Strategieën voor het afstemmen van crediteurenfacturen: Vijf stappen naar succes

Met het opzetten van een effectieve strategie voor de afstemming van crediteurenfacturen maak je je financiële processen nauwkeuriger, verbeter je de opsplitsing van projectkosten en zorg je ervoor dat alle noodzakelijke uitgavenrapporten op tijd voltooid kunnen worden.

En zonder een robuuste strategie voor het afstemmen van crediteurenfacturen? Waarschijnlijk zijn jij en je financiële team uren bezig met het opsporen van bonnetjes, het corrigeren van fouten en overige zaken terugzetten op de juiste plek.

In dit artikel gaan we dieper in op enkele populaire strategieën voor reconciliatie van facturen, ontdekken we aanvullende manieren om de afstemming te versnellen en gaan we in op de verschillende initiatieven waarmee je één aanspreekpunt creëert om afstemming te stimuleren en zo iedereen op één lijn krijgt.

We onderzoeken ook de volgende belangrijke elementen van een effectieve afstemmingsstrategie:

1. Communicatie van visie naar de belangrijkste stakeholders
2. Inzicht in boekhoudkundige verantwoordelijkheid
3. Automatisering van de crediteurenadministratie
4. Verbeterde uitgavenbeheersing met realtime gegevens
5. Waarde toevoegen aan het hele proces door menselijke interactie

Stap 1: De visie communiceren naar de belangrijkste stakeholders

Strategische afstemming is essentieel als je een digitaal transformatieproject leidt, en dat begint met effectieve communicatie met stakeholders en buy-in.

Als je van plan bent om een nieuwe werkwijze of software voor factuurreconciliatie te implementeren, moet je ervoor zorgen dat al je belangrijkste stakeholders begrijpen waarom en hoe. Focus op de toegevoegde waarde, niet zozeer op het product. Dit betekent dat je eerst uitlegt waarom de oude werkwijze inefficiënt is en daaropvolgend wat het nieuwe product allemaal kan opleveren, denk aan tijd, geld etc.

Goede communicatie houdt in dat je mensen met je meeneemt in plaats van dat je enkel informatie verspreidt. Het is nog beter als je direct kunt terugvallen op specifieke voorbeelden, data of informatie over oude processen.

Een verandering van werkwijze rondom factuurreconciliatie zal altijd succesvoller zijn wanneer je alle neuzen dezelfde kant op hebt. Dit betekent een duidelijk doel en juiste communicatie hierover.

Stap 2: Inzicht in boekhoudkundige verantwoordelijkheid

Een veelgemaakte strategische fout bij het automatiseren van de crediteurenadministratie is de focus leggen op de functionele aspecten zonder te weten wie ervoor verantwoordelijk is.

Ter illustratie, het is geen probleem om duizenden facturen per seconde te verwerken met een geautomatiseerd systeem, maar wat doe je als die duizenden facturen samen een enorm gat in het budget slaan?

Een goed veranderproject omvat niet alleen inzicht in de functionaliteit achter de geautomatiseerde verwerking, maar ook in de rapportagelijnen, het in kaart brengen van verantwoordelijkheden en hoe elke factuur de budgetten binnen het bedrijf beïnvloedt.

Als je eenmaal weet wie verantwoordelijk is voor uitgaven op elk budgetniveau, kun je gaan nadenken over het automatiseren van controles.

Met de ingebouwde goedkeuringsworkflows van Payhawk bouw en wijs je direct de juiste verantwoordelijke toe in de software voor kostenbeheer. Je verschillende goedkeuringsniveaus toevoegen aan verschillende budgethouders en managers op basis van factoren zoals het bedrag of functie. Zo stel je bijvoorbeeld automatische goedkeuring dus in op basis van een specifiek bedrag.

Bovendien, terwijl de budgeteigenaren uitgaven en budgetten goedkeuren, kan het financiële of boekhoudteam controles uitvoeren op implementatie, voortgangsbewaking en voorstellen van strategische optimalisaties.

