Qué ha aprendido la directora fiscal de Payhawk al prepararse para cumplir con la facturación electrónica obligatoria en Francia

Payhawk cuenta con una filial francesa, así que hicimos el ejercicio con nosotros mismos. Dilyana Peycheva, nuestra directora fiscal, nos explicó cuáles fueron los pasos. Hicimos más que contentarnos con la primera respuesta que encontramos. Comprobamos todo en profundidad, porque la situación podía cambiar en cualquier momento.

Dos fechas, cuatro categorías y una empresa que catalogar

Tenemos dos obligaciones distintas en una, cada una con su fecha de inicio concreta. Desde el 1 de septiembre de 2026, toda empresa con sede en Francia sin excepción debe estar capacitada para recibir facturas electrónicas. Dilyana lo explica así:

Lo primero que hice fue comprobar la fecha a partir de la cual sería obligatorio recibir y emitir facturas electrónicas y ver qué plazos se aplicarían a Payhawk en Francia. La fecha para recibir facturas electrónicas estaba más que clara y, a decir verdad, no era algo que me preocupara. Sabía que Payhawk tenía las espaldas cubiertas gracias a sus productos.

Para emitir facturas electrónicas, la cosa cambia. Es ahí donde tienes que prestar atención al tamaño de tu empresa. Para ello, Francia divide las empresas en cuatro categorías, que se basan en el resultado del último ejercicio fiscal vencido de la empresa registrada en Francia, y no en el resultado de la empresa matriz.

Categoría	N.º de empleados	Volumen de negocios	Balance contable	Fecha límite
Empresa grande	5000 o más	Más de 1500 M €	Más de 2000 M €	01/09/2026
Empresa mediana	Menos de 5000	Hasta 1500 M €	Hasta 2000 M €	01/09/2026
Pequeña y mediana empresa (pyme)	Menos de 250	Hasta 50 M €	Hasta 43 M €	01/09/2027
Microempresa	Menos de 10	Hasta 2 M €	Hasta 2 M €	01/09/2027

Lo primero que hay que comprobar es la plantilla. Si superas el número de empleados, da igual cómo salgan las cuentas, porque cambiarás de categoría. Si no superas esta cifra, solo subirás de categoría si tanto tu volumen de negocios como el balance contable superan el umbral. Eso significa que una empresa con 300 empleados y 30 M € de volumen de negocios se considerará una empresa mediana y tendrá que emitir facturas electrónicas desde el 2026, ya que lo que cuenta en ese caso solo es la plantilla.

Payhawk consultó a su asesor fiscal sobre su filial francesa. Había un año de diferencia entre ambos requisitos: debía recibir facturas electrónicas desde el 1 de septiembre de 2026 y emitirlas desde el 1 de septiembre de 2027.

Un sistema de control que replicamos en cada país

Francia no es el único país en el que Payhawk está haciendo estos análisis. El equipo fiscal está replicándolos en todas sus filiales, lo que incluye España, Países Bajos, Lituania, Alemania y Reino Unido. Cada país tiene sus plazos para la introducción de la factura electrónica, aunque las fechas ya anunciadas no dejan de cambiar. Dilyana nos lo explica:

Estamos en contacto con nuestros asesores fiscales locales, que nos ayudan a lidiar con esta situación y a adaptarnos lo antes posible a cualquier novedad o cambio en los plazos.

Hemos establecido un procedimiento que el equipo repite cada vez que aparece un nuevo requisito de factura electrónica. Estamos al tanto de la legislación de cada país, trabajamos con asesores fiscales locales y hacemos el mismo proceso de revisión interno de las transacciones para ver cuál de nuestras filiales debemos priorizar. Payhawk hizo este proceso para decidir que Francia era la prioridad y dejamos para otro momento aquellos países donde la legislación todavía no está madura.

