Das Rechnungsproblem, das Finanzteams vier Jahre Arbeitszeit kostet – und wie Agent Fetch Abhilfe schafft

Mehr als jede fünfte Online-Kartenzahlung (21,4 %) ist selbst sechs Wochen nach Monatsende noch immer nicht durch eine Rechnung belegt. Bei Zahlungen im Ladengeschäft liegt dieser Anteil bei 6,5 %. Wer online bezahlt, hat damit eine etwa dreimal so hohe Wahrscheinlichkeit, dass die zugehörigen Unterlagen fehlen.
Dieses Problem verteilt sich jedoch nicht gleichmäßig. Fünf Kategorien sind für rund 75 % aller Anfragen zum Abruf fehlender Rechnungen verantwortlich: KI-Tools, Geschäftsreisen, Werbung, Produktivitätssoftware und Entwicklertools.

Der Grund dafür ist struktureller Natur: Bei jeder dieser Ausgaben liegt die Rechnung hinter einem separaten Lieferanten-Login, den im Alltag niemand regelmäßig aufruft. Die Finanzabteilung verfügt nicht über die Zugangsdaten, und die Mitarbeitenden denken nach Abschluss der Transaktion nicht daran, sich erneut anzumelden. Stattdessen bleibt die Rechnung dort, bis jemand beim Monatsabschluss gezielt danach sucht.

Was vier Jahre manueller Aufwand kosten

Das manuelle Suchen, Herunterladen und Hochladen einer einzelnen Rechnung dauert etwa drei Minuten. Payhawk-Kunden sind auf dem besten Weg, im Jahr 2026 mehr als 500.000 Online-Rechnungen zu erhalten. Bei drei Minuten pro Rechnung entspricht das insgesamt rund vier Jahren manueller Arbeitszeit allein für die Nachverfolgung fehlender Rechnungen.

Finanzteams warten derzeit durchschnittlich 12,6 Tage darauf, dass eine Online-Rechnung nach der Transaktion eingeht. Bei etwa 18 € pro Rechnung für die manuelle Bearbeitung ist das kein Rundungsfehler. Es handelt sich um einen wiederkehrenden Kostenfaktor, der mit dem Geschäftsvolumen wächst und sich jeden Monat weiter summiert, solange diese Lücke besteht.

Was Agent Fetch übernimmt

Agent Fetch ist die neueste Funktion des „Financial Controller AI Agent“ von Payhawk. Der von Cloudflare verifizierte KI-Agent authentifiziert sich einmalig im Namen des Mitarbeitenden über eine verschlüsselte Sitzung beim jeweiligen Lieferantenportal. Anschließend übernimmt er automatisch:

• den Abruf aller Belege und Rechnungen des jeweiligen Anbieters,
• die Zuordnung jeder Rechnung zur passenden Kartenausgabe anhand von Betrag und Datum
• sowie die Kontierung mit dem korrekten Sachkonto, Steuersatz und der passenden Kategorie.

Ein Login, kein Wechsel zwischen verschiedenen Portalen, keine Weiterleitungsregeln für E-Mails und kein hektisches Nachverfolgen am Monatsende.
Agent Fetch setzt nicht einfach ein weiteres Erinnerungssystem auf ein bestehendes Problem. Stattdessen beseitigt er die Login-Hürde, die das Problem überhaupt erst verursacht.

Einige konkrete Details für alle, die diese Lösung in Erwägung ziehen:

• Keine Speicherung von Portal-Passwörtern: Mitarbeitende melden sich einmalig selbst über eine verschlüsselte Sitzung an.
• Keine Änderungen oder Käufe: Der Agent kann weder Kontoeinstellungen beim Lieferanten ändern noch über dessen Website Einkäufe tätigen.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte und Datentrennung: Agent Fetch arbeitet nach denselben rollenbasierten Zugriffs- und kundenspezifischen Datentrennungsprinzipien wie die übrige Payhawk-Plattform.
• Keine Nutzung von Kundendaten zum Training: Kundendaten werden nicht zum Trainieren des KI-Modells verwendet.

So sieht das in der Praxis aus

Nehmen wir Anne als Beispiel. Sie ist Marketingmanagerin, und in ihrem Arbeitsalltag fallen drei der fünf Kategorien an, die die meisten Probleme verursachen: Werbeausgaben, KI-Tools und Reisekosten.

