So automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe und optimieren Ihre Prozesse

Die Automatisierung Ihres Rechnungsgenehmigungsprozesses beschleunigt Abläufe, eliminiert Fehler, reduziert Risiken und optimiert Ihr Ausgabenmanagement. Die eigentliche Frage ist nicht: „Lohnt sich das?“, sondern: „Warum nicht sofort starten?“

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Prozessschritte, Vorteile und Erwartungen an eine optimale Lösung zusammengefasst.

Was ist ein Rechnungsgenehmigungsprozess?

Jede Rechnung durchläuft vor der Zahlung einen Genehmigungsprozess, um ihre Richtigkeit und Rechtmäßigkeit sicherzustellen.

Ein typischer Rechnungsgenehmigungsprozess umfasst den Erhalt einer Rechnung vom Lieferanten, die Überprüfung, Genehmigung, Bearbeitung und schließlich die Zahlung.

Und ein effektiver Rechnungsgenehmigungsprozess?

Er setzt auf klare, aber automatisierte Genehmigungsabläufe, die finanzielle Kontrolle und Transparenz gewährleisten und gleichzeitig die betriebliche Effizienz steigern. Zudem ermöglicht er eine automatisierte Datenerfassung und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, einen strategischen Ansatz im Finanzmanagement zu verfolgen.

Der manuelle Rechnungsgenehmigungsprozess in 10 mühsamen Schritten:

• Rechnung erhalten
• Rechnungsdaten händisch eingeben
• Angaben auf Richtigkeit prüfen
• Rechnung mit Bestellung und Wareneingang abgleichen
• Unstimmigkeiten manuell korrigieren
• Rechnung per E-Mail an den zuständigen Genehmiger senden
• Rückfragen und Kommentare klären (oft mit endlosen E-Mail-Schleifen)
• Überarbeitete Rechnung erneut zur Genehmigung senden
• Zahlung veranlassen
• Status auf „bezahlt“ aktualisieren – und das in jedem genutzten System einzeln

Der automatisierte Rechnungsgenehmigungsprozess mit einer intelligenten Plattform – schnell, effizient und fehlerfrei:

• Rechnungseingang erfassen
• Intelligente Technologie extrahiert die Daten automatisch und ordnet sie der richtigen Kostenstelle, Kategorie und benutzerdefinierten Feldern zu
• Unstimmigkeiten werden ohne manuellen Aufwand erkannt und über die integrierte Drei-Wege-Abgleichstechnologie zur Überprüfung markiert. Falls erforderlich, wird ein automatischer Workflow ausgelöst, um eine Genehmigung oder Ablehnung einzuholen
• Alle Abstimmungen und Rückfragen erfolgen direkt innerhalb einer Plattform – keine endlosen E-Mails mehr
• Zahlung wird automatisch ausgelöst
• Datensätze werden in Echtzeit aktualisiert, inklusive nahtloser Synchronisation mit Ihrem ERP-System

Häufige Herausforderungen bei der Rechnungsfreigabe

Jüngste Untersuchungen haben ergeben, dass 60 % der Unternehmen mehr als 1000 monatliche Rechnungen bearbeiten. Das sind eine Menge Rechnungen. Stellen Sie sich vor, Ihre Finanz- oder Kreditorenbuchhaltung gibt die Daten für alle 1000 Rechnungen manuell ein.

Stellen Sie sich den Stress und die Hektik beim Monatsabschluss vor, wenn Ihr Team noch immer stapelweise Rechnungen abarbeiten muss – mit verspäteten Zahlungen, angespannten Lieferantenbeziehungen, Cashflow-Problemen und mühsamer Spesenabrechnung.

Lucy Payne, Leiterin der Finanzkontrolle und Berichterstattung bei Astrid & Miyu, sagt:

Seit wir zu Payhawk gewechselt sind, können wir unsere Kreditorenbücher zwei Tage früher abschließen als mit unserer vorherigen Plattform! Und wir fürchten uns nicht mehr vor dem Monatsende!

Wichtige Merkmale eines automatisierten Rechnungsgenehmigungs-Workflows

Sind Sie es leid, Rechnungen manuell zu prüfen und freizugeben – und sich mit unnötigen Verzögerungen herumzuschlagen? Hier erfahren Sie, wie Sie einen effizienten Freigabeprozess gestalten, der Ihnen Zeit spart.

