Von der Anfrage bis zur Zahlung: Gestalten Sie Ihren gesamten Einkaufsprozess neu – mit dem KI-gestützten Procurement Agent von Payhawk

Als Finance Leader wissen Sie, wie wichtig ein sauber funktionierender Purchase-Request-Prozess ist. Genau an dieser Stelle geht Kontrolle oft am schnellsten verloren. Ist der Beschaffungsprozess klar und einfach, umgehen Mitarbeitende ihn nicht. Ausgaben bleiben transparent, und Richtlinien werden automatisch eingehalten – ganz ohne endlose E-Mail-Ketten, unübersichtliche Freigabeschleifen oder manuelles Suchen in Tabellen. Entscheidend ist ein durchgängiger Ablauf von der Anfrage bis zur Zahlung. Nur so behält Ihr Team die Kontrolle, bevor Geld das Unternehmen verlässt – und nicht erst, wenn Probleme sichtbar werden.

Das ist keine ferne Vision. Genau das leistet der AI Procurement Agent von Payhawk bereits heute. Er übersetzt Anfragen in natürlicher Sprache in automatisierte End-to-End-Workflows. So können Finanzteams schneller arbeiten, bessere Entscheidungen treffen und sich endlich auf Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

Und der Zeitpunkt dafür könnte kaum besser sein. Laut der Top-Prognose von Procurement Magazine für 2026 ist autonome KI in der Beschaffung nicht nur auf dem Vormarsch – sie ist bereits Realität. Branchenführende gehen davon aus, dass manuelle Genehmigungsprozesse mit zunehmender Reife von KI obsolet werden. Weg von reiner Digitalisierung, hin zu echter Autonomie. Genau diesen Wandel setzt der AI Procurement Agent von Payhawk heute schon um.

Wie der Procurement Agent von Payhawk Finance schnell, sicher und einfach macht

Sie kennen das Problem: Eine Kollegin oder ein Kollege möchte ein neues Software-Tool einsetzen. Der Bedarf ist klar, der Mehrwert fürs Unternehmen liegt auf der Hand, das Budget ist freigegeben – doch der Weg zur Genehmigung ist mühsam. Mehrere Freigaben sind nötig, Preise und Hintergründe müssen recherchiert werden, und jeder zusätzliche Schritt kostet Zeit.

Für international aufgestellte Unternehmen ist die Situation noch komplexer. Unterschiedliche Systeme, mehrere Gesellschaften und uneinheitliche Prozesse sorgen an jeder Stelle für Reibung. Finanzverantwortliche stehen ständig vor dem Spagat zwischen Kontrolle, Compliance und Geschwindigkeit – und müssen oft einen dieser Faktoren opfern, um die anderen abzusichern.

Genau hier kommt unser AI Procurement Agent ins Spiel. Anstatt Teams selbst durch komplizierte Abläufe navigieren zu lassen, übersetzt der Agent Anfragen in natürlicher Sprache in vollständig regelkonforme Workflows. Er steuert Genehmigungen, wendet Richtlinien an und treibt Zahlungen voran – alles im Hintergrund und ohne Prozesse auszubremsen.

Mit dem Procurement Agent gewinnen Finanzteams die Kontrolle zurück, Teams arbeiten schneller, und der gesamte Einkaufsprozess wird einfach, sicher und transparent.

Erleben Sie den AI Procurement Agent von Payhawk in Aktion

Möchten Sie sehen, wie der AI Procurement Agent tatsächlich funktioniert?

Im kurzen Video unten führt Martin Reindl, unser VP of Customer Success, durch einen Kaufantrag in der Praxis.

• Zunächst stellt er seine Anfrage in natürlicher Sprache
• Der Agent erkennt und bestätigt die Art der Anfrage (z. B. neues Abonnement)
• Anschließend ergänzt er Lieferanten- und Preisinformationen
• Leitet die Anfrage durch die richtigen Genehmigungen weiter und erinnert bei Bedarf, um Verzögerungen zu vermeiden
• Nach der Freigabe stellt er eine Einmalkarte aus und schließt die Zahlung ab

Das Ergebnis: Finance behält die Kontrolle, Fachabteilungen kommen schneller voran, und jeder Schritt bleibt vollständig nachvollziehbar und revisionssicher.

