6 tips om meer efficiëntie te halen uit factuurverwerking en automatisatie

Automatisering van je factuurproces betekent één ding: efficiëntie. En efficiëntie zorgt voor productiviteit, waardoor je sterk blijft in een competitieve markt. Meer tijd om te denken, plannen, forecasten en budgetteren. En het beste van alles? Je haalt menselijke fouten uit deze belangrijke processen.

Wat is geautomatiseerde factuurverwerking?

Geautomatiseerde factuurverwerking houdt in dat grote delen van het crediteurenproces worden gestroomlijnd via automatisering. Dit verbetert de nauwkeurigheid van uitgavendata, vermindert frauduleuze claims en versnelt het hele proces.

Daarnaast signaleert geautomatiseerde 3-way matching wanneer er verschillen zijn tussen ontvangstbonnen, inkooporders en facturen. Data wordt automatisch uitgelezen en gecategoriseerd, en geautomatiseerde goedkeuringsworkflows zorgen ervoor dat elke factuur snel en correct door het juiste proces gaat.

Het alternatief? Een manueel crediteurenproces dat lang duurt, omslachtig is en echte efficiëntie mist.

De zes belangrijkste manieren waarop automatisering van factuurprocessen voor meer efficiëntie zorgt

Het automatiseren van factuurprocessen is niet nieuw. Er zijn veel tools op de markt, van Payhawk tot Klippa, die beloven dat facturen verwerken makkelijker wordt. Maar niet elke vorm van automatisering is hetzelfde, en dan hebben we het nog niet eens over AI. De beste oplossingen digitaliseren facturen niet alleen, ze veranderen hoe je finance team werkt.

Dit is waar je op moet letten wanneer je de juiste oplossing kiest.

1. Het vermindert manuele fouten en verhoogt de nauwkeurigheid

Onnauwkeurige data vertraagt het verwerken en betalen van facturen, wat betekent dat er meer tijd nodig is om fouten op te lossen. Door het verzamelen van factuurdata te automatiseren met OCR-technologie weet je zeker dat je gegevens kloppen.

2. Het stroomlijnt workflows en bespaart tijd

Door repetetieve invoer van gegevens uit je processen te halen, verhoog je de efficiëntie in de hele organisatie. Je bent niet langer afhankelijk van handmatige stappen die vertraging veroorzaken. Denk aan automatische reconciliatie in realtime, waarbij betaalgegevens soepel bewegen tussen je oplossing en je ERP of boekhoudsoftware.

Net zo belangrijk zijn de goedkeuringsflows zelf. In plaats van verspreide chats, formulieren of fysieke handtekeningen zorgen geautomatiseerde workflows ervoor dat elke factuur een duidelijke goedkeuringsroute volgt. Dit maakt het proces sneller en betrouwbaarder en verkleint de kans op ongeautoriseerde betalingen of fraude.

Om het nog makkelijker te maken kan Payhawk expense velddata automatisch invullen. Dit vermindert de manuele invoer en fouten en zorgt voor een snellere, correctere manier om uitgaven te classificeren, te coderen en goed te keuren.

AI gaat nog een stap verder. In plaats van dat je team ontbrekende gegevens of goedkeuringen moet najagen, volgt de Financial Controller Agent proactief op in Slack, Microsoft Teams of binnen Payhawk. Hierdoor wordt de doorlooptijd korter en krijgt je team meer tijd terug.

3. Het matcht automatisch inkooporders en facturen zodat jij dat niet hoeft te doen

De automatische 2- of 3-way matching van Payhawk vergelijkt inkooporders, ontvangen goederen en facturen om verschillen te signaleren. Zo betaal je alleen voor wat is besteld en geleverd, en voorkom je te hoge betalingen of fraude. Het haalt ook de noodzaak van manuele controles weg, waardoor goedkeuringen sneller verlopen.

In combinatie met de Procurement Agent wordt elke inkoopaanvraag, goedkeuring en inkooporder automatisch aangestuurd vanaf het begin. Dit maakt matching sneller en betrouwbaarder. Inkooporders kunnen automatisch worden aangemaakt en gekoppeld aan facturen en GRN’s zonder handmatige configuratie.

4. Het verbetert inzicht in cashflow en helpt bij betere beslissingen

Weten wie geld uitgeeft, waaraan het wordt uitgegeven en welke toekomstige uitgaven al zijn toegezegd helpt je om nauwkeuriger te forecasten. Als je geen volledig beeld hebt van wat er in en uit gaat, kun je niet plannen voor groei.

