Van aanvraag tot betaling: transformeer je inkoopproces met Payhawk’s AI Procurement Agent

Als financieel leider wilt u het aanvraagproces voor aankopen goed inrichten, omdat hier snel het risico ontstaat dat u de controle verliest. Wanneer uw inkoopproces eenvoudig te volgen is, zoeken medewerkers geen omwegen, blijven uitgaven inzichtelijk en wordt beleid automatisch toegepast — zonder eindeloze e-mailketens, verwarrende goedkeuringsrondes of handmatig speurwerk in spreadsheets. U heeft één gestroomlijnde flow nodig, van aanvraag tot betaling, om de controle te behouden vóórdat geld de organisatie verlaat, niet pas nadat problemen zichtbaar worden.

Dit is geen verre toekomstvisie. Dit is wat de AI Procurement Agent van Payhawk daadwerkelijk doet. Hij zet aanvragen in gewone taal om in geautomatiseerde, end-to-end workflows, zodat finance teams sneller kunnen werken, betere beslissingen nemen en eindelijk tijd vrijmaken voor werk dat het bedrijf echt vooruithelpt.

En het moment is perfect. Volgens de nummer één voorspelling voor 2026 van Procurement Magazine is autonome AI in inkoop niet iets dat eraan komt — het is er al. Marktleiders verwachten dat handmatige goedkeuringsprocessen verdwijnen naarmate AI zich ontwikkelt van eenvoudige digitalisering naar echte autonomie. De AI Procurement Agent van Payhawk laat deze verschuiving vandaag al zien.

Hoe de procurement agent van Payhawk finance snel, veilig en eenvoudig maakt

U herkent het probleem: een collega wil een nieuwe softwaretool. Dat is logisch, het helpt het bedrijf en het budget is beschikbaar — maar de goedkeuring regelen is het lastige deel. Er is goedkeuring nodig van meerdere stakeholders, iemand moet prijzen en context verzamelen en elke stap zorgt voor extra vertraging.

Voor multinationale organisaties is de uitdaging nog groter. Versnipperde systemen, meerdere entiteiten en inconsistente processen veroorzaken op elk moment frictie. Financiële leiders moeten continu balanceren tussen controle, compliance en snelheid — vaak ten koste van één van deze drie.

Daar komt onze AI Procurement Agent in beeld. In plaats van teams het proces zelf te laten uitzoeken, zet de agent aanvragen in gewone taal om in volledig conforme workflows. Hij stuurt goedkeuringen aan, past beleid toe en regelt de betaling — allemaal achter de schermen, zonder iemand te vertragen.

Met de Procurement Agent krijgen finance teams de controle terug, werken teams sneller en wordt het volledige inkoopproces eenvoudig, veilig en transparant.

Zie de AI procurement agent van Payhawk in actie

Wilt u zien hoe de AI Procurement Agent in de praktijk werkt?

In de korte video hieronder laat Martin Reindl, onze VP of Customer Success, een aankoopaanvraag stap voor stap zien.

• Eerst dient hij zijn aanvraag in met gewone taal
• De agent begrijpt en bevestigt het type aanvraag (bijv. nieuw abonnement)
• Vervolgens haalt hij leveranciers- en prijsinformatie op
• En leidt hij de aanvraag langs de juiste goedkeuringen (met opvolging om vertraging te voorkomen)
• Na goedkeuring geeft hij een single-use card uit en voltooit hij de betaling

Het resultaat? Finance behoudt de controle, niet-financiële teams werken sneller en elke stap blijft volledig controleerbaar.

Wanneer goede ideeën vastlopen: de echte kosten van gebroken inkoop

Laat me nog een voorbeeld geven van een pijnlijk handmatig inkoopproces: u bent CFO van een groeiende multinational en het operationele team komt met een dringende aanvraag. Ze hebben logistieke software gevonden die tijd bespaart en fouten vermindert in meerdere regio’s. Op papier is de keuze duidelijk. Wat alles vertraagt, is niet de besluitvorming, maar de uitvoering:

• Goedkeuringen zijn formeel vastgelegd, maar operationeel versnipperd. Finance, legal en operations kennen hun rol, maar het proces leeft verspreid over inboxen, tools en spreadsheets. Niets beweegt zonder handmatige opvolging.
• Context reist niet mee met de aanvraag. Prijzen, contractvoorwaarden, budgetimpact en leveranciersgegevens worden parallel verzameld, vaak te laat en zelden op één plek.
• Controle vindt pas achteraf plaats. Tegen de tijd dat finance het volledige beeld ziet, zijn er al workarounds ontstaan of is de uitgave buiten het proces om vastgelegd.
• Snelheid wordt een afweging tegenover compliance. Teams wachten en verliezen momentum, of gaan door en creëren uitzonderingen die finance later moet corrigeren.

Voor een CFO is dit niet alleen frustrerend — het is een strategisch probleem. Trage inkoop remt groei, ondermijnt productiviteit en maakt consistente naleving vrijwel onmogelijk.

En dit is geen uitzondering. Financiële leiders besteden overal meer tijd aan het managen van chaos dan aan beslissingen die het bedrijf daadwerkelijk vooruithelpen.

Stop met het najagen van goedkeuringen: sneller en compliant inkopen met een AI procurement agent

De AI Procurement Agent verandert fundamenteel hoe inkoop werkt door de kernproblemen aan te pakken die teams vertragen en risico’s creëren. In plaats van extra handmatige lagen toe te voegen aan gebroken systemen, neemt hij frictie weg in elke stap.

