De 9 beste oplossingen voor crediteurenbeheer en hun impact

Je kent het gevoel wel. Het is het einde van de maand en je finance-team verdrinkt in facturen. Declaratieformulieren stapelen zich op, leveranciers jagen op betalingen en dat nieuwe crediteuren systeem dat je wilde onderzoeken staat nog steeds op je to-do-lijst.

En dan gebeurt het. Een dubbele betaling glipt erdoorheen... Erger nog, naar een leverancier waarmee je al gebroken had. Ineens verandert de routine-afsluiting in een financiële nachtmerrie. Geld kwijt, een dreigende audit en uren herstelwerk.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Maar liefst 87% van de finance professionals zegt over te werken om de boeken te sluiten. Een duidelijk signaal dat het tijd is voor verandering. Vraag je je af waar je moet beginnen? Kies voor de beste software voor automatisering van crediteurenbeheer… zo pak je het aan.

Elf essentiële functies om naar te kijken in een oplossing voor crediteurenbeheer

Niet alle oplossingen voor crediteurenbeheer zijn hetzelfde. De beste bieden functies die je bedrijf soepeler, sneller en met minder kopzorgen laten draaien. Dit zijn de belangrijkste om op te letten.

1. Geautomatiseerde factuurverwerking

Als je team ooit uren kwijt is geweest aan het verwerken van facturen of het najagen van ontbrekende exemplaren, is er hoop. Functies zoals Optical Character Recognition (OCR) en intelligente data capture stroomlijnen de verwerking van facturen. Zo bespaar je tijd, verminder je fouten en beperk je saaie administratie.

2. Aanpasbare workflow-automatisering

Elke organisatie heeft unieke processen. Daarom heb je de mogelijkheid nodig om je crediteurenprocessen te personaliseren en automatiseren, zodat je compliance behoudt zonder productiviteit of snelheid te verliezen.

Kies voor een oplossing waarmee je specifieke regels, goedkeuringshiërarchieën en triggers kunt instellen. Daarmee verwijder je knelpunten uit je proces en betalingen.

3. Automatische matching met inkooporders

Van e-mailthreads tot zoekgeraakte inkooporders: crediteurenbeheer heeft veel bewegende onderdelen. Het is makkelijk om tijd te verliezen in spreadsheets of door ontbrekende data.

Slimme AP-automatisering biedt hier uitkomst. De beste oplossingen ondersteunen two-way en three-way matching. Voor fysieke goederen hoort dat three-way matching te zijn: facturen, inkooporders en ontvangstbewijzen. Voor niet-fysieke items is two-way matching voldoende. In beide gevallen helpen de juiste controles om fouten vroegtijdig te signaleren.

Realtime reconciliatie is ook een must-have. De juiste software matcht transacties automatisch met bonnetjes, facturen en boekingen. Deze automatische reconciliaties leveren je schonere boeken op, een snellere maandafsluiting en veel minder handmatig werk.

Door inkooporders te koppelen aan facturen krijg je bovendien voorspelbaarheid, inzicht in gecommitteerde uitgaven, realtime budgetbewaking en betere beslissingen.

4. Integratiemogelijkheden

Wisselen tussen losse tools vertraagt je team en kan de productiviteit met wel 40% verminderen. De meest waardevolle integraties zijn die met je ERP- en boekhoudsystemen.

Live two-way integraties zorgen dat data realtime stroomt tussen systemen. Geen handmatige invoer meer, minder reconciliatiehoofdpijn en snellere afsluitingen. Je gegevens zijn altijd actueel en je finance-team heeft direct inzicht in uitgaven.

De beste oplossingen integreren rechtstreeks met platforms als AFAS, Exact Online, NetSuite en Microsoft Dynamics. Zo bespaar je tijd op administratie en houd je ruimte over voor analyses die echt impact hebben.

5. Gebruiksvriendelijke interface

Een goede gebruikerservaring bepaalt of software écht gebruikt wordt. Voor crediteurenbeheer betekent dat dat je finance-team zonder training door de tool navigeert. Dat leidt tot snellere adoptie, minder fouten en meer tijd voor strategie.

De echte waarde komt als gebruiksvriendelijkheid verder gaat dan workflows. Bij Payhawk kan ons AI procurement agent bijvoorbeeld medewerkers helpen met inkoopaanvragen zonder ervaring. Dit verhoogt adoptie van inkooporders en maakt het volgen van beleid makkelijker.

De beste platforms combineren crediteuren- en inkooporderworkflows in één oplossing. Zo stroomlijn je processen en houd je uitgaven onder controle.