5. Het biedt realtime zicht voor budgethouders

Met factuurautomatisering die direct is gekoppeld aan budgetten krijg je meer dan alleen procesoptimalisatie. Je krijgt realtime budgetinzicht op het moment dat kosten ontstaan in plaats van achteraf. In tegenstelling tot losstaande budgettools laat Payhawk je de budgetbesteding volgen vanaf het moment dat een factuur wordt ingediend of goedgekeurd, zodat je controle houdt en verrassingen voorkomt.

En omdat AI Agents actief zijn in procurement, reizen en betalingen zien budgethouders elke geplande of toegezegde uitgave zodra deze wordt aangevraagd. Je hoeft niet meer te wachten op post-approval gegevens. Je krijgt continu budgetzicht over alle teams heen.

6. Het maakt samenwerking tussen teams eenvoudiger en houdt communicatie overzichtelijk

Samenwerking tussen afdelingen is belangrijk bij het beheren van bedrijfsfinanciën. Als je afhankelijk bent van andere apps zoals e-mail of Slack worden processen versnipperd en raken berichten makkelijk kwijt. Houd processen efficiënt en voorkom bottlenecks met in-platform opmerkingen. Tag de juiste personen en ontvang alle meldingen in je Payhawk inbox. Je hoeft nooit meer te zoeken in e-mails.

Hoe kies je de beste software voor geautomatiseerde factuurverwerking

Het kiezen van de juiste software vraagt om goed onderzoek. Je wil niet alleen een goed product, je hebt een oplossing nodig die voor hoge adoptie zorgt. Een tool die echte waarde toevoegt.

Vind de beste software voor factuurautomatisering

Voordat je een keuze maakt moet je jouw opties afwegen. Er zijn veel oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking beschikbaar, maar ze moeten wel aansluiten bij je bredere bedrijfsdoelen.

Adrià Vázquez, CFO bij VICIO, legt uit:

Met de tool die we eerder gebruikten, hadden we geen zicht op belangrijke informatie. Ik wist niet waar ik moest bijsturen en kon dingen niet snel genoeg vinden. Nu, met Payhawk, houden we zicht en controle over uitgaven, zelfs naarmate het aantal bonnetjes en facturen toeneemt. En de traceerbaarheid van Payhawk helpt ons te investeren waar dat het meest rendeert.

Begin met bepalen wat je nodig hebt en wat je zou willen. Je oplossing moet alle ‘need’-vereisten afdekken en de meeste ‘wants’ ook. Welke functies helpen je om efficiënter te werken? Misschien een mobiele app voor medewerkers die uitgaven moeten indienen. Of de mogelijkheid om complexe goedkeuringsflows te bouwen. Controleer of je voorkeursleveranciers bieden wat je nodig hebt of op de roadmap hebben staan.

Test alle relevante producten. Maak gebruik van demo’s om te zien hoe het product werkt en welke functies jouw werk daadwerkelijk verbeteren. Je hebt software nodig die makkelijk te gebruiken is, maar ook schaalbaar. Een product dat meegroeit met je organisatie.

Let op integraties. De oplossing moet geavanceerde integraties hebben zodat je tech stack goed samenwerkt en je financiële data gesynchroniseerd blijft. Je wil een oplossing die efficiëntie ondersteunt en gefragmenteerde data voorkomt.

Dit is een van de sterkste punten van Payhawk. Dankzij diepe, betrouwbare ERP-integraties voorkom je het manuele werk dat anders terechtkomt bij senior finance medewerkers. Slechte integraties kosten tijd en vragen om interventie van experts. De juiste oplossing verlaagt deze handmatige last.

Implementeer best practices voor een soepele overgang naar automatisering

Je kunt zo gefocust zijn op het kiezen van de juiste oplossing dat je vergeet hoe belangrijk implementatie is. Dat betekent medewerkers trainen, uitgavenbeleid opstellen of updaten en de juiste onboarding opzetten voor hoge adoptie.

Veel software voor factuurautomatisering bevat training, maar het is verstandig om vooraf te vragen wat daar precies onder valt. Ga niet uit van complete begeleiding. Bekijk de ondersteuningssecties en bereikbaarheid van support.

Zorg ook dat je de overgang monitort. Houd prestaties in de gaten en stuur bij waar nodig.

Verbeter datanauwkeurigheid met intelligente documentverwerking

Het verwerken van een factuur duurt gemiddeld tien minuten. Printen, data overtypen, de juiste inkooporder opzoeken, controleren of de gegevens kloppen en vervolgens iemand mailen voor goedkeuring.

