Las nueve mejores soluciones de accounts payable y su impacto

Ponte en situación: Es fin de mes y tu equipo financiero está enterrado en facturas. Los formularios de gastos se acumulan, los proveedores reclaman pagos y ese nuevo software de cuentas por pagar que ibas a investigar sigue en tu lista de tareas.

Entonces ocurre. Se produce un pago duplicado, y para colmo, a un proveedor con el que ya habías cortado relaciones. Lo que debería ser un cierre rutinario se convierte en una pesadilla financiera: dinero perdido, auditorías pendientes y horas de gestión de crisis.

¿Te suena familiar? No estás solo. Un 87% de los profesionales financieros trabaja horas extra para cerrar los libros: una señal clara de que es hora de cambiar. ¿No sabes por dónde empezar? Comienza por elegir el mejor software de automatización de cuentas por pagar o accounts payable. ¡Te contamos cómo!

Once funciones esenciales a incluir al comparar software de cuentas por pagar

Al comparar software de cuentas por pagar (AP), debes tener en cuenta varias características clave: automatización de facturas, órdenes de compra y flujos de trabajo; integración con sistemas contables y ERPs; facilidad de uso; escalabilidad; analítica e informes; seguridad y cumplimiento; y coste. Estas funciones ayudan a que tu negocio funcione de manera más fluida, rápida y sin complicaciones. Esto es lo que debes buscar.

1. Procesamiento automático de facturas

Si tu equipo ha perdido horas procesando facturas y persiguiendo las que faltan, hay solución. Funcionalidades como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y la captura inteligente de datos agilizan la gestión de facturas. Ahorras tiempo, reduces errores y disminuyes la carga administrativa.

2. Automatización de flujos de trabajo personalizable

Cada empresa tiene particularidades, por lo que necesitas poder adaptar y automatizar tus procesos de AP para asegurar cumplimiento sin sacrificar productividad, flexibilidad ni rapidez.

Busca soluciones que permitan establecer reglas específicas, jerarquías de aprobación y disparadores de automatización. Estas funciones eliminan los cuellos de botella en tus procesos de pago.

3. Conciliación automática de órdenes de compra

Desde correos hasta rastrear órdenes de compra, las cuentas por pagar tienen muchos movimientos y es fácil perder tiempo revisando hojas de cálculo o buscando datos.

La automatización inteligente permite realizar conciliaciones de dos o tres vías según el tipo de compra. Para bienes físicos, se espera una conciliación a tres vías: facturas, órdenes de compra y notas de recepción. Para servicios o productos no físicos, basta con una conciliación a dos vías entre factura y orden de compra. Estos controles ayudan a detectar errores antes de efectuar pagos.

La conciliación en tiempo real es otro requisito. El software adecuado relaciona automáticamente transacciones financieras (pagos con tarjeta o transferencias bancarias) con recibos, facturas y registros contables, reduciendo trabajo manual y acelerando el cierre mensual. Además, permite prever gastos comprometidos, monitorizar presupuestos en tiempo real y tomar decisiones más inteligentes.

4. Capacidades de integración

Cambiar entre herramientas desconectadas ralentiza al equipo y puede reducir la productividad hasta un 40%. Por eso, las integraciones más importantes son con ERP y sistemas contables.

Las integraciones bidireccionales en tiempo real permiten que los datos de facturas y gastos fluyan automáticamente entre sistemas, eliminando la entrada manual y acelerando cierres. Las mejores soluciones se integran directamente con plataformas líderes como Xero, QuickBooks o Sage Intacct, liberando tiempo para análisis y decisiones estratégicas.

5. Interfaz fácil de usar

Una buena experiencia de usuario es clave para la adopción. Una interfaz intuitiva permite que tu equipo navegue rápidamente, reduciendo errores, acelerando aprobaciones y liberando tiempo para tareas estratégicas.

Algunas plataformas, como Payhawk, incorporan agentes de IA para compras, permitiendo a los empleados generar solicitudes sin experiencia previa en compras. Esto impulsa la adopción de órdenes de compra y mejora el control del gasto.

6. Escalabilidad

Una empresa en crecimiento necesita tecnología que crezca con ella. El mejor software de AP gestiona un volumen creciente de facturas sin sobrecargar al equipo y soporta operaciones financieras complejas, multi-entidad, estructuras fiscales y pagos a proveedores.

7. Analítica e informes en tiempo real

Con cambios constantes en el negocio, necesitas datos actuales para tomar decisiones rápidas. Herramientas de analítica en vivo ofrecen insights precisos sobre flujo de caja, presupuestos y gastos, mejorando la gestión del riesgo y la planificación financiera.

8. Seguridad y cumplimiento

Los ciberataques siguen siendo una amenaza. Busca soluciones que prioricen la seguridad: cifrado de datos, monitorización de transacciones en tiempo real, cumplimiento de estándares como PCI DSS, control de accesos, autenticación multifactor y detección de fraude.

