1 feb 2024
3 mins

Las políticas de cuentas por pagar diseñadas estratégicamente que impulsarán las finanzas de tu empresa

Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad. Eva Zamora
Políticas de cuentas por pagar
Resumen

En la gestión financiera el desafío de establecer normativas claras y estratégicas que impulsen la eficiencia y la transparencia es fundamental. Pero, en plena era digital y de un tejido empresarial principalmente online, ¿cómo debes adaptar e implementar las políticas de cuentas por pagar en tu negocio? Te lo contamos en este artículo y te desvelamos cómo una solución integral como la nuestra optimiza tus procesos.

Índice

    Por qué es tan importante contar con políticas de cuentas por pagar claras y de aplicación obligatoria

    En el dinámico entorno empresarial actual, donde la digitalización y la conectividad son imperativos, la gestión financiera se enfrenta a nuevos retos. En este contexto, este marco en el que actuar con las cuentas pendientes de pago no solo se erige como un componente esencial, sino que su diseño estratégico y su implementación obligatoria son cruciales para el éxito financiero de cualquier empresa.

    Lo cierto es que la transición hacia un modelo de negocio digital te exige una adaptación ágil de tus políticas de cuentas por pagar. ¿Por qué? Por los siguientes motivos, que ahora esbozamos y más adelante desarrollaremos:

    • Garantizan la eficiencia operativa en tu negocio y en el departamento contable de tu empresa.
    • Aseguran la transparencia en tus transacciones financieras.
    • Establecen un marco de referencia para tu toma de decisiones estratégicas.
    • Fortalecen la integridad en las finanzas de tu organización y mitiga posibles riesgos.

    A su vez, contar con políticas de aplicación obligatoria no solo te ayuda a cumplir con regulaciones y estándares. También te permite generar un flujo de trabajo coherente y fiable. Precisamente, en Payhawk contamos con una solución para ello que puedes conocer y probar haciendo clic en programar demo.

    Flujo de aprobación de gastos

    Así mismo y de la mano de nuestros expertos, podrás ver cómo este AP de tus cuentas por pagar con políticas eficientes y digitales mejora la comunicación interna y contribuye a construir relaciones sólidas con proveedores y acreedores. O sea, fomenta una cadena de suministro más estable y todo ello en un único espacio digital.

    En definitiva, la importancia de contar con políticas de cuentas por pagar claras y de aplicación obligatoria radica en su capacidad para impulsar la eficiencia, fortalecer la transparencia y contribuir a la sostenibilidad financiera de la empresa. Y todo ello, adaptado a un entorno empresarial que te exige estar lo más (y mejor) digitalizado posible.

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    Cómo afecta el diseñarlas siguiendo criterios estratégicos a las finanzas de la entidad

    El caso es que en esta era digital, la implementación de políticas de cuentas por pagar diseñadas estratégicamente es un catalizador para alcanzar cotas más altas en eficacia y rendimiento empresarial. Ahora bien, ¿cómo exactamente ese diseño estratégico de estas políticas impacta en las finanzas de la entidad?

    Basándonos en nuestra experiencia en el control de cuentas por pagar de múltiples clientes de diversos sectores, queremos ofrecerte una visión detallada de los beneficios, los cuales te mencionábamos antes:

    Eficiencia operativa

    El diseño estratégico de las políticas de cuentas por pagar te garantiza una gestión eficiente por parte del departamento contable de tu empresa. Automatizar procesos, establecer flujos de trabajo claros y definir roles y responsabilidades inciden directamente en una ejecución más rápida y precisa de las transacciones financieras.

    Transparencia financiera

    La transparencia es la base de la confianza. Por eso, al diseñar políticas que promuevan la visibilidad y la claridad en tus operaciones, te alineas con estándares éticos elevados y construyes una reputación más sólida. La confianza de los stakeholders, ya sean socios, clientes o inversores, la fortaleces al mostrar un compromiso claro con la ética empresarial.

    Marco de referencia para decisiones estratégicas

    Las políticas de cuentas por pagar no son simplemente directrices operativas; también actúan como un marco de referencia para las decisiones estratégicas. El diseño de estas políticas siguiendo estas premisas te proporciona una guía valiosa en la que apoyarte para tomar decisiones acertadas. Desde la gestión de liquidez hasta la planificación fiscal, estas políticas te sirven como brújula.

    Menos riesgos

    La identificación y reducción de los riesgos financieros es un elemento esencial en el diseño de las políticas de cuentas por pagar. Al anticipar y abordar esos posibles riesgos (retrasos en los pagos, disputas, …) tu empresa se muestra más segura y firme.

    En ese contexto, la adopción de tecnologías avanzadas, como la solución integral de Payhawk y sus materiales y recursos, potencian aún más estos beneficios. Y es que la digitalización efectiva de tus cuentas por pagar no solo mejora la eficiencia operativa de tu negocio, sino que mejora tus relaciones con proveedores. Incluso, construirás una cadena de suministro más sólida en un panorama empresarial totalmente digitalizado como el actual.

