Was Payhawks Leiterin der Steuerabteilung aus der Vorbereitung auf die französische E-Rechnungspflicht gelernt hat

Payhawk hat eine eigene Entität in Frankreich und hat die Anforderungen daher anhand der eigenen Situation geprüft. Dilyana Peycheva, Leiterin der Steuerabteilung, nimmt uns mit durch den Prüfungsprozess und erklärt, wie Payhawk dabei vorgegangen ist. Eine einmalige Prüfung war dabei nicht ausreichend: Die Situation wurde fortlaufend beobachtet, da sich die Einschätzung jederzeit ändern kann.

Zwei Termine, vier Kategorien und eine Entität, die richtig zugeordnet werden muss

Die Vorschrift gliedert sich in zwei Teilbereiche mit unterschiedlichen Startterminen. Ab dem 1. September 2026 muss jedes in Frankreich ansässige Unternehmen elektronische Rechnungen ausnahmslos empfangen können. Dilyana erklärt:

Mein erster Schritt war, zu prüfen, ab wann die Pflicht zum Empfang und zur Ausstellung von Rechnungen in Kraft tritt und was dieser Zeitplan für Payhawk in Frankreich bedeutet. Die Frist für den Empfang von E-Rechnungen war eindeutig und hat mir ehrlich gesagt keine Sorgen bereitet. Ich wusste, dass das eigene Produkt von Payhawk dies bereits abdeckt.

Beim Versand von E-Rechnungen ist die Größe des Unternehmens entscheidend. Frankreich unterteilt Unternehmen zu diesem Zweck in vier Kategorien, basierend auf dem letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr der jeweiligen französischen Entität, nicht der Muttergesellschaft, der sie gehört.

Zunächst ist die Anzahl der Mitarbeitenden ausschlaggebend. Wird die jeweilige Obergrenze überschritten, fällt das Unternehmen unabhängig von seinen Finanzkennzahlen in eine höhere Kategorie. Liegt die Anzahl der Mitarbeitenden darunter, erfolgt eine Einstufung in eine höhere Kategorie nur dann, wenn sowohl der Umsatz als auch die Bilanzsumme die jeweiligen Schwellenwerte überschreiten. Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 30 Mio. € gilt beispielsweise als ETI und muss ab 2026 E-Rechnungen ausstellen, da bereits die Anzahl der Mitarbeitenden für die Einstufung ausschlaggebend ist.

Payhawk hat diese Prüfung für seine französische Entität gemeinsam mit seinem Steuerberater durchgeführt. Das Ergebnis: Für den Empfang von E-Rechnungen gilt der 1. September 2026, für deren Ausstellung der 1. September 2027.

Ein Prüfungsprozess, wiederholt in jedem Land

Frankreich ist nicht das einzige Land, in dem Payhawk diese Analyse durchführt. Dasselbe Steuerteam führt sie für jede Niederlassung durch, darunter in Spanien, den Niederlanden, Litauen, Deutschland und dem Vereinigten Königreich. Jedes Land hat seinen eigenen Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung. Selbst bereits bestätigte Termine können sich ändern. Dilyana erklärt:

Wir arbeiten mit unseren lokalen Steuerberatern zusammen, die uns helfen, diese Komplexität zu bewältigen und uns schnell an aktualisierte oder kurzfristig geänderte Fristen anzupassen.

Daraus ist ein Prozess entstanden, den das Team für jede neue Niederlassung wiederholt: die Gesetzgebung in jedem Land verfolgen, mit einem lokalen Steuerberater vor Ort zusammenarbeiten und dieselbe interne Transaktionsprüfung durchführen, um zu ermitteln, welche Entität als Erste handeln muss.

Auf diese Weise konnte Payhawk feststellen, dass Frankreich dringenden Handlungsbedarf erfordert. Länder, in denen die Vorgaben noch nicht endgültig feststehen, wurden hingegen zunächst nachrangig behandelt.

Warum es sich hierbei nicht um ein IT-Ticket handelt

In vielen Finanzteams liegt der erste Gedanke nahe, E-Rechnungen als reines IT-Thema zu behandeln: Eine Schnittstelle auswählen, anschließen, fertig. Dilyana widerspricht dieser Sichtweise:

E-Rechnungen sind keine reine IT-Aufgabe, die es einfach abzuarbeiten gilt. Die Einführung bedeutet für Unternehmen – auch für Payhawk –, einen Schritt zurückzutreten und das eigene Geschäftsmodell und die bestehenden Abläufe genau zu betrachten. Für Payhawk SAS bedeutete das, die im vergangenen Jahr erbrachten und bezogenen Leistungen zu analysieren, sich mit dem Vertrieb zu neu abgeschlossenen oder bevorstehenden Verträgen auszutauschen, die neue Arten von Leistungen mit sich bringen könnten, und gemeinsam mit dem Unternehmen zu prüfen, ob Umstrukturierungen oder neue konzerninterne Transaktionen geplant sind, aus denen neue Verkaufs- oder Einkaufsvorgänge entstehen könnten. Darüber hinaus mussten die Stammdaten von Lieferanten und Kunden überprüft sowie weitere unternehmensspezifische Aspekte berücksichtigt werden, die für die Einstufung ausschlaggebend sein könnten.