6. Schaalbaarheid

Ambitieuze bedrijven hebben technologie nodig die meegroeit.

Topsoftware voor crediteurenbeheer kan hogere volumes verwerken zonder extra werk of systeemfouten.

Een schaalbare oplossing ondersteunt ook complexe processen zoals multi-entity management, belastingstructuren en leveranciersbetalingen. Alles onder één dak zorgt voor een soepel proces van begin tot eind.

7. Realtime analytics en rapportage

In business verandert alles snel, van wisselkoersen tot leveringsproblemen. Je hebt actuele data nodig om snel te kunnen reageren.

Live analytics en rapportages bieden precies dat. 57% van de procurement-professionals zegt betere risicobeheersing te ervaren door gebruik van data en analytics.

De beste AP-oplossingen geven realtime inzicht in cashflow, budgetten en uitgaven op één plek.

8. Beveiliging en compliance

Cybercriminelen zijn constant op zoek naar bedrijfsdata. In 2023 waren cyberaanvallen en datalekken de grootste bedreiging voor supply chains.

Kies daarom voor een oplossing die veiligheid centraal stelt. Bij Payhawk krijg je versleutelde data, realtime monitoring en naleving van standaarden zoals PCI DSS. Met rollen en rechten beheer je toegang, audit trails geven inzicht en multifactor-authenticatie voegt extra bescherming toe.

Integratie met HR-systemen zorgt bovendien dat toegang direct wordt ingetrokken bij uitdiensttreding. Zo beperk je fraude, voldoe je aan regels en bescherm je gevoelige data.

9. Leveranciersbeheer

Vergeet de chaos van contracten, facturen en betalingen in verschillende tools. De juiste AP-oplossing biedt één bron van waarheid voor leveranciersdata.

Je hebt snel toegang tot correcte informatie, optimaliseert je cashflow en kunt beter onderhandelen. Minder fouten, snellere oplossingen en sterkere relaties met leveranciers, allemaal vanuit één platform.

10. Budgetbewaking

Je kunt niet beheren wat je niet ziet. De beste AP-oplossingen geven budgethouders realtime inzicht in uitgaven.

Met Payhawk kun je uitgaven live volgen tegen budgetten. Je ziet niet alleen wat is betaald, maar ook welke uitgaven zijn gecommitteerd via inkooporders. Je kunt overschrijdingen automatisch signaleren en teams verantwoordelijk houden zonder vertraging.

Zo krijgen budgethouders meer autonomie en behoudt de organisatie controle.

11. Mobiele toegankelijkheid

Gemiddeld besteden mensen meer dan vijf uur per dag op hun telefoon. Het is dus logisch dat je team ook onderweg uitgaven moet kunnen beheren.

Met de beste AP-oplossingen kun je bonnetjes fotograferen met een AI-camera, details direct vastleggen met OCR-technologie en het hele proces mobiel beheren.

Declareren, goedkeuren en volgen kan overal, wat je team flexibel en responsief houdt.

Waarom dit hét moment is om te investeren in de beste crediteurensoftware

Als je finance-team de motor is van je bedrijf, dan is automatisering van je crediteurenbeheer de brandstof die alles soepel laat draaien.

Dit zijn de vier belangrijkste redenen om nu te investeren.

Sterkere cashflow beschermt tegen onverwachte klappen

De afgelopen jaren waren turbulent: van een pandemie tot economische onzekerheid. Dat vraagt meer van finance-teams met minder middelen.

Automatisering van je crediteurenbeheer helpt je processen efficiënter te maken en productiviteit te verhogen. Het resultaat? Een sterke cashflow en gezonde winst.

Verouderde processen brengen je middelen in gevaar

Handmatig werken met spreadsheets en facturen kost tijd en geld. Bovendien is het foutgevoelig: 10% van de handmatige acties bevat fouten.

Dat leidt tot dubbele betalingen, gemiste facturen en een slecht imago bij leveranciers. De juiste software voorkomt dit en beschermt je reputatie.

Krijg een concurrentievoordeel met een volledig digitale finance-functie

53% van de bedrijven meldt veel uitzonderingen in AP-processen, 41% zegt dat goedkeuringen te lang duren en 22% heeft geen inzicht in data.

Gemiddeld duurt het 30 dagen om betalingen te verwerken. 47% van de leveranciers wordt te laat betaald door die traagheid.

Door je crediteurenproces te digitaliseren versnel je processen, creëer je capaciteit en krijg je betere inzichten.

