problemática que la gestión de este tipo de gastos puede suponer para la empresa y las enormes ventajas de su optimización, pero ya tenemos otras publicaciones en las que tratamos este tema desde otras perspectivas que tal vez te interesen:
El principal problema que se genera con los gastos de viaje y las dietas es a consecuencia de que el trabajador tiene que realizar una serie de pagos por cuenta de la empresa, lo que significa que no es alguien del área de finanzas quien realiza el desembolso sino que lo hace un empleado que nada tiene que ver con dicho departamento. Y se puede dar el caso de que lo haga con su propio dinero o con el de la empresa.
En cualquier caso, la dificultad está en que hay que poner los fondos a su disposición ya sea antes, durante o después del viaje. Y la forma de afrontar este punto puede incidir de manera notable en distintos ámbitos de la empresa entre los que destacan el resultado del ejercicio o su capacidad para retener el talento.
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El método tradicional implica que el movimiento de dinero tiene lugar:
En ambos casos se generan dos tipos de problemas, principalmente:
Por un lado está la obligación que pesa sobre el trabajador de pedir y guardar todos los justificantes y elaborar una nota de gastos por el sistema que sea.
A su vez, también existe la obligación del departamento financiero de recibir toda esa información, comprobarla y liquidarla como corresponda.
Y, por otro lado, está el hecho de que a veces faltan justificantes o parte de ellos no cumplen los requisitos necesarios.
En la práctica, todo esto supone un coste económico para la empresa como consecuencia de:
1.- El tiempo que tiene que emplear el personal de finanzas en comprobar toda la documentación y realizar la liquidación correspondiente. Además del que, en muchos casos, tiene que dedicar a recopilar justificantes que faltan o solicitarlos una y otra vez…
2.- El sobrecoste en impuestos que se produce como consecuencia de la falta de justificantes o de no reunir estos los requisitos que señala la ley: menos gastos a desgravar del Impuesto de Sociedades y menor IVA deducible.
3.- También tiene una incidencia notable en la percepción de bienestar por parte de los empleados que se desplazan por motivos de trabajo: viajar con dinero de la empresa supone una gran responsabilidad porque se puede perder o ser objeto de robo, adelantar fondos propios a expensas de su posterior devolución tampoco es agradable cuando un alto número de trabajadores llegan justos a fin de mes y tener que preparar la notas de gastos para hacer las liquidaciones supone una carga de trabajo que muchos no consideran suficientemente remunerada.
Al final, poco a poco se va generando un descontento en el trabajador que provoca, en un buen número de casos, el salto hacia otra compañía con el consiguiente problema que supone para la empresa la pérdida de talento.
Controla los gastos de viaje antes de que se produzcan
Afortunadamente, la tecnología nos proporciona hoy día las herramientas necesarias para no tener que afrontar los problemas que hemos comentado y son los programas de gestión de gastos.
En este sentido, la herramienta de Payhawk presenta una serie de ventajas sobre las demás que existen en el mercado y un poco más adelante las explicaremos, pero en este punto queremos hacer mención de la diferencia que supone, en general, emplear una de estas soluciones.
Y es que no hay color entre trabajar de la forma tradicional a la que hemos hecho mención y utilizar un programa específico que se puede instalar en el teléfono móvil y que supone la automatización de procesos, de forma que:
Todo esto se traduce en una serie de ventajas que podemos resumir de la siguiente forma:
En definitiva, una mayor eficiencia en la gestión y un ahorro económico que tendrá impacto en la cuenta de resultados como consecuencia de:
No ocurre en todo los programas de gestión de gastos (en Payhawk, por ejemplo, sí) pero algunos ofrecen la posibilidad de que la empresa emita tarjetas que entrega a sus empleados para que estos puedan pagar con ellas los gastos que se consideren oportunos.
Al utilizar este medio la empresa pone a disposición del empleado los fondos a medida que se van realizando los gastos y no antes ni después. La gran ventaja (además de no tener que manejar dinero efectivo, obviamente) reside en que como las tarjetas están integradas en la herramienta, los pagos quedan reflejados en el sistema de manera que la información es accesible en todo momento y desde cualquier punto, lo que permite su manejo de forma automatizada.