Auf den ersten Blick ist die Situation bei der französischen Entität von Payhawk unkompliziert. Sie stellt Rechnungen für grenzüberschreitende Leistungen aus, die nicht unter die verpflichtende E-Rechnung fallen.

Bei einzelnen Transaktionen kann sich die Situation jedoch anders darstellen: Weiterbelastungen an andere in Frankreich umsatzsteuerlich registrierte Entitäten können ein Unternehmen ohne Vorwarnung wieder in den Geltungsbereich der Regelung bringen.

Dilyana nennt als Beispiel gemeinsame Marketingkampagnen, bei denen die beteiligten Unternehmen zunächst die gesamten Kosten übernehmen und anschließend einen Teil davon an lokale Gesellschaften weiterbelasten. Bei diesen Weiterbelastungen kann es sich um inländische, umsatzsteuerpflichtige B2B-Transaktionen handeln, die unter die Vorgaben fallen.
„Allerdings können außergewöhnliche Ereignisse unsere Situation verändern. Sollte ein solcher Fall eintreten, müssen wir möglicherweise darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen auszustellen“, fügt sie hinzu.

Aus diesem Grund hat Payhawk bereits jetzt mit den Vorbereitungen für den Versand von E-Rechnungen begonnen, lange vor Ablauf der Frist im Jahr 2027. Die Vorschrift verlangt dies zwar noch nicht, doch ein Abwarten würde das Unternehmen später in eine schlechtere Ausgangslage bringen. Dilyana beschreibt die Situation, die sie zu vermeiden versucht:

Es lässt sich nicht mit Sicherheit vorhersagen, ob künftig außergewöhnliche Weiterbelastungen anfallen werden. Andernfalls könnte folgende Situation entstehen: Jemand aus dem Unternehmen kommt auf das Finanzteam zu, um Kosten weiterzubelasten, und wir müssten antworten: „Das können wir nicht, weil wir nicht darauf vorbereitet sind, diese Rechnung auszustellen.“ Das entspricht nicht dem Selbstverständnis, das wir als Finanzfunktion haben möchten.

Für den Empfang und den Versand von E-Rechnungen können unterschiedliche Anbieter eingesetzt werden. Insbesondere für ein Unternehmen, das diesen Prozess innerhalb eines Jahres abwickelt, ist dies durchaus möglich. Payhawk verfolgt diesen Ansatz jedoch nicht:

Aus praktischen Gründen werden wir für den Versand von Rechnungen dieselbe Plattform nutzen, die wir auch für den Empfang verwenden. Es ist einfach sinnvoll, alles bei einem einzigen Anbieter zu bündeln, anstatt für dasselbe Unternehmen und dieselbe Art von Geschäftstätigkeit mehrere Plattformen zu verwalten.

Daneben gibt es noch eine zweite Anforderung, die leicht übersehen wird. Jede Transaktion, die nicht unter die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung fällt – einschließlich der Rechnungen für internationale grenzüberschreitende Transaktionen, die Payhawk jeden Monat ausstellt –, muss dennoch den französischen Steuerbehörden gemeldet werden. „Diese Rechnungen fallen nicht unter die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung“, erklärt Dilyana, „dennoch sind wir verpflichtet, den Steuerbehörden zu melden, dass wir diese Rechnungen ausgestellt haben.“
Payhawk geht davon aus, dass die elektronische Meldung über dieselbe Plattform wie die elektronische Rechnungsstellung erfolgen wird und nicht über ein zusätzliches drittes System.

Was sich für die Kreditorenbuchhaltung ändert

Auf der Empfängerseite ist die Umstellung im Tagesgeschäft unkomplizierter, und genau hier ist Dilyana am zuversichtlichsten. Sobald ein Lieferant eine strukturierte E-Rechnung ausstellt, wird diese automatisch in Payhawk erfasst und der entsprechenden Ausgabe zugeordnet, ohne dass jemand aus dem Finanzteam eine PDF-Datei anfordern muss.

