Slechte communicatie maakt het beheren van alles, inclusief uitgaven, dubbel zo moeilijk. Van gefragmenteerde communicatie tot ontbrekende context, de impact van slechte communicatie kan echt schade toebrengen aan je goedkeuringsprocessen voor uitgaven. Het goede nieuws? Je kunt dat allemaal veranderen - gemakkelijk - met de juiste technologie.
Slechte communicatie is voor veel werknemers een grote bron van frustratie: 86% van de werknemers geeft aan dat een gebrek aan effectieve communicatie een van de belangrijkste oorzaken is van mislukkingen op de werkvloer.
Als jij en je finance team de uitgaven vereenvoudigen via een uitgavenbeheersysteem, maar daarnaast slacks, e-mails en WhatsApp-berichten moeten gebruiken om context voor goedkeuringen te verkrijgen, dan heb je waarschijnlijk te maken met veel vertragingen en misalignment.
Laten we eens kijken naar een typisch inkooporderproces als voorbeeld:
Stel dat je wacht op de goedkeuring van de belanghebbenden voor een inkooporder. Je hebt ze twee keer via e-mail achterna gezeten. Een paar dagen later reageren ze via Slack en zeggen dat ze de uitgave met wijzigingen willen terugsturen. Bijvoorbeeld: “de toekomstige uitgave (in verband met de aankoop) moet worden verdeeld over twee afdelingen in je bedrijf. Nu moet je weer inloggen op je uitgavenbeheersysteem en heen en weer schakelen tussen je software en je Slack-kanaal om er zeker van te zijn dat de aangebrachte wijzigingen correct zijn.
Deze manier van communiceren is niet alleen vervelend, maar leidt nu ook tot een gebrek aan actie van de goedkeurder, wat kan resulteren in vertragingen bij het opmaken van de inkooporder en het versturen ervan naar de leverancier om de benodigde goederen of diensten te ontvangen.
Daarom hebben we bij Payhawk een gloednieuwe functie voor opmerkingen op het platform geïntroduceerd. De nieuwe functie versnelt goedkeuringen en beoordelingen van facturen, onkosten en inkooporders.
Met de nieuwe opmerkingen en tags kunnen jij en je financiële en niet-financiële collega's nu gemakkelijk communiceren over uitgaven. Dankzij deze functie blijft iedereen op de hoogte en op de hoogte van de status van uitgaven en facturen zonder het Payhawk platform te verlaten.
Vaarwel: miscommunicatie, onnodige vertragingen en gemiste deadlines door gebrek aan info of goedkeuring.
Wanneer je relevante medewerkers tagt, slaat het ingebouwde auditlogboek dit op, wat betekent dat iedereen kan zien wie je hebt getagd en wat je opmerkingen zijn. Dit verbetert de transparantie en verantwoording binnen de hele organisatie enorm.
Met meer transparantie in het goedkeuringsproces van je uitgaven kun je het beleid en de regelgeving blijven naleven. Je kunt er ook voor zorgen dat belanghebbenden op de hoogte blijven van relevante onkosten en factuurstatussen, waardoor de controle en zichtbaarheid van uitgaven verbetert.
Goedkeurders hebben de juiste informatie nodig om een onkostendeclaratie goed te keuren voordat deze naar de crediteurenadministratie gaat. Er kan veel heen en weer gepraat worden om bepaalde details van een aanvraag te verduidelijken, maar met onze nieuwe functie is dat geen probleem meer. Onze commentaar- en tagfunctie vereenvoudigt het goedkeuringsproces en zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben (zonder afhankelijk te zijn van externe communicatietools).
Onze nieuwe functie zorgt ervoor dat het goedkeurings- en beoordelingsproces van je uitgaven geen onnodige rompslomp met zich meebrengt. In ons platform kun je nu:
Met in-app communicatie kun je nu reageren op uitgaven en aankoopverzoeken en mensen taggen om ervoor te zorgen dat belangrijke reviewtaken niet onopgemerkt blijven - allemaal zonder het platform te verlaten (allemaal beschikbaar op onze portal en de mobiele app).
De afbeelding hieronder laat zien hoe de in-app opmerkingen eruit zien, inclusief zichtbare tags om verwarring waar mogelijk te voorkomen.
Je hoeft je e-mail of Slack-kanalen niet meer nauwlettend in de gaten te houden om te zien of je al een reactie hebt op jouw vraag, want je ontvangt meldingen direct in je Payhawk inbox en mobiele app, zodat je alles wat met uitgaven te maken heeft onder één dak hebt.
We hebben ook de auditlogboeken vernieuwd en opmerkingen, workflows en updates gecombineerd in het activiteitentabblad op zowel uitgave- als aankoopniveau. Het bovenstaande voorbeeld toont de dropdownfilter waarmee je snel door je activiteitenlog kunt navigeren, zodat je goedkeuringsprocessen voor uitgaven optimaal gestroomlijnd worden.
Klinkt het goed? En ziet het er nog beter uit? Het is tijd om slechte communicatie rondom het goedkeuren van uitgaven voorgoed te elimineren. Praat met een van onze experts om onze oplossing voor uitgavenbeheer in actie te zien, of vraag een gepersonaliseerde demo aan.
In haar rol als Content Manager koestert Nerissa Goedhart haar passie om waardevolle inzichten en oplossingen te delen via boeiende content. Dit, met een duidelijke missie om bedrijven in de regio te helpen, inspireren en motiveren om hun uitgavenbeheer te verbeteren.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited 2024, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Français (FR)
English (Rest of Europe)