    Tener el control absoluto de las cuentas a pagar y automatizar su gestión es posible con Payhawk

    Puntos a incluir en una política de cuentas por pagar eficaz

    Estos son los puntos clave que deberían figurar en cualquier política de cuentas por pagar eficaz y de hoy en día:

    • Procesos automatizados. Establecer flujos de trabajo automáticos para la aprobación y procesamiento de facturas te ayudará a ejecutar más rápidamente y con más precisión tus transacciones financieras.
    • Visibilidad y trazabilidad de las operaciones. Fomentar la claridad es fundamental. Por eso, una política efectiva debe ser transparente desde la recepción de facturas hasta los procesos de pago. Esto, además de cumplir con estándares éticos elevados, también refuerza la confianza de los stakeholders.
    • Roles y responsabilidades. Establecer claramente los roles dentro del proceso de cuentas por pagar es crucial. Por eso, asignar responsabilidades claramente evita malentendidos y asegura una ejecución eficiente.
    • Marco estratégico. Una política de cuentas por pagar no solo debe ser un conjunto de reglas operativas, sino que también tiene que servir a los trabajadores de tu equipo como un marco estratégico y de referencia.
    • Plan de acción. Identificar y abordar los posibles riesgos es esencial, por lo que una política efectiva debe contener estrategias directas y claras para afrontar esos desafíos o retos.

    Algunos ejemplos

    No obstante, como el movimiento se demuestra andando, lo mejor es que te mostremos exactamente algunos ejemplos de aspectos o puntos que deben, sí o sí, estar en tus políticas.

    • Para los procesos automatizados, una buena medida será implementar un sistema automatizado que capture, clasifique y registre automáticamente tus facturas. De esa forma, reducirás los errores y acelerarás el proceso de aprobación.
    • Otro gran ejemplo que te puede ser útil es establecer un portal para que los proveedores te envíen sus facturas de manera electrónica. De esa manera mejoras la visibilidad y la eficiencia en la gestión de documentos.
    • También sería una acción a seguir el fomentar los pagos adelantados. Para eso, es común introducir incentivos o negociar descuentos con proveedores de cara a mejorar la liquidez y reducir costes.

    En resumen, una política de cuentas por pagar efectiva combina la automatización eficiente con estrategias proactivas para garantizar la transparencia, la eficiencia y la estabilidad financiera de tu empresa. En ese contexto, estos ejemplos pueden servirte como guía inicial en la que apoyarte para diseñar tus políticas y adaptarlas a las necesidades específicas de tu negocio y al entorno digital contemporáneo.

    Flujos de aprobación vía Payhawk

    Payhawk y las cuentas por pagar

    Ahora entenderás que, en este escenario en el que la transformación digital es esencial, contar con una solución integral para la gestión de cuentas por pagar, su automatización y sus políticas puede marcar la diferencia. Es aquí donde Payhawk se posiciona como una respuesta eficaz y versátil a este desafío. Una herramienta potente y con funcionalidades que te harán más eficiente y competitivo.

    Si quieres saber más, solo tienes que decírnoslo. Pero, aun así, aquí te vamos a detallar algunas de esas áreas donde Payhawk puede ser el socio estratégico que necesitas y el por qué:

    • Te proporcionamos un software que automatiza tus procesos de aprobación de facturas. Con estos flujos de trabajo automáticos tendrás una ejecución más rápida y precisa de tus transacciones, lo que liberará recursos y reducirá la carga operativa.
    • Te facilitamos la visibilidad y trazabilidad de todas tus operaciones financieras, desde la recepción de facturas hasta los procesos de pago. Cumplir con estándares éticos fortalece la confianza de tus stakeholders, lo que te ayuda a construir una reputación fuerte.
    • Te ayudamos a establecer roles y responsabilidades de manera clara. Por ende, evitas malentendidos y te aseguras una ejecución eficiente dentro del proceso de cuentas por pagar, lo cual contribuye a la eficacia operativa.
    • Te facilitamos un marco ideal para la toma de decisiones, desde la gestión de liquidez hasta la planificación fiscal, ofreciédote una guía de lo más útil para ti y para todos tus empleados.
    • Te permitimos identificar y prevenir riesgos con una herramienta que contiene estrategias claras para que afrontes tus desafíos financieros.
    • Te ofrecemos un buzón online para que tus proveedores envíen facturas electrónicas, lo cual mejora la eficiencia de tu organización en la gestión de este tipo de documentos. Además, en él puedes introducir incentivos por pronto pago o descuentos para proveedores, lo que mejora la liquidez y abarata los costes.

    Todas estas ventajas no solo las destacamos nosotros. Nuestros clientes coinciden en su opinión sobre cómo les ayuda Payhawk en la gestión de sus cuentas por pagar. Jaime López, CFO de Heura Foods, destaca:

    Las funcionalidades eran mejores y la propuesta económica era la más competitiva. Buscábamos cómo poder evolucionar y cubrir las principales necesidades de automatización y control de la forma más eficiente posible.

    Tú mismo puedes informarte de nuestros precios y conocer a fondo nuestra herramienta: programar demo (sin compromiso).

    En conclusión, Payhawk va más allá de la gestión tradicional de las cuentas por pagar. La herramienta no solo impulsa tu eficiencia operativa, sino que también fortalece las relaciones con proveedores. Así mismo, construyes una cadena de suministro más sólida en un panorama empresarial totalmente digitalizado.

    Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad.
    Eva Zamora
    Redactora de Contenidos
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    Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.

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