„Wir müssen keine lokalen Lieferanten oder Mitarbeitenden mehr um PDF-Kopien bitten, da alles automatisch in Payhawk erscheint“, sagt sie. Dies gilt für Rechnungen von inländischen Lieferanten, die das Finanzteam für den Vorsteuerabzug benötigt. Für ein Unternehmen mit nennenswerten inländischen Ausgaben bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis.

Darüber hinaus gibt es einen zweiten Vorteil, der nichts mit der Geschwindigkeit zu tun hat. Die strukturierte elektronische Rechnungsstellung zwingt die Aussteller dazu, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Adressen und SIRET-/SIREN-Registrierungsnummern zu überprüfen, bevor eine Rechnung versendet wird, da auf diese Weise Aussteller und Empfänger miteinander verknüpft werden. Dilyana erklärt:

Rechnungen gehen von Anfang an korrekt ein – ohne Hin und Her.
Eine gültige Umsatzsteuerrechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Daher wird ein inländischer Lieferant, der nicht bereit ist, fristgerecht konforme E-Rechnungen auszustellen, zu einem Problem für jeden, der die Umsatzsteuer zurückfordern möchte. Dilyana hofft, dass die Finanzbehörden während der Umstellungsphase eine gewisse Toleranz an den Tag legen, während sich der Markt anpasst – doch das Risiko ist real für jeden, dessen Lieferanten im Rückstand sind.

Was tun bei verspätetem Start?

Dilyanas Empfehlung für Finanzverantwortliche, die mit den Vorbereitungen im Rückstand sind, folgt einer klaren Reihenfolge. Statt alles gleichzeitig angehen zu wollen, sollten die einzelnen Schritte nacheinander umgesetzt werden.

Erstens: Eine Plattform für den Empfang von E-Rechnungen einrichten. Das ist verpflichtend und hängt nicht von der Größe des Unternehmens ab. Der 1. September 2026 gilt für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Kategorie. Dieser Schritt kann daher umgesetzt werden, bevor die genaue Einstufung des Unternehmens feststeht.

Zweitens: Prüfen, welcher Kategorie die französische Gesellschaft anhand der Schwellenwerte für PME, ETI und Großunternehmen zuzuordnen ist. Maßgeblich ist dabei das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr der französischen Gesellschaft selbst, nicht das des Mutterunternehmens. Für Großunternehmen und ETI gilt für den Versand von E-Rechnungen dieselbe Frist wie für den Empfang. Für PME und Kleinstunternehmen gilt hingegen eine Frist bis 2027. Dilyana empfiehlt jedoch, bereits jetzt mit den Vorbereitungen zu beginnen – denn ein Jahr vergeht schnell.

Für Unternehmen, die spät mit den Vorbereitungen beginnen, kann eine Plattform wie die von Payhawk besonders hilfreich sein. Die auf Basis von Invopop über das Peppol-Netzwerk entwickelte Lösung ermöglicht es Unternehmen, sich schnell und regelkonform zu registrieren und E-Rechnungen zu empfangen, ohne dass dafür ein langwieriges Implementierungsprojekt erforderlich ist. So bleibt Zeit für die anspruchsvolleren Aufgaben: das eigene Geschäftsmodell und die bestehenden Abläufe zu prüfen, mit Vertrieb und anderen relevanten Bereichen zu klären, was ansteht, und die konkreten Gegebenheiten mit dem Steuerberater zu besprechen. „Das erleichtert ihnen die Entscheidung und verschafft ihnen die Zeit, die nächsten Schritte zu planen“, fügt Dilyana hinzu.
Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen kann, wie Dilyana sagt, „über Nacht entstehen“.

Zwei verbundene französische Gesellschaften, die heute noch keine Geschäfte miteinander tätigen, könnten beispielsweise aus Verrechnungspreisgründen damit beginnen. Auch eine einzelne, einmalige Transaktion kann unerwartet auftreten. Unabhängig davon, wie das Geschäftsmodell auf dem Papier aussieht, lohnt es sich daher, darauf vorbereitet zu sein, eine E-Rechnung auszustellen, sobald eine Transaktion außerhalb des üblichen Geschäftsmodells anfällt.

Bereit zu sein ist einfacher, wenn Empfang und Versand von E-Rechnungen über eine zentrale Plattform abgewickelt werden. Verfolgen Sie den Weg einer Rechnung vom Lieferanten bis ins ERP-System. Sehen Sie sich unser Webinar zur Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung an, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie Payhawk und Invopop die Erfassung, Validierung, Genehmigung und ERP-Synchronisierung für alle von Ihnen betreuten Unternehmen abwickeln.