Voldoe aan strengere regels en beperk fraude

Fraude neemt toe, vaak door zwakke interne controles. Meer dan de helft van alle fraudegevallen ontstaat hierdoor.

65% van de bedrijven meldt fraude met cheques.

Overheden reageren met strengere wetgeving zoals GDPR. Sterke crediteuren-controles zijn daarom cruciaal om compliant te blijven en je middelen te beschermen.

Beste oplossingen voor crediteurenbeheer

Nu de kosten stijgen en budgetten strakker worden, is de vraag naar geavanceerde oplossingen groter dan ooit. Hier vind je een overzicht van de beste software voor crediteurenbeheer.

Payhawk

Wij bieden een complete suite voor automatisering van crediteurenbeheer. Wat kan je van Payhawk verwachten?

• Bespaar op eindeloze maandafsluitingen en kostbare fouten dankzij zero-touch factuurverwerking
• Profiteer van two-way en three-way matching, plus automatische data-extractie via zelflerende OCR
• Blijf efficiënt in al je regio’s en entiteiten: onze tool kan informatie verwerken in meer dan 60 talen
• Betaal leveranciers voordelig met gratis lokale bankbetalingen in 32 markten (deze centrale betalingsoplossing stroomlijnt ook processen rondom crediteurenbeheer)
• Bespaar tijd met onze naadloze integraties en krijg volledig inzicht in uitgaven via multi-entity management. Je kunt ook ERP’s zoals NetSuite en Microsoft Dynamics koppelen voor directe reconciliaties, minder datasilo’s en nauwkeurigere rapportage
• Vergroot de consistentie, veiligheid en snelheid van je proces rondom crediteurenbeheer met uitgavenbeheer software, aanpasbare workflows en flexibele beleidsregels. Plus, gekoppelde zakelijke betaalkaarten, live transactiemonitoring, waarschuwingen en automatische blokkades
• Tel alles bij elkaar op: deze functies zorgen ervoor dat je de financiële afsluiting 50% sneller voltooit met 33% minder handmatig werk

Gebruik Payhawk om te profiteren van AI- en automatiseringstools, ongeëvenaard inzicht en een uniforme aanpak voor financieel beheer.

Yokoy

Yokoy biedt een AI-gestuurde oplossing voor crediteurenbeheer die factuurverwerking automatiseert, goedkeuringen stroomlijnt en reconciliatie versnelt. Met machine learning worden uitgaven gecategoriseerd en voorspeld. Dit verbetert transparantie, ondersteunt datagedreven beslissingen, vermindert fouten en versnelt betalingstrajecten.

Moss

Moss levert verschillende oplossingen voor crediteurenbeheer, van zakelijke betaalkaarten tot factuurtracking. Realtime inzicht in uitgaven onthult patronen, zodat bedrijven hun cashflow beter kunnen beheersen. Integraties met boekhoudsoftware helpen financiële rapportages te automatiseren en administratie te verminderen.

Tipalti

Tipalti stroomlijnt het proces rondom crediteurenbeheer, van factuurverwerking tot leveranciersbeheer. Het platform biedt functies zoals AI-gestuurde factuurverwerking, belastingnaleving en valutaconversie. Betalingen zijn mogelijk in 196 landen met meer dan 26.000 regels.

Deze technologieën verminderen handmatige invoer, bevorderen compliance en versnellen leveranciersbeheer. Door de complexiteit is Tipalti niet altijd geschikt voor iedereen. Voor organisaties die een zeer geavanceerde oplossing zoeken, kan het wel de juiste keuze zijn.

Spendesk

Spendesk is in de Benelux een van de bekendere spelers op het gebied van crediteurenbeheer. Het platform combineert zakelijke betaalkaarten, declaratiebeheer en factuurverwerking in één oplossing. Finance-teams kunnen budgetten instellen, goedkeuringsflows automatiseren en leveranciersfacturen sneller verwerken. Dankzij koppelingen met populaire ERP- en boekhoudsystemen krijgen bedrijven beter inzicht in hun cashflow, beperken ze handmatige administratie en houden ze controle over hun processen rondom crediteurenbeheer.