Abonnements für KI-Tools. Jeden Monat werden ihre Abonnements für ChatGPT Enterprise und Claude über ihre Payhawk-Karte verlängert. Doch niemand loggt sich jemals in die jeweiligen Abrechnungsportale ein, um die Rechnungen abzurufen, da es dafür keinen Grund gibt. Stattdessen bleibt die Rechnung hinter dem Login liegen, bis die Finanzabteilung sie zum Monatsabschluss sucht.

Agent Fetch verbindet sich einmalig mit dem jeweiligen Lieferantenkonto. Danach wird jede neue Rechnung bei einer Verlängerung automatisch abgerufen, der entsprechenden Ausgabe zugeordnet und verbucht – ohne dass Anne oder die Finanzabteilung etwas tun müssen.

Werbeausgaben. Annes Team führt bezahlte Kampagnen auf Meta, Google Ads und LinkedIn Ads durch. Jede Plattform verfügt über ein eigenes Abrechnungs-Dashboard und einen eigenen Login. Um die Ausgaben abzugleichen, müssen daher jeden Monat drei separate Portale überprüft werden. Außerdem wendet sich die Finanzabteilung mit Rückfragen zu Rechnungen an Anne, für deren Nachverfolgung sie bisher keine Zeit hatte.

Mit Agent Fetch entfällt dieser Aufwand auf beiden Seiten. Der Agent authentifiziert sich einmalig bei jeder Plattform und ruft neue Rechnungen anschließend automatisch ab.

Reisekosten. Mehrmals im Quartal nimmt Anne an einer Branchenveranstaltung teil. Während sie dort ist, nutzt sie für fast jedes Meeting, jedes Abendessen und jeden Flughafentransfer Uber. Für jede Fahrt wird ein eigener Beleg erstellt, der in einer App landet, die sie nie wieder öffnen wird. Hochgerechnet auf einen vollen Terminkalender muss die Finanzabteilung Dutzende fehlende Belege ausfindig machen, die sich realistisch kaum nachverfolgen lassen

Hristo Borisov, der CEO von Payhawk, beschreibt genau dieses Szenario aus eigener Erfahrung: Während einer Geschäftsreise in den USA nutzte er in einem einzigen Monat mehr als 30-mal Uber. Agent Fetch hat jeden einzelnen dieser Belege automatisch abgerufen, der jeweiligen Ausgabe zugeordnet und eingereicht, ohne dass er selbst etwas dafür tun musste.

Bevor Paradox Payhawk einsetzte, verbrachte das in Frankreich ansässige EdTech- und Medienunternehmen einen erheblichen Teil jedes Monats damit, Belege manuell nachzuverfolgen. Dazu gehörten unter anderem zwei Tage voller wiederholter Nachrichten an Mitarbeitende, um sie an das Einreichen ihrer Belege zu erinnern.

Heute übernimmt der Financial Controller Agent sowohl die Erinnerungen als auch das direkte Abrufen von Rechnungen über die Websites der jeweiligen Lieferanten. Farah Rouassi Farah Rouassi, Vizepräsidentin für Finanzen und strategische Partnerschaften bei Paradox, beschreibt den Unterschied so:

„Mein Financial Controller Agent versendet alle Erinnerungen im Laufe des Monats … das heißt, am Monatsende muss ich keine Nachrichten mehr versenden. Kein Stress, keine Geduld erforderlich!“ Und nicht nur Paradox profitiert von der Automatisierung. Auch andere Zahlen belegen den Effekt:

• Durch die Automatisierung sinken die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung von etwa 15 £ auf etwa 5 £. Das entspricht einer Ersparnis von 10 £ pro Rechnung – eine relevante Einsparung bei hohem Rechnungsvolumen.

• 68 % der Kreditorenbuchhaltungsteams geben Rechnungsdaten nach wie vor manuell in ihr ERP-System ein. Manuelle Eingaben sind für fast 40 % der Rechnungsfehler verantwortlich – von Doppelzahlungen über falsche Kontierungen bis hin zu Nacharbeiten. Durch den Wegfall dieses manuellen Schritts wird nicht nur Zeit eingespart, sondern auch eine zentrale Fehlerquelle beseitigt.

