Gestion des dépenses et communication : moins d'allers-retours grâce à notre fonctionnalité de commentaires

La mauvaise communication est un fléau pour de nombreux employés, 86 % d'entre eux citant le manque de communication efficace comme l'une des principales causes d'échec sur le lieu de travail.

Si vous et votre équipe financière simplifiez les dépenses par le biais d'une solution de gestion des dépenses, mais que vous devez encore échanger des notes de service, des emails et des messages WhatsApp ailleurs pour obtenir le contexte nécessaire sur une dépense, alors vous êtes probablement confronté à un problème de communication. Et cela suscite sûrement des délais de traitement ainsi que des frictions entre vos collaborateurs.

Prenons un exemple :

Supposons que vous attendiez l'approbation d'une partie prenante pour un bon de commande. Vous les avez relancés deux fois par email. Ils ont répondu quelques jours plus tard via Slack, en disant qu'ils voulaient renvoyer la dépense avec des changements : “la dépense devra être répartie entre deux départements”. Vous devez alors vous reconnecter à votre système de gestion des dépenses, faire des allers-retours entre votre logiciel et votre canal Slack pour vous assurer que les modifications apportées sont correctes.

Cette approche de communication est non seulement fastidieuse, mais elle conduit également à un manque d'action de la part de l'approbateur, ce qui a entraîné des retards possibles dans la création du bon de commande et, respectivement, dans son envoi au fournisseur pour qu'il reçoive les biens ou les services requis.

C'est pourquoi nous avons introduit la possibilité d’écrire des commentaires directement dans la plateforme Payhawk. Cette nouvelle fonctionnalité accélère l'approbation et la révision des factures, des dépenses et des bons de commande.

Les 3 avantages de notre fonctionnalité de commentaires dans la plateforme

1. Une meilleure collaboration entre les équipes

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez désormais communiquer de manière transparente sur les dépenses en ajoutant des commentaires ou en mentionnant directement vos collaborateurs. Cela permet à chacun de rester informé et d’être à jour sur les statuts des dépenses et des factures sans quitter la plateforme Payhawk.
Adieu les erreurs de communication, les retards inutiles et les échéances manquées en raison d'un manque d'information ou d’un délai d’approbation !

2. Plus de transparence et de responsabilité pour les équipes

Lorsque vous mentionnez les employés concernés, le journal d'audit intégré l'enregistre, ce qui signifie que tout le monde peut voir qui vous avez tagué et ce que vous avez écrit. Cela améliore considérablement la transparence et la responsabilité au sein de l'organisation.
Avec plus de transparence dans votre processus d'approbation des dépenses, vous restez en conformité avec les politiques et les réglementations. Vous pouvez également vous assurer que les parties prenantes restent informées des statuts des dépenses et des factures, améliorant ainsi le contrôle et la visibilité des dépenses.

3. Un processus d'approbation rationalisé

Les responsables d'approbation ont besoin d’informations précises pour approuver une demande de dépense avant qu'elle ne soit transmise à la comptabilité. Et cela nécessite bien souvent de nombreux allers-retours entre les différentes équipes pour clarifier certains détails de la demande. Avec nos fonctionnalités de commentaires et de mentions, le processus d'approbation est simplifié, et chacun peut accéder aux informations dont il a besoin (sans dépendre d'outils de communication externes).

Accélérez le traitement de vos dépenses

Notre nouvelle fonctionnalité garantit que votre processus d'approbation et de vérification des dépenses soit fluide. Dans notre plateforme, vous pouvez désormais :

• Communiquer au sein de l'application par le biais de commentaires et tagger les personnes concernées.
• Recevoir des notifications directement dans votre boîte de réception Payhawk au lieu d'avoir à vérifier vos emails ou vos apps de messagerie internes.
• Accéder au journal d'activité de toutes les mises à jour liées aux dépenses (historique, changements, workflows, commentaires).

Le tout sans quitter la plateforme Payhawk (sur notre portail web ou sur l'application mobile).

La capture d'écran ci-dessous illustre notre nouvelle fonctionnalité de commentaires :

Plus besoin de vérifier votre email ou vos canaux Slack pour les réponses, car vous recevrez des notifications directement dans votre boîte de réception Payhawk et votre application mobile.

Par ailleurs, nous avons également réorganisé les journaux d'audit et combiné les commentaires, les workflows et les mises à jour dans l'onglet “Activité” au niveau des dépenses et des achats. L'exemple ci-dessous montre le filtre déroulant qui vous permet de passer rapidement en revue votre journal d'activité.

Envie d’en savoir plus sur les nombreuses fonctionnalités de notre plateforme ? Cliquez ici.