La integración con HRIS permite revocar accesos automáticamente cuando un empleado abandona la empresa, protegiendo la información financiera y garantizando cumplimiento normativo.

9. Gestión de proveedores

Centraliza contratos, facturas y pagos. Accede a información precisa, optimiza el flujo de caja y mejora la relación con proveedores, reduciendo errores y agilizando resoluciones.

10. Seguimiento de presupuestos

La visibilidad en tiempo real permite que los responsables de presupuesto vean cómo se usan los fondos sin perseguir actualizaciones o aprobaciones. Algunas soluciones alertan automáticamente sobre facturas que exceden el presupuesto, aumentando control y responsabilidad.

11. Accesibilidad móvil

Tu equipo pasa horas en el móvil, así que es lógico gestionar gastos desde cualquier lugar. Las mejores soluciones permiten enviar gastos, aprobar solicitudes y monitorizar gastos desde el móvil, con captura de recibos mediante cámara con IA y OCR, gestionando todo con unos pocos clics.

Por qué invertir ahora en el mejor software de cuentas por pagar

Si un equipo financiero es la máquina que impulsa un negocio, la automatización de AP es el combustible que mantiene todo funcionando.

Flujo de caja sólido protege ante imprevistos

La automatización de AP ayuda a gestionar procesos eficientemente, garantizando un flujo de caja estable y protegiendo beneficios.

Procesos de AP obsoletos ponen en riesgo los recursos

Los procesos manuales son lentos, costosos y propensos a errores, aumentando riesgos de pagos duplicados, atrasos y pérdida de confianza con proveedores. La automatización elimina estos problemas.

Ventaja competitiva mediante digitalización total

Procesar facturas manualmente retrasa pagos y reduce visibilidad. La digitalización acelera tiempos, permite decisiones más rápidas y proporciona control completo sobre gastos e ingresos.

Cumplimiento y seguridad frente al fraude

El fraude está en aumento y muchas empresas son vulnerables por tecnología obsoleta. La automatización de AP refuerza controles internos, protege recursos y asegura cumplimiento normativo frente a regulaciones como GDPR.

Las mejores soluciones de software de cuentas por pagar

Con la subida de costes y la presión sobre los presupuestos, la demanda de soluciones de última generación nunca ha sido tan alta. Aquí tienes un resumen de los principales softwares de cuentas por pagar que marcan la diferencia.

Payhawk

Ofrecemos una suite completa de automatización de cuentas por pagar. Con Payhawk puedes:

• Evitar el estrés de fin de mes y los errores costosos gracias a nuestro procesamiento de facturas sin intervención manual.
• Disfrutar de sincronización bidireccional y a tres vías, además de extracción automática de datos mediante OCR con autoaprendizaje.
• Mantener la eficiencia en todas tus regiones y entidades: nuestro software procesa información en más de 60 idiomas.
• Pagar proveedores sin costes adicionales gracias a pagos bancarios locales gratuitos en 32 mercados, centralizando y optimizando los flujos de AP.
• Ahorrar tiempo evitando cambiar entre herramientas gracias a integraciones fluidas. Obtén visibilidad completa del gasto con nuestras funciones de gestión multi-entidad y sincroniza ERPs como NetSuite o Sage Intacct para conciliaciones instantáneas, menos silos de datos y mayor precisión en los informes.
• Aumentar la consistencia, seguridad y velocidad de tus procesos de AP con software de gestión de gastos, flujos de trabajo personalizables y políticas de AP altamente configurables. Además, tarjetas corporativas vinculadas, monitorización en tiempo real, alertas y bloqueo automático.
• En conjunto, estas funciones permiten completar el cierre financiero hasta un 50 % más rápido con un 33 % menos de trabajo manual.

Con Payhawk aprovechas herramientas de IA y automatización, visibilidad total y un enfoque unificado en la gestión financiera.

Brex

La solución de AP de Brex gestiona los gastos de la empresa mediante tarjetas corporativas, seguimiento de transacciones en tiempo real y herramientas de gestión de gastos. También automatiza aprobaciones de AP y pagos de facturas, e integra el software contable para conciliaciones fluidas, reduciendo tareas manuales y mejorando la visibilidad del gasto.

Yokoy

Yokoy ofrece una solución de AP potenciada por IA que automatiza la facturación, agiliza aprobaciones y acelera la conciliación. Su plataforma utiliza machine learning para categorizar gastos y predecir tendencias, aumentando la transparencia, reduciendo errores y acelerando los ciclos de pago.

Moss

Moss ofrece soluciones de AP que van desde tarjetas corporativas hasta seguimiento de facturas. Sus funciones de monitorización de gastos en tiempo real permiten identificar patrones de gasto, controlar el flujo de caja y automatizar informes financieros mediante integraciones contables.

Tipalti

Tipalti agiliza todo el proceso de cuentas por pagar, desde la gestión de facturas hasta proveedores. Incluye gestión de facturas mediante IA, cumplimiento fiscal y conversión de divisas. Permite pagos en 196 países con más de 26.000 reglas configurables. Su profundidad y complejidad lo hacen ideal para empresas que buscan soluciones de AP avanzadas.