Wenn gute Ideen ins Stocken geraten: die wahren Kosten einer fragmentierten Beschaffung

Ein weiteres Beispiel für einen mühsamen manuellen Beschaffungsprozess: Sie sind CFO eines wachsenden multinationalen Unternehmens. Das Operations-Team kommt mit einer dringenden Anfrage auf Sie zu. Es geht um eine Logistiksoftware, die Zeit sparen und Fehler in mehreren Regionen reduzieren könnte. Auf dem Papier ist die Entscheidung eindeutig. Was alles ausbremst, ist nicht das „Ob“, sondern das „Wie“ der Umsetzung:

• Genehmigungen sind formal geregelt, aber operativ zersplittert. Finance, Legal und Operations kennen ihre Rolle. Der Prozess selbst verteilt sich jedoch auf Postfächer, Tools und Tabellen. Ohne manuelles Nachschieben kommt nichts in Bewegung.
• Der Kontext reist nicht mit der Anfrage. Preise, Vertragskonditionen, Budgetauswirkungen und Lieferantendaten werden parallel zusammengetragen – oft zu spät und selten an einem Ort.
• Kontrolle greift erst im Nachhinein. Wenn Finance den vollständigen Überblick erhält, sind Umgehungslösungen längst entstanden oder Ausgaben bereits außerhalb des Prozesses gebunden.
• Geschwindigkeit wird zum Gegenpol von Compliance. Teams warten und verlieren Momentum – oder handeln vorab und schaffen Ausnahmen, die Finance später aufräumen muss.

Für CFOs ist das nicht nur frustrierend, sondern ein strategisches Problem. Langsame Beschaffung bremst Wachstum, senkt die Produktivität und macht es nahezu unmöglich, Compliance konsequent und einheitlich durchzusetzen.

Und das ist kein Einzelfall. Finanzverantwortliche verbringen vielerorts mehr Zeit damit, Komplexität zu verwalten, als Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

Schluss mit dem Hinterherlaufen bei Freigaben: schnellere, regelkonforme Beschaffung mit einem AI Procurement Agent

Der AI Procurement Agent verändert die Beschaffung grundlegend, indem er genau die Ursachen beseitigt, die Prozesse verlangsamen und Risiken schaffen. Statt weitere manuelle Schritte auf brüchige Systeme zu setzen, nimmt er Reibung an jeder Stelle aus dem Prozess.

Das bedeutet konkret:

• Schneller: Anfragen durchlaufen automatisch die richtigen Workflows. Genehmigungszyklen verkürzen sich um Tage, teils um Wochen. Kein Nachjagen von Stakeholdern, kein Warten auf Antworten in überfüllten Postfächern.
• Sicherer: Compliance-Regeln greifen bei jeder Anfrage konsistent. Freigaben sind in Echtzeit sichtbar, Budgets werden automatisch eingehalten. Finance muss sich nicht darauf verlassen, dass Regeln erinnert werden – das System setzt sie durch.
• Kontrollierter: Finance sieht jeden Schritt jeder Anfrage, während er passiert, nicht erst im Nachhinein. Diese Transparenz reduziert Überausgaben, erkennt Fehler frühzeitig und liefert belastbare Entscheidungsgrundlagen.
• Revisionssicher: Jede Anfrage wird mit vollständigem Kontext dokumentiert – wer sie gestellt hat, wer genehmigt hat, welche Kosten entstanden sind und warum der Kauf notwendig war. So entsteht eine klare, nachvollziehbare Historie für Reporting, Analysen und Prüfungen, ohne nachträgliches Suchen nach Belegen oder Freigaben.

Der Unterschied liegt nicht nur in Geschwindigkeit oder Effizienz. Es geht darum, Finance-Teams in die Lage zu versetzen, häufiger „Ja“ zu sagen, weil die richtigen Leitplanken bereits von Beginn an greifen.

So funktioniert es: hinter den Kulissen des AI Procurement Agent von Payhawk

Der AI Procurement Agent von Payhawk automatisiert nicht nur einzelne Schritte. Er orchestriert den gesamten Einkaufsprozess, damit Finance die Kontrolle behält, während Teams schnell handeln können. So läuft es ab:

• Anfrage in natürlicher Sprache stellen. Mitarbeitende sagen dem Agenten einfach, was sie benötigen – ohne Formulare, ohne Handbücher, ohne Rätselraten. Natürlich und direkt, zum Beispiel: „Wir benötigen ein Salesforce-Abonnement für das Sales-Team.“
• Der Agent erkennt die Anfrageart und sammelt den Kontext. Die KI identifiziert, ob es sich um ein neues Abonnement, einen Hardwarekauf, einen Servicevertrag oder ein neues Lieferanten-Onboarding handelt. Anschließend sammelt sie automatisch alle relevanten Informationen wie Preise, Konditionen und Lieferantendaten aus bereitgestellten Links, Dateien oder Verträgen. Manuelle Dateneingaben oder das Nachjagen von Angeboten entfallen.
• Stakeholder werden eingebunden und erinnert. Der Agent weiß anhand Ihrer Richtlinien, wer freigeben muss. Er informiert die richtigen Personen, hält sie auf dem Laufenden und erinnert bei offenen Entscheidungen – ganz ohne manuelles Nachfassen oder „Nur kurz zur Erinnerung“-E-Mails.
• Budget wird zugewiesen und eine Einmalkarte ausgestellt. Nach der Freigabe weist der Agent das passende Budget zu und erstellt eine sichere Payhawk-Einmalkarte, die direkt an diese Anfrage gebunden ist. Das Zahlungsmittel ist sofort einsatzbereit und kann ausschließlich für den genehmigten Zweck genutzt werden – keine Überausgaben, keine Überraschungen.
• Der Kauf wird abgeschlossen. Das Team erhält, was es braucht, Finance behält die volle Kontrolle über die Ausgaben, und jeder Schritt ist vollständig revisionssicher dokumentiert. Es gibt einen lückenlosen Nachweis darüber, was beantragt wurde, wer genehmigt hat, welche Kosten entstanden sind und wann der Vorgang stattgefunden hat.

Die Stärke des Procurement Agent liegt in der Orchestrierung, nicht in manueller Arbeit. Statt dass Mitarbeitende und Finance sich durch E-Mails und Tabellen hinterherlaufen, sorgt der Agent automatisch dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen. Es geht nicht darum, menschliches Urteilsvermögen zu ersetzen, sondern die Routinetätigkeiten zu eliminieren, die es ausbremsen.

Erleben Sie in dieser kurzen Kundenstory, wie PrimeFlight Aviation die Beschaffungsprozesse mit Payhawk zum Leben erweckt.

Praxisnaher Erfolg: wie PrimeFlight die Beschaffung mit Payhawk spürbar verbessert hat

PrimeFlight, eine international tätige Unternehmensgruppe aus der Luftfahrtbranche, stand im Zuge ihres Wachstums durch Akquisitionen vor genau diesen Herausforderungen: mehrere Systeme, uneinheitliche Prozesse und kaum Transparenz über einzelne Gesellschaften hinweg. Das Finance-Team verbrachte mehr Zeit damit, Fehler zu korrigieren, als Ausgaben strategisch zu steuern – und wusste, dass es einen besseren Weg geben musste.

Seit 2025 arbeitet PrimeFlight UK mit Shapes und Payhawk zusammen, um Beschaffung und Genehmigungen auf einer einzigen Plattform zu vereinen. Die Ergebnisse waren sofort sichtbar: Freigaben laufen schneller, Budgets werden automatisch eingehalten, und jeder Schritt ist vollständig revisionssicher. Wie Nick Best, Financial Controller bei PrimeFlight UK, es auf den Punkt bringt:

Die Payhawk-Beschaffungslösung ist stark automatisiert. Die Daten werden automatisch ausgefüllt, sodass wir im Grunde nur noch auf „Absenden“ klicken müssen. Alles geht deutlich schneller, und wir können unsere Zeit darauf verwenden, echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Indem Payhawk Workflows orchestriert statt Tabellen zu verwalten, hat das Finance-Team von PrimeFlight Echtzeit-Transparenz, strukturierte Beschaffungsprozesse und den Freiraum gewonnen, sich auf zukunftsgerichtete Entscheidungen zu konzentrieren – statt Vergangenes nachträglich zu korrigieren.

Wenn Sie mehr über die Erfolgsgeschichte von PrimeFlight erfahren möchten, finden Sie diese hier.

Smarter, schneller, sicherer: Finance mit dem Procurement Agent von Payhawk

Mit dem AI Procurement Agent von Payhawk bleiben Finance-Teams nicht länger in manuellen Freigaben oder im Hinterherlaufen von Unterlagen stecken. Jede Anfrage bewegt sich schneller durch den Prozess, Compliance ist von Anfang an integriert, Budgets bleiben unter Kontrolle und alle Schritte sind vollständig nachvollziehbar. Das Ergebnis: Teams fokussieren sich auf strategische Entscheidungen, treiben Wachstum mit Sicherheit voran und skalieren effizient – ohne Geschwindigkeit oder Kontrolle einzubüßen.

Möchten Sie es selbst erleben? Sehen Sie sich das Video oben an und buchen Sie eine Demo, um zu erfahren, wie der AI Procurement Agent Ihre Finance-Prozesse schon heute transformieren kann.