De la solicitud al pago: orquesta las compras con el Agente IA de Compras de Payhawk

Como responsable financiero, sabes que el proceso de solicitud de compra es donde el control se puede perder más rápido. Cuando el proceso es claro y fácil de seguir, los empleados no buscan atajos, el gasto se mantiene visible y la política se aplica de forma automática, sin cadenas interminables de correos, bucles de aprobación confusos ni hojas de Excel dispersas.

Para mantener el control antes de que el dinero salga de la empresa, necesitas un único flujo que conecte la solicitud con el pago, no una suma de herramientas aisladas que solo muestran los problemas cuando ya han ocurrido.

Y esto no es una aspiración lejana. Es exactamente lo que hace el Agente IA de Compras de Payhawk. Convierte solicitudes en lenguaje natural en flujos de trabajo automatizados de principio a fin, permitiendo a los equipos financieros avanzar más rápido, tomar mejores decisiones y dedicar tiempo a lo que realmente impulsa el negocio.

El contexto actual: la IA ya está aquí en compras

Según la principal predicción de Procurement Magazine para 2026, la IA autónoma en compras no es algo que esté por llegar: ya está activa. El sector anticipa que los procesos de aprobación manuales irán desapareciendo a medida que la IA evolucione desde una simple digitalización hacia una ejecución real dentro de controles.

El Agente IA de Compras de Payhawk representa exactamente ese cambio en la práctica.

Cómo el Agente IA de Compras hace que finanzas sea más ágil, segura y sencilla

Seguro que conoces la situación: un equipo necesita una nueva herramienta de software. Tiene sentido, hay presupuesto y el impacto es claro. Pero conseguir que la solicitud avance es lo complicado. Varias aprobaciones, contexto disperso, precios que hay que rastrear y retrasos en cada paso.

En empresas multinacionales, el problema se multiplica. Sistemas distintos, múltiples entidades y procesos inconsistentes generan fricción constante. Los responsables financieros tienen que equilibrar control, cumplimiento y velocidad, a menudo sacrificando uno para proteger los otros.

Aquí es donde entra el Agente IA de Compras. En lugar de obligar a los equipos a descifrar el proceso, el agente transforma solicitudes en lenguaje natural en flujos totalmente alineados con la política. Gestiona aprobaciones, aplica reglas y activa el pago en segundo plano, sin frenar la operativa.

El resultado es claro: finanzas recupera el control, los equipos avanzan más rápido y el proceso de compra se vuelve sencillo, seguro y transparente.

Descubre el Agente IA de Compras en acción

¿Quieres ver cómo funciona en la práctica?

En el breve vídeo a continuación, Martin Reindl, VP of Customer Success en Payhawk, muestra una solicitud de compra paso a paso:

• Envía la solicitud en lenguaje natural
• El Agente identifica y confirma el tipo de solicitud (por ejemplo, una nueva suscripción)
• Recupera el contexto del proveedor y los precios
• La enruta por las aprobaciones correctas y realiza seguimientos automáticos para evitar bloqueos
• Una vez aprobada, emite una tarjeta de un solo uso y completa el pago

El resultado: finanzas mantiene el control, los equipos no financieros avanzan más rápido y cada paso queda completamente trazable.

Cuando las buenas ideas se atascan: el coste real de unas compras rotas

Imagina este escenario: eres el CFO de una multinacional en crecimiento y el equipo de operaciones te presenta una solicitud urgente. Han identificado un software logístico que ahorraría tiempo y reduciría errores en varias regiones. La decisión es clara. Lo que frena todo no es decidir, sino ejecutar.

• Las aprobaciones están definidas, pero operativamente fragmentadas entre correos, herramientas y hojas de cálculo. Nada avanza sin empujes manuales.
• El contexto no viaja con la solicitud. Precios, condiciones, impacto presupuestario y datos del proveedor se recopilan tarde y de forma dispersa.
• El control llega después. Cuando finanzas ve el conjunto, ya hay compromisos adquiridos o atajos fuera del proceso.
• La velocidad entra en conflicto con el cumplimiento. O se espera y se pierde impulso, o se avanza creando excepciones que luego hay que corregir.

Para un CFO, esto no es solo frustrante, es un problema estratégico. Un proceso de compras lento frena el crecimiento, reduce la productividad y hace muy difícil aplicar el control de forma consistente.

Y no es un caso aislado. A día de hoy, muchos equipos financieros dedican más tiempo a gestionar el desorden que a tomar decisiones que realmente mueven el negocio.