Onderzoek toont aan dat een gemiddelde crediteuren-medewerker ongeveer 1.000 facturen per maand verwerkt. Reken uit hoeveel tijd je verliest.

Naast de tijd die je kwijt bent vergroot je de kans op fouten. Eén moment van afleiding kan ervoor zorgen dat data verkeerd wordt ingevoerd. Dit leidt tot vertragingen en onnauwkeurige rapportages, wat forecasting en budgettering beïnvloedt.

Door AI en machine learning te gebruiken in tools voor factuurautomatisering worden processen veel efficiënter en foutloos. Met validatieprocessen in Payhawk borg je datakwaliteit. En dankzij OCR-technologie wordt data extractie eenvoudiger en sneller.

Alex van der Kooi, CFO bij Epona ervaart de voordelen van de factuurverwerking nu hij met Payhawk werkt en deelt:

Je scant vijftien of twintig facturen, gaat een koffie halen, en als je terugkomt, staan ze allemaal al klaar om verwerkt te worden. Ongelooflijk snel.

Maak efficiënte goedkeuringsflows voor snellere verwerking

Elke organisatie heeft andere eisen voor goedkeuringen. Je kunt facturen automatisch laten routeren op basis van afdeling, budget of bedrag. Met Payhawk kun je complexe voorwaarden instellen op basis van categorie, bedrag of aangepaste velden.

Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je goedkeuringsproces aansluit bij je organisatie in plaats van andersom. Marketingfacturen naar de afdelingshoofden, grote aankopen naar de CFO, interne en externe leveranciers gescheiden. Alles volgt een duidelijke route.

En omdat de workflow designer volledig no code is, kan iedereen flows bouwen of aanpassen zonder IT. Finance teams kunnen routes in minuten aanpassen. Ideaal wanneer je organisatie groeit of beleid verandert.

In combinatie met AI-gestuurde automatisering krijg je het beste van twee werelden: gestructureerde workflows en intelligente agents die opvolgen en taken afronden.

Daniel Tang, Finance Manager bij PinPoint Media, zegt:

De workflow designer van Payhawk maakt alles veel eenvoudiger dankzij de intuïtieve interface. We kunnen workflows volledig aanpassen aan projecten of afdelingen.

Maak compliance en security een prioriteit

Je moet voldoen aan lokale regelgeving. Bijvoorbeeld GDPR of CEN standaard EN 16931 voor elektronische facturatie. Je oplossing moet dus compliant en veilig zijn.

Let op zaken zoals:

• AES-256 encryptie
• PCI DSS compliance
• Threat detection
• Toegangscontrole zoals MFA
• Automatische fraudedetectie
• Compliancebeheer

Payhawk voldoet aan al deze punten en meer.

Integreer factuurautomatisering met je bestaande systemen

Er is geen waarde in een nieuwe oplossing als deze niet aansluit op je bestaande tech stack. Je wil geen extra wachtwoord en je wil geen datasilos creëren. Als de software goed integreert met je ERP en boekhoudsystemen krijg je uniforme data, minder communicatiegaten en toegang tot realtime reconciliaties.

Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO & CTO bij AthenaStudies, zegt:

Payhawk boekt niet alleen het betaaloverzicht, maar ook de aankopen in Exact Online. De aankopen bevatten de geüploade factuur als bijlage. Daardoor staat alles in Exact, en hoeft de administratie niet meer in meerdere systemen te zoeken.

Automatisering is essentieel bij factuurverwerking

Als finance leader kun je op veel manieren digitale transformatie stimuleren. Een van de meest impactvolle manieren is automatisering omarmen.

Mathias Goetz, Senior Project Manager bij ATU, zegt:

Digitale transformatie is een belangrijke uitdaging voor ons. Een paar jaar geleden reden we papieren facturen door heel Duitsland met twee vrachtwagens. Bij het kopen van onderdelen grepen onze vestigingsmanagers vaak naar contant geld, wat enorm veel papierwerk opleverde. Met Payhawk kunnen we processen stroomlijnen en besparen op overheadkosten.

Automatisering bespaart tijd, verlaagt kosten en zorgt voor nauwkeurige financiële rapportages. Met meer inzicht kun je echte verandering stimuleren, van resourceplanning tot het tijdig betalen van leveranciers.

Klaar om je crediteurenproces te vereenvoudigen? Lees meer over hoe Payhawk kan helpen.