Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Als je facturen nog steeds handmatig verwerkt, verspil je tijd, energie en geld aan een proces dat vaak meer problemen veroorzaakt dan het oplost. Denk aan menselijke fouten, vertragingen, afwijkingen in betalingen, foutieve leveranciersgegevens en meer. Ontdek hoe je eenvoudig je workflows automatiseert en zo tijd terugwint én volledig inzicht en controle krijgt over je uitgaven.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Het automatiseren van je goedkeuringsproces rondom facturen versnelt je werk, voorkomt fouten, vermindert risico's en stroomlijnt het uitgavenbeheer. De echte vraag is dan ook niet: "Waarom zou je dit doen?" maar eerder: "Waarom wachten?!"
Om je op weg te helpen, hebben we de belangrijkste onderdelen van het proces, de voordelen en wat je van een goede oplossing mag verwachten voor je op een rij gezet.
Elke factuur doorloopt een goedkeuringsproces om te controleren of deze juist en legitiem is voordat hij betaald wordt.
Een typisch goedkeuringsproces bestaat uit het ontvangen van een factuur van een leverancier, het controleren, goedkeuren, verwerken en uiteindelijk betalen ervan.
En een effectief goedkeuringsproces?
Dat bestaat uit duidelijke, maar geautomatiseerde workflows die je helpen om financiële controle en inzicht te behouden en je operationele efficiëntie te verhogen. Het ondersteunt ook automatische dataverzameling, zodat je organisatie strategischer met financiën kan omgaan.
De tien stappen van een handmatig goedkeuringsproces voor facturen:
Het geautomatiseerde goedkeuringsproces met een slim platform:
Zo bespaarde Kamera Express tijd met geautomatiseerde workflows
Uit recent onderzoek blijkt dat 60% van de organisaties meer dan 1.000 facturen per maand verwerkt. Dat zijn er nogal wat. Stel je voor dat jouw finance- of crediteuren-team al die gegevens handmatig moet invoeren.
En stel je dan de stress en vertraging voor aan het eind van de maand, wanneer er nog stapels facturen liggen, betalingen achterlopen, leveranciers ontevreden zijn, de cashflow onder druk staat en rapportages niet kloppen.
Lucy Payne, Head of Financial Control and Reporting bij Astrid & Miyu, zegt:
Sinds we met Payhawk werken, sluiten we onze crediteurenadministratie twee dagen eerder af dan met ons vorige platform! En het einde van de maand is geen stressmoment meer.
Heb je genoeg van handmatige goedkeuringen en alle vertragingen die daarbij horen? Zo bouw je een goedkeuringsproces dat echt werkt voor jouw organisatie.
Optical Character Recognition (OCR) maakt het vastleggen van factuurgegevens een stuk eenvoudiger. Zodra een factuur wordt geüpload, leest OCR automatisch de relevante gegevens uit, zoals leveranciersinformatie, data, bedragen en btw-nummers.
Bij Payhawk kan onze OCR-technologie documenten in meer dan 60 talen en alfabetten verwerken. Gegevens worden direct uitgelezen, velden automatisch ingevuld en facturen gekoppeld aan de juiste inkooporders. Dit versnelt het hele proces en voorkomt fouten die vaak ontstaan bij knip-en-plakwerk.
Nadia Vanuytrecht, HR en Operations Manager bij Explose Agency, zegt:
Payhawk maakt boekhouden makkelijker; de OCR doet al een deel van mijn werk. Het herkent dubbele facturen en vult velden in. Zo heb je altijd een tweede paar ogen.
Two- en three-way matching zijn essentieel om afwijkingen bij crediteuren te detecteren en veel eenvoudiger te beheren als je het automatiseert.
Bij automatische two-way matching vergelijkt het systeem de leveranciersfactuur met de inkooporder (PO) op details als leverancier, hoeveelheden en prijzen. Als alles klopt, kan de factuur worden verwerkt.