OCR: Optische Zeichenerkennung

Mit Optische Zeichenerkennung (OCR) wird die Erfassung von Rechnungsdaten zum Kinderspiel. Sobald eine Rechnung hochgeladen und gescannt wird, extrahiert OCR automatisch alle relevanten Informationen – von Lieferantendaten über Beträge bis hin zu Umsatzsteuer-Identifikationsnummern – und bereitet sie für die weitere Verarbeitung vor.

Die OCR-Technologie von Payhawk erkennt Dokumente in über 60 Sprachen und verschiedenen Alphabeten, extrahiert Daten blitzschnell, füllt relevante Felder automatisch aus und gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab. So wird der gesamte Datenerfassungs- und Kategorisierungsprozess erheblich beschleunigt – Ihr Finanzteam gewinnt wertvolle Zeit, während manuelle Fehler, wie sie bei der alten Copy-and-Paste-Methode häufig vorkommen, der Vergangenheit angehören.

Nadia Vanuytrecht, HR- und Betriebsleiterin bei Explose Agency, sagt:

Payhawk erleichtert die Buchhaltung; die OCR übernimmt einen Teil meiner Arbeit, indem sie doppelte Rechnungen identifiziert und die Felder ausfüllt, sodass es sich um eine Art Vier-Augen-Prinzip in Aktion handelt.

Automatisierter Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich

Der Zwei- und Drei-Wege-Abgleich ist essenziell, um Unstimmigkeiten bei Verbindlichkeiten frühzeitig zu erkennen – und mit Automatisierung wird dieser Prozess nicht nur einfacher, sondern auch deutlich effizienter.

Beim automatisierten Zwei-Wege-Abgleich vergleicht das System die Lieferantenrechnung mit der Bestellung und prüft dabei wichtige Details wie Lieferantenname, Mengen und Preise. Stimmen alle Angaben überein, kann die Rechnung direkt weiterverarbeitet werden – ganz ohne manuellen Aufwand.

Der automatische Drei-Wege-Abgleichgeht noch einen Schritt weiter: Neben der Lieferantenrechnung und der Bestellung (wie beim Zwei-Wege-Abgleich) prüft das System zusätzlich den Wareneingangsschein (WES) oder den Wareneingangsbericht. So wird sichergestellt, dass die gelieferten Artikel nicht nur korrekt bestellt, sondern auch tatsächlich in der richtigen Menge und zum vereinbarten Preis eingegangen sind. Obwohl dieser Prozess etwas komplexer ist, bietet er einen entscheidenden Vorteil: Er minimiert Fehler, schützt vor Betrug und hilft, Streitigkeiten mit Lieferanten zu vermeiden.

Anpassbarer Genehmigungs-Workflow

Mit anpassbaren Genehmigungsworkflows lassen sich Rechnungsbearbeitung und -freigabe exakt auf die Anforderungen, die Struktur und die Richtlinien Ihres Unternehmens abstimmen.

Bei Payhawk bieten wir verschiedene Möglichkeiten, Ihren Rechnungsgenehmigungsablauf mit unserem Workflow-Designer anzupassen. Hier sind drei Beispiele für typische, zeitsparende Abläufe und was sie beinhalten:

• Rechnungsbetrag. Kleinere Beträge unter 500 £ können direkt von Teamleitern genehmigt werden, während höhere Beträge automatisch an eine leitende Person zur Freigabe weitergeleitet werden. *
• Abteilungsübergreifende Genehmigungen. Jedes Unternehmen hat eine einzigartige Struktur – starre Workflows passen nicht immer. Mit Payhawk können Sie flexible Genehmigungsprozesse erstellen, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken und genau auf Ihre Organisation zugeschnitten sind. *
• Fallback-Genehmigungspfade. Mit unseren anpassbaren Fallback-Optionen bleibt Ihr Freigabeprozess reibungslos. Falls ein genehmigender Mitarbeiter nicht verfügbar ist (z. B. wegen Urlaub), wird die Rechnung automatisch an ein zuvor festgelegtes Teammitglied weitergeleitet – so vermeiden Sie Verzögerungen und sorgen für einen stressfreien Ablauf.

Daniel Tang, Finanzmanager bei PinPoint Media, sagt:

Der Workflow-Designer von Payhawk überzeugt durch seine intuitive Bedienung und hohe Benutzerfreundlichkeit. Zudem bietet er maximale Flexibilität, da sich Workflows mühelos an die Anforderungen verschiedener Projektabteilungen anpassen lassen.