“We hebben Payhawk verkozen boven Spendesk omdat we de voorkeur gaven aan de flexibiliteit van de software. We kunnen de juiste workflows instellen en kiezen welke onderdelen we delegeren aan medewerkers in plaats van aan het financiële team" legt Carolina Einarsson, financieel directeur bij Essentia Analytics uit. "Payhawk heeft duidelijk een platform gebouwd voor financiële leiders en hun team heeft ons vanaf het begin ondersteund."

Stap 3: Bespaar tijd met automatisering van de crediteurenadministratie

Nu je weet wie verantwoordelijk is, is het tijd om ervoor te zorgen dat ze hun werk zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren om het bedrijf te laten groeien. Als je naar de processen van crediteurenadministratie kijkt, zul je zien dat veel van het werk bestaat uit repetitieve werkzaamheden die dagelijks, wekelijks of maandelijks uitgevoerd worden.

De goed ingerichte crediteurenafdelingen hebben vaak duidelijk gedefinieerde regels, processen en werkwijzen, waardoor ze perfect zijn om te automatiseren.

Het goede nieuws is dat je met software voor crediteurenadministratie juist die onderdelen kunt automatiseren.

Ter illustratie, je hebt een leverancier die je dagelijks dezelfde factuur stuurt, opgemaakt op dezelfde manier. Hierna verwerkt je financiële controller deze factuur op dezelfde manier met dezelfde regels. Dit proces is perfect te automatiseren, het moeilijke gedeelte - het definiëren van alle regels en methoden - heb je namelijk al gedaan.

Met de software van Payhawk helpt de automatisering financiële teams zoals het jouwe om factuurconciliatie op meerdere tijdbesparende manieren te beheren, waaronder:

• OCR / AI camera
• Documenten zoeken
• Abonnementenbeheer
• Leveranciersbeheer
• Categorisering, codering en aangepaste velden

Door de eenvoudige (of moeten we zeggen "routinematige") taken te automatiseren, houdt je team meer tijd over om zich bezig te houden met de niet-standaardzaken die ook veel impact maken.

"Sinds we Payhawk hebben geïmplementeerd, zijn de voordelen enorm" zegt Nick Millard, VP Finance bij GDS Group. "Voordat we met Payhawk werkte, was het de fulltime taak van één persoon om informatie over kassabonnen en facturen te achterhalen, creditcardafschriften te coderen met de P&L en kosten te beheren."

"Met Payhawk kunnen we veel beter voorspellen. Degene die vroeger achter bonnetjes aanzat, heeft nu een heel andere rol" vervolgt Nick. "We kunnen nu proactief zijn, kosten bijhouden en realtime inzicht krijgen in uitgaven, in plaats van reactief te zijn en altijd achter de feiten aan te lopen. Daardoor kijken we nu naar uitgaven die eraan komen in plaats van altijd te rapporteren over historische uitgaven."

Stap 4: Verbeterd uitgavenbeheer met realtime data van je uitgaven

In deze stap neem je uitgavenbeheer en geautomatiseerde verwerking op om zodat je daadwerkelijk efficiënt bent. Je kunt enorm veel tijd en middelen besparen op factuurreconciliatie, en die tijd kun je weer besteden aan inkomstengenererend werk. Bovendien bespaar je geld door direct in de data te zien waar teveel wordt uitgegeven of waar je op de kosten kunt besparen.

Met de juiste software betekent realtime factuurreconciliatie realtime inzicht in de kosten. Daarbij zie je dus ook waar je het beste geld kunt besteden om te groeien terwijl teams wel binnen budget blijven.

Een van onze klanten, Andrew Jacobi, VP van US Finance bij internationaal entertainmentbedrijf State of Play Hospitality, legt uit hoe zij door in de de facturen en kaartafschriften te duiken ze hun bedrijf met meerdere entiteiten goed op koers hebben weten te houden.