Dejar de perseguir aprobaciones: compras más rápidas y alineadas con la política

El Agente IA de Compras cambia de raíz cómo funcionan las compras porque ataca directamente las causas del retraso y del riesgo, sin añadir capas manuales sobre sistemas que ya no escalan.

En la práctica, esto significa:

• Más rapidez: las solicitudes avanzan automáticamente por los flujos correctos, reduciendo días o semanas de aprobación.
• Más seguridad: la política se aplica de forma consistente, los presupuestos se respetan y las aprobaciones se controlan en tiempo real.
• Más control: finanzas ve cada paso según ocurre, no después. Se detectan desviaciones antes de que se conviertan en problemas.
• Trazabilidad completa: cada solicitud queda registrada con contexto total, sin búsquedas posteriores de justificantes o aprobaciones.

La diferencia no es solo eficiencia. Es la capacidad de decir “sí” más a menudo, porque las barreras adecuadas ya están integradas.

Cómo funciona realmente el Agente IA de Compras de Payhawk

El Agente IA de Compras no automatiza un paso aislado. Orquesta todo el recorrido de compra para que los equipos avancen rápido sin perder control:

• Envía la solicitud en lenguaje natural: El empleado indica al agente lo que necesita, sin formularios, manuales ni dudas sobre qué campos rellenar. Basta con escribir o decir algo como: “Necesitamos una suscripción a Salesforce para el equipo comercial”.
• El Agente identifica el tipo de solicitud y recopila el contexto: La IA determina si se trata de una nueva suscripción, la compra de hardware, un contrato de servicios o el alta de un proveedor, y recoge automáticamente la información necesaria (precios, condiciones y datos del proveedor) a partir de enlaces, archivos o contratos. No hay que introducir datos a mano ni perseguir presupuestos.
• Involucra a los responsables y realiza seguimientos: El agente sabe quién debe aprobar cada solicitud según la política de la empresa. Les notifica, les mantiene informados y envía recordatorios si una decisión queda pendiente, sin necesidad de seguimientos manuales ni correos de “solo para recordar”.
• Asigna el presupuesto y emite una tarjeta de un solo uso: Una vez aprobada la solicitud, el agente asigna el presupuesto correspondiente y emite una tarjeta Payhawk segura y de un solo uso vinculada a esa compra concreta. El método de pago está disponible al instante y solo puede utilizarse para lo aprobado, sin desviaciones ni sorpresas.
• La compra se completa: El equipo obtiene lo que necesita, finanzas mantiene el control del gasto y todo el proceso queda plenamente trazable. Existe un registro completo de qué se solicitó, quién lo aprobó, cuánto costó y cuándo se realizó.

La clave está en la orquestación. En lugar de correos y hojas de cálculo, la información llega a la persona adecuada en el momento adecuado. No se elimina el criterio humano; se elimina el trabajo que impide ejercerlo.

Descubre cómo PrimeFlight Aviation lleva a la práctica los procesos de compras de Payhawk en este breve caso de cliente.

Impacto real: el caso de PrimeFlight

PrimeFlight, un grupo internacional del sector aeronáutico, vivía exactamente este problema tras crecer mediante adquisiciones: múltiples sistemas, procesos inconsistentes y escasa visibilidad entre entidades. El equipo financiero dedicaba más tiempo a corregir errores que a gestionar el gasto de forma estratégica.

Desde 2025, PrimeFlight UK trabaja con Shapes y Payhawk para unificar compras y aprobaciones en una sola plataforma. Los resultados fueron inmediatos: aprobaciones más rápidas, presupuestos bajo control automático y trazabilidad total.

https://payhawk.com/es/clientes/primeflight-eficiencia-proceso-compras-empresa-payhawk

La solución de compras de Payhawk está muy automatizada. Rellena los datos por nosotros, todo va mucho más rápido y podemos dedicar tiempo a aportar valor real a la empresa.

Gracias a la orquestación de flujos en lugar de la gestión manual, el equipo financiero de PrimeFlight ganó visibilidad en tiempo real, estructura en compras y capacidad para centrarse en decisiones de futuro.

Finanzas más ágil, segura y preparada para escalar

Con el Agente IA de Compras de Payhawk, los equipos financieros dejan atrás aprobaciones manuales y la persecución constante de documentación. Cada solicitud avanza más rápido, el cumplimiento está integrado, el gasto se mantiene bajo control y todo es auditable.

El resultado es una función financiera que puede centrarse en decisiones estratégicas, crecer con confianza y escalar sin renunciar al control.

Si quieres saber cómo el Agente IA de Compras puede transformar las operaciones financieras en tu equipo, puedes solicitar una demo con nuestro equipo.