Beschleunigung des Genehmigungs- und Überprüfungsprozesses für Ausgaben mit plattforminternen Kommentaren

Schlechte Kommunikation ist der Fluch vieler Mitarbeiter. 86% der Mitarbeiter nennen ineffektive Kommunikation als eine der Hauptursachen für Misserfolge am Arbeitsplatz.

Wenn Sie und Ihr Finanzteam die Ausgabenverwaltung mit einer Lösung vereinfachen, aber an anderer Stelle Slack, E-Mails und WhatsApps austauschen müssen, um den Kontext für Genehmigungen zu erhalten, dann kommt es wahrscheinlich zu vielen Verzögerungen und Missverständnissen.

Nehmen wir als Beispiel einen typischen Bestellvorgang:

Angenommen, Sie warten auf die Freigabe eines Kaufauftrags durch einen Stakeholder. Sie haben zweimal per E-Mail nachgefragt. Einige Tage später bekommen Sie eine Antwort über Slack, dass Ihr Stakeholder den Kostenvoranschlag mit Änderungen zurücksenden will.. Zum Beispiel heißt es: „Die anstehenden Kosten (im Zusammenhang mit dem Kauf) müssen auf zwei Abteilungen im Unternehmen aufgeteilt werden.“ Jetzt müssen Sie sich wieder in Ihr Ausgabenverwaltungssystem einloggen und zwischen Ihrer Software und Ihrem Slack-Kanal hin- und herwechseln, um sicherzustellen, dass die vorgenommenen Änderungen korrekt sind.

Dieser Kommunikationsansatz ist nicht nur mühsam, sondern hat nun auch dazu geführt, dass der Genehmigende langsamer reagiert, was zu möglichen Verzögerungen bei der Ausstellung der Bestellung und der Übermittlung an den Lieferanten führt, um die erforderlichen Waren oder Dienstleistungen zu erhalten.

Deshalb haben wir bei Payhawk eine brandneue plattforminterne Kommentarfunktion eingeführt. Die neue Funktion beschleunigt die Genehmigung und Überprüfung von Rechnungen, Ausgaben und Bestellungen.

Drei große Vorteile unseres Upgrades für plattforminterne Kommentare

1. Verbessert die Zusammenarbeit

Mit neuen Kommentaren und Tags können Sie und Ihre Kollegen aus dem Finanzbereich und anderen Bereichen jetzt nahtlos über Ausgaben kommunizieren. Diese Funktion hilft allen, über den Status von Ausgaben und Rechnungen auf dem Laufenden zu bleiben, ohne die Payhawk-Plattform zu verlassen.

Schluss mit Missverständnissen, unnötigen Verzögerungen und verpassten Fristen aufgrund fehlender Informationen oder Genehmigungen.

2. Erhöht die Transparenz und Verantwortlichkeit

Wenn Sie relevante Mitarbeiter markieren, speichert das integrierte Audit-Protokoll diese, sodass jeder sehen kann, wen Sie markiert haben und welche Kommentare Sie abgegeben haben. Dies verbessert die Transparenz und Rechenschaftspflicht im gesamten Unternehmen erheblich.

Durch mehr Transparenz in Ihrem Ausgabenfreigabeprozess können Sie die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sicherstellen. Sie können auch sicherstellen, dass die Beteiligten über relevante Ausgaben und Rechnungsstatus informiert bleiben, was die Ausgabenkontrolle und Transparenz verbessert.

3. Optimiert den gesamten Genehmigungs- und Überprüfungsprozess

Genehmigende Personen benötigen die richtigen Informationen, um eine Spesenanfrage zu genehmigen, bevor sie an die Buchhaltung weitergeleitet wird. Es kann viel Hin und Her geben, um bestimmte Details einer Anfrage zu klären, aber mit unserer neuen Funktion ist das kein Problem mehr. Unsere Kommentierungs- und Tagging-Funktion vereinfacht den Genehmigungsprozess und stellt sicher, dass jeder auf die benötigten Informationen zugreifen kann (ohne auf externe Kommunikationsmittel angewiesen zu sein).

Optimieren, beschleunigen und verbessern Sie Ihren Ausgaben-Genehmigungsprozess mit plattforminternen Kommentaren

Unsere neue Funktion sorgt dafür, dass Ihr Genehmigungs- und Überprüfungsprozess für Ausgaben frei von unnötigem Aufwand ist. Auf unserer Plattform können Sie jetzt:

• innerhalb der App über Kommentare kommunizieren und relevante Personen markieren
• Benachrichtigungen zum Ausgabenmanagement direkt in Ihrem Payhawk-Posteingang erhalten, anstatt Ihre E-Mails oder Messaging-App überprüfen zu müssen
• Zugriff auf das Aktivitätsprotokoll aller spesenbezogenen Aktualisierungen (Verlauf, Änderungen, Workflows, Kommentare) erhalten

Mit der In-App-Kommunikation können Sie jetzt Ausgaben und Kaufanfragen kommentieren und Personen markieren, um sicherzustellen, dass wichtige Überprüfungsaufgaben nicht unbemerkt bleiben – und das alles, ohne die Plattform zu verlassen (alle Funktionen sind auf unserem Portal und in der mobilen App verfügbar).

Der folgende Screenshot zeigt, wie die In-App-Kommentare aussehen, einschließlich sichtbarer Tags, um Verwirrung nach Möglichkeit zu vermeiden.

Sie müssen Ihre E-Mails oder Slack-Kanäle nicht mehr auf Antworten überprüfen, da Sie Benachrichtigungen direkt in Ihrem Payhawk-Posteingang und in Ihrer mobilen App erhalten und so alles, was mit Ausgaben zu tun hat, unter einem Dach haben.

Wir haben auch die Prüfprotokolle überarbeitet und Kommentare, Arbeitsabläufe und Aktualisierungen auf der Registerkarte „Aktivität“ sowohl auf Kosten- als auch auf Einkaufsebene zusammengefasst. Das folgende Beispiel zeigt den Dropdown-Filter, mit dem Sie Ihr Aktivitätsprotokoll schneller durchsuchen und Ihren Genehmigungsvorgang für Ausgaben perfekt optimieren können.

Klingt gut? Und sieht noch besser aus? Machen Sie sich bereit, um schlechte Kommunikation bei der Genehmigung von Ausgaben zu beseitigen – sprechen Sie mit einem unserer Experten, um unsere Tools für das Ausgabenmanagement in Aktion zu sehen, oder fordern Sie eine persönliche Demo an.