Esto no es algo que el equipo de Informática pueda resolver en un segundo

Muchos equipos de finanzas tratan la factura electrónica, de manera instintiva, como una nueva solicitud para los informáticos. Como si bastara con enchufar, encender y listo. Dilyana se opuso a esta idea:

La factura electrónica no es algo que el equipo de Informática pueda resolver por las buenas. Implantar la factura electrónica significa que las empresas, inclusive Payhawk, deben tomar un poco de perspectiva y analizar su modelo operativo en su conjunto. Para Payhawk SAS, nuestra filial francesa, esto pasó por analizar el tipo de bienes y servicios adquiridos y prestados en el último año, comprobar con el equipo de Ventas cualquier contrato reciente o futuro que pueda introducir nuevos tipos de suministros, confirmar con la filial si estaba previsto cualquier tipo de reestructuración o transacción entre empresas que fuera a generar nuevas adquisiciones o ventas, y validar los datos de proveedores y clientes, así como cualquier otra particularidad empresarial que pudiera influir en el proceso.

Sobre el papel, la filial francesa de Payhawk es bastante sencilla: solo emite facturas por suministros internacionales transfronterizos a los que no se les aplicaría la factura electrónica obligatoria. No obstante, si analizamos las transacciones con lupa, la historia es bien distinta: toda transacción con una entidad con sede fiscal en Francia hace que, sin previo aviso, tu empresa vuelva a estar en el punto de mira.

Dilyana pone como ejemplo las campañas de marketing conjuntas, en las que los participantes comparten el coste de la campaña y luego cargan parte de este coste a las entidades locales. Este tipo de repercusión de gastos pueden considerarse transacciones nacionales entre empresas en las que aplica el IVA, lo que significa que se aplicaría la obligatoriedad de la factura electrónica. «Dicho esto, siempre puede ocurrir alguna eventualidad que cambie las tornas, por lo que tenemos que estar preparados para emitir facturas electrónicas», añade.

Por ese motivo, Payhawk ya ha empezado a prepararse para emitir facturas electrónicas, mucho antes de la fecha límite. La ley no le obliga a hacerlo hasta 2027, pero esperar hasta última hora podría perjudicar a la empresa. Dilyana nos explica qué es lo que está intentando evitar:

No hay manera de saber a ciencia cierta si va a aparecer alguna transacción puntual que nos obligue a emitir facturas electrónicas en algún momento. Si no somos previsores, puede que alguien de la división empresarial contacte con Finanzas para repercutir un coste y que tengamos que decirle que no podemos porque no estamos preparados para emitir ese tipo de facturas. No es así como nos gusta trabajar en nuestro departamento.

Se puede contar con proveedores distintos para recibir y emitir facturas electrónicas, y es lo que probablemente acabe haciendo una empresa que implante cada solución con un año de diferencia. Pero Payhawk quiere hacer las cosas de manera distinta:

Por una cuestión práctica, queremos utilizar la misma plataforma para emitir y recibir nuestras facturas. Creemos que tiene sentido que todo esté gestionado por un mismo proveedor, en vez de tener que utilizar distintas plataformas para una misma empresa y un mismo tipo de actividad.

Hay un segundo requisito en paralelo a todo lo anterior que muchos pasan por alto. Toda transacción para la que no sea obligatoria la factura electrónica, lo que incluye las facturas de transacciones internacionales que Payhawk emite todos los meses, se debe reportar ante las autoridades fiscales francesas. «No es obligatorio utilizar facturas electrónicas en estos casos», nos explica Dilyana, «pero sí que estamos obligados a notificar a las autoridades fiscales de que hemos emitido estas facturas».

Payhawk pretende que la presentación de informes electrónicos se integre dentro de la misma plataforma que la facturación electrónica, en lugar de introducir un nuevo programa para complementar todo lo anterior.

Lo que cambia para las cuentas por pagar

En lo que respecta a la recepción de facturas, el cambio será mucho más sencillo, y es lo que más tranquila tiene a Dilyana. Cuando un proveedor emite una factura electrónica, Payhawk la recibe y procesa automáticamente, la concilia con el gasto correspondiente y el equipo de Finanzas se evita tener que ir tras un archivo PDF.

