Optimaliseer je Procure-to-pay met automatisering

Navigeren door het inkoopproces van bedrijven kan een echt doolhof zijn voor je financiële en inkoopteams. Van het bijhouden van aanvragen in meerdere systemen en het matchen van inkomende facturen tot het zorgen dat gegevens accuraat zijn en binnen de vooraf afgesproken threshold blijven om niet te veel uit te geven.

Maak kennis met het innovatieve, automatische procure-to-pay proces van Payhawk.

Met ons nieuwe inkoopordersysteem - in combinatie met onze geautomatiseerde crediteurenoplossing - stroomlijn je je inkoopactiviteiten, voorkom je menselijke fouten, spoor je afwijkingen op, controleer je uitgaven en voer je betalingen uit aan leveranciers.

Weet je nog niet zeker of het automatiseren van inkoop tot betaling iets voor je is? Lees dan hieronder de vijf uitdagingen van inefficiënte inkoop en zie hoe de juiste oplossing je helpt deze inefficiënties te elimineren, fouten te verminderen en de uitgaven van uw bedrijf onder controle te houden.

De vijf grootste uitdagingen van het handmatige procure-to-pay proces

Is het erg als je je procure-to-pay proces niet hebt geautomatiseerd? In één woord, ja.

Je loopt dan namelijk het risico het goedkeuringsproces te vertragen, fouten te veroorzaken bij het verwerken van bedrijfsaankopen en je mist transparantie in het proces. Uiteindelijk hebben deze problemen directe gevolgen voor je bedrijf, omdat onvoldoende inzicht in uitgaven kan leiden tot ongeïnformeerde besluitvorming. Een gebrek aan automatisering van de goedkeuring kan leiden tot afwijkende uitgaven en hogere kosten.

Bovendien kunnen de tijd die jij en je finance team besteden aan handmatige taken beter ergens anders voor worden gebruikt, zoals het vinden van nieuwe mogelijkheden voor kostenbesparingen en het opzetten van nieuwe processen.

Hier zijn de vijf grootste problemen met handmatige procure-to-pay processen, voor het geval je nog meer redenen nodig hebt om automatisering te overwegen:

1. Inefficiënte processen

We zijn allemaal mensen, wat betekent dat fouten onvermijdelijk zijn in handmatige processen. En fouten leiden tot vertragingen. Op handmatige processen vertrouwen voor je inkoopaanvragen, goedkeuringen, inkooporders en facturen is geen efficiënte manier om het inkoopproces te beheren en te overzien. Sterker nog, dit proces wordt meestal afgehandeld in meerdere, losgekoppelde systemen van derden, waardoor het moeilijk is om knelpunten te identificeren en end-to-end inzicht te krijgen in bedrijfsaankopen.

Onze oplossing automatiseert het grootste deel van het inkoopproces, wat betekent dat er geen handmatige gegevensinvoer of tijdverspilling meer nodig is, dat er veel minder fouten worden gemaakt en dat er meer mogelijkheden zijn om besparingen te vinden en de kosten te beheersen. Zo werkt het (in een notendop).

• Alle inkoopaanvragen worden ingediend en georganiseerd in een gecentraliseerde database, zodat je hun huidige status kunt controleren en de vereiste volgende stappen kunt zien
• Je stelt aangepaste goedkeuringsworkflows in, zodat je kunt bepalen wie de inkoopaanvragen moet goedkeuren voordat ze worden uitgevoerd.
• Goedkeurders krijgen vervolgens een melding en worden eraan herinnerd dat ze actie moeten ondernemen. Wanneer je de inkomende leveranciersfacturen uploadt naar Payhawk, koppelen wij ze automatisch aan de respectievelijke inkooporders en het systeem identificeert eventuele afwijkingen tussen de geleverde hoeveelheid en de vooraf overeengekomen prijs.
• En tot slot, als je klaar bent om je leverancier te betalen, doe je dat rechtstreeks via Payhawk.