Echtzeit-Abgleich

Denken Sie, Ihr Rechnungsprozess sei bereits digitalisiert, nur weil Sie Rechnungen über Ihre Ausgabenverwaltungslösung bezahlen können? Leider ist das nur die halbe Miete.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Rechnung von einem Lieferanten, laden sie in Ihre Ausgabenmanagement-Plattform hoch, prüfen sie per automatischem Abgleich und begleichen die Zahlung. Klingt, als wäre der Prozess abgeschlossen, oder? Leider nicht. Jetzt müssen Sie Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem manuell aktualisieren – ein zeitraubender Prozess, der finanzielle Unstimmigkeiten, ungenaue Berichte und mangelnde Transparenz verursachen kann.

Aber wie viel Zeit geht dabei wirklich verloren? Nehmen wir MDM Props als Beispiel: Bevor sie zu Payhawk wechselten, verbrachte ihr Team 32 Stunden – also vier volle Arbeitstage – mit dem manuellen Abgleich ihrer Konten. Heute erledigen sie das in nur wenigen Minuten.

Finden Sie ein Ausgabenmanagementsystem, das eine nahtlose Rechnungsbearbeitung und -abstimmung ermöglicht. Achten Sie auf eine Lösung wie Payhawk, die über leistungsstarke ERP- und Buchhaltungsintegrationen verfügt – essenziell für eine reibungslose Finanzverwaltung. Sobald Ihre Rechnung automatisch geprüft und bezahlt wurde, werden Ihre ERP- und Buchhaltungssoftware in Echtzeit aktualisiert – ganz ohne Fehler oder Unstimmigkeiten.

Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen

Wenn Genehmigungen manuell angestoßen werden, sind Verzögerungen vorprogrammiert. Sie kennen das: Ständiges Nachhaken, damit Verantwortliche endlich reagieren – sei es für eine Genehmigung, Ablehnung oder Rückfrage. Noch komplizierter wird es, wenn diese Abstimmungen über verschiedene Plattformen wie E-Mail oder Slack laufen, was den Prozess unnötig in die Länge zieht.

Mit automatisierten Benachrichtigungen und Erinnerungen bleibt der ursprüngliche Antragsteller stets über den Status seiner Rechnung informiert – inklusive Updates, falls sie abgelehnt wurde. Und der Genehmigende? Er erhält automatische Push-Benachrichtigungen, die ihn rechtzeitig an ausstehende Freigaben erinnern.

Durch die Automatisierung kleinerer Interaktionen wie dieser lassen sich Missverständnisse auf beiden Seiten vermeiden.

In-App- und Plattform-Kommunikation

Wenn Ihr Team auf externe Kommunikationsplattformen außerhalb Ihrer Ausgabenverwaltungslösung angewiesen ist, kann das schnell zu Problemen führen. Fragmentierte Kommunikation bedeutet verzögerte Rechnungsgenehmigungen und das Risiko, wichtige Nachrichten zu übersehen – zum Beispiel, wenn sie irgendwo in einem Slack-Thread untergehen.

Eine Ausgabenverwaltungslösung mit integrierter In-App-Kommunikation hilft dabei, alle relevanten Gespräche an einem Ort zu bündeln. Finanzmanager, Teamleiter, Mitarbeiter und andere Stakeholder bleiben auf dem Laufenden und können effizient zusammenarbeiten.

Mit Payhawk können Sie beispielsweise Benutzer direkt in den Kommentaren markieren und erhalten Antworten direkt in Ihrem Posteingang. So verpassen Sie keine wichtigen Updates aus der Geschäftsleitung, und dank transparenter Kommunikation ist jeder Beteiligte rechenschaftspflichtig. Keine versteckten Nachrichten, keine Missverständnisse – nur ein klarer, nachvollziehbarer Genehmigungsprozess.

Die Fähigkeit, Budget-KPIs zu messen

Dank der Echtzeit-Transparenz Ihrer Budgetausgaben behalten Sie stets den Überblick und können fundierte Entscheidungen zur optimalen Verteilung Ihrer Mittel treffen.

Mit unserer Lösung können Sie sehen, was das Unternehmen bisher für Rechnungen ausgegeben hat und was Sie in den kommenden Monaten zugesagt haben. Sie können dies für Ihre Abteilung oder sogar für ein bestimmtes Projekt, an dem Sie arbeiten, tun – und noch besser: Die Informationen, die Sie aus der Budgetverfolgungsfunktion abrufen können, sind alle in Echtzeit verfügbar.