Con las tarjetas de Payhawk, en concreto, el trabajador solo tendrá que hacer una foto con su móvil a la factura y realizar el pago, y de esta forma no solo el justificante del gasto ya estará dentro de la plataforma y listo para que se pueda acceder a él o ser enviado a donde sea necesario (contabilidad, por ejemplo) como ya hemos comentado antes, si no que además:
1.- El pago se realiza en el acto con dinero de la empresa, sin que haya necesidad de entregar los fondos al trabajador antes de que se inicie el viaje o de que este tenga que ponerlos de su bolsillo.
2.- No hay que trabajar con las notas de gasto necesarias para realizar la liquidación con el trabajador.
3.- No hay que esperar a que el trabajador regrese del viaje y presente los datos para tener conocimiento de los gastos en los que se ha incurrido.
Y todo esto, nuevamente, tiene un impacto más que favorable en la cuenta de resultados de la empresa gracias:
El motivo por el que muchos Directores Financieros no se deciden a entregar a los empleados este tipo de tarjetas es la falta de confianza: no se quedan tranquilos al proporcionar un medio de pago con el que se puede hacer un mal uso y poner en riesgo la adecuada gestión del dinero de la entidad.
¿Cómo hemos solucionado en Payhawk este tema?
Creando tarjetas que permiten el establecimiento de diferentes tipos de límites avanzados y que cuentan con flujos de aprobación personalizables de múltiples niveles.
Las tarjetas de Payhawk pueden vincularse a políticas de empresa muy exhaustivas. Permitiendo:
De esta manera el trabajador solo podrá gastar en los importes y conceptos permitidos y no podrá hacerlo sin la aprobación necesaria cuando así se haya establecido.
Todo este tipo de parámetros son personalizables y se pueden establecer para individuos, para equipos o para proyectos, con lo cual el riesgo que se teme desaparece.
Tanto si se opta por entregar tarjetas a los empleados como si se prefiere no hacerlo, Payhawk se presenta hoy día como la mejor opción del mercado en cuanto a herramientas de gestión de gastos.
Los motivos son variados pero, como en este artículo nos estamos refiriendo a los gastos de viaje y dietas merece la pena destacar, por ejemplo que:
En Enrique Tomás, por ejemplo, ya han dado el salto a la automatización en la gestión de gastos. Dani Fornesa, CFO de la compañía, nos cuenta cómo ha sido la experiencia con Payhawk:
La gente cogió el cambio con muchas ganas porque todo el mundo ganaba en eficiencia y en calidad de vida. Al final, dedicaban unas horas a algo que no aportaba valor, como era el justificar un desplazamiento o una dieta. Ahora, realmente tienen más tiempo de calidad para hacer lo que realmente hacen bien, que es aportar valor a la empresa.
Un ahorro de 100 horas al mes en la gestión de gastos en Enrique Tomás
Sergi Ribes, responsable de tesorería en Tropicfeel, empresa BCorp del sector retail, comparte su experiencia en el proceso de gestión de gastos:
Antes de usar Payhawk, las personas que tenían que viajar entregaban los tickets en mano, una vez volvían, y eso implicaba que alguien del equipo tuviera que perder parte de la jornada laboral escaneando los tickets e impedía recuperar el IVA de los mismos. Con el crecimiento de la empresa, este proceso se volvió insostenible y fué cuándo pasamos a Payhawk"
Con toda la gente implicada, hay muchas tarjetas activas y el desviarse de cualquier presupuesto, puede llegar a tener un impacto muy grande en la empresa. Tener la información al momento en Payhawk y poder profundizar, nos ofrece mucha visibilidad y lo hace mucho más fácil.
En el sector logístico, empresas como Discordia, con más de 2.400 empleados, muchos de ellos viajando continuamente, también confían en las tarjetas Payhawk:
"Hemos cuadruplicado la productividad de los empleados y esperamos un impacto aún mayor a medida que crezca nuestra flota. La automatización de Payhawk ha reducido significativamente el tiempo de procesamiento y ha disminuido los errores asociados con la gestión manual de gastos."
Si quieres descubrir cómo tu empresa puede beneficiarse de esta transformación, nuestro equipo de producto está listo para ayudarte. Agenda una llamada sin compromiso y descubre cómo Payhawk puede ayudar a tu equipo.
Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.
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