«Se acabó el tener que perseguir a proveedores locales o a los empleados responsables para que te envíen las copias en PDF de las facturas, porque todo aparecerá registrado de manera automática en Payhawk», nos cuenta. Eso incluye las facturas de los proveedores locales, que son las que interesan a los equipos de Finanzas para la deducción del IVA. Para una empresa que incurre en gastos sustanciales a nivel nacional, esto libera muchísimo tiempo.

Hay una segunda ventaja que no tiene que ver con la agilidad. El uso de facturas electrónicas conformes obliga a los emisores a validar el CIF, la dirección y el resto de datos identificativos para poder emitir la factura, porque es la manera de conectar al emisor y al receptor. Dilyana nos cuenta:

Las facturas llegarán sin errores desde el primer momento, lo que nos evita idas y venidas.

Para poder deducirse el IVA, es necesario contar con facturas válidas con IVA incluido, por lo que un proveedor local que no esté capacitado para emitir facturas electrónicas conformes a la normativa a tiempo supondrá un problema para quien intente deducirse el IVA de sus facturas. Dilyana espera que las autoridades fiscales sean flexibles durante el periodo de transición hasta que el mercado se adapte a estos cambios, aunque existe un riesgo real para quienes trabajen con proveedores que se queden desfasados.

Qué hacer si ya vas tarde

Dilyana recomienda a todo responsable de Finanzas que vaya un poco tarde a seguir los siguientes pasos en orden. Es mejor ir poco a poco que intentar resolverlo todo de golpe.

Primero: hazte con una plataforma para recibir facturas electrónicas. Esto no es algo opcional. Tampoco importa el tamaño de tu empresa. El plazo del 1 de septiembre de 2026 se aplica a toda empresa, con independencia de su tamaño, por lo que puedes hacer esto sin necesidad de esperar a saber en qué categoría estás.

Segundo: comprueba si tu empresa encaja en la categoría de microempresa, pyme, mediana o gran empresa en Francia, para lo que debes comprobar el último ejercicio completo de la empresa con sede en Francia, no de la matriz. Si se trata de una empresa grande o mediana, la fecha para emitir y recibir facturas electrónicas es la misma. Si por el contrario se trata de una pyme o microempresa, tienes hasta 2027 para empezar a emitirlas, aunque Dilyana recomienda empezar a prepararlo todo lo antes posible, porque un año pasa volando.

Para las empresas que ya vayan tarde, las plataformas como Payhawk merecen especialmente la pena. Su plataforma fusiona la interfaz Invopop con la red Peppol y permite a cualquier empresa registrar y empezar a emitir facturas electrónicas de manera rápida y conforme a la ley, sin necesidad de pasar por un proceso de adaptación largo, lo que nos permite dedicar el tiempo a lo que de verdad merece la pena: revisar el modelo operativo de la empresa, anticipar lo que está por llegar a nivel empresarial y de ventas y consultar las particularidades de tu caso con tu asesor fiscal. «Esto les facilitará tomar las decisiones y les dará tiempo para definir lo que hay que hacer», añade Dilyana.

La obligatoriedad de emitir facturas electrónicas, como dice Dilyana, «puede aparecer de la noche a la mañana».

Es posible que dos empresas que operen en Francia que a día de hoy no comercian entre sí empiecen a hacerlo porque les convienen los precios de transferencia. En cualquier momento puede aparecer de la nada un pedido aislado. No importa cuál sea tu modelo operativo: vale la pena prepararse para cualquier eventualidad y poder emitir una factura electrónica cuando lo necesites.

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Es mucho más fácil estar preparado cuando todo entra y sale por un mismo sitio. Sigue el recorrido de una factura desde el proveedor hasta el ERP. Echa un vistazo a nuestro webinario sobre automatización de facturas electrónicas para descubrir cómo Payhawk e Invopop gestionan la recopilación, validación, aprobación y sincronización de facturas con el sistema de ERP conforme a los requisitos de cada una de las entidades que gestionas.