Vier Vorteile der Implementierung automatisierter Rechnungsfreigabe-Workflows

Die Automatisierung der Rechnungsfreigabe bringt zahlreiche Vorteile mit sich – allen voran eine erhebliche Zeitersparnis und eine deutliche Reduzierung von Fehlern.

Reduziert sowohl Betrugsrisiken als auch menschliche Fehler

Laut der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) macht Betrug bei der Spesenabrechnung 17 % aller Betrugsfälle in Unternehmen aus und kostet Unternehmen weltweit Milliarden. Ein automatisierter Rechnungsfreigabeprozess minimiert Betrugsrisiken und reduziert menschliche Fehler bei der manuellen Spesenabrechnung auf ein Minimum.

Reduziert den manuellen Arbeitsaufwand

Manuelle Arbeit kann mühsam und zeitaufwendig sein – besonders, wenn Ihr Unternehmen wächst, sich Strukturen verändern und neue Prozesse hinzukommen. Die To-do-Liste wird immer länger, und der Überblick geht schnell verloren.

Durch die Automatisierung dieser Abläufe schaffen Sie wertvolle Freiräume für strategische Aufgaben wie Prognosen, Ressourcenplanung und effiziente Zuweisung. Mit der Sicherheit, dass Ihre Prozesse zuverlässig automatisiert ablaufen, wird das Management jeder einzelnen Aufgabe deutlich einfacher.

Verbessert Ihre Lieferantenbeziehungen

Mit einem automatisierten Rechnungsfreigabe-Workflow verpassen Sie keine Rechnungszahlung mehr – Ihre Lieferanten werden stets pünktlich bezahlt. Dank intelligenter Technologien wie OCR und dreifachem Rechnungsabgleich gehören Fehler bei der manuellen Dateneingabe der Vergangenheit an. Unstimmigkeiten werden sofort erkannt, sodass Sie schnell reagieren und Zahlungsprobleme direkt klären können.

Verbessert die Finanzkontrolle und Transparenz

Bei Payhawk durchläuft jede Rechnung vor der Bezahlung Ihren individuell festgelegten Genehmigungs-Workflow. So stellen Sie sicher, dass jede Ausgabe von der zuständigen Person geprüft und freigegeben wird – für maximale Transparenz und volle Finanzkontrolle im gesamten Unternehmen.

Egal, wie komplex Ihre Organisationsstruktur ist: Mit unserem Ausgabenmanagementsystem lassen sich Richtlinien nahtlos integrieren. Sie bestimmen, wer Ausgaben tätigen darf, in welchem Umfang und wie diese genehmigt werden. Zudem werden alle Änderungen an der Rechnung in einem lückenlosen Prüfprotokoll erfasst – für höchste Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftssicherheit.

Worauf Sie bei einer automatisierten Rechnungsmanagement-Software achten sollten

Die Wahl der richtigen Rechnungsmanagement-Software ist eine entscheidende Investition in die Effizienz und Transparenz Ihres Unternehmens. Die beste Lösung verschafft Ihnen nicht nur einen klaren Überblick über Ihre Ausgaben, sondern optimiert auch die Kontrolle, steigert die Produktivität und erleichtert die Bearbeitung von Rechnungen und anderen Geschäftsausgaben.

Doch wie finden Sie die beste Lösung in einem Markt voller Optionen? Hier sind einige wichtige Kriterien, die Ihnen helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Berücksichtigen Sie, ob die Software in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann

Eine nahtlos integrierte Lösung spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern optimiert auch Ihre gesamten Finanzprozesse. Durch die Verbindung mit Ihren bestehenden Systemen – sei es ERP, Buchhaltung oder Ausgabenmanagement – reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe auf ein Minimum und steigern gleichzeitig die Prozesseffizienz.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten alle Finanzdaten auf einen Blick in einem einzigen Dashboard, ohne sich mühsam in mehrere Systeme einloggen und Daten manuell synchronisieren zu müssen. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: fundierte Entscheidungen und strategisches Wachstum.

Prüfen Sie, ob sich Ihre Softwareoption in marktführende Software integrieren lässt oder ob Sie benutzerfreundliche und anpassbare Vorlagen erstellen können. Auf diese Weise können Sie von Echtzeit-Abgleichen profitieren.

Stellen Sie sicher, dass es Sie bei der Skalierung unterstützt

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt auch die Zahl Ihrer Mitarbeiter – und damit der Aufwand für Einarbeitung, Abteilungskoordination und die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Warten Sie mit der Automatisierung Ihres Rechnungsgenehmigungsprozesses zu lange, riskieren Sie Engpässe, Verzögerungen und im schlimmsten Fall einen Stillstand im Rechnungsmanagement. Sorgen Sie jetzt vor, um reibungslose Abläufe zu garantieren!