Daarnaast ondersteunen we gratis lokale en goedkope internationale bankbetalingen, zodat je leveranciers in verschillende landen kunt betalen. Het komt erop neer dat je zakelijke aankopen van aanvraag tot betaling kunt stroomlijnen binnen één enkel platform.

2. Uitgaven buiten het beleid/budget

Ongecontroleerde uitgaven kunnen leiden tot cashflowproblemen, waardoor het onmogelijk wordt om nauwkeurig te voorspellen en budgetten te plannen. Als je de uitgaven van je inkoopactiviteiten niet goed kunt overzien, mis je misschien kansen om kostenbesparingen te realiseren en overbesteding in de kiem te smoren. En, het ergste van alles, je zou zo veel te veel kunnen uitgeven waardoor je budget ontoereikend blijkt te zijn en je moet gaan schuiven om aankomende uitga
ven te dekken en misschien zelfs kansen moet afwijzen.

Met Payhawk heb je strenge controle over hoe je bedrijf geld uitgeeft met ingebouwde goedkeuringsstromen in het inkoopproces en automatisering rond ingestelde limieten en afwijkingen. Elke uitgave of afwijking boven een bepaalde limiet wordt gemarkeerd voor meer actie, en alles wat eronder zit kan worden doorbetaald (volgens je eigen opgegeven limieten).

3. Lange en complexe goedkeuringscycli

Het handmatig verkrijgen van goedkeuringen voor inkooporderaanvragen kan onnodige vertragingen en knelpunten veroorzaken. In sommige gevallen dien je een aanvraag in via een externe oplossing zoals Jira en krijg je vervolgens goedkeuringen via e-mail of Slack, wat leidt tot langdurige goedkeuringen en een gebrek aan transparantie over het hele proces.

Door het goedkeuringsproces te automatiseren en gebruik te maken van aangepaste goedkeuringsworkflows, zijn lange en ingewikkelde goedkeuringscycli niet meer nodig. In plaats daarvan zorg je dat de juiste persoon (of een meerdere perrsonen) verzoeken onmiddellijk beoordeelt, terwijl wordt bijgehouden wie, wanneer en wat is goedgekeurd.

Bij Payhawk biedt ons platform aanpasbare goedkeurings- en betalingsworkflows om bovenstaande problemen op te lossen. Met deze workflows pas je de goedkeuringsketen aan aan je interne proces en bedrijfsstructuur, waarbij je o.a. kunt kiezen tussen specifieke personen, teammanagers, kostenplaatseigenaren, locatiemanagers, projectmanagers als vereiste goedkeurder.

Maar dat is nog niet alles. Je kunt ook geavanceerde goedkeuringsworkflows maken, waarbij meerdere mensen een uitgave of aanvraag moeten goedkeuren, al dan niet opeenvolgend, voordat deze naar de volgende fase gaat.

4. Identificatie van afwijkingen in hoeveelheid en bedrag

Betalingsachterstanden ontstaan meestal bij handmatige processen zoals het matchen van facturen, ontvangsten en orders van leveranciers. De vertragingen worden nog groter als leveranciers je vragen te betalen voor deelzendingen of als het factuurbedrag hoger is dan wat je in eerste instantie was overeengekomen.

Het is van belang om deze problemen snel te signaleren bij je organisatie en leverancier. Maar het handmatig vergelijken van facturen, orders en ontvangstbewijzen duurt een eeuwigheid, waardoor alles wordt vertraagd en eventuele waarschuwingen te laat komen.

Het is een beetje een vicieuze cirkel, maar je gaat er gemakkelijk doorheen met ons automatische procure-to-pay proces. Met onze automatische 3-way matching- en discrepantie-identificatiefuncties kun je het hele proces van gegevensvastlegging en -matching versnellen, waardoor kostbare fouten door het handmatig matchen van documenten worden voorkomen.