Dat betekent in de praktijk:

• Sneller: Aanvragen doorlopen automatisch de juiste workflows, waardoor goedkeuringscycli met dagen — soms weken — worden verkort. Geen eindeloos zoeken naar stakeholders en geen wachten op e-mails die blijven liggen.
• Veiliger: Compliance-regels worden consistent toegepast op elke aanvraag, goedkeuringen worden realtime gevolgd en budgetten automatisch bewaakt. Finance hoeft niet te vertrouwen op geheugen of goede bedoelingen — het systeem dwingt de regels af.
• Meer controle: Finance ziet elke stap van elke aanvraag op het moment dat deze plaatsvindt, niet achteraf. Deze realtime inzichten verkleinen het risico op overschrijdingen, signaleren fouten vroegtijdig en geven leiders de data die nodig is voor onderbouwde beslissingen.
• Volledig auditbaar: Elke aanvraag wordt vastgelegd met volledige context — wie de aanvraag deed, wie goedkeurde, wat het kostte en waarom het nodig was. Dit zorgt voor een helder en traceerbaar overzicht voor rapportages, analyses en compliance-controles, zonder stress achteraf.

Het verschil zit niet alleen in snelheid of efficiëntie — het geeft finance teams de ruimte om vaker “ja” te zeggen, omdat de juiste waarborgen al zijn ingericht.

Zo werkt het: achter de schermen van de AI procurement agent van Payhawk

De AI Procurement Agent van Payhawk automatiseert niet slechts één stap — hij orkestreert het volledige aankooptraject, zodat finance de controle behoudt terwijl teams snel kunnen handelen. Zo werkt het in de praktijk:

• Dien een aanvraag in in gewone taal. Medewerkers vertellen de agent simpelweg wat ze nodig hebben. Geen formulieren, geen handleidingen en geen twijfel over verplichte velden. Gewoon natuurlijk formuleren: “We hebben een Salesforce-abonnement nodig voor het salesteam.”
• De agent herkent het type aanvraag en verzamelt context. De AI bepaalt of het gaat om een nieuw abonnement, hardware, een servicecontract of leveranciersregistratie. Vervolgens verzamelt hij automatisch alle benodigde details — prijzen, voorwaarden en leveranciersinformatie — uit links, bestanden of contracten die worden gedeeld. Handmatige invoer is niet nodig.
• Stakeholders worden betrokken en herinnerd. De agent weet op basis van het beleid van uw organisatie wie moet goedkeuren. Hij informeert hen, houdt hen op de hoogte en stuurt vriendelijke herinneringen wanneer beslissingen uitblijven — zonder handmatige opvolging of “even checken”-mails.
• Budget wordt toegewezen en een single-use card wordt uitgegeven. Na goedkeuring wijst de agent het juiste budget toe en geeft hij een veilige single-use Payhawk-kaart uit, gekoppeld aan deze specifieke aankoop. De betaalmethode is direct beschikbaar en uitsluitend te gebruiken voor wat is goedgekeurd.
• De aankoop wordt afgerond. Het team krijgt wat het nodig heeft, finance behoudt grip op de uitgaven en elke stap is volledig auditbaar. Er is een compleet overzicht van de aanvraag, de goedkeuringen, de kosten en het moment van uitvoering.

De kracht van de Procurement Agent zit in orkestratie, niet in handmatig werk. In plaats van eindeloos heen en weer tussen e-mails en spreadsheets, zorgt de agent dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen komt — automatisch. Het gaat niet om het vervangen van menselijk oordeel, maar om het wegnemen van het tijdrovende werk dat dat oordeel in de weg staat.

Bekijk in deze korte klantcase hoe PrimeFlight Aviation de inkoopprocessen van Payhawk tot leven brengt.

Praktijkimpact: hoe PrimeFlight inkoop versterkte met Payhawk

PrimeFlight, een groep internationale luchtvaartbedrijven, kreeg bij groei via overnames te maken met precies deze uitdaging: meerdere systemen, inconsistente processen en vrijwel geen inzicht over entiteiten heen. Finance besteedde meer tijd aan het corrigeren van fouten dan aan strategisch uitgavenbeheer, en wist dat het beter kon.

Sinds 2025 werkt PrimeFlight UK samen met Shapes en Payhawk om inkoop en goedkeuringen te verenigen op één platform. De resultaten waren direct zichtbaar: goedkeuringen verlopen sneller, budgetten worden automatisch bewaakt en elke stap is volledig auditbaar. Zoals Nick Best, Financial Controller bij PrimeFlight UK, het verwoordt:

De inkoopoplossing van Payhawk is sterk geautomatiseerd. Gegevens worden automatisch ingevuld, waardoor wij alleen nog hoeven te verzenden. Alles gaat sneller en we kunnen onze tijd besteden aan echte toegevoegde waarde voor het bedrijf.

Door workflows te orkestreren in plaats van spreadsheets te beheren, heeft Payhawk het finance team van PrimeFlight realtime inzicht gegeven, structuur aangebracht in inkoop en ruimte gecreëerd om vooruit te kijken in plaats van het verleden te herstellen.

Slimmere, snellere en veiligere finance – met de procurement agent van Payhawk

Met de AI Procurement Agent van Payhawk blijven finance teams niet langer hangen in handmatige goedkeuringen of het najagen van papierwerk. Elke aanvraag verloopt sneller, compliance is standaard ingebouwd, budgetten blijven onder controle en alles is volledig auditbaar. Het resultaat? Teams richten zich op strategische beslissingen, stimuleren groei met vertrouwen en schalen veilig — zonder in te leveren op snelheid of controle.

Wilt u het zelf in actie zien? Bekijk de video hierboven en boek een demo met een van onze experts om te ontdekken hoe de AI Procurement Agent uw finance operatie vandaag nog kan transformeren.