"We vertrouwen echt op de aanpasbare instellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties, zodat we onze prestaties kunnen analyseren," aldus Andrew. "Wij maken de aangepaste velden die onze kaarthouders gebruiken om hun uitgaven te categoriseren. Dus of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het categoriseren in de juiste grootboekcode – nu kunnen we duidelijk onze uitgaven toewijzen."

"We kunnen bijvoorbeeld zien wat we hebben uitgegeven aan DJ's over een bepaalde periode vanwege de facturen die onze exploitanten hebben ingediend. Daarbij hebben we die facturen ingedeeld in de juiste klasse en grootboekcode, wat een locatie voor ons is", vervolgt Andrew. "Door naar de kosten te kijken, kunnen we zeggen: 'We hadden $5.000 gepland voor deze periode, maar we hebben $7.000 uitgegeven. Dus wat is er gebeurd? Hebben we te veel betaald? Hebben we de frequentie van DJ's verhoogd? En zo ja, moeten we dan het budget voor de volgende periode aanpassen?"

Naast facturen vormen, kaartcontroles een essentieel onderdeel van elke goede software voor kostenbeheer. Bekijk de grootste voordelen in deze korte video over kaartcontroles, inclusief:

• Kaartlimiet
• Kaartblokkering en -bevriezing
• Goedkeuringsflows
• En meer

Stap 5: Waarde toevoegen door menselijke interactie

We hebben het hier al veel gehad over automatisering, en je zou bijna denken dat er in de toekomst geen mensen meer nodig zijn voor de crediteurenafdeling. Maar niets is minder waar.

Automatisering versnelt inderdaad de afstemming en controle, waardoor er meer tijd overblijft voor je team om te focussen op het corrigeren van fouten en zorgen dat accounts en regels in eerste instantie al correct zijn ingesteld.

Het werk dat een drukke crediteurenafdeling verwerkt, voldoet meestal aan de Pareto-regels. Met andere woorden, 80% van het werk (herhalende werkzaamheden) neemt 20% van de tijd in beslag en 20% (strategische initiatieven, optimalisatie van besparingen, etc.) neemt 80% van de tijd in beslag.

Waar mensen het beste tot hun recht komen, is bij de 20% van het werk dat moeilijk in een hokje te plaatsen is, nieuw is en regels nodig heeft of gewoon niet in gevestigde processen past.

Door de tijd van je mensen vrij te maken, hebben ze ook tijd om te werken aan realtime rapportages van budgetverantwoordelijkheid, wat betekent dat het bedrijf een veel betere service krijgt en managers precies weten waar ze aan toe zijn.

Het automatiseren van de crediteurenadministratie verandert alles

Wanneer je besluit om de manier van werken binnen de crediteurenadministratie om te gooien, vergt dat een behoorlijke inspanning en planning.

De methodische aard van het werk en de vastgelegde regels maken het echter de ideale plek om geautomatiseerde methoden in te voeren om de resultaten voor het bedrijf te verbeteren, betere relaties met leveranciers op te bouwen en meer uitdagingen voor werknemers te creëren.

Duidelijk zijn over wat je doet en de visie communiceren is de eerste stap naar een geautomatiseerde toekomst en echte strategische afstemming.

Het is ook belangrijk om duidelijk zicht te hebben op waar de verantwoordelijkheden liggen in het proces, zodat je ervoor kunt zorgen dat eventuele problemen snel worden aangepakt op afdelingsniveau en inzichtelijk is welke managers budgetverantwoordelijkheid hebben.

En tot slot: zorg ervoor dat je mensen inzet op de dingen waar ze goed in zijn, zoals het oplossen van problemen, strategische planning en enablement.

Het automatiseren van je crediteurenadministratie zorgt voor veel snellere rapportages, minder fouten en meer tevreden leveranciers.

Wil je het proces rondom factuurconciliatie in je bedrijf verbeteren? Boek een demo voor meer informatie.