Onze OCR-technologie (optische tekenherkenning) controleert de inkooporders, bonnen en facturen en extraheert alle informatie naar Payhawk terwijl ook de gegevens op alle documenten worden gematcht en gevalideerd.

5. Gebrek aan standaardisatie

Inconsistente processen leiden tot inconsistente resultaten en laten ruimte voor fouten. Gegevens moeten accuraat en consistent zijn voor alle afdelingen, anders wordt het beheren en optimaliseren van het procure-to-pay proces een uitdaging.

Bij Payhawk minimaliseren we verwarring en conflicten door alle uitgavenprocessen te standaardiseren en centraliseren. Van het automatiseren van de crediteurenadministratie tot het stroomlijnen van het leveranciersbeheer, wij zorgen ervoor dat alle partijen standaardprocessen doorlopen, waardoor consistente resultaten en verwachtingen worden gegenereerd.

Onze procure-to-pay functie doet al het zware werk tijdens het leveranciersbeheerproces, zodat je dat niet hoeft te doen.

Payhawk procure-to-pay voordelen in een notendop

Bij Payhawk helpen we klanten in meer dan 32 landen al met het optimaliseren van hun uitgavenbeheer met geautomatiseerde crediteurenadministratie, inclusief het vastleggen en beheren van facturen, goedkeuringsworkflows voor facturen, internationale betalingen en meer.

Bovenop het bovenstaande bieden we nu ook een tijdbesparend, controleverhogend inkoopordersysteem. Als gebruiker kun je:

1. Aankoopaanvragen indienen in het platform
2. Goedkeuringsworkflows instellen voor inkoopaanvragen
3. Inkooporders aanmaken na goedkeuring
4. Twee- of driewegvergelijkingen uitvoeren tussen facturen, inkooporders en goederenontvangstbewijzen
5. Identificeer discrepanties in de hoeveelheid ontvangen goederen of diensten en/of het betalingsbedrag.

Wil je sneller werken, fouten verminderen en meer grip krijgen op je uitgaven? Met onze geautomatiseerde crediteurenadministratie en inkoopordersysteem kan dat (en alles op één plek).

Hoe werkt de Payhawk procure-to-pay functie?

De nieuwe procure-to-pay functies zijn super eenvoudig te gebruiken. Zo ziet het er in de praktijk uit:

1. De fase instellen

Je kunt de opzet van je inkooporder aanpassen, inclusief het kiezen van een PO-prefix en het formatteren van een startnummer, waarbij alle inkooporders dezelfde structuur volgen. Je kunt ook de 'inkoopordercategorieën' instellen waarvoor ontvangstbewijzen vereist zijn en afwijkingsregels instellen voor inkooporders die een bepaald bedrag overschrijden.

2. Goedkeuringsworkflows voor inkoopaanvragen aanmaken

Je kunt goedkeuringsworkflows voor klanten instellen op basis van het bedrag van het aankoopverzoek, zodat de juiste persoon op het juiste niveau belangrijke beslissingen over uitgaven neemt. Dit beperkt onnodige uitgaven en helpt je om de kosten onder controle te houden.

3. Een inkoopaanvraag indienen

De Payhawk interface maakt het gebruikers gemakkelijk om een inkoopaanvraag in te dienen, waarbij ze worden gevraagd om de offerte ter goedkeuring bij te voegen. De aanvrager heeft dan de kans om alle informatie op de inkoopaanvraag te bekijken voordat hij deze ter goedkeuring indient.

4. Een inkoopaanvraag goedkeuren

De goedkeurder krijgt vervolgens de onderstaande weergave van de inkoopaanvraag. De informatie over de leverancier wordt duidelijk weergegeven, wat tijd bespaart bij het ontcijferen van details. De goedkeurder kan eenvoudig 'goedkeuren' of 'afwijzen' selecteren.