**De bovenstaande informatie is samengesteld op basis van publiek beschikbare gegevens op dit moment.

Snelle tips voor het kiezen van de juiste oplossing voor crediteurenbeheer

• Bepaal de behoeften en doelen van je bedrijf. Stel prioriteiten voor de komende twee tot vijf jaar, zoals snellere verwerking of hogere nauwkeurigheid. Zorg dat de functies aansluiten bij je strategie
• Let op de schaalbaarheid van de oplossing. Vraag jezelf af: kan deze oplossing veranderingsmanagement ondersteunen in ons proces rondom crediteurenbeheer? Kan het onze groei de komende vijf jaar faciliteren?
• Controleer de integraties met je ERP-, financiële- en HR-systemen. Gebruik je veel financiële tools, kijk dan of de oplossing API’s ondersteunt
• Kijk naar automatiseringsmogelijkheden zoals three-way matching, aanpasbare workflows en zero-touch goedkeuringen
• Test de belangrijkste functies. Zoek naar een complete oplossing voor uitgavenbeheer met functies voor crediteurenbeheer, zoals automatische factuurverwerking, fraudedetectie, gekoppelde kaarten, rapportage en analytics
• Beoordeel de beveiligings- en compliancefuncties. Controleer of de oplossing voldoet aan standaarden zoals SOC 2, PCI DSS en GDPR. Let op functies als rolgebaseerde toegangsrechten en audit trails
• Evalueer de gebruikerservaring en support. Bekijk of de interface snelle onboarding mogelijk maakt en eenvoudig te gebruiken is. Check ook de ondersteuningsopties, zoals 24/7 helpdesk, accountmanagers of kennisbanken

Use case: de transformatie van State of Play met Payhawk

Vraag je je af of overstappen naar een nieuwe oplossing voor crediteurenbeheer de investering waard is? Bekijk hoe State of Play Hospitality hun processen drastisch verbeterde sinds ze ons platform met geautomatiseerd crediteurenbeheer gebruiken.

State of Play Hospitality had uitdagingen met het beheren van uitgaven en leveranciersbetalingen in hun locaties in de VS en het VK. Het team werkte met losse tools en handmatige processen die organisch waren gegroeid met het bedrijf. Dit leidde tot inefficiëntie, trage goedkeuringen en beperkt inzicht in wereldwijde uitgaven. Ze wisten dat het anders moest.

Toen stapten ze over op Payhawk en ons complete uitgavenbeheerplatform, inclusief oplossingen voor crediteurenbeheer. De functies die direct opvielen waren onder andere:

• OCR-technologie voor factuurverwerking
• Multi-entity management voor realtime inzicht in uitgaven op meerdere locaties
• Custom fields om uitgaven te mappen, leveranciersbetalingen te volgen en categorieën nauwkeuriger toe te wijzen

Sinds de overstap heeft State of Play hun processen rondom crediteurenbeheer volledig getransformeerd. Ze hebben nu:

• Gecentraliseerd crediteuren- en uitgavenbeheer met naadloze NetSuite-integratie, waardoor factuurverwerking eenvoudig verloopt
• Realtime inzicht in uitgaven per locatie, wat toezicht en besluitvorming verbetert
• Nauwkeurigere kostenallocatie en tracking om budgetten beter te beheren
• Gestroomlijnde leveranciersbetalingen die goedkeuringen en uitbetalingen versnellen

David Watson, Group Financial Controller bij State of Play, zegt:

Voor we overstapten naar Payhawk gebruikten we creditcards en bill.com voor ons crediteurenproces. Het integreerde niet met NetSuite en combineerde kaarten en crediteurenbeheer niet, waardoor we steeds tussen tools moesten wisselen. Een van de grootste voordelen van Payhawk is de integratie met onze boekhoudsoftware (NetSuite) en de mogelijkheid om betalingen in handen te leggen van de daadwerkelijke gebruikers en operators (venues).

(Bekijk de video hierboven voor meer)...

Vooruitlopen met de beste software voor crediteurenbeheer

De juiste oplossing voor crediteurenbeheer kiezen is essentieel voor langdurig succes.

De software moet aansluiten bij de behoeften van je bedrijf, of dat nu factuurverwerking automatiseren is of multi-entity operaties beheren. Flexibiliteit is daarbij cruciaal, zodat je kunt inspelen op veranderingen. Vermijd dus rigide systemen die je team ’s avonds laat nog brandjes laten blussen.

Het geheim? Je beste jaar ligt één technologiepartner verder. En dat begint met de juiste software voor crediteurenbeheer. Daar komen wij in beeld. Ons alles-in-één platform voor uitgavenbeheer biedt krachtige oplossingen voor crediteurenbeheer. Deze functies vergroten controle, efficiëntie, inzicht en veiligheid en drijven zo winst in plaats van problemen.

Wacht dus niet langer met de stap naar moeiteloze maandafsluitingen. Boek een demo en spreek vandaag nog met een van onze experts.