Bill

Bill simplifica la gestión de proveedores con sincronización bidireccional, aprobación automática de facturas y planificación de pagos. Permite crear flujos de aprobación personalizados y acceder a datos en tiempo real, mejorando la eficiencia y reduciendo errores y retrasos.

Airbase

Airbase busca hacer la AP sin intervención manual, con tarjetas corporativas, flujos de aprobación, pagos en divisas, gestión de proveedores y herramientas de amortización. Permite establecer presupuestos, hacer seguimiento de desempeño y automatizar pagos para cierres financieros más rápidos. También sincroniza los datos de proveedores con el ERP para optimizar el flujo de caja.

Consejos rápidos para elegir el software de cuentas por pagar adecuado

• Evalúa las necesidades y objetivos de tu empresa. Define prioridades para los próximos 2-5 años: acelerar procesos o mejorar precisión. Asegúrate de que las funciones se alineen con la estrategia.
• Considera la escalabilidad de la solución. Pregunta: ¿facilita la gestión del cambio en AP? ¿Soporta el crecimiento empresarial a 5 años?
• Comprueba la integración con ERP, sistemas financieros y HRIS. Las capacidades API son clave si tu empresa usa varias herramientas financieras.
• Busca capacidades de automatización. Conciliaciones en tiempo real, flujos personalizables y aprobaciones sin intervención manual.
• Prueba las funcionalidades clave. Facturación automática, detección de fraude, tarjetas vinculadas, reporting y análisis son esenciales.
• Revisa seguridad y cumplimiento. Debe cumplir normas y certificaciones como SOC 2, PCI DSS y GDPR, con control de accesos y auditorías.
• Valora la experiencia de usuario y soporte. La interfaz debe facilitar la adopción y el soporte debe ser accesible, como helpdesk 24/7, gestores de cuenta dedicados o bases de conocimiento.

Caso práctico: Transformación de cuentas por pagar de State of Play con Payhawk

¿Te preguntas si cambiar de solución de AP merece la inversión? Descubre la impresionante mejora de State of Play Hospitality tras adoptar nuestro software de automatización de cuentas por pagar.

State of Play Hospitality se enfrentaba a retos para gestionar gastos y pagos a proveedores en sus locales de EE. UU. y Reino Unido. El equipo dependía de herramientas desconectadas y procesos manuales que habían crecido de forma orgánica con la expansión del negocio. Esto provocaba ineficiencias, aprobaciones lentas y visibilidad limitada del gasto global, y el equipo sabía que había una mejor forma de trabajar.

Fue entonces cuando adoptaron Payhawk y nuestra completa plataforma de gestión de gastos, que incluye herramientas de AP. Algunas funciones que destacaron fueron:

• Tecnología OCR para el procesamiento de facturas
• Gestión multi-entidad para tener visibilidad en tiempo real del gasto por local
• Campos personalizados para mapear gastos, hacer seguimiento de pagos a proveedores y categorizar el gasto con mayor precisión

Desde que implementaron nuestra solución, State of Play ha revolucionado sus operaciones de AP. Ahora cuentan con:

• Gestión centralizada de AP y gastos con integración fluida en NetSuite, haciendo que el manejo de facturas sea sencillo
• Información en tiempo real sobre el gasto en todos los locales, mejorando la supervisión y la toma de decisiones
• Asignación y seguimiento de costes más precisos para gestionar presupuestos de forma más eficaz
• Pagos a proveedores optimizados, acelerando aprobaciones y desembolsos

David Watson, Group Financial Controller de State of Play, comenta:

Antes de cambiar a Payhawk, utilizábamos tarjetas de crédito y bill.com para el sistema de cumplimiento de cuentas por pagar. No se integraba con NetSuite ni combinaba tarjetas y cumplimiento de AP, así que había que cambiar de herramienta. Una de las mayores ventajas de Payhawk son las integraciones con nuestro software contable (NetSuite) y la posibilidad de poner los pagos en manos de los usuarios y operadores reales (locales).

Adelántate con el mejor software de automatización de AP

Elegir la solución adecuada para gestionar cuentas por pagar es clave para el éxito a largo plazo.

La solución de AP debe adaptarse a las necesidades de tu empresa, ya sea automatizando el procesamiento de facturas o gestionando operaciones multi-entidad. También debe ser flexible, permitiéndote responder a los cambios del negocio. No te conformes con configuraciones rígidas que mantengan a tu equipo trabajando hasta tarde y apagando incendios.

El secreto está en la tecnología: tu mejor año puede estar a un software de distancia. Todo comienza con contar con el mejor software de AP. Nuestra solución integral de gestión de gastos ofrece potentes herramientas de AP que impulsan beneficios en lugar de problemas, mejorando control, eficiencia, visibilidad y seguridad.

No esperes más para empezar tu camino hacia cierres financieros sin esfuerzo. Reserva una demo y habla con uno de nuestros expertos hoy mismo.