5. Factuur indienen voor betaling

In elk venster kunnen zowel de goedkeurder als de aanvrager de geschiedenis van de inkooporder bekijken, van aanmaak tot indiening en goedkeuring. Zodra de inkoopaanvraag is goedgekeurd en de inkooporder is aangemaakt, is het tijd om de factuur te uploaden.

6. De factuur koppelen aan de inkooporder

Wanneer je de factuur ontvangt, klik je gewoon op 'factuur toevoegen' in de rechterbovenhoek van het venster; je wordt dan gevraagd om het bijbehorende inkoopordernummer te selecteren om de factuur correct te koppelen.

De grootste voordelen naast het automatische procure-to-pay proces van Payhawk

Een gestroomlijnd, efficiënt en automatisch procure-to-pay proces is slechts één van onze voordelen. Met onze software voor uitgavenbeheer bereik je nog veel meer, waaronder de volgende zeven (internationale) voordelen:

Ontvang een complete oplossing

We bieden ook veel andere producten binnen onze oplossing, waaronder bedrijfskaarten, uitgavenbeheer, functionaliteit voor meerdere valuta en toonaangevende integraties. Wij hebben alle functionaliteiten die je nodig hebt om toezicht te houden op je bedrijfsfinanciën en -processen, je uitgaven te controleren en realtime inzicht te krijgen.

Besteed wereldwijd met vertrouwen

Met onze Visa betaalkaarten geef je gemakkelijk geld uit, zowel in eigen land als internationaal. Dat betekent dat je je werknemers in staat stelt om binnen hun limieten uitgaven te doen, waar ter wereld ze zich ook bevinden, met onze wereldwijd geaccepteerde bedrijfskaarten.

Gemakkelijk grensoverschrijdende betalingen uitvoeren

Dankzij de samenwerking van Payhawk met Wise kunnen klanten sneller en voordeliger wereldwijd betalen in meer dan 160 landen en 50 valuta. Grensoverschrijdende betalingen waren nog nooit zo eenvoudig.

Integreer je toonaangevende ERP en andere tools

We laten je moeiteloos integreren met je ERP- en boekhoudsystemen, waardoor uitgaven beter zichtbaar worden. Van AFAS en NetSuite tot Microsoft Dynamics en EXACT, importeer alles van belastingcodes tot rekeningschema's en automatiseer bankreconciliatie en btw-terugvordering.

Koolstofuitstoot bijhouden met Payhawk Green

Het verzamelen van gegevens voor duurzaamheidsrapportage wordt eenvoudiger met Payhawk Green. Door je CO2-uitstoot bij te houden met onze software, krijgt u een beter inzicht in de CO2-voetafdruk van je organisatie en de impact op het milieu.

We hebben een EMI-licentie

Een EMI-licentie (Electronic Money Institute) betekent dat we klanten e-gelddiensten kunnen aanbieden, waaronder IBAN-rekeningen, debetkaarten, bankoverschrijvingen, spot FX, creditcardproducten, evenals Payment Initiation Services (PIS) en Account Information Services (AIS).

Payhawk is een van de belangrijkste leden van Visa Europe.

Als hoofdlid van Visa Europe kunnen we rechtstreeks Visa-kaarten uitgeven zonder tussenkomst van derden. Dit zorgt voor een betere betrouwbaarheid en veerkracht van de service voor onze zakelijke klanten.

Samengevat

Als je je inkoopprocessen handmatig beheert, loop je het risico op inefficiënties en fouten, waardoor het goedkeuringsproces onnodig wordt vertraagd.

Maar met software zoals Payhawk procure-to-pay beheer je alle leveranciersrelaties van begin tot eind, stel je ongeautoriseerde uitgaven uit met afgedwongen beleidsnaleving en krijg je realtime inzicht in de uitgaven van meerdere entiteiten. Klinkt behoorlijk efficiënt, toch?

Bekijk Payhawk procure-to-pay in actie en zie hoe efficiënt het je bedrijf kan maken in een persoonlijke demo: Boek nu.