Robbie Hadfield, (ACCA-qualifizierter Buchhalter) und Senior Director of Product Engineering bei Payhawk, sagt:

Wenn Ihr Scale-up wächst, stehen CFOs vor neuen Herausforderungen im Kostenmanagement. In kleinen Teams, in denen Vertrauen großgeschrieben wird, scheinen formelle Prozesse anfangs oft überflüssig. Doch mit zunehmender Unternehmensgröße wird das Ausgabenmanagement schnell komplex. Mehr Mitarbeiter, mehr Projekte – und plötzlich steckt der CFO mitten in unzähligen Genehmigungsprozessen, anstatt sich auf strategische Finanzplanung zu konzentrieren.

Die Lösung? Ein System, das mit Ihrem Unternehmen wächst. Payhawk hilft Ihnen, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen, ohne Transparenz und Kontrolle zu verlieren. Dank anpassbarer Workflows und automatischer Richtlinieneinhaltung bleiben Ihre Prozesse effizient – und Sie ersparen sich den Aufwand, später auf eine neue Plattform umsteigen zu müssen. Machen Sie Ihr Finanzmanagement jetzt zukunftssicher!

All-in-one-Plattform für das Ausgabenmanagement

Wenn Sie all Ihre Ausgaben auf einer einzigen Plattform verwalten, gehört das Jonglieren mit verschiedenen Tools der Vergangenheit an. Statt fragmentierter Prozesse behalten Sie den vollen Überblick über sämtliche Ausgaben – für alle Unternehmensbereiche an einem zentralen Ort.

Für Finanzmanager und CFOs bedeutet das: maximale Kontrolle und Transparenz über alle Ausgabenkategorien sowie präzise Finanzdaten auf Knopfdruck. So wird nicht nur die Budgetierung und Prognose einfacher, sondern auch die strategische Planung für nachhaltiges Wachstum optimiert.

Nick Yanev, Marketing Manager bei Eleven Ventures, sagt:

Payhawk spart mir überraschend viel Zeit! Alle unsere Marketing-Tools, Abonnements und Plattformen sind direkt mit meiner Payhawk-Karte verknüpft. Das bedeutet: keine Sorgen mehr über anstehende Zahlungen oder umständliche Zahlungsprozesse – alles läuft automatisch und reibungslos.

Die Möglichkeit, Zahlungen zu planen

Es mag nach einer Kleinigkeit klingen, doch eine durchdachte Zahlungsplanung kann Ihre Finanzstrategie erheblich verbessern. Sie behalten den Überblick über anstehende Ausgaben, zahlen Lieferanten pünktlich und optimieren Ihre Liquidität. Mit dem integrierten Tilgungsplaner können Sie zudem Transaktionen flexibel aufschieben und Kosten gezielt verteilen – für eine noch effizientere Finanzsteuerung.

Außergewöhnliche Funktionen für das Lieferantenmanagement

Effizientes Lieferantenmanagement ist der Schlüssel zu geordneten Finanzen und voller Transparenz. Mit unserer Lösung synchronisieren Sie Lieferantendaten nahtlos mit Ihrem ERP, greifen auf eine zentrale Datenbank zu und behalten dank Audit-Protokollen alle Änderungen im Blick. Zudem lassen sich Ausgaben klar kategorisieren – für optimierte Prozesse und maximale Kontrolle, alles an einem zentralen Ort.

Bevor Sie loslegen

Automatisierung spart Zeit – ganz gleich, welchen Bereich Ihres Ausgabenmanagements Sie optimieren möchten. Besonders bei der Rechnungsfreigabe macht sich der Unterschied bemerkbar: Pünktliche Zahlungen stärken Ihre Lieferantenbeziehungen, finanzielle Transparenz wird zur Selbstverständlichkeit und die Budgetplanung läuft reibungsloser als je zuvor.

Ohne Automatisierung schleichen sich hingegen schnell Fehler ein. Überhöhte Rechnungsbeträge, manuelle Korrekturen und unnötiger Ressourcenaufwand sind die Folge. Doch das muss nicht sein!

Möchten Sie sehen, wie unser automatisierter Rechnungsfreigabe-Workflow in der Praxis funktioniert? Fordern Sie jetzt eine Demo an und erleben Sie die Vorteile selbst!