Three-way matching voegt hier een extra stap aan toe door ook de goederenontvangst te controleren. Zo weet je zeker dat je de juiste items, aantallen en prijzen hebt ontvangen én dat alles overeenkomt met zowel de PO als de goederenontvangst. Ondanks dat het proces iets complexer is, beschermt het je tegen fouten, fraude en discussies.
Met aanpasbare workflows kun je precies instellen hoe facturen worden verwerkt en goedgekeurd — afgestemd op je interne structuur en beleid.
Bij Payhawk kun je met onze workflow designer op verschillende manieren je goedkeuringsflows inrichten. Drie voorbeelden:
Daniel Tang, Finance Manager bij PinPoint Media, zegt:
De workflow designer van Payhawk is enorm intuïtief. We kunnen eenvoudig aanpassen per project of afdeling.
Denk je dat je het proces hebt gedigitaliseerd omdat je facturen kunt betalen via je uitgavenplatform? Helaas, dat is pas de helft.
Je ontvangt een factuur, uploadt deze in je systeem, checkt ‘m via automatische matching en betaalt. Klaar toch? Niet helemaal. Als je vervolgens handmatig je ERP of boekhoudsysteem moet bijwerken, ontstaan fouten, inconsistenties, slechte zichtbaarheid en tijdverlies.
Hoeveel tijd? MDM Props deed er eerst 32 uur over per maand. Nu kost het ze maar een paar minuten.
Een goed uitgavenplatform koppelt factuurverwerking naadloos aan je boekhoudsysteem. Kies daarom voor een oplossing met sterke integraties voor ERP en boekhouding. Zo worden facturen na betaling automatisch verwerkt en volledig gereconcilieerd, zonder fouten.
Vertrouw je op handmatige herinneringen aan goedkeurders? Dan ontstaan er vertragingen. Vaak moet je iemand najagen via e-mail of Slack, en raakt het overzicht kwijt.
Met automatische notificaties en reminders houden we iedereen in de loop. De aanvrager weet precies waar de factuur zich bevindt, en de goedkeurder krijgt een melding zodra actie nodig is.
Door deze kleine interacties te automatiseren, voorkom je verwarring aan beide kanten.
Gebruik je nu nog externe communicatiekanalen buiten je uitgavenplatform? Dan loop je al snel tegen problemen aan. Communicatie raakt versnipperd, facturen worden later goedgekeurd en belangrijke berichten verdwijnen (ergens in Slack).
Een goed uitgavenplatform met ingebouwde communicatiefuncties centraliseert alle communicatie rond het proces rondom goedkeuringen van facturen, voor finance managers, teamleads, medewerkers en andere betrokkenen.
In Payhawk kun je bijvoorbeeld collega’s taggen in opmerkingen en direct antwoord krijgen in je inbox. Zo mis je geen belangrijke updates van het management en is alles transparant: iedereen is verantwoordelijk, niets blijft verborgen.
Realtime inzicht in je budgetuitgaven stelt je in staat om beter te sturen op toewijzingen wanneer het ertoe doet.
Met onze oplossing zie je precies hoeveel je al aan facturen hebt uitgegeven en welke kosten eraan komen, per afdeling of zelfs per project. Alle informatie uit de budget tracking-functie is realtime beschikbaar.
Geautomatiseerde workflows voor facturen leveren veel op. De grootste voordelen? Tijdwinst en minder fouten.
Volgens de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) is 17% van alle fraudegevallen gerelateerd aan onkostenvergoedingen. Wereldwijd kost dit bedrijven miljarden. Door het proces rondom goedkeuringen van facturen te automatiseren, verminder je fraude en menselijke fouten aanzienlijk.
Handmatige processen kosten veel tijd, zeker wanneer je organisatie groeit, nieuwe structuren krijgt of complexere processen introduceert.
Automatisering geeft je team weer tijd terug voor strategische taken, zoals forecasting, resource planning en allocatie.