• Der automatische Abruf schafft für jede Rechnung eine vollständig digitale und revisionssichere Dokumentation. Das bietet bei einer Prüfung eine deutlich bessere Ausgangslage, als Informationen im Nachhinein rekonstruieren zu müssen.
  Belege und Dokumente stehen innerhalb weniger Stunden statt erst nach Wochen zur Verfügung. Finance erhält dadurch einen aktuellen Überblick über die Ausgaben, anstatt die Daten erst zum Monatsabschluss mühsam zusammenzuführen.

Für CFOs mag eine Einsparung von 10 £ pro Rechnung zunächst wenig bedeutsam erscheinen. Bei 500.000 Rechnungen pro Jahr summiert sich dieser Betrag jedoch schnell. Auch ein frühzeitig verfügbarer Prüfpfad mag zunächst wie ein „Nice-to-have“ wirken – bis er darüber entscheidet, ob eine Vorsteuererstattung problemlos erfolgt oder Rückfragen entstehen. Zusammengenommen verändern diese Effekte die tatsächlichen Kosten des Monatsabschlusses.

Warum die Einführung dieses Tools nicht ins Stocken gerät

Die meisten Finanztools werden nicht genutzt, weil sie Mitarbeitende dazu zwingen, sich eine neue Gewohnheit anzueignen: ein neues Dashboard zu prüfen, eine neue App zu öffnen oder an einen neuen Prozess zu denken. Diese Sorge ist bei der Einführung jeder Automatisierung nachvollziehbar.

Agent Fetch umgeht dieses Problem, weil es kein separates Tool ist, das neben Ihren bestehenden Systemen läuft. Es ist ein einziger Agent, der eine weitere Aufgabe übernimmt.

Ihre Mitarbeitenden müssen lediglich auf „Agent autorisieren“ klicken, sobald ein Beleg oder eine Rechnung als fehlend markiert wird (oder die Funktion direkt im Chat mit dem Agenten aktivieren), sich beim jeweiligen Lieferantenportal anmelden – und fertig. Ab diesem Zeitpunkt werden alle zukünftigen Transaktionen mit diesem Lieferanten sowie noch offene Ausgaben aus der Vergangenheit im Rahmen des von Payhawk bereits ausgeführten Abgleichsplans abgerufen, abgeglichen und kontiert.

Es muss keine neue Gewohnheit etabliert werden, und über den einmaligen Klick zur Autorisierung hinaus ist keine zusätzliche Schulung erforderlich.

Auch die Reihenfolge der Einführung orientiert sich an den tatsächlichen Anforderungen. Zunächst werden die fünf Kategorien mit dem größten Anteil an Abrufanfragen angebunden: KI-Tools, Reisen, Werbung, Produktivitätstools und Entwicklungstools. Dadurch wird der größte Teil des Nutzens erzielt, ohne dass sich jemand weiter darum kümmern muss.

Wenn Sie zuvor schon einmal erlebt haben, wie eine KI-Einführung ins Stocken geriet, sollten Sie wissen: Der Agent verlangt nicht, dass Mitarbeitende ihre Art zu kaufen, zu buchen oder Ausgaben einzureichen ändern. Er arbeitet im Hintergrund mit Ausgaben, die ohnehin bereits getätigt wurden. Dadurch muss auch die Nutzung nicht ständig aktiv vorangetrieben werden.

Einordnung in das Gesamtbild

Die Hälfte der Finanzunternehmen experimentiert nach wie vor mit KI, ohne dass diese auch nur einen einzigen Kernarbeitsablauf verändert. Agent Fetch verfolgt bewusst einen anderen Ansatz: Es ist eine Funktion, die vom ersten Tag an konkrete Arbeit abnimmt – ohne aufwendiges Change Management.

Es ist Teil eines umfassenderen Wandels, den Payhawk vorantreibt: ein KI-Büro des Finanzvorstands, in dem der Finanzcontroller-Agent Rechnungen nachverfolgt und erfasst, der Travel Agent Reisen innerhalb weniger Minuten bucht und abrechnet und der Procurement Agent Kaufanfragen bearbeitet, noch bevor Ausgaben getätigt werden.

Weltweit verwalten bereits mehr als 6.000 Finanzteams ihre Ausgaben über Payhawk. Wenn Sie erfahren möchten, welche Aufgaben „Agent Fetch“ Ihrem Team abnehmen kann, vereinbaren Sie hier einen Termin.