Met een geautomatiseerde workflow mis je nooit meer een betaling. Dankzij slimme technologie zoals OCR en three-way matching voorkom je invoerfouten en worden afwijkingen direct gemeld. Zo kun je snel reageren en problemen oplossen voor ze impact hebben.
Bij Payhawk doorloopt elke factuur een vooraf ingestelde workflow. Dat betekent: alle uitgaven worden gecontroleerd, verantwoord en goedgekeurd door de juiste persoon.
Ongeacht hoe complex je organisatie is: met ons platform stel je duidelijke beleidsregels in. Wie mag wat uitgeven, hoe en met welke goedkeuring? Alles wordt gelogd in een audit trail, transparantie gegarandeerd.
De juiste factuursoftware vinden betekent: beter zicht op je uitgaven, meer controle en hogere efficiëntie bij het verwerken van facturen en andere zakelijke kosten.
Maar hoe kies je de juiste oplossing? Let op de volgende punten:
Een tool die naadloos samenwerkt met je bestaande tech stack voorkomt dubbel werk en versnelt je processen. Ideaal is één dashboard met alle financiële data, zonder handmatig synchroniseren van verschillende tools.
Controleer of je software integreert met toonaangevende oplossingen en of je gebruik kunt maken van templates die je makkelijk aanpast.
Bij groei horen meer medewerkers, meer afdelingen en dus ook meer facturen. Als je pas begint met automatiseren als het al te laat is, loop je het risico op vertraging en frustratie.
Robbie Hadfield, ACCA-accountant en Senior Director Product Engineering bij Payhawk, zegt:
Naarmate je groeit, wordt uitgavenbeheer steeds complexer. In kleine teams vertrouw je op elkaar, maar bij grotere organisaties moet je structuur aanbrengen. Budgethouders krijgen verantwoordelijkheid, zonder dat je als CFO het overzicht verliest. Daar helpt Payhawk bij.
Kies een systeem dat meegroeit. Van aanpasbare workflows tot ingebouwde beleidsregels, zo voorkom je dat je binnen een jaar weer moet overstappen.
Eén platform voor al je uitgaven: geen losse tools, geen dubbel werk. Je beheert alle kosten, ongeacht entiteit of team, vanuit één plek. Finance heeft overzicht, en accurate data helpt bij budgettering, forecasting en strategische planning.
Nick Yanev, Marketing Manager bij Eleven Ventures, zegt:
Payhawk bespaart me onverwacht veel tijd. Al onze tools en abonnementen zijn gekoppeld aan mijn Payhawk-kaart. Geen zorgen over betalingen of hoe ik iets moet betalen. Het werkt gewoon.
Kleine feature, grote impact: betaalafspraken plannen helpt bij financiële planning, voorkomt te late betalingen en spreidt kosten met ingebouwde afschrijvingstools.
Goed leveranciersbeheer geeft overzicht en structuur. Met onze oplossing synchroniseer je leveranciersdata met je ERP, heb je één centrale database, een duidelijke audit trail en categoriseer je kosten, allemaal op één plek.
Automatisering bespaart tijd. Maar bij facturen gaat het verder: je bouwt betere relaties met leveranciers, zorgt voor tijdige betalingen en krijgt meer grip op je financiën.
Zonder automatisering mis je fouten, betaal je soms te veel en verspil je tijd met correcties.
Wil je het hele proces in actie zien? Vraag een demo aan en ontdek hoe het werkt.
Trish Toovey is verantwoordelijk voor contentcreatie voor de Britse en Amerikaanse markt bij Payhawk. Van advertentieteksten tot videoscripts: ze werkt aan uiteenlopende formats die de boodschap scherp, toegankelijk en overtuigend overbrengen. Trish heeft een brede achtergrond in copywriting en contentontwikkeling, met ervaring in de financiële sector, maar ook in mode en reizen. Een combinatie die zorgt voor frisse invalshoeken en creatieve flair in alles wat ze maakt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Deutsch (DE)
Français (FR)
English (Rest of Europe)